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Sur cette page :
Ce que ça signifie
Toute personne de votre organisation doit avoir le sentiment qu’elle peut se manifester et signaler un incident de façon anonyme sans crainte de représailles. Cela s’applique également aux tiers, tels que les consommateurs, les fournisseurs, les entrepreneurs et les distributeurs. Un système de signalement efficace est un élément important d’une forte culture de conformité au sein de votre organisation.
Pour que votre programme de conformité fonctionne, vous devez mettre en place des mécanismes confidentiels, sûrs et faciles à utiliser pour faire part de vos préoccupations en matière de conformité, ainsi que pour poser des questions sur la conformité et y répondre.
Un petit rappel sur ce qui rend un programme de conformité crédible et efficace
Votre programme de conformité doit être crédible et efficace pour vous aider réellement.
Pour être crédible, votre programme doit, au minimum, montrer l’engagement sincère de votre entreprise à respecter la loi et à pratiquer une concurrence loyale.
Pour être efficace, votre programme doit informer tout votre personnel, et ceux qui agissent pour votre organisation, que la conformité est importante. Il doit les informer de leurs obligations légales et de vos mesures de conformité internes. Il doit également vous donner les outils nécessaires pour prévenir et détecter les comportements répréhensibles.
Votre programme doit être raisonnablement conçu, mis en œuvre et appliqué compte tenu des circonstances. Cela signifie qu’il aborde les risques de votre organisation en tenant compte de vos ressources et à la lumière de vos activités commerciales.
Pourquoi c’est important
Le signalement est une étape essentielle, mais délicate du processus de conformité. Il permet à vos employés et aux tiers de fournir des informations fiables et opportunes sur des comportements à risque ou des activités potentiellement illégales, ou de soulever les questions qu’ils pourraient avoir.
Sans système de signalement, votre programme de conformité ne peut être réellement efficace et crédible. Un système de signalement peut vous aider à détecter rapidement les comportements répréhensibles. Il peut également vous fournir des données précieuses que vous pouvez utiliser pour repérer les tendances en matière de conformité.
Globalement, un système solide vous aide à montrer que votre organisation prend la conformité au sérieux.
Si vous êtes une petite entreprise...
Les petites entreprises n’ont pas à dépenser beaucoup d’argent pour mettre en place des systèmes de signalement compliqués. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils à prendre en compte :
- Une boîte de signalement anonyme ou un système de signalement en ligne peuvent vous aider.
- De temps en temps, l’agent de conformité peut s’entretenir discrètement avec les employés hors site et leur poser des questions sur leurs préoccupations. Cela ne remplace pas un système anonyme, mais peut être très efficace pour identifier les préoccupations et répondre aux questions.
- Les employés peuvent signaler leurs préoccupations au comptable ou à l’avocat externe de l’organisation.
- Les entretiens avec les employés lorsqu’ils quittent votre organisation (entretiens de sortie) peuvent également aider à identifier les problèmes.
Comment créer des mécanismes de signalement efficaces
Infographic 04 A - Comment créer des mécanismes de signalement efficaces
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Utiliser des systèmes efficaces de signalement
Pour créer des systèmes efficaces de signalement, votre organisation devrait :
- Encourager une culture de dénonciation
- Créer un processus officiel de signalement
- Répondre aux questions et aux préoccupations
- Protéger les dénonciateurs
Pour que votre système de signalement soutienne un programme de conformité crédible et efficace, votre organisation doit :
Encourager une culture de dénonciation
- La direction générale doit encourager vos employés et les tiers en relation avec votre organisation (tels que les clients, les fournisseurs, les entrepreneurs, les distributeurs) à s’exprimer, à obtenir des conseils, à poser des questions et à signaler tout problème de conformité.
- Les représailles étant une réaction courante aux critiques, sensibilisez les gestionnaires à ce risque. Par ses paroles et ses actes, votre direction doit rassurer les employés sur le fait qu’aucune mesure défavorable ne sera prise à l’encontre des personnes qui signalent des problèmes.
- Formez vos gestionnaires sur la manière de répondre efficacement aux préoccupations.
Créer un processus officiel de signalement
- Identifiez clairement les actions qui doivent être signalées, et quand, comment et à qui elles doivent être rapportées.
- Créez des canaux de signalement qui soient simples, sûrs, sécurisés et confidentiels.
- Adoptez un système adapté à votre taille, à vos activités et à votre profil de risque. Voici quelques exemples :
- Ligne d’assistance 24 heures sur 24
- Des boîtes de commentaires confidentiels
- Systèmes de signalement en ligne
- Un avocat désigné comme point de contact
- Un comité désigné du conseil d’administration
- L’agent de conformité
- Un système indépendant géré par une agence tierce
- Les grandes entreprises peuvent envisager de disposer de plusieurs canaux de signalement.
- Partagez largement les informations sur les mécanismes de signalement dans l’entreprise et les faire connaître à tous les employés et aux tiers concernés.
Répondre aux questions et aux préoccupations
- Les systèmes de signalement ne seront pas utiles si votre organisation ne donne pas suite à tous les signalements.
- Vos réponses doivent être rapides, efficaces et adéquates pour répondre aux préoccupations soulevées.
- Fournissez un retour d’information aux personnes qui signalent des problèmes en temps opportun afin qu’elles sachent que leur signalement a été pris au sérieux, mais en respectant la vie privée de toutes les personnes concernées.
- Menez les enquêtes appropriées et prenez les mesures qui s’imposent.
- L’agent de conformité doit être habilité à coordonner une enquête détaillée et professionnelle sur les questions de conformité, et à prendre les mesures nécessaires pour mettre fin à la mauvaise conduite en cours et prévenir les problèmes futurs.
- Lorsqu’une enquête révèle que la loi a été enfreinte, agissez rapidement et coopérez pleinement avec le Bureau de la concurrence.
- Documentez les actions réactives que vous prenez.
Protéger les dénonciateurs
- Pour inspirer confiance dans le système de signalement, toutes les personnes qui signalent des problèmes devraient être protégées contre les représailles.
- Les représailles constituent un risque sérieux et omniprésent; ainsi, en fonction des circonstances dans votre organisation, envisagez de traiter les représailles comme un domaine de risque distinct dans votre évaluation des risques
- Sensibilisez vos cadres au fait qu’une critique injuste d’un dénonciateur constitue des représailles.
- Votre service des ressources humaines doit informer l’équipe chargée de la conformité et/ou la direction générale s’il observe ou entend parler d’une mesure de représailles prise ou menacée à l’encontre d’un dénonciateur.
- Enquêtez sur toutes les plaintes concernant des menaces ou des actions de représailles.
- Faites suivre toute constatation de représailles de mesures disciplinaires sévères.
- Dans la mesure du possible, respectez la demande d’anonymat d’une personne. Cependant, soyez franc en expliquant la confidentialité et l’anonymat. Vous pourriez avoir à divulguer des informations dans le cadre d’un litige. Travaillez à la protection des informations personnelles, mais reconnaissez que vous ne pouvez pas garantir la confidentialité.
- Les personnes occupant des rôles à risque doivent également être formées sur les programmes d’immunité et de clémence et les initiatives de dénonciation du Bureau de la concurrence.
AVIS : Comme chaque situation est unique, l’information présentée ici est fournie à titre d’information générale seulement. Le présent contenu ne remplace pas un avis juridique et ne constitue pas une déclaration contraignante de la position du commissaire de la concurrence sur les exigences ou l’efficacité d’un programme de conformité donné. En effet, il n’existe pas d’approche universelle pour assurer une conformité crédible et efficace.
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