Objectif
Cette politique présente l'information relative à la demande au directeur nommé en vertu de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (Loi BNL) de limiter l'accès aux documents corporatifs. Cette politique vous aidera à déterminer :
- les documents corporatifs qu'une organisation doit conserver ainsi que qui a accès à quoi;
- si vous, en tant que membre, ou votre organisation devriez faire une demande pour en limiter l'accès.
Aux fins de la présente politique, l'expression « documents corporatifs » désigne les livres d'une organisation ainsi que divers autres documents relatifs aux affaires internes d'une organisation (par ex., une liste de membres ou de détenteurs de titres de créance que les paragraphes 22(4) et 23(2) de la Loi BNL exigent de produire). Le tableau ci-dessous comprend une liste de documents corporatifs.
Note
Ce document vise à fournir de l'information et à décrire les lignes directrices. Il ne s'agit pas d'une déclaration contraignante de la décision qui sera prise à l'égard d'un cas précis, particulièrement si la décision s'avérait incompatible avec les intérêts du public en général. Il ne vise pas non plus à remplacer les conseils d'un juriste. Vous pourriez consulter un avocat ou un autre conseiller professionnel pour vous assurer que vos besoins spécifiques sont pris en considération en faisant une demande.
Date d'entrée en vigueur
Le 11 septembre 2013
Aperçu
| Documents corporatifs | Qui y a accès |
|---|---|
| Statuts, règlements administratifs et conventions unanimes des membres |
|
| Procès-verbaux des assemblées des membres |
|
| Résolutions des membres |
|
Registre des titres de créance
|
|
Registre des administrateurs
|
|
Registre des dirigeants
|
|
Registre des membres
|
|
Liste des détenteurs des titres de créance
|
|
Liste des membres
|
|
Autres documents corporatifs
|
|
Il est à noter que certains documents corporatifs d'une organisation énumérés précédemment sont appelés des « registres » et d'autres, des « listes ». Un « registre » est un dossier permanent qui doit être conservé par l'organisation tandis qu'une « liste » est créée sur demande et les renseignements qu'elle contient sont tirés du « registre » correspondant. Tel que l'indique le tableau ci-haut, les renseignements contenus dans une « liste » sont limités par rapport à ceux contenus dans son registre correspondant.
Pour en savoir davantage au sujet de ces documents corporatifs et de la façon d'y accéder, veuillez vous reporter à la Partie 4 de la Loi BNL et aux articles correspondants du Règlement sur les organisations à but non lucratif de régime fédéral.
L'accès aux documents corporatifs énumérés ci-haut est important puisqu'il permet à certaines personnes de prendre des décisions éclairées fondées sur ces renseignements au sujet d'une organisation spécifique. À titre d'exemple, un membre pourrait accéder à un document corporatif d'une organisation pour communiquer avec d'autres membres au sujet d'un prochain vote ou pour convoquer une assemblée des membres.
Déterminer si une demande doit être faite
Pourquoi une organisation ou un membre ferait-il une demande de dispense pour limiter l'accès aux documents corporatifs?
Une organisation ou un membre pourrait envisager de faire la demande d'une telle dispense si l'accès à ce document s'avérait préjudiciable à un membre ou à l'organisation advenant que l'accès à certains renseignements soit permis.
Quand une organisation ou un membre peut-il faire une demande?
Une demande peut être faite en tout tempsNote de bas de page 2.
Quelle sera la durée de la dispense?
La dispense peut être en vigueur pendant une période spécifique ou pendant le reste de la durée de vie de l'organisation. Elle entre en vigueur à la date qui apparaît sur la dispense accordée par le directeur.
Qui peut obtenir une copie d’une demande de dispense ou d’une ordonnance de dispense?
Conformément au paragraphe 279(1)(b.1) de la Loi BNL, une personne ne peut consulter ni prendre des copies ou extraits des livres ou des documents concernant une demande d’une telle dispense.
Examen du directeur
Critère à appliquer par le directeur nommé en vertu de la Loi BNL
Pour accorder une telle dispense, le directeur doit estimer que permettre accès serait préjudiciable à un membre ou à l'organisation.
Par conséquent, la question que le directeur posera en évaluant une demande est la suivante :
Serait-il préjudiciable à un membre ou à l'organisation de permettre l'accès?
Le directeur soupèsera les arguments d'une demande de dispense par rapport aux raisons de l'accessibilité aux renseignements, notamment le droit de certaines personnes de prendre des décisions éclairées fondées sur de tels renseignements au sujet d'une organisation spécifique.
Quels renseignements doit contenir une demande?
Une demande doit clairement indiquer :
- l'organisation visée par la demande;
- les documents corporatifs auxquels l'accès devrait être limité (partiellement ou entièrement);
- quel serait le préjudice, et à qui l'accès devrait-il être permis.
Toutes les demandes seront examinées cas par cas.
Renseignements supplémentaires au sujet des décisions prises par le directeur nommé en vertu de la Loi BNL.