La meilleure façon de lutter contre les fraudes consiste à appliquer les dix bons conseils suivants :
Investissez dans vos employés
- Formez vos employés à détecter et à prévenir les fraudes.
- Veillez à ce que cette formation décrive les trucs qu’utilisent les fraudeurs, comme l’intimidation, la négociation d’un prix réduit, la création d’un sentiment d’urgence et la facturation de produits qui n’ont été ni commandés ni utilisés.
- Veillez à ce que vos employés s’abstiennent de donner leurs renseignements personnels ou ceux de l’entreprise, notamment ceux de nature bancaire, à des personnes qu’ils ne connaissent pas ou en qui ils n’ont pas confiance.
- Encouragez vos employés à faire des recherches en ligne afin de vérifier personnellement toute demande qui leur paraît suspecte.
- Donnez les moyens à vos employés de dire non aux tactiques d’intimidation et aux arnaques potentielles. Encouragez vos employés à discuter de fraudes et des méthodes des fraudeurs chaque fois qu’ils en ont l’occasion, par exemple lors des réunions.
Investissez dans vos processus
- Veillez à la bonne organisation de vos systèmes de classement et de comptabilité afin de faciliter la détection des faux comptes et des fausses factures; vérifiez toutes les demandes de paiement deux fois plutôt qu’une.
- Mettez en place des procédures claires de vérification de la légitimité des factures.
- Restreignez le nombre de personnes autorisées à régler les factures ou à passer des commandes au nom de votre entreprise; mettez en place un processus d’authentification verbale.
Investissez dans vos réseaux
- Lorsque vous publiez sur les médias sociaux et les sites de réseautage, dites-vous que les fraudeurs se servent des renseignements accessibles au public pour cibler les entreprises.
- Investissez dans des systèmes de sécurité pour sécuriser vos réseaux, vos ordinateurs et vos appareils mobiles d’entreprise. Dans le cadre de ces mesures, mettez à jour vos logiciels de sécurité, changez vos mots de passe et sauvegardez vos données régulièrement. Enregistrez vos fichiers de sauvegarde hors site et hors-ligne.
Savoir dire « non »
Les fraudeurs s’attendent à des réponses prévisibles à leurs questions. Pour éviter de tomber dans leur piège, employez les réponses suivantes dès la première prise de contact afin de mettre fin aux fraudes dès le début. Voici quelques exemples :
- Avant toute chose, je dois recevoir votre offre par écrit.
- Envoyez-moi une copie de notre commande.
- Nous ne payons que sur présentation d’une preuve d’autorisation signée.
- Je ne consens pas à ce que notre conversation soit enregistrée.
- Je dois consulter mon supérieur avant de prendre une décision.
- Je ne peux pas accepter une livraison en l’absence d’une preuve écrite que nous avons passé cette commande.
- Cela ne m’intéresse pas. Retirez notre nom de votre liste.
- Je ne vous donnerai des renseignements d’ordre financier que lorsque je saurai exactement à qui j’ai affaire.