Table des matières
Sur cette page :
- Ce que ça signifie
- Pourquoi c’est important
- Comment créer une culture de conformité
- Conseils pour instaurer une forte culture de conformité avec le soutien de la direction
Ce que ça signifie
Culture de conformité
La plupart des entreprises veulent vraiment respecter la loi et faire ce qu’il faut pour être conforme. La meilleure façon d’assurer la conformité est de l’intégrer dans la culture de votre organisation. La culture fait référence aux valeurs fondamentales qui définissent votre organisation. Avoir une forte culture de conformité signifie disposer d’un environnement où chacun peut dire et faire ce qu’il faut et où cet engagement est cohérent avec les objectifs et la vision de l’entreprise.
Les cadres supérieurs sont les premiers à favoriser une culture de conformité dans votre organisation. Cependant, la culture de conformité dépend de la contribution de chaque employé travaillant à tous les niveaux. Vous devez également encourager vos prestataires de services et les autres tiers travaillant avec votre organisation à développer une culture de conformité. Chacun doit participer activement à la création d’une culture de conformité.
Soutien de la direction
Le ton donné par la direction est un élément essentiel d’une culture de conformité. Les dirigeants de votre organisation doivent promouvoir la conformité de manière claire, audible et visible. La haute direction doit favoriser une culture ouverte où la conformité fait partie d’une conversation permanente. Mais il faut plus que de simples mots; la haute direction doit montrer l’exemple. Les actions et les décisions des dirigeants doivent démontrer que la violation de la loi est inacceptable. Cela permet à vos employés à tous les niveaux de garder la conformité à l’esprit dans leur travail quotidien. L’adhésion à tous les niveaux est un élément clé d’une solide culture de conformité.
Un petit rappel sur ce qui rend un programme de conformité crédible et efficace
Votre programme de conformité doit être crédible et efficace pour vous aider réellement.
Pour être crédible, votre programme doit, au minimum, montrer l’engagement sincère de votre entreprise à respecter la loi et à pratiquer une concurrence loyale.
Pour être efficace, votre programme doit informer tout votre personnel, et ceux qui agissent pour votre organisation, que la conformité est importante. Il doit les informer de leurs obligations légales et de vos mesures de conformité internes. Il doit également vous donner les outils nécessaires pour prévenir et détecter les comportements répréhensibles.
Votre programme doit être raisonnablement conçu, mis en œuvre et appliqué compte tenu des circonstances. Cela signifie qu’il aborde les risques de votre organisation en tenant compte de vos ressources et à la lumière de vos activités commerciales.
Pourquoi c’est important
La culture de conformité de votre organisation et le soutien de la direction ont un impact sur tous les aspects de votre programme de conformité.
La création d’une culture de conformité permet à la direction et aux employés à tous les niveaux de faire ce qu’il faut en toute confiance. Cela leur donne les moyens de s’exprimer s’ils constatent un non-respect des règles ou un comportement à risque. Une forte culture de conformité améliorera la réputation de votre organisation auprès des clients actuels et potentiels. Cela vous aidera également à recruter et à retenir les meilleurs talents.
Vous pouvez miner la crédibilité de votre entreprise si vous dites que vous avez un programme de conformité, mais que vous ne le mettez pas en pratique. En plus de nuire à votre culture, cela réduira les avantages que les mesures de conformité pourraient apporter à votre organisation. Les programmes de conformité peuvent facilement échouer sans une mise en œuvre efficace et l’engagement de la direction.
Diversité et inclusion
Des recherches récentes coordonnées par l’Organisation de coopération et de développement économiques (en anglais seulement) ont examiné le rôle du genre dans la concurrence. Certaines études montrent que les complots ont plus de chances de se former dans des groupes homogènes. Elles montrent également que les industries traditionnellement dominées par les hommes pourraient être plus enclines aux complots que les industries dont les gestionnaires sont plus diversifiés.
Vous pouvez renforcer la culture de conformité de votre organisation en prenant des mesures pour améliorer la diversité et l’inclusion dans l’ensemble de votre organisation. Ces actions pourraient inclure le fait de garder la diversité à l’esprit lors :
- du recrutement de votre agent de conformité
- de la nomination des membres du conseil d’administration et de l’équipe de direction
- du recrutement et de la promotion des employés à tous les niveaux de votre organisation
Bien que le Bureau de la concurrence se concentre sur les questions de concurrence, de pratiques commerciales trompeuses et d’étiquetage, ces actions pourraient vous aider à faire ce qu’il faut dans tous les domaines pour respecter la loi.
Si vous êtes une petite entreprise...
Les organisations de toutes tailles doivent favoriser une culture de conformité. Certaines petites entreprises peuvent ne pas disposer d’un conseil d’administration et d’une équipe de direction distincte. Les principes mentionnés ici s’appliquent toujours aux propriétaires de l’organisation et à ses hauts dirigeants.
Vous n’avez pas besoin de recruter une personne distincte en tant qu’agent de conformité. Toute personne ayant de l’autorité et de l’ancienneté dans l’organisation peut remplir ce rôle si elle est consciente des risques juridiques de l’entreprise et connaît les mesures de gestion de la conformité nécessaires pour atténuer ces risques. Le soutien de la haute direction au programme de conformité est crucial pour sa réussite.
Pour les grandes ou les petites entreprises, l’engagement est ce qui fait la différence.
Comment créer une culture de conformité
Infographique 02 A - Culture de conformité
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Culture de conformité
Pour encourager une culture de conformité, tous les membres d’une organisation doivent être impliqués.
Le conseil d’administration devrait adopter une culture de conformité. La haute direction et l’agent de conformité devraient mettre en œuvre cette culture. Ce type de culture doit être adopté au sommet, ce qui favorisera la création d’un environnement favorable dans lequel les employés seront encouragés à adopter la culture.
Pour créer et promouvoir une culture de conformité, votre organisation doit compter sur :
1. Un conseil d’administration (ou la plus haute autorité dirigeante) impliqué et engagé
- Le conseil d’administration, dans son ensemble ou par l’intermédiaire d’un comité, devrait définir le mandat d’un programme de conformité et nommer l’agent de conformité de l’entreprise
- Seul le conseil d’administration devrait être autorisé à révoquer ou à remplacer l’agent de conformité au moyen de conditions strictes et clairement définies
- Le conseil d’administration devrait recevoir des rapports directs et non censurés de l’agent de conformité et de la direction générale au moins une fois par trimestre
- Le conseil devrait fournir tous les fonds, le personnel et l’infrastructure nécessaires pour que l’agent de conformité soit en mesure de mettre pleinement en œuvre le programme de conformité
2. Une équipe de direction visiblement engagée à tous les niveaux
- La direction devrait s’informer en permanence sur les risques liés à la concurrence et au marketing et contribuer à l’élaboration de programmes qui encouragent la conformité
- Une direction forte devrait donner l’exemple et montrer par ses actions et sa participation active que le respect des lois sur la concurrence est important
- En démontrant son engagement ferme en faveur de la conformité, la direction fait passer le message qu’il n’est jamais acceptable qu’un membre de votre organisation enfreigne la loi
- Lorsque la direction n’agit pas ainsi, les employés pourraient recevoir le message que la conformité n’est pas importante, ce qui pourrait augmenter les risques de comportements à risque
3. Un agent de conformité solide et efficace
- Confiez la responsabilité de votre programme de conformité à un cadre de haut niveau.
- L’agent de conformité devrait avoir :
- un poste de direction supérieur, nommé par le conseil d’administration
- une grande visibilité et un titre qui reflète le poste, tel que « agent de conformité »
- une ancienneté, une autorité, une crédibilité et une indépendance suffisantes pour créer et faire appliquer un programme de conformité dans l’ensemble de l’entreprise
- des ressources financières et humaines adaptées à la taille, au secteur et au profil de risque de votre entreprise
- la possibilité de participer à la prise de décision de la direction
- un rôle dans les discussions sur l’évaluation du rendement et la promotion des employés
- la connaissance de ce qui se passe au sein de l’entreprise et du secteur
- la capacité d’évaluer correctement les risques potentiels de non-conformité
- un accès illimité aux données de l’entreprise, sous réserve des lois applicables en matière de protection de la vie privée
Conseils pour instaurer une forte culture de conformité avec le soutien de la direction
Infographique 03 A - Conseils pour instaurer une forte culture de conformité avec le soutien de la direction
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Conseils pour instaurer une forte culture de conformité avec le soutien de la direction
Une représentation schématique sous forme d’équilibre entre le yin et le yang de conseils pour aider votre organisation à mettre sur pied une forte culture de conformité et de soutien de la direction.
Pour mettre en place une culture de conformité :
- Impliquer l’ensemble de l’organisation
- Rendre l’agent de conformité visible
- Protéger les employés contre les représailles
- Pratiquer la diversité et l’inclusion
- Responsabiliser les unités opérationnelles et les bureaux locaux
Pour mettre en place une culture de soutien de la direction :
- Veiller à ce que les actions soient cohérentes avec les paroles
- Encourager le leadership en matière de conformité
- Choisir judicieusement l’agent de conformité
- Maintenir une surveillance au plus haut niveau
- Communiquer souvent
Culture de conformité
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Impliquer l’ensemble de l’organisation
Chaque employé, à tous les niveaux de l’organisation, est responsable de sa participation au programme de conformité. Il doit être clair que les comportements répréhensibles de quiconque, à quelque niveau que ce soit de l’organisation, ne seront pas tolérés.
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Rendre l’agent de conformité visible
Les employés doivent savoir qui est l’agent de conformité et comment entrer en contact avec lui.
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Protéger les employés contre les représailles
Instaurer des protections solides pour le personnel qui signale les cas de mauvaise conduite et coopère aux enquêtes.
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Pratiquer la diversité et l’inclusion
Réfléchir à la manière de renforcer la diversité et l’inclusion dans la culture de votre organisation.
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Responsabiliser les unités opérationnelles et les bureaux locaux
Sauf pour les très petites entreprises, envisagez de désigner des agents de liaison pour la conformité ou des ambassadeurs ou champions de l’éthique dans les unités opérationnelles ou les bureaux locaux. Ces rôles peuvent être à temps partiel, en fonction des ressources et de la taille de l’entreprise.
Soutien de la direction
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Veiller à ce que les actions soient cohérentes avec les paroles
La direction doit promouvoir le programme de conformité de votre organisation par ses actions quotidiennes, et respecter – et être perçue comme respectant – la conformité. Les dirigeants doivent également montrer par leurs actions qu’il est important de connaître la loi et que les risques liés aux lois sur la concurrence sont sérieux.
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Encourager le leadership en matière de conformité
La direction doit participer activement aux programmes de soutien à la conformité et créer des incitations à soutenir et à diriger le programme de conformité.
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Choisir judicieusement l’agent de conformité
L’agent de conformité doit être expérimenté, respecté, compétent et dévoué. Il devrait être en mesure de rallier le soutien du personnel. Il n’est pas nécessaire qu’il soit avocat, mais il doit être en mesure d’obtenir des réponses à toute question ou préoccupation concernant la conformité et la loi.
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Maintenir une surveillance au plus haut niveau
Seul le conseil d’administration devrait sélectionner l’agent de conformité ou mettre fin à son mandat et approuver le programme de conformité.
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Communiquer souvent
L’agent de conformité devrait fournir des mises à jour fréquentes à la direction (mensuellement ou aussi souvent que nécessaire) et faire un rapport trimestriel au conseil d’administration.
L’agent de conformité devrait également informer le conseil d’administration des mesures disciplinaires prises en cas de violation du programme de conformité et de comportement potentiellement illégal. Le conseil d’administration devrait également être informé de toute allégation concernant les cadres supérieurs.
AVIS : Comme chaque situation est unique, l’information présentée ici est fournie à titre d’information générale seulement. Le présent contenu ne remplace pas un avis juridique et ne constitue pas une déclaration contraignante de la position du commissaire de la concurrence sur les exigences ou l’efficacité d’un programme de conformité donné. En effet, il n’existe pas d’approche universelle pour assurer une conformité crédible et efficace.
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