Rapport annuel du syndic

Le 2 février 2023, le Bureau du surintendant des faillites (BSF) a instauré le Rapport annuel du syndic (RAS) dans le but de recueillir des données plus exactes sur les modèles et les pratiques commerciales des SAI

Le RAS sera exigé dans le cadre du processus de renouvellement des licences. Il fournira au BSF des renseignements qui permettront d’appuyer les activités de conformité des syndics et de réduire les demandes redondantes ainsi que le fardeau administratif, notamment lors des visites dans les bureaux de syndics. Le RAS a été intégré à l’Application pour l’administration des licences du BSF (AALB) et les renseignements de l’année précédente y seront saisis automatiquement, de sorte que les SAI n’auront qu’à valider les renseignements qui y figurent ou à mettre à jour leurs renseignement, le cas échéant, avant d’attester de leur exactitude. Les informations qui sont communes à tous les SAI d'une société ne seront répondues que par le SAI responsable de l'entreprise. Toutes les SAI devront répondre aux huit confirmations, au dernier élément du tableau ci-dessous, ainsi qu'aux conditions d’utilisation du système de dépôt électronique et les exigences de l’entente sur la tenue des documents électroniques.  Les syndics exerçant seuls devront répondre à tous les points du RAS .

Tous les SAI devront remplir le RAS pour renouveler leur licence. Ils pourront également mettre à jour les renseignements du RAS à tout moment au courant de l’année. Les SAI peuvent communiquer leurs commentaires sur le RAS par courriel au osblicencebsf-bkhq@ised-isde.gc.ca.

Éléments du RAS auxquels doivent répondre les SAI

Assurance : Les SAI doivent confirmer qu’ils disposent d’une assurance responsabilité professionnelle suffisante et d’une assurance suffisante contre la malhonnêteté des employés (aussi connue sous le nom d’« assurance 3D »). (Instruction no 13R7, alinéa 29(h))

Structure de la personne morale : Les bureaux de SAI doivent fournir des renseignements sur leur actionnariat ainsi que des renseignements sur leurs administrateurs et dirigeants. (Instruction no 13R7, articles 35 à 41)

Plan de relève ou de continuité : Les SAI doivent indiquer s’ils ont un plan de relève et, dans l’affirmative, fournir de l’information sur celui-ci.

Personnes déléguées pouvant mener l'évaluation: Les SAI doivent fournir une liste des personnes déléguées qu’ils ont inscrits auprès du BSF . (Instruction no 6R5)

SAI sous contrat et SAI qui ne sont pas des employés : Les SAI doivent divulguer tous les SAI qui travaillent pour leur bureau sur une base contractuelle et qui ne sont pas des employés.

Ententes avec des conseillers en gestion de dettes et acheminements de la part de ceux-ci : Les SAI doivent divulguer les acheminements provenant de conseillers en gestion de dettes et toute entente avec ces derniers. Code de déontologie des syndics — Règles générales sur la faillite et l’insolvabilité (justice.gc.ca) art. 34 à 53, et en particulier les articles 44, 49, 50 et 52. Les conseillers en gestion de dettes comprennent les « intermédiaires » et les « organisateurs d’acheminements » tels que définis dans l’instruction no 1R7.

Tenue des documents électroniques par les syndics : Les SAI doivent passer en revue les exigences de l’entente sur la tenue des documents électroniques et attester qu’ils répondent à celles-ci. Les syndics responsables devront confirmer l’identité des SAI auxquels l’entente s’applique. (Instruction no 32)

Conditions d’utilisation du service de dépôt électronique — Tous les SAI doivent passer en revue les conditions d’utilisation du système de dépôt électronique et confirmer qu’ils adhèrent à celles-ci.

Autres confirmations — Tous les SAI doivent confirmer ce qui suit :

  1. Ils sont solvables — Instruction no 13R7, alinéas 29(c) et 30(c)
  2. Ils n’ont pas été déclarés coupables d’un acte criminel — Instruction no 13R7, alinéas 29(c) et 30(e) — renvoyant à l’alinéa 8
  3. Ils n’ont pas été poursuivis devant un tribunal civil — lié à la solvabilité, Instruction no 13R7, alinéas 29(c) et 30(c)
  4. Ils n’ont pas fait l’objet d’un détournement de fonds par un membre du personnel – Instruction no 5R7, alinéa 7
  5. Ils ont suivi au moins 20 heures de perfectionnement professionnel au cours de la dernière année — non prévu aux termes de la LFI ou des instructions, mais exigé par l’Association canadienne des professionnels de l’insolvabilité et de la réorganisation https://cairp.ca/Mandatory_Professional_Development_Fr.html
  6. Ils ont passé en revue le Code de déontologie au cours de la dernière année et ils s’y conforment — Règles générales sur la faillite et l’insolvabilité (justice.gc.ca), articles 34 à 53
  7. La consultation gratuite de la base de données sur l'insolvabilité du BSF ne sera utilisée que pour des questions spécifiquement liées à l'exécution des obligations du SAI en vertu de la LFI/LACC.
  8. Ils ont fourni des réponses qui sont, à leur connaissance, exactes et précises dans le rapport annuel du syndic.

Réduction du fardeau administratif

Le principal objectif du RAS est de veiller à ce que le BSF dispose de renseignements précis et à jour sur les SAI et les bureaux de SAI qu’il supervise. Le RAS réduira le fardeau administratif en garantissant que ces renseignements figurent tous au même endroit, sont accessibles à l’ensemble du personnel du BSF et peuvent être facilement examinés par les SAI . Voici une liste d’exemples liés à des éléments du RAS pour lesquels le fardeau administratif des SAI sera réduit.

Assurance: Elle est examinée et confirmée lors des visites de bureaux de syndics autorisés en insolvabilité (VBSAI). Ces renseignements seront accessibles au personnel du BSF et, à moins qu’il n’y ait d’autres raisons de les examiner, il ne sera pas être nécessaire de les fournir lors des futures VBSAI .

Structure de la personne morale: Tous les SAI devront fournir ces renseignements et il est essentiel que le BSF les ait, car toute modification de la structure d’une personne morale doit faire l’objet d’une autorisation. Ces renseignements serviront autant la fonction d’octroi de licence et que celle de conformité, car ils seront consultés lors des VBSAI . En les mettant à la disposition du personnel du BSF dans un emplacement central, on veillera ainsi à réduire le nombre de demandes de ces renseignements.

Plans de relève et de continuité: Bien que cela soit considéré comme une pratique exemplaire, le BSF envisage d’en faire une exigence. En intégrant ces renseignements au RAS , on veillera ainsi à ce que tout le personnel du BSF y ait accès et à ce que les SAI puissent les consulter facilement.

Exigences liées à la tenue des documents électroniques et conditions d’utilisation du dépôt électronique: Ces renseignements sont examinés lors des VBSAI . Le groupe de travail a indiqué qu’ils sont parfois difficiles à trouver et doivent être transmis à plusieurs reprises. En les intégrant au RAS , on veillera ainsi à ce que tout le personnel du BSF y ait accès et à ce que les SAI puissent les consulter facilement.

Personnes déléguées pouvant mener l'évaluation: Ces personnes sont approuvées par le BSF au niveau local et les SAI sont tenus de conserver des copies des autorisations et de les fournir sur demande au personnel du BSF . Ces renseignements sont passés en revue lors des VBSAI . Le groupe de travail a indiqué qu’il est difficile de tenir une liste à jour. Le fait d’intégrer ces renseignements au RAS aidera les SAI à cet égard. Le personnel du BSF sera en mesure de les examiner avant la VBSAI , ce qui réduira le fardeau pour les SAI .

Ententes avec des conseillers en gestion de dettes et acheminements de la part de ceux-ci (les conseillers en gestion de dettes comprennent les « intermédiaires » et les « organisateurs d’acheminements » tels que définis dans l’instruction no 1R7): Ces renseignements sont examinés lors de la VBSAI , et le fait de les centraliser évitera aux SAI d’avoir à les produire à la demande du BSF .

Ces renseignements sont souvent les mêmes dans l’ensemble des bureaux qui mènent leurs activités dans plusieurs provinces ou territoires et ils peuvent faire l’objet de nombreuses demandes au courant de l’année. La centralisation de tous ces renseignements profitera aux SAI . Les employés du BSF pourront y accéder facilement tout en sachant qu’ils sont exacts et à jour.

Avis de confidentialité

Tous les renseignements personnels créés, conservés ou recueillis par le Ministère sont protégés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cela signifie que vous serez informé des fins auxquelles les renseignements sont recueillis et de la façon dont vous pouvez exercer votre droit d’accès à ces renseignements. On vous demandera votre consentement, le cas échéant. Lire l’avis complet

Demande d’accès

Les renseignements et les documents soumis pour le RAS et dans l’AALB peuvent faire l’objet de demandes d’accès à l’information. Le cas échéant, le BSF s’efforcera d’exclure de toute divulgation les renseignements relatifs à des tiers et les renseignements personnels, comme le prévoit la Loi sur l’accès à l’information.