Analyse du coût de la conformité à la réglementation : Partie 1 — Avril 2010

Économies de temps et d'argent, volume de documents à produire et méthodes de conformité

L'étude examine plusieurs aspects du fardeau de la paperasserie (bureaucratie) et jette un éclairage nouveau sur des éléments tels que l'économie de coûts, le réinvestissement, le volume de la paperasserie, l'utilisation des technologies de l'information et des communications et les fournisseurs de services externes afin de contribuer à la mise en conformité. Les résultats devraient aider les décideurs à mieux comprendre l'ampleur du fardeau de la paperasserie imposé aux entreprises et s'avérer utiles à la création d'initiatives d'allégement importantes. Ce document est publié en s'appuyant sur les données de l'Enquête sur le coût de la mise en conformité à la réglementation de 2005 et de 2008 de Statistique Canada.


Introduction

Les tâches administratives et le trop lourd fardeau de la paperasserie demeurent un obstacle dénoncé depuis longtemps par les propriétaires d'entreprise. Si l'on examine la question au plus haut niveau, l'excès d'exigences réglementaires peut empêcher certaines entreprises de démarrer, faire obstacle au commerce et à l'investissement et entraîner une baisse générale de la productivité économique en rendant plus coûteuse l'exploitation d'une entreprise au Canada. En l'absence d'étude détaillée, toutefois, les gouvernements pouvaient difficilement mesurer le fardeau de la paperasserie afin de bien comprendre le problème. Jusqu'à présent, la plus grande partie de la recherche avait pris la forme de vastes sondages d'opinion où l'on demandait aux propriétaires d'entreprise d'indiquer les aspects de l'exploitation d'une entreprise qu'ils jugeaient les plus lourds. Avec les impôts, la paperasserie est fréquemment citée comme une préoccupation majeure.

Dans le présent document d'information, nous examinerons plusieurs aspects du fardeau de la paperasserie et mettrons en évidence des éléments comme les économies d'argent, le réinvestissement, le nombre dedocuments à produire, l'utilisation des technologies de l'information et des communications ainsi que le recours aux fournisseurs de services de l'extérieur pour assurer la conformité. Les résultats devraient aider les décideurs àmieux comprendre l'ampleur du fardeau de la paperasserie imposé aux entreprises et devraient se révéler utiles pour élaborer des initiatives d'allégement judicieuses.

Points saillants

Opinion des petites et moyennes entreprises sur les initiatives d'allégement du fardeau de la paperasserie amorcées par le gouvernement

  • Environ 26 % des petites et moyennes entreprises (PME) sont au courant des initiatives fédérales, provinciales ou municipales amorcées au cours des trois dernières années pour alléger le fardeau de la paperasserie. Quelque 39 % d'entre elles, ou 69 459 PME, estiment que les initiatives les ont aidées à épargner du temps et de l'argent.
  • L'argent épargné a été utilisé le plus souvent pour « prendre des bénéfices » et « rembourser des dettes ». De façon générale, les grandes PME sont plus enclines que les petites PME à utiliser l'argent épargné pour investir dans le capital humain et autre et augmenter la rémunération du personnel. En revanche, les petites PME sont plus susceptibles de transmettre leurs économies aux consommateurs en baissant leurs prix.

Volume de documents

  • Globalement, les PME ont produit environ 1,36 million de documents de moins en 2008 (16 110 772) qu'en 2005 (17 471 046) pour satisfaire les 12 exigences réglementaires visées par l'Enquête sur le coût de la conformité à la réglementation. Ces chiffres correspondent à trois documents de moins par entreprise, et la baisse est en grande partie attribuable à une réduction des remises de retenues à la source, des rapports de taxes de vente fédérales et provinciales, des demandes d'indemnisation des accidents du travail et des relevés d'emploi. Bien qu'il soit impossible d'établir un lien direct entre les initiatives gouvernementales et cette baisse, il est raisonnable de supposer que les mesures prises par les administrations publiques y ont contribué.

Recours à des fournisseurs de services de l'extérieur pour assurer la conformité à la réglementation

  • Sauf pour se conformer aux exigences fiscales et à l'enregistrement d'une entreprise, la majorité des PME n'ont pas recours à des professionnels de l'extérieur (p. ex. comptables, fournisseurs de services de la paie, avocats) pour se conformer aux exigences réglementaires du gouvernement. Les PME font le travail elles-mêmes en utilisant leurs ressources internes (c.-à-d. que le propriétaire de l'entreprise ou son personnel prend en charge les formalités administratives).
  • Parmi les PME qui ont eu recours à un fournisseur de services de l'extérieur pour préparer leur déclaration d'impôt sur le revenu des sociétés fédérale ou provinciale, 49 % ont invoqué comme raison principale leur incapacité à se conformer autrement aux exigences réglementaires. Les comptables sont les fournisseurs de services sur lesquels on s'appuie le plus pour la conformité.
  • Étant donné que les fournisseurs de services de l'extérieur n'ont pas besoin de réduire leurs honoraires pour les consommateurs, on ne sait pas si les entreprises qui s'appuient sur un fournisseur de services de l'extérieur bénéficient des économies résultant des initiatives fructueuses d'allégement du fardeau de la paperasserie. En effet, les fournisseurs de services peuvent maintenir leurs honoraires à un taux élevé et s'approprier les économies en augmentant leur marge bénéficiaire. Il y aurait lieu de mener d'autres recherches pour déterminer dans quelle mesure les économies découlant des initiatives fructueuses d'allégement du fardeau de la paperasserie peuvent être transmises aux entreprises.

Méthodes de conformité s'appuyant sur l'électronique

  • La majorité des PME qui ne font pas appel à un fournisseur de services de l'extérieur préparent encore leurs formulaires et autres documents à la main (sur support papier). Ce résultat est peut-être imputable à l'absence de méthode de préparation électronique et au coût qu'entraînerait le passage à une méthode de préparation électronique.
  • Un petit pourcentage seulement de PME présentent leurs formulaires et autres documents par voie électronique. Cela peut s'expliquer en partie par le fait que certains ministères n'ont pas encore mis à niveau leurs systèmes de technologie de l'information et de communication pour permettre la transmission des documents par voie électronique, ce qui limite les PME au téléchargement des formulaires et autres documents.

Contexte

L'excès de formalités administratives demeure une préoccupation fréquemment citée par les propriétaires d'entreprise lorsqu'on les interroge sur les aspects de l'exploitation d'une entreprise qu'ils détestent le plus. Une étude réalisée en 2005 par la Fédération canadienne de l'entreprise indépendante a révélé que 65 % des membres considéraient la réglementation gouvernementale et le fardeau administratif connexe comme l'une des plus grandes préoccupations, devancée uniquement par le fardeau fiscal. Les membres estimaient en effet que le fardeau de la paperasserie restreignait leur capacité à rivaliser avec les entreprises plus importantes et réduisait considérablement leur productivité. De même, une étude internationale réalisée en 2001 par l'Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) concluait que, de façon générale, les petites et moyennesentreprises considèrent l'excès de paperasserie comme une contrainte majeure qui les empêche de réaliser leurs activités commerciales de façon optimale.

En 2004, le gouvernement du Canada a lancé l'Initiative d'allégement du fardeau de la paperasserie (IAFP) pour étudier et neutraliser les effets du fardeau de la paperasserie sur la compétitivité des PME au Canada. Un comité mixte, constitué de membres des secteurs public et privé, a alors été créé – le Comité consultatif sur l'allégement du fardeau de la paperasserie. Ce comité est chargé de fournir des avis au gouvernement sur les façons d'alléger le fardeau et d'améliorer l'efficacité réglementaire globale. Dans la foulée de l'IAFP, le gouvernement a confié à Statistique Canada le soin de mener une enquête sur le fardeau de la paperasserie imposé aux PME et il a demandé à Industrie Canada d'analyser les résultats. Le but de l'Enquête sur le coût de la conformité à la réglementation est d'aider le gouvernement à mieux comprendre et à chiffrer l'ampleur du fardeau et, en conséquence, à fournir de l'information pour l'élaboration des politiques.

Une analyse des résultats de la première enquête, portant sur 2005, a été publiée dans le document d'information n° 1 intitulé Opinion de la petite entreprise sur la paperasserie et le document d'information n° 2 intitulé Mesurer les coûts des formalités administratives pour la petite entreprise. Les résultats ont livré des données de référence quantitatives qui permettront de surveiller les changements au fil du temps dans le fardeau administratif. Les données de la deuxième édition de l'Enquête, portant sur 2008, fournissent aux décideurs un premier aperçu pour déterminer si le coût du fardeau de la paperasserie a évolué au cours des trois dernières années.


Objet du présent document d'information

Le présent document d'information fait état de certains résultats préliminaires de la deuxième édition de l'Enquête sur le coût de la conformité à la réglementation. Les résultats portent sur cinq secteurs – fabrication; commerce de détail; services professionnels, scientifiques et techniques; hébergement et services de restauration; et autres services – et sur cinq régions – les provinces de l'Atlantique, le Québec, l'Ontario, les Prairies et la Colombie-Britannique. Ils sont représentatifs de quelque 685 000 des 2,3 millions d'établissements exerçant leurs activités au CanadaNote de bas de page 1. On trouvera une brève description de la méthodologie de l'enquête à l'annexe 1.

Le présent document d'information met l'accent sur la quantité de documents traités par les PME du Canada et examine la relation entre les types de documents exigés des PME et les méthodes de conformité. Il présente également les résultats concernant la question de savoir si les propriétaires d'entreprise étaient au courant des initiatives menées au cours des trois dernières années par les administrations fédérales, provinciales ou municipales pour alléger le fardeau de la paperasserie et l'opinion de ces propriétaires à ce sujet.

Un autre document d'information, qui sera publié en 2010, mettra l'accent sur la conformité et les coûts engagés à cette fin. L'incidence du fardeau de la paperasserie sur la productivité du travail sera également examinée, de même que l'opinion des PME sur la façon de simplifier les exigences de conformité.


Définition des termes clés

Pour les besoins du présent document d'information, les termes suivants ont été définis :

Petite et moyenne entreprise (PME)
Désigne une entreprise qui :
  1. exerce ses activités dans les secteurs suivants : fabrication; commerce de détail; services professionnels, scientifiques et techniques; hébergement et services de restauration; et autres services;
  2. compte moins de 500 employés;
  3. a un revenu annuel brut situé entre 30 000 $ et 50 millions de dollars;
  4. exerce ses activités dans les provinces de l'Atlantique, au Québec, en Ontario, dans les Prairies ou en Colombie-Britannique.
Paperasserie (exigences ou formalités administratives)
Désigne les demandes, formulaires et autres documents que l'entreprise est tenue de remplir et de transmettre, sur papier ou par voie électronique, pour se conformer à la réglementation gouvernementale. Il s'agit notamment des formulaires d'impôt, des rapports sur la taxe de vente, des rapports de paie comme les T4 et les T4 sommaires, des demandes d'information liées à l'emploi comme le relevé d'emploi, des questionnaires d'enquête, ainsi que des demandes d'indemnisation des accidents du travail. Pour les besoins du présent document d'information, les formalités administratives ne comprennent pas les activités de tenue de livres accomplies par les PME pour l'exploitation quotidienne de l'entreprise.
Coûts internes de la conformité
Désigne le fait d'avoir recours aux ressources internes de l'entreprise (c.-à-d. que les propriétaires de l'entreprise ou leur personnel s'acquittent des formalités administratives) afin de se conformer à la réglementation gouvernementale.
Coûts externes de la conformité
Désigne le fait d'avoir recours à des services professionnels de l'extérieur, comme ceux d'un comptable, d'un fiscaliste ou d'un avocat, afin de se conformer à la réglementation gouvernementale.
Établissement employeur
Désigne une entreprise ayant au moins un employé (sans compter le propriétaire ou l'exploitant de l'entreprise).

Résultats

Analyse des réponses se rapportant aux thèmes suivants :

  • opinion des PME concernant les initiatives gouvernementales visant à alléger le fardeau de la paperasserie au cours des trois dernières années;
  • quantité de documents exigés et relation entre la quantité et la région, la taille de l'entreprise et le secteur industriel;
  • types de formalités administratives les plus lourdes;
  • méthodes utilisées pour respecter les exigences administratives (p. ex. ressources internes ou recours à un fournisseur de services de l'extérieur, méthodes manuelles sur support papier ou informatiques, à l'aide d'un logiciel);
  • fournisseurs de services de l'extérieur auxquels on a le plus souvent recours pour assurer la conformité.

Perception des initiatives d'allégement de la paperasserie menées par le gouvernement

Au cours des dernières années, le gouvernement fédéral a mis en oeuvre plusieurs initiatives de réforme ou de simplification réglementaire pour alléger le fardeau de la paperasserie. Les initiatives varient depuis la simplification des demandes et des formulaires jusqu'à l'élimination pure et simple de certaines exigences. Dans d'autres cas, des outils de traitement en ligne ou par voie électronique ont été introduits. On a aussi essayé d'harmoniser lesexigences entre les différents paliers administratifs.

Le gouvernement fédéral n'a pas été seul à faire des efforts. La plupart des provinces et plusieurs municipalités ont lancé un certain nombre d'initiatives visant à simplifier la conformité et à rationaliser les interactions entre les entreprises et les administrations publiques. Les démarches adoptées varient. Certaines provinces, commel'Ontario, se sont attachées à éliminer les formulaires que doivent remplir les entreprises et à rendre d'autres formulaires accessibles par voie électronique. La Nouvelle-Écosse, pour sa part, s'est efforcée de réduire le temps consacré par les entreprises à remplir les formulaires, tandis que le Québec a mis en place des mesures visant les coûts ministériels et a imposé des limites à la création de nouvelles exigences réglementaires. La Colombie-Britannique est sans doute la province ayant la plus vaste expérience dans ce domaine. Elle a commencé par éliminer des exigences puis a imposé un plafond au nombre total d'exigences, contenues dans les lois, les règlements ou les politiques relatives à l'administration et à la conformité.

Le principal motif sous-tendant toutes ces initiatives est le désir de réduire le temps et le coût de la conformité pour les entreprises. Ce qu'on ignore, c'est si tous ces efforts ont réellement permis d'atteindre ces deux objectifs et, le cas échéant, dans quelle mesure. Afin de répondre à cette question, Statistique Canada a demandé aux répondants d'indiquer s'ils savaient que : 1) au cours des trois dernières années, les administrations fédérale, provinciales et municipales avaient mis en oeuvre des initiatives visant à réduire le coût de la conformité à la réglementation pour les petites entreprises et 2) si les initiatives les avaient aidées à épargner du temps et/ou de l'argent (figure 1A et 1B).

Figure 1 : A) Pourcentage de PME qui étaient au courant des initiatives des administrations fédérale, provinciales et municipales pour alléger le fardeau de la paperasserie; B) Pourcentage de PME au courant des initiatives qui ont indiqué qu'elles avaient épargné du temps et/ou de l'argent

Figure 1 : Pourcentage de PME au courant des initiatives des administrations pour alléger le fardeau de la paperasserie

Source : Statistique Canada, Enquête sur le coût de la conformité à la réglementation, 2008.
Description de la figure 1
Figure 1 : A) Pourcentage de PME qui étaient au courant des initiatives des administrations fédérale, provinciales et municipales pour alléger le fardeau de la paperasserie
% d'entreprises au courant
Pas au courant74 %
Au courant26 %
Figure 1 : B) Pourcentage de PME au courant des initiatives qui ont indiqué qu'elles avaient épargné du temps et/ou de l'argent
% d'entreprises qui ont épargné du temps et/ou de l'argent
Non61 %
Oui39 %

Comme l'indique la figure 1A, environ le quart des PME ayant répondu au sondage (178 100) avaient connaissance des initiatives des administrations fédérale, provinciales ou municipales pour alléger le fardeau de la paperasserie, mais les trois quarts (506 900) ignoraient tout de ces initiatives. Parmi les PME qui étaient au courant des initiatives, environ 39 % ont indiqué qu'elles avaient épargné du temps et/ou de l'argent (figure 1B, tableau 1).

Ventilation régionale

Le tableau 1 montre que les PME de la Colombie-Britannique sont proportionnellement les plus nombreuses à indiquer que les initiatives des administrations fédérale, provinciales et municipales leur ont permis d'épargner du temps et ou de l'argent (42 %), tandis que celles du Québec sont proportionnellement les moins nombreuses (33 %). Comme les questions de l'Enquête ne précisent pas s'il s'agit des gouvernements fédéral ou provinciaux, ou des administrations municipales, il serait incorrect d'attribuer les économies à un organisme gouvernemental en particulier ou à une stratégie précise d'allégement du fardeau de la paperasserie.

Tableau 1 : Pourcentage de PME qui étaient au courant des initiatives des administrations fédérale, provinciales ou municipales pour alléger le fardeau de la paperasserie et qui ont indiqué qu'elles avaient épargné du temps et/ou de l'argent, 2008

RégionPourcentage de PME au courant des initiatives des administrations publiquesPourcentage de PME au courant des initiatives des administrations publiques et ayant indiqué qu'elles avaient épargné du temps et/ou de l'argent
Source : Statistique Canada, Enquête sur le coût de la conformité à la réglementation, 2008.
Atlantique2737
Québec2333
Ontario2841
Prairies2336
Colombie-Britannique2642
Canada2639

Ventilation en fonction de la taille de l'entreprise

Rien n'indique que les différences dans le temps ou l'argent épargné sont rattachées à la taille de l'entreprise. De façon générale, les établissements non employeurs (exploités par le propriétaire, sans employé) étaient tout aussi au courant des initiatives gouvernementales que les entreprises comptant de 100 à 499 employés (22 % et 21 %, respectivement) et tout aussi susceptibles d'estimer qu'ils avaient épargné du temps et/ou de l'argent (33 % et 31 %, respectivement).

Usage de l'argent épargné

Dans l'Enquête on demandait aux répondants d'indiquer ce qu'ils avaient fait de l'argent épargné. Comme l'indique le tableau 2, les deux réponses les plus courantes sont « conserver sous forme de profit » et « rembourser la dette ». Le tableau 2 montre également que 16 % des PME ont utilisé leurs économies pour investir dans le capital humain et non humain, que 8 % ont utilisé cet argent pour baisser les prix au profit des consommateurs et que 18 % ont utilisé l'argent à d'autres fins.

Tableau 2 : Utilisation principale de l'argent épargné, 2008

Utilisation%
Source : Statistique Canada, Enquête sur le coût de la conformité à la réglementation, 2008.
Embaucher de nouveaux employés7
Investir dans le capital humain (éducation et formation du personnel)7
Baisser les prix8
Investir dans le capital non humain (achat ou perfectionnement de structures, de machines et/ou de matériel)9
Accroître la rémunération des employés (salaires, primes et/ou avantages)9
Autre18
Rembourser la dette20
Conserver sous forme de profits22
Total100

Un examen plus détaillé des résultats montre que le comportement global des PME à égard du montant épargné varie en fonction de la taille de l'entreprise. Plus l'entreprise est grande et plus elle a tendance à consacrer l'argent épargné au capital humain et non humain plutôt qu'à baisser les prix pour les consommateurs. En outre, les grandes PME sont plus enclines à utiliser leurs économies pour accroître la rémunération des employés (salaires, primes ou autres avantages) que les petites PME.


Quantité de documents à produire

Il est essentiel de recueillir des données quantitatives pour comprendre l'ampleur du fardeau de la paperasserie et pour permettre aux administrations publiques d'élaborer des solutions qui se traduisent par des améliorationsconcrètes pour les propriétaires de PME. En l'absence de données de ce genre, il est difficile pour les administrations publiques de cibler leurs initiatives d'allégement du fardeau dans les domaines susceptibles d'alléger le plus le fardeau des PME.

Dans le cadre de l'Enquête, on demandait aux PME d'indiquer, de dénombrer et de signaler le nombre total de documents qui avaient été produits à l'intention des administrations publiques pour répondre aux 12 exigences réglementaires visées par l'Enquête (tableau 3)Note de bas de page 2. Au total, 16 110 772 documents ont été produits et présentés en 2008 par les 685 000 PME constituant la population de l'Enquête, soit en moyenne 25 documents par entreprise. Les PME ont présenté plus de cinq millions de remises de retenues à la source et plus de 3,6 millions de rapports de taxes de vente, soit 12 remises de retenues à la source et 6 rapports de taxes de vente par entreprise. Les PME ont produit plus de 1,7 million d'acomptes provisionnels, soit une moyenne de 3 acomptes provisionnels par entreprise. Quant aux demandes et remises au titre de l'indemnisation des accidents du travail, elles représentent 1 187 956 documents produits. Une enquête obligatoire en moyenne de Statistique Canada par entreprise représente une autre série de 637 144 documents produits. Ces résultats indiquent que, depuis 2005, le nombre de documents à produire a diminué de 8 %. Une analyse plus poussée révèle que la plus grande partie de cette baisse est attribuable aux relevés d'emploi, aux retenues à la source, aux remises et demandes au titre de l'indemnisation des accidents du travail, et aux rapports de taxes de vente fédérales et provinciales.

Parallèlement à la baisse du nombre total de documents produits par les entreprises, on observe une baisse du nombre moyen de documents produits par chaque entreprise. Comme l'indique le tableau 3, en 2008, les PME qui ont rempli les questionnaires d'enquête obligatoires de Statistique Canada ont produit deux documents de moins, celles qui ont versé comme il se doit les acomptes provisionnels ont fait quatre versements de moins et les PME qui ont produit les relevés d'emploi exigés en ont produit six de moins.

Tableau 3 : Nombre total et nombre moyen de documents produits par les PME, 2005 et 2008

RéglementationNombre total de documentsÉcartNombre total de documents par entrepriseÉcart
2005200820052008
Source : Statistique Canada, Enquête sur le coût de la conformité à la réglementation, 2005 et 2008; calculs de l'auteur.
Remarque : Dans le questionnaire d'enquête de 2008, on a inclus les formulaires RLZ-1 et RL qui, dans la province de Québec, sont les formulaires équivalant aux T4 sommaires et feuillets T4 individuels des autres provinces. La définition de la déclaration de revenu a aussi été élargie au-delà de la présentation des T1/T2 pour inclure les formulaires de déclaration fiscale de la province.
Retenues à la source5 259 8375 041 111−218 7261412−2
Relevé d'emploi2 268 4131 658 020−610 393104−6
T4 sommaires et feuillets T4 individuels (incl. formulaires RLZ-1 et RL au Québec)389 149407 14217 993110
Remises au titre de l'indemnisation des accidents du travail1 141 3451 035 044−106 30153−2
Demandes d'indemnisation des accidents du travail262 130152 912−109 21840,4−3,6
Déclaration d'impôt fédérale et/ou provinciale sur le revenu des sociétés627 799651 25623 457110
Taxes de vente fédérales ou provinciales3 838 8553 647 849−191 00676−1
Acomptes provisionnels des entreprises1 762 8771 737 607−25 27073−4
Enregistrement d'une entreprise428 580483 43754 857110
Enquêtes obligatoires de Statistique Canada698 821637 144−61 67731−2
Licences et permis d'exploitation municipaux363 436290 089−73 34720,4−1,6
Licences et permis d'exploitation provinciaux429 804369 161−60 64321−1
Tous les règlements17 471 04616 110 772−1 360 2742825−3

Les résultats du tableau 3 peuvent également être utilisés pour se faire une idée des principaux types de formalités administratives exigées des PME au Canada. Le fardeau de la paperasserie est parfois défini par le nombre moyen de demandes et de formulaires produits par les entreprisesNote de bas de page 3. D'après cette définition, les trois exigences réglementaires les plus lourdes en 2008 étaient les retenues à la source, les rapports de taxes de vente fédérales ou provinciales et les relevés d'emploi. Ces résultats sont conformes à ceux observés en 2005.

De façon générale, il est pratiquement impossible d'isoler les facteurs qui ont une incidence sur le nombre de documents à produire et d'indiquer avec précision à quoi il faut attribuer les réductions, compte tenu des influencessimultanées qui s'exercent sur de nombreux facteurs, y compris les tendances de l'emploi, le roulement des entreprises, les politiques ministérielles et l'activité économique globale.

Ventilation régionale

Les entreprises du Québec produisent plus de documents, en moyenne, que celles des autres régions du Canada. Pour de nombreuses exigences du Québec, y compris les exigences fiscales, il y a un formulaire provincial à remplirque les entreprises des autres régions ne sont pas tenues de remplir. En outre, les établissements employeurs sont tenus de présenter des feuillets RL en plus des T4. Ce dédoublement des exigences apparaît clairement dans les résultats de l'Enquête. Comme l'illustre la figure 2, les entreprises du Québec produisent en moyenne quatre documents de plus par an (29) que la moyenne nationale, qui est de 25.

Figure 2 : Nombre moyen de documents produits par entreprise selon la région, 2008

Figure 2 : Nombre moyen de documents produits par entreprise selon la région, 2008

Source : Statistique Canada, Enquête sur le coût de la conformité à la réglementation, 2008; calculs de l'auteur.
Description de la figure 2
Figure 2 : Nombre moyen de documents produits par entreprise selon la région, 2008
RégionNombre de documents produits par entreprise
Québec29
Atlantique27
Colombie-Britannique26
Canada25
Prairies25
Ontario23

Ventilation en fonction de la taille de l'entreprise

On observe une relation positive entre la taille de l'effectif et la quantité de documents remplis par l'entreprise. Il y a une bonne raison à cela : plus l'entreprise est grande, plus les gouvernements exigent d'information concernant l'emploi et plus la quantité de documents préparés par l'entreprise pour répondre à ces exigences augmente (figure 3).

Figure 3 : Nombre moyen de documents produits par entreprise, selon la taille de l'entreprise, 2008

Figure 3 : Nombre moyen de documents produits par entreprise, selon la taille de l'entreprise, 2008

Source : Statistique Canada, Enquête sur le coût de la conformité à la réglementation, 2008; et calculs de l'auteur.
Description de la figure 3
Figure 3 : Nombre moyen de documents produits par entreprise, selon la taille de l'entreprise, 2008
Nombre d'employésNombre de documents produits par entreprise
07
1–425
5–1940
20–9972
100–499162
Canada25

Ventilation par secteur

Compte tenu du fait que la quantité de formalités administratives est directement reliée à la taille de l'effectif, il est également logique que les PME dans les secteurs à forte intensité de main-d'œuvre aient plus de formalités à remplir que les entreprises des secteurs à moindre intensité de main-d'oeuvre. Les cinq secteurs industriels visés par l'Enquête confirment cela, les entreprises du secteur de la fabrication étant celles qui produisent le plus grand nombre de documents, suivies par celles des secteurs de l'hébergement et des services de restauration, du commerce de détail, des autres services et des services professionnels, scientifiques et techniques (tableau 4).

Tableau 4 : Nombre moyen de documents produits par secteur d'activité, 2008

Secteur d'activitéNombre moyen de documents produits par entrepriseNombre moyen d'employés par entreprise
Source : Statistique Canada, Enquête sur le coût de la conformité à la réglementation, 2008; calculs de l'auteur.
Fabrication3713
Hébergement et services de restauration3312
Commerce de détail308
Autres services (sauf l'administration publique)235
Services professionnels scientifiques et techniques193
Toutes les entreprises256

Facteurs à prendre en considération

Lorsqu'on interprète ces chiffres, il est important de signaler que l'on sous-estime probablement le total et la moyenne des responsabilités administratives qui incombent aux PME. Par exemple, on compte environ 2,3 millions d'établissements en activité au CanadaNote de bas de page 4, dont environ 685 000 constituent la population de l'Enquête. Cela signifie que ni la paperasserie produite par les autres établissements, dont le nombre s'élève à 1,6 million, ni la paperasserie liée à de nombreux règlements relatifs à l'environnement, à la santé et à la sécurité, ni la plupart des documents produits au niveau municipal ou provincial ne sont inclus dans l'Enquête. Par conséquent, les PME du Canada sont peut-être aux prises avec un fardeau plus grand encore que celui indiqué par les chiffres que nous présentons ici.


Qui se charge des formalités administratives?

L'un des principaux objectifs de l'Enquête sur le coût de la conformité à la réglementation est d'aider le gouvernement à comprendre la façon dont les PME s'acquittent de leurs formalités administratives. Pour atteindre cet objectif, il est essentiel d'avoir l'opinion des PME concernant les méthodes employées pour « préparer » leurs demandes et formulaires et pour les « présenter » à l'administration qui les demande.

Recours à un fournisseur de services de l'extérieur pour se conformer à la réglementation

Lorsqu'on examine les conséquences sur les entreprises de la quantité de documents à produire pour se conformer à la réglementation, il est important de déterminer dans quelle mesure elles font appel à des fournisseurs de services de l'extérieur, tels des comptables, des fiscalistes ou des fournisseurs de services de paie. On a doncdemandé aux PME d'indiquer pour quelles exigences réglementaires elles avaient besoin de l'aide d'un fournisseur de services de l'extérieur pour préparer la majorité de leurs formulaires et demandes.

Comme dans le cas des résultats de l'Enquête de 2005, les PME avaient en 2008 surtout besoin de l'aide d'un fournisseur de services de l'extérieur pour préparer leur déclaration d'impôt fédérale et/ou provinciale sur le revenu des sociétés (figure 4). La figure 4 indique également qu'un pourcentage assez important de PME ont fait appel à un fournisseur de services de l'extérieur pour préparer leur formulaire d'enregistrement d'une entreprise (54 %), les feuillets T4 (37 %) et les acomptes provisionnels des entreprises (35 %). En revanche, un assez petit pourcentage de PME ont fait appel à un fournisseur de services de l'extérieur pour se conformer à leurs obligations concernant les licences et permis d'exploitation municipaux (11 %), les enquêtes obligatoires de Statistique Canada (11 %) ou les remises et les demandes au titre de l'indemnisation des accidents du travail (7 %).

Figure 4 : Pourcentage de PME ayant eu recours à un fournisseur de services de l'extérieur pour préparer la majorité des documents à produire

Figure 4 : Pourcentage de PME ayant eu recours à un fournisseur de services de l'extérieur pour préparer la majorité des documents à produire

Source : Statistique Canada, Enquête sur le coût de la conformité à la réglementation, 2008.
Description de la figure 4
Figure 4 : Pourcentage de PME ayant eu recours à un fournisseur de services de l'extérieur pour préparer la majorité des documents à produire
RéglementationInterneExtérieur
Retenues à la source78 %22 %
Relevé d'emploi74 %26 %
T4 sommaires et feuilles T4 individuels (incl. formulaires RLZ-1 et RL au Québec)64 %37 %
Remises au titre de l'indemnisation des accidents du travail89 %11 %
Demandes d'indemnisation des accidents du travail93 %7 %
Déclaration d'impôt fédérale et/ou provinciale sur le revenu des sociétés36 %64 %
Taxes de vente fédérales ou provinciales80 %20 %
Acomptes provisionnels des entreprises65 %35 %
Enregistrement d'une entreprise46 %54 %
Enquêtes obligatoires de Statistique Canada89 %11 %
Licences et permis d'exploitation municipaux89 %11 %
Licences et permis d'exploitation provinciaux87 %13 %

Dépendance des PME à l'égard des fournisseurs de services de l'extérieur

Dans le questionnaire d'enquête, on demandait aux PME d'indiquer lesquelles des 12 exigences réglementaires elles auraient été incapables de respecter sans l'aide d'un fournisseur de services de l'extérieur (tableau 5). Près de la moitié des PME ayant eu recours à un fournisseur de services de l'extérieur pour préparer leur déclaration d'impôt fédérale et/ou provinciale ont indiqué que la principale raison était qu'elles n'auraient pas été en mesure de respecter leurs obligations sans cette aide. Par ailleurs, comme l'indique le tableau 5, sans cette aide 46 % des PME n'auraient pas été en mesure de respecter leurs obligations concernant les acomptes provisionnels, 42 % n'auraient pas été en mesure de respecter leurs obligations relativement à la taxe de vente fédérale et/ou provinciale et 40 % n'auraient pas été en mesure de respecter leurs obligations en ce qui concerne les licences et permis d'exploitation provinciaux.

Tableau 5 : Pourcentage de PME ayant eu recours à un fournisseur de services de l'extérieur qui n'auraient pas été capables de se conformer à la réglementation sans cette aide

Réglementation%
Source : Statistique Canada, Enquête sur le coût de la conformité à la réglementation (tableaux spéciaux), 2008.
Retenues à la source21
Relevé d'emploi21
T4 sommaires et feuillets T4 individuels (incl. formulaires RLZ-1 et RL au Québec)28
Remises au titre de l'indemnisation des accidents du travail34
Demandes d'indemnisation des accidents du travail37
Déclaration d'impôt fédérale et/ou provinciale sur le revenu des sociétés49
Taxes de vente fédérales et/ou provinciales42
Acomptes provisionnels des entreprises46
Enregistrement d'une entreprise22
Enquêtes obligatoires de Statistique Canada39
Licences et permis d'exploitation municipaux37
Licences et permis d'exploitation provinciaux40

Relation entre la taille de l'entreprise et le recours à un fournisseur de services de l'extérieur

La question de savoir s'il y a une relation entre la taille de l'entreprise et le recours à un fournisseur de services de l'extérieur est un autre domaine d'intérêt. Le tableau 6 indique qu'en ce qui concerne la réglementation relative à l'emploi, on observe une relation positive, le pourcentage de PME ayant recours à un fournisseur de services de l'extérieur augmentant à mesure que la taille de l'entreprise augmente. Cela peut s'expliquer par le fait que la quantité et la complexité de ces exigences augmentent généralement avec la taille de l'entreprise. Cette observation est valable pour la déclaration d'impôt fédérale et/ou provinciale sur le revenu des sociétés : la difficulté de la conformité augmente avec la taille de l'entreprise et, en conséquence, la proportion d'entreprises faisant appel à un fournisseur de services de l'extérieur s'accroît également.

Tableau 6 : Pourcentage de PME ayant fait appel à un fournisseur de services de l'extérieur pour préparer la majorité des documents à produire, selon la taille de l'entreprise, 2008

RéglementationTaille de l'entreprise (nombre d'employés)
01–45–1920–99100–499Toutes les tailles
Source : Statistique Canada, Enquête sur le coût de la conformité à la réglementation, 2008.
Retenues à la source1524415622
Relevé d'emploi2325344326
T4 sommaires et feuillets T4 individuels (incl. formulaires RLZ-1 et RL au Québec)3436475837
Remises au titre de l'indemnisation des accidents du travail12117711
Demandes d'indemnisation des accidents du travail128547
Déclaration d'impôt fédérale et/ou provinciale sur le revenu des sociétés616269757564
Taxes de vente fédérales et/ou provinciales22221610920
Acomptes provisionnels des entreprises383635262435
Enregistrement d'une entreprise585154525154
Enquêtes obligatoires de Statistique Canada1313105611
Licences et permis d'exploitation municipaux1210146411
Licences et permis d'exploitation provinciaux1415148413

La relation opposée semble être vraie pour les autres exigences réglementaires (demandes et remises au titre de l'indemnisation des accidents du travail, rapports de taxes de vente fédérales et/ou provinciales, acomptes provisionnels des entreprises, enregistrement d'une entreprise, enquêtes obligatoires de Statistique Canada etlicences et permis d'exploitation municipaux et/ou provinciaux), puisque le pourcentage de PME ayant recours à un fournisseur de services de l'extérieur diminue alors que la taille de l'entreprise augmente. Peut-être est-ce parce qu'on acquiert de l'expérience par l'apprentissageNote de bas de page 5.

Fournisseurs de services auxquels on fait appel le plus souvent pour se conformer à la réglementation

On avait aussi demandé aux répondants d'indiquer à quels types de fournisseurs de services de l'extérieur ils faisaient appel – comptables, fournisseurs de services de paie, fiscalistes ou autres (p. ex. avocats) (tableau 7). En 2008, la majorité des PME ont fait appel à des comptables pour s'acquitter de leurs obligations fiscales, puisque 88 %, 83 % et 88 % des PME ont retenu les services de comptables pour les aider à préparer leur déclaration d'impôt sur le revenu, leur rapport sur la taxe de vente et leurs acomptes provisionnels, respectivement.

Tableau 7 : Type de fournisseur de services retenu (%), selon la réglementation, 2008

RéglementationFournisseur de services
ComptableFournisseur de services de paieSpécialiste des déclarations fiscalesAutre
Source : Statistique Canada, Enquête sur le coût de la conformité à la réglementation, 2008.
Remarque : Les totaux peuvent ne pas correspondre à 100 % lorsque les entreprises font appel à plus d'un fournisseur de services pour se conformer à la réglementation.
Retenues à la source5633410
Relevé d'emploi692158
T4 sommaires et feuillets T4 individuels (incl. formulaires RLZ 1 et RL au Québec)573348
Remises au titre de l'indemnisation des accidents du travail7512311
Demandes d'indemnisation des accidents du travail7511411
Déclaration d'impôt fédérale et/ou provinciale sur le revenu des sociétés88295
Taxes de vente fédérales et/ou provinciales832710
Acomptes provisionnels des entreprises88267
Enregistrement d'une entreprise701426
Enquêtes obligatoires de Statistique Canada793414
Licences et permis d'exploitation municipaux743519
Licences et permis d'exploitation provinciaux752518

Le tableau 7 montre également que la majorité des PME ont fait appel à des comptables pour se conformer à la réglementation relative à l'emploi.

Si l'on se penche sur les résultats pour chaque fournisseur de services, le tableau 7 indique également que les PME ont le plus souvent recours aux fournisseurs de services de paie pour préparer les retenues à la source, les relevés d'emploi et les feuillets T4; à des spécialistes en préparation des déclarations de revenus pour les déclarations fiscales; et à d'autres fournisseurs de services comme les avocats ou les consultants en affaires pour enregistrer une entreprise et respecter les exigences des licences et permis d'exploitation provinciaux et municipaux.


Méthodes électroniques de conformité à la réglementation

Méthodes de préparation

Diverses méthodes de conformité par voie électronique ont été élaborées par les concepteurs de logiciels du gouvernement et du secteur privé pour faciliter le traitement des exigences administratives et pour simplifier les interactions entre les entreprises et le gouvernement. En fait, les méthodes de conformité par voie électronique sont un mécanisme clé qui permet aux administrations publiques de mettre en oeuvre bon nombre de leurs initiatives d'allégement du fardeau de la paperasserie.

Malgré la disponibilité accrue des méthodes de conformité par voie électronique, l'Enquête a révélé que les PME qui n'ont pas recours à un fournisseur de services de l'extérieur préparent encore la majorité de leurs documents à la main. Comme l'illustre le tableau 8, en 2008, plus de 50 % des PME ont préparé leurs demandes et formulaires à la main pour 8 des 12 exigences réglementaires visées par l'Enquête (relevés d'emploi, remises et demandes au titres de l'indemnisation des accidents du travail, acomptes provisionnels des entreprises, enregistrement d'une entreprise, enquêtes obligatoires de Statistique Canada, licences et permis d'exploitation municipaux et provinciaux). Les licences et permis d'exploitation municipaux (92 %), les enquêtes obligatoiresde Statistique Canada (91 %) et les licences et permis d'exploitation provinciaux (86 %) sont les trois obligations réglementaires pour lesquelles les formulaires sont le plus souvent préparés à la main.

Tableau 8 : Pourcentage de PME préparant la majorité de leurs documents à la main, à l'aide d'un logiciel informatique, ou à la fois à la main et à l'aide d'un logiciel, 2008

RéglementationMéthode de conformité
Préparation manuelleLogicielPréparation manuelle et logiciel
Source : Statistique Canada, Enquête sur le coût de la conformité à la réglementation (special tabulation), 2008.
Retenues à la source452729
Relevé d'emploi581824
T4 sommaires et feuillets T4 individuels (incl. formulaires RLZ-1 et RL au Québec)314227
Remises au titre de l'indemnisation des accidents du travail641521
Demandes d'indemnisation des accidents du travail80713
Déclaration d'impôt fédérale et/ou provinciale sur le revenu des sociétés363826
Taxes de vente fédérales et/ou provinciales482230
Acomptes provisionnels des entreprises611821
Enregistrement d'une entreprise66269
Enquêtes obligatoires de Statistique Canada9128
Licences et permis d'exploitation municipaux9244
Licences et permis d'exploitation provinciaux8695

Les feuillets T4 et les déclarations d'impôt fédérales et/ou provinciales sur le revenu des sociétés sont les formulaires le plus couramment préparés par voie électronique, puisque 69 % et 64 % respectivement des PME utilisent un certain type de logiciel pour s'acquitter de ces deux types d'obligation. De façon générale, plus l'entreprise est grande, plus elle est susceptible d'avoir recours à des méthodes de préparation électronique. Cette relation est surtout évidente pour ce qui est de la conformité avec les exigences des retenues à la source et de la présentation des T4. Ainsi, environ 45 % des PME comptant de 1 à 4 employés ont eu recours à un logiciel quelconque pour préparer les retenues à la source et 60 % pour préparer les feuillet T4, alors que presque toutes les PME comptant de 100 à 499 employés ont utilisé un logiciel pour préparer les retenues à la source et les feuillets T4 (94 % et 98 %, respectivement).

Mentionnons qu'un nombre important de demandes et de formulaires ne peuvent pas encore être préparés par voie électronique, et que nombre d'enquêtes obligatoires de Statistique Canada et de formulaires relatifs aux licences et permis d'exploitation municipaux et provinciaux doivent encore être présentés sur papier.

Mode de transmission

Le mode de transmission par voie électronique inclut le dépôt en ligne, par guichet automatique bancaire, ou au moyen des services bancaires téléphoniques ou électroniques de l'institution financière. Les résultats présentés au tableau 9, pour la plupart, corroborent les résultats sur les méthodes de préparation par voie électroniqueindiquées au tableau 8 : les PME sont plus susceptibles de transmettre leurs demandes et formulaires pour qu'ils soient remis en main propre (par courrier postal ou services de messagerie).

Tableau 9 : Pourcentage de PME présentant la majorité des documents par voie électronique, 2008

RéglementationPourcentage
Par voie électroniqueAutre
(p. ex. courrier ou services de messagerie)
Source : Statistique Canada, Enquête sur le coût de la conformité à la réglementation (tableaux spéciaux), 2008.
Retenues à la source3664
Relevé d'emploi3367
T4 sommaires et feuillets T4 individuels (incl. formulaires RLZ-1 et RL au Québec)2179
Remises au titre de l'indemnisation des accidents du travail2575
Demandes d'indemnisation des accidents du travail1090
Déclaration d'impôt fédérale et/ou provinciale sur le revenu des sociétés4060
Taxes de vente fédérales et/ou provinciales3169
Acomptes provisionnels des entreprises3070
Enregistrement d'une entreprise3565
Enquêtes obligatoires de Statistique Canada595
Licences et permis d'exploitation municipaux1288
Licences et permis d'exploitation provinciaux1684

Comme l'indique le tableau 9, seulement 40 % des PME présentent leurs déclarations de revenus fédérales et/ou provinciales par voie électronique, 36 % présentent leurs retenues à la source par voie électronique et 33 % présentent leur relevé d'emploi de cette façon. Ces pourcentages sont nettement plus élevés que le pourcentage de PME qui transmettent par voie électronique les enquêtes obligatoires de Statistique Canada, les licences et permis d'exploitation municipaux et provinciaux, ou les demandes d'indemnisation des accidents du travail.

D'après ces résultats, certains ministères ont une excellente occasion de concrétiser certains avantages en améliorant leurs systèmes de technologie de l'information pour permettre aux entreprises de préparer et de présenter en ligne, de façon regroupée et en une seule fois, leurs documents réglementaires plutôt que de leslimiter au téléchargement des formulaires et des demandes à présenter sur papier. Ces systèmes pourraient permettre aux entreprises de réaliser d'importantes économies au chapitre de la recherche de ces documents, de leur préparation et traitement, ainsi que des coûts. Quant aux ministères qui ont déjà des systèmes en place, ilsdevraient faire des recherches complémentaires afin de déterminer pour quelle raison l'adoption de ces systèmes est si lente.


Renseignements sur le prochain document d'information

L'allégement du fardeau de la paperasserie est un enjeu important pour les organismes gouvernementaux du Canada. Les résultats de l'Enquête sur le coût de la conformité à la réglementation de 2005 ont fourni des données de référence sur la quantité de documents administratifs traités par les PME visées par l'Enquête. Comme l'illustre le présent document d'information, la quantité de documents administratifs traités par les PME a diminué depuis 2005. Les opinions diffèrent toutefois parmi les PME sur la question de savoir si les initiatives d'allégement du fardeau de la paperasserie mises en oeuvre au cours des trois dernières années (2006-2008) les ont aidées à épargner du temps ou de l'argent. Ce n'est pas surprenant, puisque que la plupart des initiatives d'allégement du fardeau de la paperasserie ne touchent pas de la même façon les entreprises de toutes tailles et de tous les secteurs.

L'un des principaux résultats du présent document d'information est qu'il y a lieu de mettre à niveau les systèmes de technologie de l'information et des communications du gouvernement pour permettre aux PME de préparer et de transmettre par voie électronique leurs documents réglementaires. Jusqu'ici, de nombreux systèmes de technologie de l'information permettent seulement de télécharger les formulaires et les demandes à présenter sur papier.

Le présent document d'information porte sur la nature de la conformité à la réglementation. Un autre document d'information, qui sera diffusé en 2010, mettra l'accent sur le coût et le temps consacrés à la conformité.


Annexe 1 : Méthodologie de l'Enquête

La Division des petites entreprises et des enquêtes spéciales de Statistique Canada a conçu et administré le questionnaire d'enquête. Plus de 30 000 PME ont été sélectionnées pour participer au questionnaire d'enquête principal et plus de 5 000 fournisseurs de services professionnels ont été sélectionnés pour participer à un questionnaire d'enquête supplémentaire. Les participants ont été sélectionnés à partir du Registre des entreprises de Statistique Canada au moyen d'une procédure d'échantillonnage aléatoire stratifié qui garantit une représentation adéquate des régions, des secteurs et des tailles d'entreprise visés.

Tableau A1 : Répartition des PME selon la région et la taille de l'entreprise

Nombre d'employésRégion (%)
AtlantiqueQuébecOntarioPrairiesColombie-BritanniqueCanada
Source : Statistique Canada, Enquête sur le coût de la conformité à la réglementation, 2008.
0343840343638
1–4353336383535
5–19242018202220
20–99886777
100–499111111
Total100100100100100100

Les propriétaires d'entreprise ou répondants ont d'abord été contactés par téléphone. On leur a alors expliqué l'objet de l'Enquête et la marche à suivre pour remplir le questionnaire. Les questionnaires d'enquête ont ensuite été envoyés aux participants. Sur réception, les répondants devaient remplir les questionnaires en indiquant de l'information sur leurs activités administratives. Les enquêtes ont été divisées en deux sections distinctes, ce qui a permis à Statistique Canada de saisir des données à la fois sur les documents remplis au sein de l'entreprise et sur les documents remplis par un professionnel de l'extérieur dont l'entreprise avait retenu les services. En plus des questions de base sur la quantité, les méthodes de préparation et les modes de transmission, les questionnaires comportaient des questions sur le temps et le coût par document remis, les économies de coûts, le réinvestissement, les difficultés relatives à la conformité et la simplification.

Les questions sur le temps consacré à cette activité et sur son coût représentaient le gros de l'Enquête. Les questions sur les économies de coûts demandaient aux répondants d'expliquer si les efforts des administrations publiques pour alléger le fardeau administratif les avaient aidés. Les questions sur le réinvestissement portaient sur deux types d'investissement : l'investissement dans le capital humain et celui dans le capital non humain. On s'est efforcé en outre, de façon générale, d'en apprendre davantage sur le comportement global des PME relativement à l'argent épargné. Les données sur la difficulté de la conformité ont été générées à partir des questions sur les méthodes de préparation. La question sur la simplification a été posée pour cerner les domaines de réforme possibles.

Pour assurer la qualité des données, Statistique Canada s'est efforcé d'atteindre un taux de réponse de 27 à 30 %, et a obtenu en fait un taux de réponse de 29 %. Statistique Canada a examiné les données pour cerner les erreurs de déclaration, les incongruités et les incohérences. Les responsables ont ensuite téléphoné aux répondants pour discuter des erreurs et valider l'information.


Annexe 2 : Exigences réglementaires visées par l'Enquête sur le coût de la conformité à la réglementation

L'Enquête sur le coût de la conformité à la réglementation ne porte que sur les 12 exigences réglementaires censées avoir la plus grande incidence sur le plus grand nombre de PME au Canada.

Chaque exigence réglementaire est analysée ci-après.

Retenues à la source :
Les établissements employeurs sont tenus de retenir du revenu de leurs employés les cotisations au Régime de pensions du Canada (ou au Régime de rentes du Québec), les primes d'assurance-emploi et l'impôt sur le revenu et de verser ces retenues accompagnées d'un bordereau de remise au gouvernement du Canada.
Relevé d'emploi :
Lorsqu'un employé quitte un emploi, l'employeur doit présenter un relevé d'emploi officiel du gouvernement du Canada, lequel indique pendant combien de temps l'employé a travaillé pour l'entreprise et le revenu gagné. Ressources humaines et Développement des compétences Canada (RHDCC) utilise ensuite cette information pour déterminer si l'employé a droit ou non aux prestations d'assurance-emploi, le taux de prestation et la durée de ces prestations.
Feuillets T4 et RL :
Un feuillet T4 (RL au Québec) est un bordereau d'information que les établissements employeurs envoient à leurs employés à la fin de l'année fiscale. Il y est fait état des gains de l'employé et du montant total de l'impôt sur le revenu, des cotisations au Régime de pensions du Canada (ou au Régime de rentes du Québec), des primes d'assurance-emploi ainsi que des cotisations syndicales retenues à la source et versées au gouvernement au cours de l'année.
T4 sommaire et feuillet RLZ-1 :
Un feuillet T4 sommaire (RLZ-1 au Québec) est un bordereau d'information que les établissements employeurs envoient à l'Agence du revenu du Canada (ou au ministère du Revenu du Québec) à la fin de l'année fiscale. Il y est fait état du total des montants indiqués sur tous lesfeuillets T4 (RL) individuels.
Remises au titre de l'indemnisation des accidents du travail :
Une remise au titre de l'indemnisation des accidents du travail est un paiement effectué par une entreprise à l'une des commissionsde la santé et de la sécurité en contrepartie d'une couverture d'assurance en milieu de travail. Cette assurance fournit aux employés qui tombent malades ou qui se blessent sur le lieu de travail une couverture médicale et un remplacement du revenu. Elle protège également les entreprises contre d'éventuelles poursuites de la part des employés concernant les conditions du milieu de travail susceptibles d'être à l'origine de la maladie ou de la blessure. Un établissement employeur doit déposer un formulaire de remise au titre de l'indemnisation des accidents du travail chaque fois qu'il fait un paiement à sa commission régionale de la santé et de la sécurité.
Demandes d'indemnisation des accidents du travail :
Lorsqu'un employé tombe malade ou qu'il est blessé alors qu'il est au travail, l'employeur doit remplir un rapport d'incident ou de blessure dans les trois à cinq jours ouvrables où il a connaissance de la maladie ou de la blessure et le faire parvenir à la commission de la santé et de la sécurité de la région où il exerce son activité. Cette commission examine le rapport en le comparant au rapport de l'employé et au rapport médical sur la blessure, afin de déterminer si la maladie ou la blessure est survenue alors que l'employé était au travail et si cette situation a un lien avec le travail de l'employé.
Déclaration d'impôt fédérale et/ou provinciale sur le revenu des sociétés :
Toutes les entreprises qui exercent leurs activités au Canada ou qui gagnent un revenu au Canada doivent acquitterdes impôts sur le revenu et déposer une déclaration annuelle de revenu auprès du gouvernement fédéral. Les entreprises non constituées en personne morale doivent déposer une déclaration de revenu T1, tandis que les entreprises constituées en personne morale doivent déposer une déclaration de revenu T2. Selon la région, les entreprises peuvent également être tenues de déposer une déclaration de revenu provinciale en plus de la déclaration fédérale. Ces déclarations sont utilisées par les entreprises pour rendre compte du revenu gagné au cours de l'année, à partir de toutes les sources, pour le calcul des retenues ou des crédits d'impôt au cours de l'année et pour déterminer, en fonction des lois fiscales fédérales et provinciales, si elles doivent un montant d'impôt au gouvernement ou si le gouvernement doit leur faire parvenir un remboursement d'impôt.
TPS/TVP/TVH :
Presque tous les achats sont taxés. Les taxes de vente fédérales et provinciales, la TPS et la TVP sont des types de taxes à la consommation qui s'ajoutent au prix d'achat des produits ou services au moment de leur acquisition et dont le montant est généralement établi en tant que pourcentage du prix de vente. La plupart des marchandises sont assujetties à la taxe de vente fédérale ou provinciale, même si certaines en sont exemptes. Les consommateurs sont tenus de payer les taxes et les entreprises sont tenues de percevoir les taxes et de les remettre au gouvernement. De façon générale, les entreprises doivent verser le montant des taxes perçues et déposer un rapport de taxe de vente sur une base régulière.
Acomptes provisionnels des entreprises :
De façon générale, les sociétés doivent acquitter par acomptes les montants de l'impôt sur le revenu fédéral, provincial ou harmonisé, ce qui signifie qu'elles sont tenues d'effectuer des paiements réguliers d'une partie du montant total de l'impôt sur le revenu qu'elles devront acquitter à la fin de l'exercice. Les lois sur l'impôt, au niveau fédéral, provincial ou territorial, exigent des sociétés qu'elles effectuent ces versements par acomptes, de façon à ce que les entreprises soient traitées de la même façon que les contribuables qui ont leur impôt retenu automatiquement à la source sur leurs chèques de paie au cours de l'année. Chaque fois qu'une entreprise verse un acompte provisionnel, elle est généralement tenue de déposer un bordereau de remise.
Enregistrement d'une société :
Au Canada, les formalités d'enregistrement d'une entreprise en tant que personne morale sont appelées « constitution en personne morale ou en société ». La constitution en personne morale représente la création d'une entité juridique qui est reconnue par la loi comme une personne morale. Les droits et obligations dévolus par la loi à cette entité sont notamment : a) le droit d'ester en justice (c.-à-d. de participer, comme demandeur, défendeur ou intervenant, à l'exercice d'une action judiciaire ou à un procès), b) le droit de posséder et d'aliéner des biens, c) le droit d'embaucher des travailleurs, d) le droit de conclure des contrats et e) le droit de gérer ses propres affaires internes. Au Canada, les entreprises ont deux options pour se constituer en personne morale : se constituer en personne morale de régime provincial ou de régime fédéral. Elles peuvent donc exercer leurs activités sous le régime de la législation fédérale ou provinciale régissant les entreprises ou les sociétés. L'acte de constitution en personne morale implique l'établissement et la présentation des statuts de la société et de tout autre document d'appui auprès de l'autorité compétente et le paiement de droits d'enregistrement.
Enquêtes obligatoires de Statistique Canada :
Les entreprises qui reçoivent une enquête obligatoire de Statistique Canada sont tenues par la loi de répondre aux questions de l'enquête et de renvoyer le questionnaire à Statistique Canada dans la période prescrite.
Licences et permis d'exploitation municipaux :
Les licences et permis d'exploitation municipaux sont des documents juridiques et des ententes en bonne et due forme en vertu desquels l'administration municipale accorde aux entreprises le droit légal de gérer ou d'entreprendre certains travaux dans une région ou un secteur donné. La présentation d'une demande de licence d'exploitation municipale exigetoujours que l'on remplisse et que l'on transmette divers formulaires administratifs.
Licences et permis d'exploitation provinciaux :
L'une des premières formalités que doivent accomplir les entreprises nouvelles ou établies pour s'acquitter de leurs obligations à l'égard du gouvernement provincial consiste à déterminer de quelles licences ou de quels permis elles ont besoin pour exercer leurs activités en toute légalité sur le territoire régional. Comme chaque province définit ses propres exigences en matière de licences, il n'y a pas de liste uniforme des licences ou permis que les entreprises sont tenues d'obtenir. Néanmoins, il est presque toujours nécessaire de remplir des formulaires administratifs pour obtenir les licences ou permis requis.