Mettre en œuvre des politiques, procédures et contrôles de conformité pour atténuer vos risques

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Ce que ça signifie

Chaque entreprise est unique. Vos politiques de conformité devraient l’être aussi. Il n’existe pas de solutions toutes faites pour assurer la conformité. Vos politiques doivent être adaptées à vos activités, à votre profil de risque et aux tâches que vos employés accomplissent chaque jour.

Les politiques de conformité précisent les attentes de votre organisation vis-à-vis de vos employés et de vos dirigeants. Ils doivent inclure des normes telles qu’un code de conduite et des politiques organisationnelles.

Les procédures sont des contrôles internes conçus pour aider vos employés et votre organisation à éviter d’enfreindre la loi. Les procédures doivent être adaptées pour atténuer les risques propres à votre organisation, que vous auriez identifiés dans votre évaluation des risques.

Un petit rappel sur ce qui rend un programme de conformité crédible et efficace

Votre programme de conformité doit être crédible et efficace pour vous aider réellement.

Pour être crédible, votre programme doit, au minimum, montrer l’engagement sincère de votre entreprise à respecter la loi et à pratiquer une concurrence loyale.

Pour être efficace, votre programme doit informer tout votre personnel, et ceux qui agissent pour votre organisation, que la conformité est importante. Il doit les informer de leurs obligations légales et de vos mesures de conformité internes. Il doit également vous donner les outils nécessaires pour prévenir et détecter les comportements répréhensibles.

Votre programme doit être raisonnablement conçu, mis en œuvre et appliqué compte tenu des circonstances. Cela signifie qu’il aborde les risques de votre organisation en tenant compte de vos ressources et à la lumière de vos activités commerciales.

Politiques

Exemples :

  • valeurs fondamentales de l’organisation
  • code de conduite des affaires
  • ce qu’il faut faire et ne pas faire pour le personnel

Procédures et contrôles internes

Exemples :

  • contrôles internes visant à prévenir d’éventuels comportements répréhensibles (par exemple, les autorisations de participation à des associations professionnelles, les procédures d’examen des campagnes de marketing)
  • mécanismes permettant de signaler anonymement une éventuelle activité illégale ou un comportement à risque
  • protocole à suivre en cas d’activité illégale éventuelle

Pourquoi c’est important

Le maintien des politiques, des procédures et des contrôles de conformité est un engagement permanent qui est essentiel à l’efficacité de votre programme de conformité. Votre politique de conformité de haut niveau définit vos attentes vis-à-vis de vos employés. Vos procédures et contrôles internes mettent vos politiques en action et fournissent des vérifications pour prévenir et détecter les activités potentiellement illégales et les comportements à risque.

Si vous êtes une petite entreprise...

Un programme de conformité est un ensemble de pratiques commerciales adaptées à la taille, aux ressources et aux risques de votre organisation. Sa mise en œuvre n’a pas à être coûteuse, mais l’ensemble de votre organisation doit s’engager sérieusement. Même les petites et moyennes entreprises peuvent se doter de politiques, de procédures et de contrôles de conformité simples, mais efficaces sans avoir à engager des dépenses considérables ou à surcharger leurs opérations quotidiennes. Ce guide couvre les principes et les concepts clés à garder à l’esprit lors de l’élaboration et de la mise en œuvre de vos propres politiques, procédures et contrôles.

Si vous ne disposez pas des ressources internes nécessaires pour créer un programme de conformité, les associations professionnelles peuvent vous aider à élaborer des politiques, des procédures et des contrôles de conformité. En outre, de nombreuses ressources gratuites ou peu coûteuses sont disponibles en ligne pour vous aider à comprendre les meilleures pratiques en matière de conformité et la manière de les appliquer dans votre entreprise.

Comment mettre en œuvre des politiques, des procédures et des contrôles de conformité

Concevez vos politiques, procédures et contrôles de conformité de façon à ce qu’ils :

  • soient adaptés aux activités de votre entreprise
  • prennent en considération les risques de votre entreprise
  • incluent des mesures de conformité pour faire face aux risques les plus probables et les plus graves

La mise en œuvre de politiques, de procédures et de contrôles de conformité est une activité permanente. Vous devez surveiller les risques régulièrement et votre programme de conformité doit être suffisamment souple pour s’adapter aux risques émergents. Vous devez informer vos employés et les tiers agissant au nom de votre organisation de toute mise à jour de vos politiques de conformité.

Un programme de conformité efficace dépend d’employés qui sont correctement informés de vos politiques, procédures et contrôles internes. Il est donc important de communiquer cette information à vos employés et de vous assurer qu’elle est bien comprise.

Conseils sur les politiques, procédures et contrôles de conformité

  • Documentez votre programme de conformité

    Rédigez clairement vos politiques, procédures et contrôles de conformité et distribuez-les à tous vos employés. Réfléchissez au jargon et aux langues les mieux comprises par vos employés. Utilisez un langage clair et simple lorsque cela est possible.

  • Publiez votre code de conduite

    Vous pouvez publier un code de conduite sur le site Web de votre organisation. Cela aidera les tiers, tels que les fournisseurs, les prestataires de services et les clients qui traitent avec votre organisation, à comprendre vos valeurs et vos attentes.

  • Tirez des leçons de votre évaluation des risques

    Concevez des politiques, des procédures et des contrôles pour vos différentes unités commerciales et opérations régionales sur la base des risques spécifiques que vous avez identifiés (par exemple, une liste des choses à faire et à ne pas faire et des problèmes pouvant être des signaux d’alarme).

  • Mettez vos mesures à jour

    Les politiques, procédures et contrôles de conformité doivent être mis à jour pour tenir compte des modifications de votre profil de risque.

  • Communiquez avec vos employés

    Informez rapidement les employés de toute mise à jour du programme de conformité. Pour les mises à jour importantes, envisagez d’organiser des séances de formation spéciales pour vos employés.

  • Faites appliquer vos politiques, procédures et contrôles

    L’agent de conformité doit vérifier régulièrement que vos politiques, procédures et contrôles sont correctement mis en œuvre.

AVIS : Comme chaque situation est unique, l’information présentée ici est fournie à titre d’information générale seulement. Le présent contenu ne remplace pas un avis juridique et ne constitue pas une déclaration contraignante de la position du commissaire de la concurrence sur les exigences ou l’efficacité d’un programme de conformité donné. En effet, il n’existe pas d’approche universelle pour assurer une conformité crédible et efficace.

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