Évaluer votre programme et revoir vos mesures de conformité

Table des matières

 

Sur cette page :

Ce que ça signifie

De nouveaux risques pour la conformité émergent en permanence. Vous avez donc besoin d’un programme de conformité qui puisse suivre le rythme. La seule façon d’être sûr que votre programme fonctionne efficacement est de l’évaluer régulièrement et, si nécessaire, de réviser vos mesures de conformité.

Vous devez vous assurer que la conception de votre programme de conformité prend en compte tous les principes nécessaires pour créer un programme de conformité crédible et efficace pour votre entreprise. Vous devez également vous assurer que votre programme de conformité est pleinement mis en œuvre. Enfin, vous devez vous assurer qu’il fonctionne réellement dans la pratique.

Un petit rappel sur ce qui rend un programme de conformité crédible et efficace

Votre programme de conformité doit être crédible et efficace pour vous aider réellement.

Pour être crédible, votre programme doit, au minimum, montrer l’engagement sincère de votre entreprise à respecter la loi et à pratiquer une concurrence loyale.

Pour être efficace, votre programme doit informer tout votre personnel, et ceux qui agissent pour votre organisation, que la conformité est importante. Il doit les informer de leurs obligations légales et de vos mesures de conformité internes. Il doit également vous donner les outils nécessaires pour prévenir et détecter les comportements répréhensibles.

Votre programme doit être raisonnablement conçu, mis en œuvre et appliqué compte tenu des circonstances. Cela signifie qu’il aborde les risques de votre organisation en tenant compte de vos ressources et à la lumière de vos activités commerciales.

Pourquoi c’est important

Une évaluation régulière de l’efficacité de votre programme de conformité peut vous aider à confirmer que l’argent et les ressources que vous consacrez à un programme de conformité ont effectivement atténué les risques auxquels votre organisation est confrontée.

L’évaluation peut aider à vérifier si :

Les résultats d’une évaluation devraient vous guider dans la révision de votre programme de conformité afin de le maintenir efficace et à jour.

Trouver les aspects de votre programme de conformité qui doivent être améliorés et prendre des mesures pour les réviser ne sont pas des signes d’échec. Ils font partie intégrante de tout examen de gestion. Il n’est pas très crédible de prétendre que vous n’avez jamais fait de changement parce que tout a toujours été parfait.

Si le Bureau de la concurrence devait examiner le programme de conformité de votre organisation en raison de préoccupations concernant des activités illégales, nous examinerions vos pratiques d’évaluation et de révision dans le cadre de notre processus visant à déterminer si votre programme est crédible et efficace.

Si vous êtes une petite entreprise...

L’évaluation de votre programme et la mise à jour des mesures de conformité n’ont pas à être coûteuses. L’évaluation du programme peut être réalisée en interne par votre organisation. Voyez si votre association professionnelle ou sectorielle peut servir de forum pour partager les meilleures pratiques en matière de conformité.

Comment évaluer votre programme et réviser les mesures

Vous devriez évaluer chaque élément de votre programme de conformité et l’efficacité globale du programme.

Pour que votre programme de conformité soit crédible et efficace, vous devriez évaluer les éléments suivants :

Conception

  • Évaluez la conception de chaque partie de votre programme de conformité — couvrez tous les principes de conformité abordés sur la page Créer un programme de conformité crédible et efficace pour votre entreprise
  • Déterminez l’efficacité de la conception globale de votre programme de conformité
  • Déterminez si la structure de gouvernance de votre fonction de conformité est adaptée à la structure globale de votre organisation, en particulier lorsque des changements interviennent dans votre organisation

Mise en œuvre

  • Déterminez si tous les éléments du programme ont étés efficacement déployés
  • Évaluez si les ressources que vous avez fournies à votre agent de conformité sont suffisantes pour mettre effectivement en œuvre votre programme

Impact

  • Évaluez si la direction, les employés et d’autres personnes suivent effectivement votre programme de conformité
  • Déterminez si vos mécanismes de signalement ou d’autres parties de votre programme ont effectivement identifié des comportements à risque ou des activités potentiellement illégales et vous ont permis d’y remédier rapidement et efficacement
  • Comprenez l’impact de votre programme de conformité sur la culture générale de votre organisation

Procédez à l’évaluation du programme de conformité global à intervalles réguliers. En plus de l’examen périodique, vous devriez revoir les parties de votre programme de conformité qui pourraient être affectées lorsqu’il y a des changements commerciaux qui peuvent entraîner un risque ou lorsque vous repérez une lacune dans le programme existant. Vous pouvez choisir différentes méthodes pour évaluer votre programme, en fonction de ce que vous évaluez et des objectifs que vous avez identifiés pour l’évaluation. En fonction du résultat de vos examens, apportez rapidement des améliorations.

Rôle de l’agent de conformité

L’agent de conformité doit :

  • disposer de l’autorité et des ressources nécessaires pour coordonner le processus d’évaluation à intervalles réguliers
  • coordonner l’évaluation de votre programme de conformité en utilisant des méthodes appropriées pour obtenir des informations précises
  • être autorisé à apporter les changements nécessaires au programme de conformité

Conseils pour l’évaluation de votre programme et la révision des mesures

Voici quelques méthodes possibles d’évaluation de votre programme :

  • Enquêtes
    • Examinez régulièrement les attitudes, les croyances et les connaissances de vos employés concernant la loi et vos procédures de conformité
    • Envisagez de demander l’avis de tiers en relation avec votre organisation, tels que les entrepreneurs et les clients
  • Réunions de suivi post-formation
  • Groupes de discussion
  • Entretiens de sortie avec les employés, y compris les cadres supérieurs
  • Tests des outils de signalement et de vérification avec des violations simulées
  • Audits
  • Surveillance
  • Un examen plus approfondi de certaines unités commerciales ou de certains sites qui ont présenté des risques de non-conformité dans le passé
  • Analyse des données provenant de vos contrôles de conformité et des fonctions commerciales pertinentes (par exemple, les ventes, la tarification et le marketing)
  • Test de fonctionnement en appelant le service d’assistance téléphonique
  • Examens par les pairs et comparaison avec des normes internationales ou des organisations comparables, conformément à la législation sur la concurrence et aux orientations du Bureau de la concurrence sur la collaboration entre concurrents et sur les accords de fixation des salaires et de non-débauchage
  • Examens des actualités externes en matière de conformité afin de trouver de nouvelles pratiques exemplaires potentielles en la matière.
  • Examen occasionnel de votre programme de conformité et des performances de votre agent de conformité par des tiers indépendants qui rendent compte directement au conseil d’administration (ou à la plus haute autorité dirigeante de votre organisation).

AVIS : Comme chaque situation est unique, l’information présentée ici est fournie à titre d’information générale seulement. Le présent contenu ne remplace pas un avis juridique et ne constitue pas une déclaration contraignante de la position du commissaire de la concurrence sur les exigences ou l’efficacité d’un programme de conformité donné. En effet, il n’existe pas d’approche universelle pour assurer une conformité crédible et efficace.

Le Bureau de la concurrence a lancé un portail de la conformité pour vous aider, vous et votre entreprise, à rester du bon côté des lois sur la concurrence et l’étiquetage. Il remplace le Bulletin des programmes de conformité d’entreprise. Nous examinons actuellement les commentaires reçus lors de la récente consultation sur la forme et le contenu de ce portail. Une mise à jour suivra plus tard dans l’année.