Évaluer votre programme et revoir vos mesures de conformité

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Table des matières

• Principes essentiels pour concevoir un programme
  de conformité crédible et efficace
  • Créer un programme de conformité crédible
    et efficace pour votre entreprise
  • Instaurer une culture de conformité
    avec le soutien de la direction
  • Évaluer vos risques
  • Mettre en œuvre des politiques, procédures
    et contrôles de conformité pour atténuer vos risques
  • Former et communiquer
  • Utiliser des mécanismes de signalement efficaces
  • Surveiller et auditer les mesures de conformité
  • Offrir des incitations et imposer des mesures disciplinaires
  • Évaluer votre programme et revoir vos mesures de conformité
• Activités spécifiques
  • Complots, truquage des offres et autres accords
    susceptibles de nuire à la concurrence
  • Accords de fixation des salaires et de non-débauchage
  • Pratiques commerciales trompeuses
  • Fusions
  • Abus de position dominante et pratiques
    restrictives du commerce
  • Étiquetage et poinçonnage des métaux précieux

Sur cette page :

• Ce que ça signifie
• Pourquoi c’est important
• Comment évaluer votre programme et réviser les mesures
• Conseils pour l’évaluation de votre programme et la révision des mesures

Ce que ça signifie

De nouveaux risques pour la conformité émergent en permanence. Vous avez donc besoin d’un programme de conformité qui puisse suivre le rythme. La seule façon d’être sûr que votre programme fonctionne efficacement est de l’évaluer régulièrement et, si nécessaire, de réviser vos mesures de conformité.

Vous devez vous assurer que la conception de votre programme de conformité prend en compte tous les principes nécessaires pour créer un programme de conformité crédible et efficace pour votre entreprise. Vous devez également vous assurer que votre programme de conformité est pleinement mis en œuvre. Enfin, vous devez vous assurer qu’il fonctionne réellement dans la pratique.

Un petit rappel sur ce qui rend un programme de conformité crédible et efficace

Votre programme de conformité doit être crédible et efficace pour vous aider réellement.

Pour être crédible, votre programme doit, au minimum, montrer l’engagement sincère de votre entreprise à respecter la loi et à pratiquer une concurrence loyale.

Pour être efficace, votre programme doit informer tout votre personnel, et ceux qui agissent pour votre organisation, que la conformité est importante. Il doit les informer de leurs obligations légales et de vos mesures de conformité internes. Il doit également vous donner les outils nécessaires pour prévenir et détecter les comportements répréhensibles.

Votre programme doit être raisonnablement conçu, mis en œuvre et appliqué compte tenu des circonstances. Cela signifie qu’il aborde les risques de votre organisation en tenant compte de vos ressources et à la lumière de vos activités commerciales.

Pourquoi c’est important

Une évaluation régulière de l’efficacité de votre programme de conformité peut vous aider à confirmer que l’argent et les ressources que vous consacrez à un programme de conformité ont effectivement atténué les risques auxquels votre organisation est confrontée.

L’évaluation peut aider à vérifier si :

• votre culture de conformité et votre gouvernance sont fortes
• votre évaluation des risques est à jour
• vos politiques, procédures et contrôles sont adéquats
• votre formation et votre communication doivent être revues et rafraîchies
• vos mécanismes de signalement sont robustes
• vos systèmes de surveillance et d’audit sont alignés sur vos activités
• vos incitations et mesures disciplinaires encouragent réellement vos collaborateurs à faire ce qu’il faut

Les résultats d’une évaluation devraient vous guider dans la révision de votre programme de conformité afin de le maintenir efficace et à jour.

Trouver les aspects de votre programme de conformité qui doivent être améliorés et prendre des mesures pour les réviser ne sont pas des signes d’échec. Ils font partie intégrante de tout examen de gestion. Il n’est pas très crédible de prétendre que vous n’avez jamais fait de changement parce que tout a toujours été parfait.

Si le Bureau de la concurrence devait examiner le programme de conformité de votre organisation en raison de préoccupations concernant des activités illégales, nous examinerions vos pratiques d’évaluation et de révision dans le cadre de notre processus visant à déterminer si votre programme est crédible et efficace.

Si vous êtes une petite entreprise...

L’évaluation de votre programme et la mise à jour des mesures de conformité n’ont pas à être coûteuses. L’évaluation du programme peut être réalisée en interne par votre organisation. Voyez si votre association professionnelle ou sectorielle peut servir de forum pour partager les meilleures pratiques en matière de conformité.

Comment évaluer votre programme et réviser les mesures

Vous devriez évaluer chaque élément de votre programme de conformité et l’efficacité globale du programme.

Pour que votre programme de conformité soit crédible et efficace, vous devriez évaluer les éléments suivants :

Procédez à l’évaluation du programme de conformité global à intervalles réguliers. En plus de l’examen périodique, vous devriez revoir les parties de votre programme de conformité qui pourraient être affectées lorsqu’il y a des changements commerciaux qui peuvent entraîner un risque ou lorsque vous repérez une lacune dans le programme existant. Vous pouvez choisir différentes méthodes pour évaluer votre programme, en fonction de ce que vous évaluez et des objectifs que vous avez identifiés pour l’évaluation. En fonction du résultat de vos examens, apportez rapidement des améliorations.

Rôle de l’agent de conformité

L’agent de conformité doit :

• disposer de l’autorité et des ressources nécessaires pour coordonner le processus d’évaluation à intervalles réguliers
• coordonner l’évaluation de votre programme de conformité en utilisant des méthodes appropriées pour obtenir des informations précises
• être autorisé à apporter les changements nécessaires au programme de conformité

Conseils pour l’évaluation de votre programme et la révision des mesures

Voici quelques méthodes possibles d’évaluation de votre programme :

• Enquêtes
  • Examinez régulièrement les attitudes, les croyances et les connaissances de vos employés concernant la loi et vos procédures de conformité
  • Envisagez de demander l’avis de tiers en relation avec votre organisation, tels que les entrepreneurs et les clients
• Réunions de suivi post-formation
• Groupes de discussion
• Entretiens de sortie avec les employés, y compris les cadres supérieurs
• Tests des outils de signalement et de vérification avec des violations simulées
• Audits
• Surveillance
• Un examen plus approfondi de certaines unités commerciales ou de certains sites qui ont présenté des risques de non-conformité dans le passé
• Analyse des données provenant de vos contrôles de conformité et des fonctions commerciales pertinentes (par exemple, les ventes, la tarification et le marketing)
• Test de fonctionnement en appelant le service d’assistance téléphonique
• Examens par les pairs et comparaison avec des normes internationales ou des organisations comparables, conformément à la législation sur la concurrence et aux orientations du Bureau de la concurrence sur la collaboration entre concurrents et sur les accords de fixation des salaires et de non-débauchage
• Examens des actualités externes en matière de conformité afin de trouver de nouvelles pratiques exemplaires potentielles en la matière.
• Examen occasionnel de votre programme de conformité et des performances de votre agent de conformité par des tiers indépendants qui rendent compte directement au conseil d’administration (ou à la plus haute autorité dirigeante de votre organisation).