Table des matières
Sur cette page :
- Ce que ça signifie
- Pourquoi c’est important
- Comment surveiller et auditer efficacement
- Conseils pour le suivi et l’audit
Ce que ça signifie
La surveillance et l’audit sont des outils qui permettent de détecter d’éventuelles activités risquées ou illégales et qui vous aident à déterminer si votre programme de conformité fonctionne réellement dans la pratique.
Le suivi est effectué de manière proactive et en temps réel. L’audit est réalisé après que les événements et les activités se sont produits. Grâce à la surveillance et à l’audit, vous pouvez vérifier si votre personnel respecte vos politiques de conformité, vos procédures et vos contrôles internes.
Si vous trouvez des cas où la loi a pu être enfreinte, faites une enquête interne. Votre enquête peut vous aider à décider de la marche à suivre.
Un petit rappel sur ce qui rend un programme de conformité crédible et efficace
Votre programme de conformité doit être crédible et efficace pour vous aider réellement.
Pour être crédible, votre programme doit, au minimum, montrer l’engagement sincère de votre entreprise à respecter la loi et à pratiquer une concurrence loyale.
Pour être efficace, votre programme doit informer tout votre personnel, et ceux qui agissent pour votre organisation, que la conformité est importante. Il doit les informer de leurs obligations légales et de vos mesures de conformité internes. Il doit également vous donner les outils nécessaires pour prévenir et détecter les comportements répréhensibles.
Votre programme doit être raisonnablement conçu, mis en œuvre et appliqué compte tenu des circonstances. Cela signifie qu’il aborde les risques de votre organisation en tenant compte de vos ressources et à la lumière de vos activités commerciales.
Pourquoi c’est important
Le suivi de votre programme et l’audit de conformité sont des moyens de savoir si votre programme fonctionne dans la pratique, par exemple, si votre programme a été utile pour prévenir une activité illégale dans une situation difficile.
Si vous faites savoir au sein de l’organisation que vous effectuez des surveillances et des audits, vous pouvez dissuader ou décourager les comportements à risque ou les activités potentiellement illégales. La surveillance et l’audit sont fondamentaux pour tout programme de conformité crédible et efficace.
Si vous êtes une petite entreprise...
Les entreprises de toutes tailles doivent surveiller et vérifier le respect de la loi. Le processus n’a pas besoin d’être complexe ou coûteux. Les petites équipes peuvent plus facilement surveiller les efforts de conformité et vérifier la conformité. Pour le suivi, par exemple, un gestionnaire peut « accompagner » un vendeur pour voir ce qu’il fait lors des visites de vente. L’audit pourrait consister à demander à un gestionnaire de vérifier les notes de frais des employés occupant des fonctions à risque pour voir s’il y a eu des contacts avec des concurrents.
Utilisez ces conseils pour préparer des systèmes de suivi et d’audit adaptés à votre taille et à vos risques.
Comment surveiller et auditer efficacement
Votre programme de conformité doit vous aider à prévenir, à détecter, à signaler et à résoudre les comportements illicites.
Un programme de conformité crédible et efficace doit comporter des systèmes de surveillance et d’audit qui permettent à votre organisation de :
- gérer efficacement votre entreprise
- identifier les risques émergents
- dissuader et détecter les comportements répréhensibles
- améliorer la façon dont vous formez votre personnel et communiquez avec lui
- tenir les individus responsables de leurs actes
- identifier et corriger les faiblesses de votre programme
- déterminer le succès global du programme
Les activités de surveillance et d’audit doivent être coordonnées par l’agent de conformité. L’agent de conformité et son équipe doivent être autorisés à :
- inspecter de manière approfondie la mise en œuvre des politiques, procédures et contrôles de conformité
- avoir un accès illimité à tous les dossiers, données, lieux et membres du personnel
- mener une enquête interne détaillée et professionnelle sur les questions de conformité
- prendre les mesures nécessaires pour mettre fin à la mauvaise conduite en cours et prévenir les problèmes futurs
La haute direction doit soutenir l’agent de conformité dans l’exercice de ces fonctions. Elle doit s’assurer que l’agent de conformité dispose de suffisamment de ressources pour assurer une surveillance et un audit efficaces.
Tous les membres de votre organisation doivent coopérer avec l’agent de conformité et son équipe en fournissant les informations nécessaires et en donnant accès aux personnes, aux dossiers et aux systèmes.
Conseils pour le suivi et l’audit
- Surveillez et auditez en permanence, notamment en faisant la révision et la mise à jour de vos politiques et procédures pour couvrir les principaux domaines de risque de votre entreprise.
- Déterminez la fréquence de la surveillance en fonction des activités et des risques particuliers de votre entreprise.
- Effectuez des contrôles occasionnels – planifiés et inopinés – pour vérifier la conformité, y compris l’examen des dossiers papier ou électroniques.
- Utilisez l’analyse des données pour rechercher des modèles inhabituels dans les prix, les parts de marché et les chiffres de vente.
- Les résultats de l’analyse des données peuvent vous aider à déterminer les personnes à interroger dans le cadre d’une enquête interne.
- L’audit doit être effectué lorsqu’une activité risquée ou illégale est suspectée.
- Lorsqu’une activité illégale est découverte, agissez rapidement et coopérez pleinement avec le Bureau de la concurrence.
- Documentez minutieusement tous les efforts de surveillance et d’audit de conformité, car ces efforts pourraient soutenir une défense de diligence raisonnable par rapport à certains types de pratiques commerciales trompeuses.
Si vous êtes une petite entreprise...
Pour une petite entreprise, l’analyse des données peut se résumer à l’examen des chiffres sous l’angle de la conformité et des risques potentiels, plutôt que sous celui des pertes et profits. Par exemple, vous pouvez constater que toutes vos ventes sont réalisées dans une seule partie d’une région. Cela pourrait indiquer un système d’attribution de marchés potentiellement illégal. C’est-à-dire un accord entre concurrents pour se répartir des marchés, des clients ou des territoires.
AVIS : Comme chaque situation est unique, l’information présentée ici est fournie à titre d’information générale seulement. Le présent contenu ne remplace pas un avis juridique et ne constitue pas une déclaration contraignante de la position du commissaire de la concurrence sur les exigences ou l’efficacité d’un programme de conformité donné. En effet, il n’existe pas d’approche universelle pour assurer une conformité crédible et efficace.
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