Guide du bénéficiaire pour les remboursements et les avances

4.1 Fréquence

Les bénéficiaires peuvent soumettre tous les formulaires de demande et tous les documents justificatifs par voie électronique.

Il ne faut pas présenter plus d’une demande par trimestre (p. ex. du 1^er avril au 30 juin, du 1^er juillet au 30 septembre, du 1^er octobre au 31 décembre et du 1^er janvier au 31 mars).

4.2 Documents exigés

Les documents suivants doivent être soumis conformément aux délais indiqués dans l’EC (le bénéficiaire doit remplir tous les onglets du formulaire de demande de remboursement et d’avance détaillé lorsqu’il présente une demande) :

• Demande de remboursement et d’avance détaillée (classeur Excel) (plus de détails au point 4.4)
• Rapport d’étape trimestriel (à remettre avec les demandes trimestrielles)
• Rapport final sur la mise en œuvre (à remettre dans les 45 jours ouvrables suivants la date d’achèvement du projet ou avec la demande de remboursement finale)
• État financier annuel
• Lettre d’attestation de la demande de remboursement finale des dépenses engagées et d’autres sources de financement - (à remettre avec la demande finale (plus de détails au point 4.7)

4.3 Coûts directs et documents justificatifs acceptés

Les demandes se fondent sur les coûts directs définis à l’annexe B : Activités admissibles et Mémoire sur l’établissement de coûts admissibles du projet de l’entente de contribution du programme CodeCan.

Catégories de coûts directs

• Les salaires et main-d’œuvre correspondent seulement aux heures travaillées directement sur le projet par ses employés que le bénéficiaire peut réclamer; il ne peut réclamer les heures travaillées indirectes et non associées au projet, les congés, les congés de maladie, etc. Il peut réclamer les heures supplémentaires que le ministre juge raisonnables. Les congés tenant lieu de paiement ne sont pas admissibles. Les coûts réclamés doivent être en heures travaillées.

  Le salaire correspondant au tarif horaire brut de chaque employé (rémunération périodique régulière avant déductions). Le salaire exclut les primes (comme les heures supplémentaires), les primes de quart et tout remboursement ou avantage remplaçant le salaire ou le traitement, sauf tel que mentionné dans le dernier paragraphe.

  Les coûts réclamés ayant trait aux avantages sociaux liés à l’emploi (RPC, a.-e., congés et vacances, etc.) doivent concorder avec le taux actuel des avantages sociaux versés dans votre province ou territoire.

  Les employeurs sont tenus par la loi de payer les charges sociales obligatoires de l’employeur pour les employés. Ces coûts comprennent les cotisations à l’assurance-emploi, les cotisations au RPC ou au RRQ, l’indemnité de vacances, les primes d’indemnisation des accidents du travail ou une assurance responsabilité équivalente (le cas échéant). Les tables de retenues sur la paie se trouvent sur le site Web de l’ARC.

  Documents justificatifs acceptés :

  • Système/processus/méthode d’enregistrement du temps du projet utilisé pour suivre, comptabiliser et réclamer les coûts directs de la main-d’œuvre et des salaires, en particulier lorsque les bénéficiaires gèrent plusieurs projets et que le temps des employés est imputé à plusieurs projets.
  • Feuilles de temps des employés ou registres de temps indiquant clairement le nombre d’heures ou de jours travaillés sur les projets.
  • Talons de paye des employés ou autres documents connexes pour servir de preuve aux taux de salaire utilisés et au versement des salaires aux employés.

• Les coûts des sous-traitants/consultants sont ceux applicables qui concourent à l’exécution et à l’achèvement du projet. Les contrats de 5 000 dollars et plus pour la tenue d’activités du projet doivent être remis au ministre. Il est important de noter qu’aucun tiers n’est lié à l’entente de contribution et qu’il incombe au bénéficiaire de s’assurer que sa propre entente avec le tiers est conforme à l’EC pour permettre au bénéficiaire de s’acquitter de ses obligations envers le Ministre.

  Documents justificatifs acceptés :

  • Copies des ententes avec des sous-traitants et d’autres tiers. L’entente doit indiquer en détail comment les coûts ont été déterminés et doivent être imputés aux projets.
  • Preuve documentée de l’appel d’offres, du processus de sélection du fournisseur ou d’une justification du fournisseur unique si le processus n’est pas concurrentiel pour appuyer le caractère raisonnable des montants réclamés lorsqu’ils pourraient être perçus comme élevés.
  • Main-d’œuvre de sous-traitant – Appuyée par des factures du fournisseur et de la documentation démontrant que les coûts et les taux de main-d’œuvre sont raisonnables.
  • Déplacements du fournisseur – Appuyés par des factures du fournisseur et des documents démontrant que les frais de déplacement sont raisonnables et conformes à la Directive du Conseil national mixte.

• Les coûts liés à l’équipement technologique sont ceux se rapportant aux téléphones, ordinateurs portables et de bureaux, tablettes, robots programmables, mises à niveau matérielles, logiciel de programmation, location d’équipement, dispositifs d’assistance et tout autre équipement qui peut être expressément défini et mesuré pour avoir servi ou servir à l’exécution du projet, comme il est indiqué à l’annexe A. Les coûts liés à l’achat ou à la réparation d’équipement technologique ne peuvent pas excéder 20 % du montant de la contribution.

  Le bénéficiaire préserve et maintient les éléments d’actif acquis avec la contribution et ne doit ni les vendre, ni les liquider, ni les céder avant l’expiration ou la résiliation anticipée de l’entente avec ISDE, à moins que le bénéficiaire n’ait obtenu au préalable un consentement écrit (voir l’article 17.3 Liquidation des biens relatifs au projet du projet dans l’EC).

  Documents justificatifs acceptés :

  • Des copies des reçus, des factures, des chèques faits au fournisseur, des relevés de compte bancaire ou de carte de crédit et toute autre preuve démontrant que les coûts ont été payés. La preuve doit inclure la date d’achat et le nom du fournisseur.

• Les coûts directs d’administration sont des coûts admissibles engagés par le bénéficiaire pour l’administration du projet, notamment les frais de déplacement non liés directement à la tenue des activités du projet, seront limités à un maximum de 10 % du montant de la contribution. Des exceptions s’appliquent aux organismes bénéficiaires dont le siège social est situé dans le nord du Canada (Yukon, T. N.-O., Nunavut), qui obtiendront jusqu’à un maximum de 30 % du montant de la contribution . Les exceptions devront être négociées au moment de la signature de l’entente de contribution (voir l’annexe B de l’EC).

  Documents justificatifs acceptés :

  • Pour les achats effectués pendant la période du projet à des fins d’utilisation directe dans le cadre de projets, des copies des reçus, des factures, des chèques faits au fournisseur, des relevés bancaires et toute autre preuve démontrant que les coûts ont été payés. La preuve doit inclure la date d’achat et le nom du fournisseur.
  • Les documents justificatifs et les exigences minimales relatives aux frais de déplacement se trouvent à l’annexe A – Frais de déplacement.

• Les autres coûts sont les coûts applicables qui ne correspondent pas aux catégories des salaires et de la main-d’œuvre, aux coûts d’équipement technologique, de sous-traitants/consultants ou d’administration, qui peuvent être expressément définis et mesurés pour avoir été ou être engagés dans le cadre de l’exécution directe du projet. Ces coûts comprennent les frais de déplacement occasionnés directement par la tenue des activités du projet.

  Tous les coûts directs doivent être détaillés dans la soumission d’une réclamation aux fins de remboursement.

  Remarque : Le bénéficiaire devra d’abord obtenir l’approbation du programme CodeCan pour toute dépense d’accueil et de divertissement . L’accueil est réservé aux participants et non au personnel des bénéficiaires. La raison d’être de l’événement, le nombre de participants et tous les frais connexes doivent être fournis aux fins d’examen.

  Ces dépenses doivent respecter la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements.

  Documents justificatifs acceptés :

  • Pour les achats effectués pendant la période du projet à des fins d’utilisation directe dans le cadre de projets, des copies des reçus, des factures, des relevés bancaires et toute autre preuve démontrant que les coûts ont été payés. La preuve devrait inclure la date d’achat et le nom du fournisseur. Les documents justificatifs et les exigences minimales relatives aux frais de déplacement se trouvent à l’annexe A – Frais de déplacement.

Articles qui entrent dans plus d’une catégorie de coûts

Les bénéficiaires doivent tenir compte de ce qui suit pour les coûts qui entrent dans plus d’une des six catégories susmentionnées :

• Factures dont certains articles font l’objet d’une demande de remboursement

  Lorsque la facture comporte des articles, mais pas tous, dont le remboursement est demandé pour un projet, il faut clairement marquer ces articles avec leur coût.

• Achats auprès de fournisseurs étrangers  

  Les achats auprès de fournisseurs étrangers doivent être présentés et convertis en dollars canadiens lors du traitement d’une demande, avec le taux de change approximatif utilisé (utilisez le taux de change de la Banque du Canada comme référence.

4.4 Formulaire de demande de remboursement ou d’avance détaillé (classeur Excel)

Les bénéficiaires doivent utiliser un système de calcul des coûts du projet pour suivre, consigner et présenter les coûts admissibles engagés pour le projet CodeCan de façon exacte, détaillée et complète. Le formulaire de demande de remboursement et d’avance détaillé (classeur Excel) aide les bénéficiaires à calculer les coûts admissibles en fonction des différentes catégories de coûts admissibles du programme (voir l’annexe B de l’EC).

Les bénéficiaires doivent remplir tous les champs en jaune de la feuille de travail. Les en-têtes de colonne des feuilles de travail décrivent les renseignements exigés; au besoin des explications supplémentaires sont parfois fournies. Les champs gris se remplissent automatiquement. Seuls les coûts admissibles engagés dans la conduite de projets qui satisfont les exigences des annexes A1, A2 et B de l’EC peuvent y être inscrits.

Comme le mentionne la section 3 du présent guide, l’agent de programme demandera les documents justificatifs pour une partie des dépenses dont on demande le remboursement.

Le formulaire de demande de remboursement et d’avance détaillé du programme CodeCan (classeur Excel) contient les feuilles de travail suivantes (dont le nom figure sur un onglet au bas de la page) qui doivent être remplies par le bénéficiaire :

• Directives
• La feuille de travail 1 : Renseignements sur bénéficiaire : Contient tous les renseignements liés à la demande, dont le nom du bénéficiaire, le numéro du projet, les dates de début et de fin de la période couverte par la demande ou de la période pour laquelle une avance est demandée. Ces renseignements doivent toujours être fournis, car ils s’inscrivent automatiquement sur d’autres feuilles de travail du classeur.
• La feuille de travail 2 : Résumé de demande de remboursement et de demande d’avance : Pour chaque demande de remboursement ou d’avance, ce résumé doit être rempli, signé électroniquement (une signature électronique et non une image) puis envoyé en format PDF.
  • Le bénéficiaire doit remplir les zones ombrées jaunes.
  • Les zones ombrées grises sont réservées à l’usage du ministère.
  • Les zones ombrées mauves sont tirées des annexes et des totaux automatiquement.

  Les formulaires de demande de remboursement ou de demande d’avance des bénéficiaires permettent au signataire délégué d’attester que les coûts qui y figurent sont admissibles et ont été ou seront engagés en vertu de l’entente.

  Une fois la demande électronique remplie, l’agent autorisé du bénéficiaire ajoute sa signature électronique d’attestation de la demande ou imprime le formulaire, le signe et l’envoie par voie électronique en format PDF avec le reste du dossier de la demande.

  La feuille de travail 3 : Résumé de la demande : Résume les coûts engagés qui doivent être remboursés ou dont il faut tenir compte dans les avances non réglées. Ce résumé précise en outre le montant total demandé d’une nouvelle demande d’avance. Les résultats des feuilles de travail 4 à 12 sont automatiquement calculés et inscrits sur cette feuille de travail.

  Remarque : Les bénéficiaires doivent inscrire les montants pour les sections du « Total de la réclamation » qui seront attribuées à la prestation de programmes aux élèves ou aux enseignants dans la zone à remplir. Ces montants doivent correspondre au total demandé pour le remboursement et , en cas de vérification, s’appuyer sur les dossiers du bénéficiaire.

• La feuille de travail 4 : Salaire et main-d’œuvre – Coûts directs : Entrez les coûts salariaux directement liés à l’exécution du projet (p. ex., formateurs en codage, coordonnateurs de programme, etc.).

• La feuille de travail 5 : Salaire et main-d’œuvre – Administration  : Entrez les coûts salariaux qui ne sont pas directement liés à l’exécution du projet et dont le principal avantage est pour l’organisation (p. ex., PDG/directeur général, gestionnaire des finances, adjoint exécutif, etc.).

  Remarque : Ces coûts seront calculés dans les coûts d’administration de la feuille de travail 3 : Résumé de la demande.

• La feuille de travail 6 : Coûts des sous-traitants et des consultants : Inscrivez les coûts engagés par les sous-traitants, les consultants et les autres tiers.

  Les montants réclamés par les consultants, les sous-traitants et les autres tiers doivent être inclus dans la catégorie de coûts des sous-traitants et des consultants du formulaire de demande de remboursement et d’avance détaillé (classeur Excel), à l’exception des coûts liés à l’équipement technologique et les frais de déplacement.

  Les consultants, les sous-traitants et les autres partenaires tiers ne sont pas liés à l’entente de contribution : il incombe au bénéficiaire de s’assurer que sa propre entente avec le tiers est conforme à l’EC pour permettre au bénéficiaire de s’acquitter de ses obligations envers le Ministre.

  La comptabilité complète de toutes les dépenses engagées doit être tenue par le tiers et mise à la disposition du Ministre sur demande.

• La feuille de travail 7 : Coûts liés à l’équipement technologique : Inscrivez les coûts associés à l’achat d’équipement technologique pour la réalisation du projet. Exemples de coûts admissibles : téléphones, ordinateurs portables et de bureaux, tablettes, robots programmables, mises à niveau matérielles, logiciel de programmation, location d’équipement, dispositifs d’assistance et tout autre équipement qui peut être expressément défini et mesuré pour avoir servi ou servir à l’exécution du projet. Les coûts réclamés liés à l’achat ou à la réparation d’équipement technologique ne peuvent pas excéder 20 % du montant de la contribution.

  Remarque : Les coûts d’équipement engagés par un tiers doivent être inclus dans cette catégorie de coûts. Un poste par livraison de tiers est acceptable. Indiquez le nom du tiers et une description de l’élément dans le champ Élément/Description.

• La feuille de travail 8 : Coûts d’administration : Inscrivez les coûts engagés pour l’administration du projet qui peuvent comprendre la location de locaux, les dépenses comptables, l’entretien des TI, les fournitures fixes et de bureau, les services publics, les télécommunications et d’autres coûts d’administration liés au projet.

  Remarque : Sous l’onglet 3. La feuille de travail Résumé de la demande, Coûts d’administration comprend les coûts d’administration liés aux salaires et aux frais de déplacement. Le total des coûts d’administration ne peut dépasser 10 % du montant de la contribution d’ISDE. Des exceptions s’appliquent aux organismes bénéficiaires dont le siège social est situé dans le nord du Canada (Yukon, T. N.-O., Nunavut), qui obtiendront jusqu’à un maximum de 30 % du montant de la contribution.

• La feuille de travail 9 : Frais de déplacement  - Administratifs : Entrez les frais de déplacement administratifs qui ne sont pas directement liés à l’exécution du projet, mais qui sont liés à l’initiative du projet. Les montants dont le remboursement est demandé ne doivent pas excéder les taux et les allocations prévus dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte pour la période visée.

  Les frais de déplacement administratifs seront ajoutés automatiquement aux coûts d’administration dans la feuille de travail 3 : Résumé de la demande.

  Remarque : Les frais de déplacement engagés par un tiers doivent être inclus dans cette catégorie de coûts. Un poste par livraison de tiers est acceptable. Indiquez le nom du tiers et une description de l’élément dans le champ Élément/Description. Les frais de déplacement à l’extérieur du Canada ne sont pas admissibles.

  Pour obtenir de plus amples renseignements sur la demande de remboursement des frais de déplacement, veuillez consulter l’annexe A – Frais de déplacement.

• La feuille de travail 10 : Frais de déplacement – Exécution directe : Entrez les frais de déplacement directement liés à l’exécution du projet. Les montants dont le remboursement est demandé ne doivent pas excéder les taux et les allocations prévus dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte pour la période visée.

  Les frais de déplacement directs seront ajoutés aux autres coûts directs dans la feuille de travail 3 : Résumé de la demande.

  Remarque : Les frais de déplacement directs ne sont pas considérés comme des coûts d’administration et n’ont pas d’incidence sur le maximum de 10 % des coûts d’administration ou de 30 % pour le Nord canadien.

  Les frais de déplacement engagés par un tiers doivent être inclus dans cette catégorie de coûts. Un poste par livraison de tiers est acceptable. Indiquez le nom du tiers et une description de l’élément dans le champ Élément/Description. Les frais de déplacement à l’extérieur du Canada ne sont pas admissibles.

• La feuille de travail 11 : Autres coûts directs : Inscrivez les coûts qui ne font pas partie des autres catégories et qui peuvent être expressément définis et mesurés comme ayant été engagés ou devant l’être dans l’exécution de la réalisation directe du projet.
• La feuille de travail 12 : Demandes d’avance : Les demandes d'avance doivent être reçues par le programme dans les 15 jours suivant le début du premier trimestre demandé.  Remplissez la demande pour au plus trois mois consécutifs à la fois, et accompagnez-la d’une justification détaillée des raisons pour lesquelles une avance est requise, de la façon dont les fonds seront dépensés et de la façon dont elle s’harmonise avec les produits livrables et les échéanciers des projets. Plus de détails ci-dessous au point 4.5 Présentation de demandes d’avance.
• La feuille de travail 13 : Budget révisé : Contient tout ce qui concerne une révision du budget du projet. Ce tableau permet de réaffecter des fonds entre les différentes catégories de coûts et d’obtenir l’autorisation d’ISDE. Il vous faudra fournir une justification chaque changement.

• La feuille de travail 14 : Prévision de trésorerie : Cette feuille de travail contient des renseignements relatifs à l’outil de prévision des flux de trésorerie estimatifs. Une prévision de trésorerie est demandée au début du projet, puis au début de chaque exercice financier (le 1^er avril). Les prévisions de trésorerie sont un outil utilisé par le programme pour comprendre le plan de dépenses projeté de l’organisation afin de mieux suivre la possibilité de déchéances dans le financement. S’il y a un écart entre les dépenses « prévues »; et les dépenses « réelles »; d’un trimestre donné, les prévisions doivent être mises à jour en conséquence pour refléter les dépenses prévues révisées jusqu’à la fin de l’exercice financier.

  Les écarts de plus de 10 % nécessitent une explication dans la case commentaires.

  Les demandes d’avance doivent être conformes au montant estimatif prévu pour le trimestre à venir.

• La feuille de travail 15 : Échantillon À des fins internes seulement : C’est ici que l’agent de programme demandera un échantillon des factures des coûts dont le remboursement est demandé. L’échantillon des factures vise à garantir que le bénéficiaire réclame des articles et des montants admissibles liés au projet. Il appartient au bénéficiaire de conserver dans ses dossiers tous les reçus au cas où un échantillon des factures serait exigé.

4.5 Présentation de demandes d’avance

En vertu de la politique du Conseil du Trésor du Canada sur les paiements de transfert, les paiements anticipés doivent être essentiels à l’achèvement du projet et seront accordés en fonction de besoins d’encaisse du bénéficiaire. Pour demander une avance nécessaire à un besoin d’encaisse immédiat pour le projet, il faut, dans la feuille de travail 12 : Demandes d’avance, remplir le formulaire de demande de remboursement ou d’avance détaillé (classeur Excel) (voir point 4.4). Cette information figurera dans la feuille de travail 2 : Résumé de demande de remboursement et de demande d’avance.

Les demandes d’avance doivent fournir les renseignements suivants :

• Prévisions mensuelles des coûts admissibles du projet pour une période maximale de trois mois, pour chaque catégorie de coûts admissible, le cas échéant;
• Justification détaillée de la nécessité d’une avance et lien de cette dernière aux produits livrables et aux calendriers du projet précisés à l’annexe A de l’EC.

La demande d’avance doit être présentée dans les 15 jours suivant le début de la période visée pour que le versement de l’avance se fasse rapidement. Les bénéficiaires doivent fournir la comptabilité des avances, dépensées ou non, dans les 30 jours civils suivant la fin de chaque période d’avance, par la présentation d’un rapport détaillant les montants réels des coûts admissibles engagés pendant cette période.

Une seule période de paiement anticipé peut être non comptabilisée. L’avance doit être entièrement comptabilisée avant le versement subséquent d’une avance.

Chaque avance versée ne doit pas excéder les besoins d’encaisse immédiats du bénéficiaire pour la période, et tenir compte de la retenue possiblement applicable.

L’exercice financier d’ISDE commence le 1^er avril et se termine le 31 mars. Les avances doivent être dépensées au cours de l’exercice où elles sont versées. Tout montant non dépensé ne peut être reporté à une autre année financière. Les montants non dépensés au 31 mars seront considérés comme des trop-payés et le bénéficiaire devra rembourser le ministre.

Exceptions aux avances en suspens

Si une demande d’avance est présentée et qu’il y a un solde non dépensé qui n’est pas comptabilisé sur l’avance précédente, le solde non dépensé sera déduit de la demande d’avance suivante.

Si une demande ne peut être présentée lors d’une demande d’avance ultérieure, il faut fournir des preuves que l’avance précédente a été dépensée. Les preuves comprennent :

• La feuille de travail 2 : Formulaire résumé de demande d’avance est complétée en incluant le montant total des frais encourus au moment de la demande, et signée par un agent autorisé de l’organisation attestant que le montant a été dépensé.
• La feuille de travail 3 : Le résumé de la demande est complété avec les coûts encourus par catégorie de coûts au moment de la demande.

Pour que la feuille de calcul du résumé soit remplie automatiquement, saisissez le montant total dépensé dans chaque catégorie de coûts à laquelle elle s’applique. Aucune autre précision n’est requise à ce moment-là, jusqu’à ce que la demande soit présentée.

4.6 Demande finale

Le paiement final d’une contribution est versé après l’achèvement du projet et que les dernières demandes ont été reçues et leur remboursement a été approuvé. Le montant de la contribution finale est calculé en fonction du total des coûts réels admissibles engagés pour le projet jusqu’à sa date d’achèvement. Son versement est lié au respect des modalités de l’EC. Le paiement final de la contribution se limite à la part de financement du programme dont les coûts sont admissibles, ou au montant maximal. Le moindre de deux montants sera versé (voir le point 5.3 et l’annexe C de l’EC).

4.7 Lettre d’attestation de la demande de remboursement finale des dépenses engagées et d’autres sources de financement

La lettre d’attestation fournie par le programme doit être remise avec cette dernière et le rapport final sur la mise en œuvre. Elle doit attester que tous les coûts admissibles ont été engagés et remboursés et que les obligations énoncées dans l’EC ont été respectées. La lettre doit également inclure les montants reçus pour le projet par d’autres ordres de gouvernement.

Le paiement final des contributions est versé après l’achèvement du projet. Les dernières demandes ont été reçues et approuvées. Sous réserve des dispositions de l’EC, le montant final des contributions est calculé en fonction du total des coûts admissibles réels engagés et payés jusqu’à la date d’achèvement du projet. Le paiement final des contributions se limite à la part de financement du programme dont les coûts sont admissibles, ou au montant maximal. Le moindre de deux montants sera versé.

4.8 Budget du projet

Tout au long de la durée de vie du projet, si un transfert de fonds entre les catégories de coûts est nécessaire, il faudrait en informer le programme pour s’assurer que la portée du projet n’a pas changé ou pour vérifier si une modification officielle de l’entente de contribution est nécessaire. La feuille de travail 13 : Budget révisé doit être remplie et remise à l’agent de programme désigné.

Lorsque vous révisez le budget, incluez les montants de chaque exercice financier du projet, même si la révision ne concerne qu’un seul des exercices.

Veillez à ce que les montants budgétisés au cours des exercices précédents reflètent les dépenses réelles.

Assurez-vous que les montants totaux budgétisés ne dépassent pas l’aide totale autorisée pour le projet (voir l’EC signée).

Les modalités du programme CodeCan limitent les coûts d’administration à un maximum de 10 % du financement total d’ISDE. Des exceptions s’appliquent aux bénéficiaires dont le siège social est situé dans le nord du Canada (Yukon, T. N.-O., Nunavut), qui obtiendront jusqu’à un maximum de 30 % . Les modalités limitent aussi les coûts liés à l’équipement technologique à un maximum de 20 % du financement total d’ISDE. Cela est pris en considération lors de la révision du budget. Les coûts admissibles qui dépassent ces seuils seront absorbés et payés par le bénéficiaire.

Le bénéficiaire qui reçoit une avance et qui dépasse le seuil maximal autorisé est considéré comme avoir reçu un trop-payé. Le cas échéant, il doit remettre tout montant dû au ministre (voir la rubrique sur les trop-payés à la clause 5.8 de l’EC).

4.9 Retenues de garantie

À la seule discrétion du programme, une retenue peut être prélevée sur toute demande à tout moment pendant la durée du projet. Le programme déterminera le montant de la retenue.

Au plus quatre-vingt-dix pour cent (90 %) de la contribution totale sera versé avant l’approbation de la demande finale. Le montant de la retenue sera libéré une fois que tous les documents requis auront été fournis à la fin du projet, y compris (le rapport final, la lettre d’attestation, etc.).

4.10 Taxes de vent

Seule la tranche de la TVH, TPS, TVP et TVQ qui n’est pas remboursable par l’Agence du revenu du Canada ou par les agences de revenu provinciales peut être réclamée parmi les coûts admissibles. Il convient de noter que les TVH, TPS, TVP et TVQ doivent être consignées séparément pour chaque achat, dans les grilles de coût.

Le traitement des TVH, TPS, TVP et TVQ est complexe et les règles les concernant varient entre les provinces et territoires. En cas de doute, on encourage les bénéficiaires à s’informer auprès d’un conseiller fiscal ou de leur agent de programme avant de présenter leur première demande de remboursement.

4.11 Coûts rétroactifs

Le programme ne contribuera pas aux coûts admissibles engagés par le bénéficiaire avant la date d’entrée en vigueur ou après la date d’achèvement du projet conformément à l’entente de contribution. Tous les coûts qui précèdent la date d’entrée en vigueur seront réputés non admissibles.