Table des matières
Sur cette page :
- Ce que ça signifie
- Pourquoi c’est important
- Comment inciter à la conformité et discipliner les mauvais comportements
- Conseils pour les incitations et la discipline
Ce que ça signifie
L’une des meilleures façons de faire comprendre à votre organisation que la conformité est importante est de récompenser ceux qui font preuve de leadership dans ce domaine. Le fait d’avoir une politique qui veille à ce que les incitations de votre organisation soient cohérentes avec la conformité montre votre engagement en faveur de la conformité. Cela a des conséquences positives pour tous vos employés qui soutiennent cet engagement.
De même, votre politique doit également prévoir des mesures disciplinaires pour tout employé ou gestionnaire qui ne soutient pas la conformité. Cela enverra clairement le message que votre organisation ne tolérera pas de mauvaise conduite de la part de quiconque travaillant à quelque niveau que ce soit.
Un petit rappel sur ce qui rend un programme de conformité crédible et efficace
Votre programme de conformité doit être crédible et efficace pour vous aider réellement.
Pour être crédible, votre programme doit, au minimum, montrer l’engagement sincère de votre entreprise à respecter la loi et à pratiquer une concurrence loyale.
Pour être efficace, votre programme doit informer tout votre personnel, et ceux qui agissent pour votre organisation, que la conformité est importante. Il doit les informer de leurs obligations légales et de vos mesures de conformité internes. Il doit également vous donner les outils nécessaires pour prévenir et détecter les comportements répréhensibles.
Votre programme doit être raisonnablement conçu, mis en œuvre et appliqué compte tenu des circonstances. Cela signifie qu’il aborde les risques de votre organisation en tenant compte de vos ressources et à la lumière de vos activités commerciales.
Pourquoi c’est important
Les récompenses et les mesures disciplinaires sont de puissants moteurs du comportement individuel.
Si votre organisation propose des plans d’incitation liés à la conformité et prend des mesures disciplinaires cohérentes liées à la conformité, cela montre que vous vous engagez à respecter la conformité. Si les cadres ou les employés qui ont un comportement risqué ou qui s’adonnent à des activités potentiellement illégales sont promus, vous enverrez un mauvais message à toute votre organisation. Cependant, si les gestionnaires et les employés à tous les niveaux de votre organisation qui encouragent la conformité et créent un environnement de travail éthique sont récompensés, tout le monde verra que la conformité doit être prise au sérieux.
Des incitations réelles et des conséquences appliquées de manière cohérente vous aideront à intégrer la conformité dans votre culture, ce qui renforcera la crédibilité et l’efficacité de votre programme de conformité.
Si vous êtes une petite entreprise...
Les petites entreprises peuvent facilement veiller à ce que leurs incitations soient cohérentes avec leur engagement envers la conformité et définir des sanctions en cas de faute. Les mesures incitatives ne doivent pas nécessairement coûter cher à votre organisation. Même les petites actions montrent votre sérieux en matière de conformité. Il peut s’agir, par exemple, d’une reconnaissance de la part du dirigeant de l’organisation, ou d’une note sur l’employé dans votre bulletin d’information interne.
Pour transmettre un message fort en faveur de la conformité, vous pouvez également envisager une reconnaissance plus substantielle pour les employés qui se surpassent en ce qui concerne l’engagement de votre organisation en matière de conformité.
Veillez à ce que vos systèmes d’incitation généraux et les promotions du personnel ne compromettent pas cet engagement.
Comment inciter à la conformité et discipliner les mauvais comportements
Un programme de conformité crédible et efficace doit établir clairement et conserver un registre de ce qui suit :
- les incitations aux cadres ou aux employés qui font preuve de leadership en matière de conformité et favorisent un environnement de travail éthique
- les actions disciplinaires pour :
- toute personne, y compris le plus haut responsable, qui ne respecte pas le programme de conformité ou qui commet une faute.
- un gestionnaire qui ne prend pas de mesures raisonnables pour prévenir ou détecter une faute professionnelle
- un gestionnaire qui n’impose pas les mesures disciplinaires nécessaires
Votre politique de conformité ne fait qu’enregistrer l’engagement de votre organisation en matière de conformité. Selon le mode de fonctionnement de votre organisation, votre service des ressources humaines peut être amené à concevoir et à mettre en œuvre les incitations et les mesures disciplinaires réelles.
Encourager le leadership en matière de conformité
- Définissez clairement dans votre politique les incitations à la conformité
- Soyez créatif
- Essayez différents types d’incitations, par exemple des lettres d’appréciation, des prix en espèces ou des promotions
- Essayez de cibler plus que des individus avec vos incitations. Par exemple, au lieu de donner des incitations à un employé, récompensez chaque membre d’une équipe pour avoir atteint un objectif, par exemple avoir terminé une formation
- Faites de la conformité un élément de l’évolution des carrières
- Avant d’accorder des promotions, examinez l’engagement de la personne à faire preuve de leadership en matière de conformité
- Donnez à votre agent de conformité un droit de regard sur les promotions et l’identification des employés et des cadres supérieurs les plus performants
- Envisagez de lier le leadership en matière de conformité aux évaluations de rendement, aux promotions et aux primes
- Incluez la conformité dans les évaluations tous azimuts de vos collaborateurs. Il s’agit d’examens qui incluent les collègues d’un individu qui sont au-dessus, au-dessous et au même niveau que lui
- Si vous disposez d’un comité de rémunération au niveau du conseil d’administration, faites du leadership en matière de conformité et d’éthique un facteur d’évaluation des cadres supérieurs
Discipliner les mauvais comportements
- Consignez clairement la discipline appropriée pour :
- le fait de ne pas suivre le programme de conformité
- une faute commise par quiconque dans votre organisation
- les gestionnaires qui ne prennent pas de mesures raisonnables pour prévenir ou détecter une faute professionnelle
- le fait de ne pas prendre de mesures disciplinaires appropriées
- les représailles contre les dénonciateurs
- Les conséquences peuvent être la suspension, le report d’une promotion, la rétrogradation, le licenciement ou même une action en justice
- Avant de promouvoir quelqu’un, vérifiez auprès de l’agent de conformité si des enquêtes ou des violations sont en cours, et si la personne s’est engagée à faire preuve de leadership en matière de conformité
- Soyez cohérent; les conséquences devraient s’appliquer aux personnes à tous les niveaux, y compris :
- les employés et les gestionnaires qui enfreignent la loi
- les gestionnaires qui ignorent les comportements à risque ou les activités potentiellement illégales, ou qui les voient et ne les signalent pas
- les hauts dirigeants
Conseils pour les incitations et la discipline
- Traitez bien les employés de votre service de conformité.
- Par exemple, le fait que cette fonction soit une voie de promotion peut communiquer clairement aux autres employés que la conformité est un travail important.
- Traitez les prix de conformité au moins sur un pied d’égalité avec les autres prix décernés dans votre organisation.
- Passez en revue toutes les mesures d’incitation et les promotions afin d’éviter les incitations qui conduisent les gens à prendre des raccourcis et à enfreindre les règles.
- Conservez des archives – documentez tout ce qui a trait aux incitations et à la discipline, car cela pourrait être utile en cas d’enquête interne ou externe.
AVIS : Comme chaque situation est unique, l’information présentée ici est fournie à titre d’information générale seulement. Le présent contenu ne remplace pas un avis juridique et ne constitue pas une déclaration contraignante de la position du commissaire de la concurrence sur les exigences ou l’efficacité d’un programme de conformité donné. En effet, il n’existe pas d’approche universelle pour assurer une conformité crédible et efficace.
Nous aimerions connaitre votre avis sur cette page! Vous pouvez nous faire part de vos commentaires sur la façon dont nous pouvons nous améliorer en visitant notre page de consultation