Former et communiquer

Table des matières

 

Sur cette page :

Ce que ça signifie

Chacun, dans votre organisation, doit savoir ce qu’il doit faire pour agir dans le respect de la loi – du conseil d’administration et des hauts dirigeants jusqu’au personnel de première ligne. La formation des employés et de la direction ainsi que la communication sur la conformité sont essentielles à l’efficacité de tout programme de conformité.

Un petit rappel sur ce qui rend un programme de conformité crédible et efficace

Votre programme de conformité doit être crédible et efficace pour vous aider réellement.

Pour être crédible, votre programme doit, au minimum, montrer l’engagement sincère de votre entreprise à respecter la loi et à pratiquer une concurrence loyale.

Pour être efficace, votre programme doit informer tout votre personnel, et ceux qui agissent pour votre organisation, que la conformité est importante. Il doit les informer de leurs obligations légales et de vos mesures de conformité internes. Il doit également vous donner les outils nécessaires pour prévenir et détecter les comportements répréhensibles.

Votre programme doit être raisonnablement conçu, mis en œuvre et appliqué compte tenu des circonstances. Cela signifie qu’il aborde les risques de votre organisation en tenant compte de vos ressources et à la lumière de vos activités commerciales.

Pourquoi c’est important

L’objectif d’un programme de conformité est d’empêcher les gens d’enfreindre la loi. Les employés comme les membres de la direction doivent comprendre ce qui constitue un comportement professionnel acceptable et ce qui est inacceptable. Ils doivent tous savoir ce que la loi interdit et les conséquences du non-respect de la loi. Former les employés et communiquer vos principes et votre programme peut aider chacun à être vigilant.

Une communication régulière avec les employés à tous les niveaux de votre organisation témoigne de l’engagement et du soutien de votre direction en faveur d’une culture de conformité.

Si vous êtes une petite entreprise...

La formation des responsables et des employés et la communication des avantages de la conformité à tous les employés n’ont pas à coûter cher. Vous n’avez pas nécessairement besoin d’acheter des systèmes de gestion de l’apprentissage coûteux ou d’engager un avocat externe pour offrir une formation crédible et efficace en matière de conformité. Par exemple, vous pouvez utiliser le temps des réunions de tout le personnel ou des rencontres informelles pour parler de l’importance de la conformité. Vous pouvez également utiliser les réunions d’équipe pour former les employés. Profitez des publications gratuites et des outils de conformité du Bureau de la concurrence. Voyez si votre secteur d’activité ou votre association professionnelle propose ou pourrait développer des ressources de formation à la conformité.

Comment assurer une formation et une communication efficaces

Votre organisation doit choisir des méthodes de formation et de communication en fonction de sa taille et de ses risques.

Un programme de conformité crédible et efficace doit inclure une formation sur :

  • les parties de la législation canadienne qui s’appliquent à vos activités
  • votre programme de conformité, y compris les politiques, procédures et contrôles spécifiques aux employés occupant des fonctions à risque.
 

Qui doit être formé?

Formez tous les cadres supérieurs, les gestionnaires et le personnel à votre programme de conformité global, en particulier au système de signalement et au code de conduite.

Pour les personnes occupant un poste à risque vous devez prévoir une formation supplémentaire obligatoire sur les questions de concurrence et de pratiques commerciales trompeuses.

Vous devez non seulement former votre personnel permanent à temps plein, mais aussi :

  • les employés qui ont rejoint votre organisation en tant que détachés d’autres entreprises
  • les travailleurs temporaires dans des rôles à risque

Soyez vigilant quant aux personnes avec lesquelles votre entreprise traite afin de minimiser l’exposition de votre entreprise. Déterminez si les personnes occupant les postes suivants ont été formées de manière adéquate par leur employeur :

  • les employés des prestataires de services
  • les fournisseurs, distributeurs et entrepreneurs
  • toute personne dont un tiers pourrait croire qu’elle représente votre organisation

Quand doivent-ils être formés?

  • Nouvelles embauches : Les nouveaux employés occupant des postes à risque doivent suivre une formation dans le cadre de leurs fonctions. Les autres membres du personnel ou cadres supérieurs récemment recrutés ne doivent pas être exposés au risque avant d’avoir été formés et de savoir quoi faire.
  • Rôles à risque : La formation sur les questions de concurrence et de pratiques commerciales trompeuses doit être mise à jour régulièrement.

Soutien de la direction

Les gestionnaires doivent toujours être très visibles dans la promotion de la formation à la conformité auprès des employés. Cette visibilité crée une culture de responsabilité. Pour encourager tout le monde à prendre la conformité au sérieux, les gestionnaires devraient :

  • suivre eux-mêmes la formation avec les employés
  • parler du programme dans les courriels, les réunions, les présentations et autres interventions
  • rejeter fermement toute action qui pourrait enfreindre la loi
  • assurer la formation et la communication au côté du personnel chargé de la conformité, s’il connaît bien la loi

Conseils pour une formation et une communication efficaces

Une formation et une communication efficaces en matière de conformité sont :

  • pertinentes : se rapportent à des situations réelles auxquelles votre organisation est confrontée
  • engageantes : impliquent vos employés et votre direction
  • bien conçues : utilisent différents modes de formation et de communication qui sont les mieux adaptés au public cible et au sujet traité, et évaluent l’efficacité réelle de votre formation

Pertinentes

Utilisez des illustrations :

  • Donnez des conseils simples à votre personnel sur ce qu’il faut faire et ne pas faire.
  • Utilisez des exemples qui se rapportent directement au travail de votre organisation et de vos employés.
  • Incluez des cas réels où des personnes et des entreprises ont payé le prix pour avoir enfreint la loi.
  • Utilisez un langage pratique et simple dans vos communications.
  • Identifiez les situations dans lesquelles les employés doivent demander de l’aide.
  • Montrez les conséquences du non-respect des règles.

Tenez votre personnel à jour :

  • Alertez vos employés en temps utile sur les questions de conformité nouvelles ou changeantes.

Engageantes

Donnez des formations en équipe :

  • Si vous disposez des ressources et de l’expertise nécessaires, vous devriez former vos employés en groupe – à la fois en personne et en ligne.
  • Si vous le pouvez, invitez des employés ayant des rôles et des responsabilités similaires aux mêmes séances afin de bénéficier d’un travail de groupe et d’un partage des idées. Cela peut aider les employés à voir le lien entre les politiques de conformité et les situations pratiques auxquelles ils sont confrontés au travail.

Assurez-vous qu’elles sont stimulantes :

  • Prévoyez beaucoup de temps pour les discussions interactives et les questions lors des séances de formation. Les employés peuvent profiter de ces discussions pour soulever des questions que votre organisation doit aborder.
  • Faites participer activement votre public pendant les séances de questions-réponses.
  • Offrez de la variété en fonction de la situation, par exemple :
    • séminaires et discussions en petits groupes
    • ce qu’il faut faire et ne pas faire
    • dilemmes commerciaux réalistes
    • alertes courriel
    • applications, vidéos et ludification
    • formation en personne, en ligne ou mixte, selon votre situation
    • ateliers

Bien conçues

Dispensez une formation de manière efficace :

  • Faites appel à des experts, tels que votre agent de conformité ou d’autres experts juridiques ou de la conformité.
  • Faites appel à des formateurs qui connaissent la loi et sont capables d’impliquer un groupe diversifié d’employés en utilisant des techniques inclusives.

Soyez cohérent :

  • Veillez à ce que les messages de formation et de communication soient cohérents.
  • Si vos gens travaillent à distance ou dans un environnement hybride, assurez-vous que l’impact de vos différentes méthodes de formation et de communication est cohérent.
  • Si votre organisation est plus importante, vous aurez peut-être besoin de programmes de « formation des formateurs ».

Soyez attentif à votre public :

  • Prenez en compte les différents besoins de votre public, notamment la langue, l’adaptation culturelle, l’accessibilité et les styles d’apprentissages.

Suivez les présences, mais évaluez également si vos employés ont bien compris le contenu :

  • Tenez un registre de tous les employés qui ont suivi une formation. Cela vous permet de ne pas oublier des personnes ou des zones de travail.
  • Pour savoir si votre formation est réellement efficace, les superviseurs devraient régulièrement évaluer les connaissances et les attitudes des employés à l’égard des politiques et procédures de conformité.

Intégrez la formation dans vos évaluations de rendement :

  • Dans le cadre de l’évaluation du rendement des superviseurs, veillez à ce que les membres de leur équipe soient formés.
  • Envisagez de faire de la formation des employés dans les rôles à risques une condition obligatoire pour l’évaluation du rendement.

Si vous êtes une petite entreprise...

Dans les petites organisations, les employés des équipes opérationnelles concernées peuvent donner une formation adéquate. Les employés peuvent mieux s’identifier au contenu du matériel de formation lorsqu’il est dispensé par un collègue qu’ils connaissent, en qui ils ont confiance et qui comprend les problèmes auxquels ils sont confrontés au quotidien. Assurez-vous que le formateur connaît très bien la loi.

AVIS : Comme chaque situation est unique, l’information présentée ici est fournie à titre d’information générale seulement. Le présent contenu ne remplace pas un avis juridique et ne constitue pas une déclaration contraignante de la position du commissaire de la concurrence sur les exigences ou l’efficacité d’un programme de conformité donné. En effet, il n’existe pas d’approche universelle pour assurer une conformité crédible et efficace.

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