Archivé — Réunion du Comité de pratique DB/IPIC - Mardi 28 février 2017

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De 13 h à 15 h 10
50, rue Victoria, Gatineau (Québec), Phase I
24e étage, salle G

Sont présents :

Coprésidents : Agnès Lajoie et John Pivnicki

Membres : Miriam Paton, Sue Rancourt (pour Peter Wong par téléconférence), Jenna Wilson (par téléconférence), David Boudreau, Nathalie Tremblay et Scott Vasudev

Absent : Peter Wilcox

Secrétaire : Sandra Hurley

Points à l'ordre du jour

1. Introduction

A. Lajoie et J. Pivnicki souhaitent aux participants la bienvenue à la réunion du Comité des pratiques des brevets (CPB).

a) La présentation d'Adam Kingsley

Adam Kingsley était invité à la réunion, mais ne peut malheureusement pas y assister. M. Kingsley est le nouveau directeur général de l'IPIC. Certaines des priorités importantes établies par Adam comprennent : la préparation d'un plan stratégique triennal pour l'IPIC; l'amélioration du fonctionnement de l'IPIC et l'augmentation de la valeur de l'adhésion à l'IPIC.

Les coordonnées d'Adam sont les suivantes : Tél. : 613-234-0516 et courriel : akingsley@ipic.ca

2. Le point sur les projets de la DB

a) Mise à jour législative

S. Vasudev fait le point sur les projets législatifs de la DB.

  • Le projet de loi C-30, une Loi portant sur la mise en œuvre de l'Accord économique et commercial global (AECG) entre le Canada et l'Union européenne et ses États membres, a franchi l'étape de la troisième lecture à la Chambre des communes le 14 février 2017. Le projet de loi C-30 se trouve actuellement devant le Sénat du Canada. Les travaux préliminaires sur des modifications correspondantes apportées aux Règles sur les brevets, y compris en ce qui concerne le régime des certificats de protection supplémentaire compris dans l'AECG, progressent bien.
  • La Direction des brevets continue à faire des progrès en ce qui concerne la série de modifications aux Règles sur les brevetsassociée aux projets de loi C-43 et C-59. Les travaux préliminaires sur l'organisation de consultations préalables portant sur une ébauche de la série de modifications aux Règles sont amorcés. La Direction des brevets s'attend à entreprendre les consultations préalables sur une ébauche assez complète des Règles en juin ou juillet 2017. La date d'entrée en vigueur des Règles modifiées est actuellement prévue au début de 2019, mais le Plan prospectif de la réglementation du Ministère doit être consulté pour les futures mises à jour.

b) Le point sur le RPBB

S. Vasudev fait le point sur le RPBB et les consultations correspondantes.

  • La Direction des brevets a publié une mise à jour du RPBB en janvier 2017 qui comprend la révision de la section du chapitre 17 portant sur les anticorps. La nouvelle section tient compte de l'avancement dans le domaine des anticorps et de son incidence sur la pratique d'examen.
  • La Direction des brevets prévoit publier une mise à jour du RPBB à la fin mars ou au début avril, laquelle mise à jour comprendra un certain nombre d'énoncés de pratique récents comme la modification apportée aux heures d'ouverture de l'OPIC et au processus de délivrance des brevets en plus d'aborder le point 3j de l'ordre du jour de cette réunion.
  • La Direction des brevets prévoit mener une consultation d'une durée totale de 5 semaines à compter du début avril 2017 sur deux parties du RPBB : une ébauche du chapitre 12 « Objet et Utilité » et une partie du chapitre 17 portant sur les kits médicaux. Le Bureau est très intéressé de connaître les points de vue de la communauté de la PI dans le cadre de cette consultation.

c) Le groupe de travail du Groupe B+

S. Vasudev fait le point sur le groupe de travail du Groupe B+.

  • Le sous-groupe du Groupe B+ continue de concentrer ses efforts d'harmonisation du droit des brevets sur les questions suivantes : les divulgations non opposables et le délai de grâce, les demandes interférentes, les droits d'usage antérieur et les options de mise en œuvre.
    • Le travail des quatre volets de travail, chargés d'étudier chacun de ces sujets, servira en partie à la création d'un document de consultation officiel.
    • Un groupe connu sous le nom de groupe trilatéral de l'industrie (IPO, AIPLA, Business Europe, JIPA, epi et JPAA) étudie ces questions en coopération.
    • Pour simplifier davantage le document de consultation, un symposium des utilisateurs se tiendra à Munich, en Allemagne, le 20 juin 2017 pour étudier le travail du groupe trilatéral de l'industrie et pour impliquer d'autres groupes de l'industrie qui ne font pas partie du groupe trilatéral à l'égard de ces questions.
  • L'OPIC est en voie de former un groupe de travail canadien sur l'harmonisation du droit matériel des brevets. Le groupe de travail étudiera les questions sur lesquelles se penchent le sous-groupe et le travail du groupe trilatéral de l'industrie afin de se préparer pour une représentation canadienne efficace au symposium des utilisateurs de Munich. Après la participation au symposium des utilisateurs, le groupe de travail canadien deviendra une occasion régulière pour participer aux discussions portant sur l'harmonisation du droit matériel des brevets.

d) Les Services d'entrevue téléphonique offerts par les examinateurs

A. Lajoie discute de l'avancement du projet des Services d'entrevue téléphonique offerts par les examinateurs.

  • Les Services d'entrevue téléphonique offerts par les examinateurs impliquent des entrevues téléphoniques amorcées par les examinateurs dans des situations où cela est susceptible de faire avancer le traitement d'une demande, par exemple lorsqu'il reste seulement quelques irrégularités mineures dans une demande.
  • Un projet pré-pilote de ce service a été mené en juillet et août par 22 examinateurs. Le projet pilote complet a été mené de septembre à décembre par un total de 74 examinateurs provenant des quatre divisions de la Direction des brevets. En janvier 2017, les agents qui ont été contactés au cours du projet pilote ont été interrogés afin de déterminer leur degré de satisfaction à l'égard des services d'entrevue.
  • 249 entrevues téléphoniques ont été réalisées par des examinateurs dans le cadre du projet pilote. 93 % des agents contactés ont accepté de présenter une modification volontaire pour corriger les irrégularités repérées.
  • Une entrevue téléphonique a mené à une acceptation dans 79 % des cas. La durée d'instance a été réduit en moyenne de deux à six mois pour trois des quatre divisions en comparaison au délai des demandes qui ne faisaient pas partie du projet pilote au cours de la même période.
  • 94 % des agents ont indiqué être satisfaits ou très satisfaits de leur expérience avec le projet pilote.
  • La mise en œuvre dans l'ensemble de la Direction des brevets aura lieu en avril 2017.
  • M. Paton souligne qu'à sa connaissance les examinateurs n'étaient pas autorisés à donner leur point de vue dans le contexte d'une entrevue. Elle se demande si cela va s'assouplir. A. Lajoie répond que le Bureau cherche des voies de communication améliorées avec les clients, et que les Services d'entrevue téléphonique offerts par les examinateurs représentent une première étape vers cette amélioration. J. Pivnicki ajoute qu'il semble que pour des irrégularités mineures, les examinateurs de l'OPIC offrent parfois des suggestions de modifications qui viendraient corriger ces irrégularités.
  • J. Wilson souligne que ces entrevues téléphoniques amorcées par les examinateurs sont documentées. Elle se demande si les entrevues en personne sont documentées. A. Lajoie souligne que ces entrevues en personne sont amorcées par les demandeurs et non par les examinateurs. Pour le moment, ces entrevues amorcées par les demandeurs ne sont pas documentées, mais elles peuvent être suivies par une réponse à un rapport d'examen ou une modification volontaire.

3. Sujets relatifs à la DB

a) Le mandat

Un « mandat » est joint à l'ordre du jour de la réunion pour confirmer et détailler la proposition d'objectif et de structures des réunions du CPB. A. Lajoie demande si quelqu'un a des commentaires ou suggestions sur le document, lesquels pourraient être examinés annuellement et au besoin.

  • J. Pivnicki et M. Paton indiquent que l'IPIC préférerait élargir les discussions des réunions du CPB au-delà des questions opérationnelles pour traiter des questions de réglementation, législatives et reliées aux pratiques, en particulier lorsque le Bureau a pris position sur des questions reliées aux pratiques et qu'une interprétation de la jurisprudence contraste avec la position généralement partagée par les membres de l'IPIC. A. Lajoie souligne que des mises à jour sont fournies dans le cadre de la réunion en ce qui concerne les questions de réglementation, législatives et reliées au RPBB, et aussi qu'il existe d'autres mécanismes permettant aux membres de l'IPIC de commenter de telles questions, qu'il s'agisse de consultations, de webinaires, de blogues et de l'assemblée générale annuelle de l'IPIC. Le Bureau s'efforce d'être le plus productif et le plus clair possible dans les examens et dans la formulation de sa position.

b) Le renouvellement de l'inscription des agents

  • D. Boudreau indique que la période pour le renouvellement de l'inscription des agents s'étend du 1er janvier 2017 au 31 mars 2017. Le 2 janvier 2017, le Bureau a publié un communiqué à cet égard par l'entremise de ListServ et le 4 janvier 2017, ces renseignements étaient publiés sur le site Web de l'OPIC. Les agents ont également été informés le 2 janvier 2017 que le Bureau n'utilise plus le formulaire Web de Lotus Notes pour le paiement de l'inscription des agents. Ce paiement s'effectue dorénavant par voie électronique et des directives sont disponibles sur le site Web. D. Boudreau se demande s'il y a une rétroaction en ce qui concerne la façon dont l'inscription des agents se déroule dorénavant.
  • En passant, J. Wilson indique que, lorsqu'elle a donné une rétroaction au Bureau par l'entremise du mécanisme de rétroaction en ligne, le Bureau a négligé de lui répondre. En ce qui concerne le renouvellement de l'inscription des agents, elle souligne que le libellé de l'avis publié sur le site Web de l'OPIC semble indiquer que le renouvellement doit être fait en ligne, ce qui est inexact puisque le renouvellement peut être fait par courrier régulier ou par dépôt auprès d'un bureau régional. D. Boudreau répond qu'il fera un suivi sur la question de ne pas obtenir de réponse à sa rétroaction par l'entremise du mécanisme de rétroaction en ligne et sur le libellé de l'avis en ligne.

c) Antériorités pour les demandes internationales

  • Suivant la présentation de deux articles (PCT/MIA/24/8 [Office de la propriété intellectuelle de la Corée] et PCT/MIA/24/8 ADD [Bureau international]) à la dernière Réunion des administrations internationales selon le PCT, l'OPIC considère la possibilité de modifier sa pratique reliée à la livraison des documents cités dans des rapports de recherche internationale (RRI) et dans le rapport préliminaire international sur la brevetabilité (RPIB).
  • Selon les règles 44.3 et 71.2 du PCT, le demandeur (ou un bureau élu ou désigné) peut demander une copie des documents cités dans un RRI ou un RPIB en tout temps pendant sept années à compter de la date du dépôt international (et l'autorité internationale peut exiger le paiement de frais correspondants).
  • Les annexes D et E du Guide du déposant du PCT de l'OPIC, phase internationale, reflètent le libellé des Règles :
    • « L'administration n'exige pas que le déposant présentant la requête paie les frais de préparation et d'envoi de la première copie de quelque document cité que ce soit, cependant, pour toute copie supplémentaire, il lui en coûtera 1,00 CAD par page. »
  • Cependant, dans les faits, l'OPIC envoie une copie gratuite de tous les documents cités [documents de brevet et littérature non-brevet (LNB)] sur un CD avec la remise du RRI au demandeur. Le Bureau ne remet pas automatiquement les nouveaux documents cités dans le RPIB dans le cadre de la procédure prévue au chapitre II.
  • Depuis que l'OPIC est devenu une autorité internationale (26 juillet 2004), la facilité d'obtenir des documents de brevet a été considérablement améliorée. Il n'en est pas de même pour toute la LNB.
  • Dans son article, le Bureau international (BI) informe les autorités internationales qu'il offre un service sécurisé et centralisé facilitant l'accessibilité des documents cités aux demandeurs et aux bureaux désignés. Le BI invite les autorités internationales à considérer de lui transmettre des copies de littérature non-brevet citée afin qu'elles puissent être conservées en toute sécurité et mises à la disposition lorsque cela est requis par le Traité de façon unique et centralisée, indépendamment de l'administration chargée de la recherche internationale (ACRI) ou de l'administration chargée de l'examen préliminaire (ACEPI) qui cite le document. L'OPIC voudrait utiliser le service du BI, mais ne peut le faire sans modification au règlement d'exécution du PCT.
  • Par conséquent, étant donné le libellé des règles pertinentes du PCT, la grande disponibilité des documents de brevet, l'utilisation en instance des services sécurisés du BI, sans oublier les économies potentielles reliées aux coûts des CD; aux coûts des RH et aux coûts du courrier physique, ainsi que la réduction du risque de perte de courrier, l'OPIC voudrait proposer ce qui suit à court terme :
    • à partir de la date de publication d'un avis, l'OPIC ne fournira plus une copie des documents de brevet sur le CD transmis avec le RRI [ce qui signifie probablement qu'aucun CD n'accompagnera le rapport];
    • la LNB sera encore gravée sur un CD qui sera transmis;
    • l'avis susmentionné et le Guide du déposant du PCT donneront aux demandeurs les directives nécessaires pour demander une copie des documents de brevet s'ils en ont besoin.
  • À long terme, l'OPIC voudrait utiliser les services du BI, ce qui signifie que l'OPIC ne graverait plus de CD.
  • L'OPIC souhaite vivement connaître les points de vue de la communauté des agents en ce qui concerne leur utilisation des documents des CD et obtenir leur avis sur la proposition du Bureau.
  • J. Pivnicki et J. Wilson se demandent si les non-demandeurs et les agents canadiens peuvent demander une copie auprès du BI de la LNB citée à l'encontre d'une demande. S.  Vasudev indique qu'il se renseignera pour savoir si cela a été envisagé par le BI. Il pourrait y avoir des problèmes de droit d'auteur. L'OPIC ne cherche pas à réduire ce qu'il transmet aux agents et aux demandeurs, mais plutôt à trouver des moyens plus efficaces de fournir la littérature.
  • J. Wilson souligne que, parfois, après de nombreuses années, un document de LNB devient pertinent dans le cadre d'une demande de brevet et doit être consulté. En ce qui concerne le plan à long terme du Bureau d'utiliser les services du BI, le temps de disponibilité de la LNB dans le dépôt centralisé du BI est limité, le document peut ne plus être facilement accessible.
  • A. Lajoie répond qu'il s'agit d'une bonne question que le Bureau transmettra au BI afin de clarifier les plans futurs.

d) Les délais d'exécution et les normes de service

  • A. Lajoie présente ce point portant sur les délais d'exécution et les normes de service du Bureau. À la fin de janvier 2017, toutes les premières actions d'examen étaient terminées, en moyenne, dans les 10,5 mois suivant la date de la requête d'examen (RE). En ce qui concerne les brevets délivrés au mois de janvier, la délivrance a eu lieu, en moyenne, dans les 34 mois suivant la date de la RE. Le Bureau est fier de ces résultats.
  • N. Tremblay ajoute que la norme de service pour le prochain exercice financier en ce qui concerne la réception d'une première action sera dans les 14 mois suivant la date de la RE, dans toutes les disciplines, 90 % du temps. En ce qui concerne les actions subséquentes, les normes de service pour les délais de traitement suivant la date de la réponse du demandeur pour les différentes disciplines sont (90 % du temps) :
    • division biotechnologique : dans les neuf mois;
    • division électrique : dans les huit mois;
    • division mécanique : dans les cinq mois;
    • division chimique (organique et générale) : dans les cinq mois.
  • D. Boudreau présente les normes de service pour les Opérations des brevets pour le prochain exercice financier :
    • en ce qui concerne les demandes déposées au Canada et les demandes PCT entrées en phase nationale, le certificat de dépôt et l'avis d'entrée en phase nationale, respectivement, seront envoyés par la poste dans les trois semaines suivant la réception de la demande, 90 % du temps;
    • en ce qui concerne l'envoi par la poste des certificats de dépôt : dans les trois semaines, 90 % du temps;
    • en ce qui concerne l'envoi par la poste de l'accusé de réception d'une RE faite après la date de dépôt : dans les trois semaines suivant la réception de la requête d'examen dès réception de la taxe applicable, 90 % du temps;
    • en ce qui concerne la délivrance d'un brevet octroyé : dans les huit semaines suivant le paiement de la taxe finale, 90 % du temps, pour les demandes en bonne et due forme. Il convient de noter que le processus de délivrance actuel a été réduit de dix semaines à huit semaines à six semaines suivant l'application de la taxe finale.
  • M. Paton demande avec quelle rapidité les clients doivent demander un remboursement d'une taxe finale. D. Boudreau répond qu'une telle demande devrait être faite un jour ou deux après le paiement.

e) Les prolongations de délai

S. Vasudev présente ce point portant sur les prolongations de délai.

  • Les articles 26(1) et 27 des Règles sur les brevetsautorisent le commissaire à proroger le délai pour les actions, les requêtes, les rétablissements et les appels « s'il est convaincu que les circonstances le justifient ».
  • La Direction des brevets recherche la cohérence dans sa pratique actuelle de prolongations de délai et l'amélioration de son alignement avec les autres lignes de produits de l'OPIC. Plus précisément, le Bureau prévoit ce qui suit :
    • un examen plus minutieux des motifs présentés pour la demande de prolongation de délai;
    • une prolongation de délai ne dépassant pas six mois par action, à moins que le demandeur ne puisse établir des circonstances exceptionnelles;
    • les prolongations de délai visant le délai de rétablissement ne seront considérées que si le demandeur peut établir des circonstances exceptionnelles.
  • La Direction des brevets publiera un énoncé de pratique et mettra à jour le RPBB afin de refléter les modifications ci-dessus. La mise en œuvre de ces modifications entrera en vigueur un mois après la publication de l'énoncé de pratique.
  • Le Bureau souhaiterait connaître les points de vue de la communauté des utilisateurs en ce qui concerne les modifications proposées à la pratique.
  • J. Wilson suggère que, pour éviter tout problème avec les cas qui bénéficient déjà d'une prolongation de délai, la mise en œuvre de ces modifications devrait se faire trois mois après la publication de l'énoncé de pratique.

4. Sujets relatifs à l'IPIC

a) Un nouveau membre de l'IPIC aux réunions spéciales de l'OPIC

  • L'IPIC tient à informer l'OPIC que Peter Wong de Parlee McLaws (Edmonton) a accepté d'être le nouveau membre de l'IPIC aux réunions du CPB avec l'OPIC (par téléconférence). Peter n'était pas disponible pour cette réunion et sa collègue et consœur du CPB de l'IPIC, Sue Rancourt, l'a remplacé par téléconférence. On espère que cela donnera à l'IPIC une meilleure représentation de l'Ouest canadien aux réunions du CPB.

b) Le courrier non livré retourné à l'OPIC (courrier réadressé et/ou mal adressé)

  • Ce point est présenté par J. Wilson. Elle a appris que le personnel de la salle du courrier de l'OPIC, de sa propre initiative, réadressait le courrier à expédier à l'adresse à laquelle on croyait que le courrier devait être envoyé, et (parfois) dans le non-respect des instructions du destinataire. Cela semble s'être produit à plusieurs reprises en janvier. Elle se demande si l'OPIC peut indiquer quand la situation du réadressage du courrier à l'OPIC a commencé. De plus, l'IPIC demande quelle est la politique habituelle de l'OPIC en ce qui concerne le courrier non livré/retourné, et avec qui un membre de l'IPIC pourrait communiquer pour obtenir plus de renseignements en ce qui concerne les questions de courrier.
  • D. Boudreau répond que, à la connaissance de l'OPIC, cette situation s'est produite cinq ou six fois. Il indique que le courrier réadressé en question a été envoyé par Purolator, même si Mme Wilson avait compris que le courrier régulier était envoyé par Postes Canada. D. Boudreau souligne qu'à chaque fois, le courrier a été retourné au bureau avant qu'une nouvelle étiquette autocollante n'y soit apposée. Il semble que le préposé à la salle de courrier ait communiqué avec le cabinet (Dimock Stratton LLP) et qu'on lui a demandé d'envoyer le courrier à une nouvelle adresse en raison d'une fusion récente. Cette donnée a été validée en consultant la page Web dimock.com/index.html. La confusion s'explique par une mauvaise adresse donnée en ce qui concerne la fusion des deux cabinets. Également, le préposé à la salle du courrier qui a communiqué par téléphone avec le cabinet aurait reçu de mauvais renseignements en ce qui concerne l'adresse de livraison.
  • La procédure de l'OPIC en ce qui concerne le courrier non livré et retourné est la suivante :
    1. L'employé numérise le courrier non livré/retourné et l'inscrit dans le système Techsource.
    2. L'employé valide l'adresse en consultant le système Techsource.
    3. L'employé envoie le courrier par courrier recommandé (si cela exige une intervention rapide, une nouvelle date sera donnée).
    4. Si le courrier revient de nouveau, l'employé le numérise alors de nouveau et l'inscrit dans le système Techsource.
    5. Le document est classé dans nos dossiers et aucune autre action n'est prise.
  • D. Boudreau indique qu'il fera un suivi pour s'assurer que la procédure ci-dessus est bien suivie et est bien documentée sous la forme d'un diagramme de processus et des instructions de travail correspondantes.
  • D'ici au 2 juin 2017, la personne-ressource en ce qui concerne les questions reliées au courrier est Andrée Patry et, à partir du 5 juin 2017, la personne-ressource sera Christian Gervais.

c) Le point sur le sous-comité du dépôt électronique du CPB

Janice Kelland et le sous-comité du dépôt électronique présentent ce point.

  • Mme Kelland présente un résumé de l'avancement du dépôt électronique à l'OPIC. Après une réunion fort dynamique avec l'OPIC en février 2016, il semble n'y avoir eu que peu de développements. Une consultation téléphonique a eu lieu dernièrement, et les membres du sous-comité du dépôt électronique de l'IPIC ont pu donner leur avis. La consultation a donné aux membres de l'IPIC l'impression que le dépôt électronique se heurtait encore à de nombreux obstacles. L'IPIC a demandé que l'OPIC se prononce sur les prochaines étapes en ce qui concerne le dépôt électronique, et potentiellement sur une date de mise en œuvre prévue. Adam Kingsley suggère que Mme Vikesh Srivastava, de Santé Canada (directrice associée, Division de l'informatique d'affaires) soit une personne-ressource que l'OPIC pourrait consulter en ce qui concerne des méthodes permettant de s'assurer de la sécurité des données et du suivi de l'utilisateur final. Peter Wong souligne que l'USPTO compte un centre d'affaires électroniques doté d'experts compétents et utiles. Il suggère qu'un tel groupe soit mis sur pied à l'OPIC avec la mise en œuvre du dépôt électronique.
  • D. Boudreau répond qu'au début mars, les clients remarqueront un changement dans la présentation et le mode de fonctionnement des formulaires en ligne pour la correspondance générale et le dépôt électronique en ce qui concerne les brevets, mais aussi les marques de commerce, les droits d'auteur et les dessins industriels. Ces mises à jour seront annoncées sur le site Web de l'OPIC.
  • Les mises à jour sur la présentation et le mode de fonctionnement sont nécessaires afin de respecter les normes Web du gouvernement du Canada et ont été pleinement mises en œuvre par l'équipe des TI d'ISDE.
  • Ces modifications ne sont pas directement liées au projet du Bureau des brevets d'améliorer le dépôt électronique des brevets et, par conséquent, elles ne répondent pas aux besoins cernés par la consultation de l'an dernier. Au cours de la dernière année, beaucoup de travail a été consacré aux exigences de ce projet, mais il a été mis en suspens quand les ressources ont été réaffectées au projet législatif qui ne sera terminé qu'au début de 2019.
  • Les clients remarqueront peut-être également en mars que la présentation de la correspondance générale se distinguera de celle du dépôt électronique. En raison de contraintes de temps, la correspondance générale n'a pas été entièrement mise à jour avec la dernière version de la présentation et du mode de fonctionnement du gouvernement du Canada. Ces deux formulaires subiront de nouvelles mises à jour dans les mois et les années à venir.
  • En cas de problèmes ou de questions en ce qui concerne l'utilisation des nouveaux formulaires, les clients peuvent communiquer avec le Centre de services à la clientèle de l'OPIC, où le personnel se fera un plaisir de les aider.
  • M. Paton souligne que, même si le projet est en suspens, il serait utile d'avoir une idée de ce que prévoit le groupe des TI en ce qui concerne ce projet, en particulier en matière d'infrastructure et d'architecture du système puisque l'architecture du système actuel présente des lacunes.

d) Le transfert de comptes ISDE actuels à de nouveaux cabinets

  • J. Wilson présente ce point portant sur les difficultés d'instauration d'un nouveau cabinet d'agents et d'un compte de dépôt auprès de l'OPIC et du transfert d'un compte utilisateur ISDE actuel à un nouveau cabinet. Il est souligné que plusieurs personnes de l'OPIC et des Finances doivent effectuer des tâches individuelles dans un ordre particulier pour que le processus fonctionne. L'IPIC demande que l'OPIC produise une liste d'étapes et de coordonnées pour expliquer toutes les étapes nécessaires lorsqu'un utilisateur ISDE veut associer son compte à un nouveau cabinet. L'IPIC suggère que le Bureau considère de nommer une ou des personnes-ressources à l'OPIC pour cette procédure. La ou les personnes-ressources pourraient superviser le processus complet et aider à la transition d'un agent. L'IPIC suggère que cela pourrait également être un bon cas pour l'initiative LEANde l'OPIC.
  • D. Boudreau répond que le Bureau apprécie les suggestions visant l'amélioration des procédures en ce qui concerne le transfert de comptes ISDE à de nouveaux cabinets et reconnaît qu'il peut s'avérer difficile de transiger avec différentes sections de l'OPIC (Direction des brevets-Taxes de maintien et registre des agents de brevets, Compte ISDE, et Finances) lorsque des cabinets d'agents sont achetés, fusionnés ou dissous. Il ajoute que les objectifs du Bureau sont de :
    • s'assurer du respect des exigences des Règles sur les brevetsen ce qui concerne le registre des agents de brevets;
    • s'assurer de la sécurité des comptes utilisateurs ISDE et que ceux-ci soient uniquement utilisés par les personnes autorisées;
    • s'assurer de la sécurité des données financières qui peuvent être reliées aux comptes utilisateurs ISDE.
  • Le Bureau examinera les améliorations possibles à apporter aux processus. Entre-temps, la Direction des brevets fournit la liste de personnes-ressources suivante pour chaque processus :

e) Une orientation claire en ce qui concerne l'article 24 des Règles et qui est autorisé à signer une nomination/révocation en vertu de l'article 20 des Règles

  • Ce point est présenté par J. Wilson. Elle souligne qu'il n'y a aucune orientation écrite en ce qui concerne l'article 24 des Règles ou ce qui est réputé « démontrer » au commissaire qui est le successeur ou quel processus doit être suivi dans des situations comme celles d'Heenan Blaikie ou de Dimock Stratton. La Direction des brevets, après avoir pris connaissance de ces situations, tente de se renseigner sur les demandes de brevets qui sont touchées et ce qu'elle souhaite, c'est que les demandeurs soient toujours représentés. L'IPIC suggère que l'OPIC et l'IPIC élaborent un processus de transition ordonnée dans la portée des présentes Règles.
  • S. Vasudev répond que l'intention de l'article 24 des Règles est de permettre une transition harmonieuse des dossiers lorsqu'un agent individuel est remplacé par un autre agent individuel. L'enregistrement et la nomination de cabinets d'agents de brevets facilitent la représentation des clients en permettant aux agents de gérer collectivement les demandes. L'OPIC convient que l'application de l'article 24 des Règles n'est pas évidente lorsqu'il y a dissolution d'un cabinet et qu'il y a plusieurs successeurs.
  • L'OPIC estime qu'il est important que la nomination d'agent pour chaque dossier soit adéquatement documentée afin d'éviter toute perte potentielle de droits par des demandeurs/titulaires de brevets. Sur le plan administratif, le Bureau doit s'assurer que la partie concernée communique avec le Bureau pour le traitement et le maintien en état d'une demande.
  • L'OPIC souhaiterait également souligner qu'en raison de contraintes techniques, il ne peut identifier toutes les demandes/brevets pour lesquels un agent en particulier a été nommé ou qui est l'agent de brevets associé à un dossier. Il est de la responsabilité des successeurs d'indiquer toutes les demandes et tous les brevets pour lesquels l'agent qui se retire a été nommé.
  • L'OPIC convient qu'il y a un manque de directives en ce qui concerne cette section et souhaiterait obtenir les suggestions de l'IPIC pour s'assurer d'une transition harmonieuse lorsqu'il qu'il y a plusieurs successeurs.
  • En ce qui concerne l'article 20 des Règles et qui est autorisé à signer la révocation/nomination d'un agent, l'OPIC souligne que le paragraphe 20(3) indique clairement que le demandeur et/ou l'agent de brevets peut signer. Il convient de noter que l'agent de brevets pressenti ne peut signer pour le demandeur.

À cette étape de la réunion, les points 5b) et 5a) à l'ordre du jour sous le point « Divers » sont abordés.

f) Les requêtes et les délais électroniques

Kay Palmer présente ce point.

  • Son cabinet a récemment rencontré des cas où deux (2) requêtes ont été émises pour une demande. Dans les deux cas, les actions du Bureau étaient identiques, à l'exception de la date indiquée dans l'action du Bureau. Dans l'un des cas, la première action du Bureau indiquait un délai de six mois, alors que le deuxième cas indiquait un délai de trois mois.
  • Il semble que l'OPIC connaît encore des difficultés dans l'envoi des requêtes. Une mise à jour de l'OPIC est nécessaire en ce qui concerne les procédures d'envoi des requêtes.
  • D. Boudreau répond que la Direction des brevets a également remarqué quelques erreurs en ce qui concerne les délais des actions du Bureau. Il semble que, dans la plupart des cas, l'examinateur n'a pas sélectionné le bon délai pour une ordonnance spéciale. Le Bureau a pris les mesures nécessaires pour s'assurer de l'exactitude des délais sélectionnées par les examinateurs, en :
    • rappelant la procédure aux examinateurs;
    • ajoutant une étape de contrôle de la qualité par le personnel de l'unité du la correspondance sortante.
  • Le Bureau n'est pas certain de ce qui s'est passé dans les cas où deux actions du Bureau, identiques à l'exception de la date, ont été émises pour une seule demande. On demande aux clients de fournir les numéros des demandes pour pouvoir mener une enquête plus approfondie. On encourage également les clients à utiliser le mécanisme de rétroaction en ligne pour signaler ce genre de problème.

g) Une demande indiquée comme « MORTE » sur le plan administratif

Jenna Wilson et Peter Wong présentent ce point.

  • Dans le cas d'une demande en particulier, les événements se sont déroulés comme suit :
    • L'OPIC estime qu'une lettre officielle accompagnée d'une requête a été transmise, mais aucune correspondance du genre ne semble avoir été envoyée.
    • La demande est d'abord jugée abandonnée, puis abandonnée de façon irrévocable; l'état de la demande passe donc à « morte » dans TechSource.
    • L'agent découvre l'état de demande morte et la raison de cet état, et envoie une demande de correction avec preuve à l'appui.
    • L'OPIC reçoit et enregistre la lettre; cependant, comme la demande est jugée morte, la tâche demandant de répondre à la lettre est automatiquement annulée. L'IPIC estime qu'il s'agit là de l'aspect le plus inquiétant de la situation.
  • L'IPIC souhaiterait comprendre la procédure en ce qui concerne les demandes « MORTES », le processus de correction de l'état de demande « morte », et, en particulier, comment la correspondance relative à ce genre de demandes est traitée. L'IPIC estime que TOUTE correspondance en ce qui concerne TOUTE demande ou TOUT brevet devrait être enregistrée.
  • L'IPIC souligne que la procédure américaine pour les brevets (en anglais seulement), qui prévoit une requête de rétablissement d'une demande abandonnée en cas de retard involontaire dans la réponse à une action du Bureau, pourrait servir de modèle pour un processus de traitement d'une demande canadienne jugée « morte ».
  • L'IPIC suggère également que l'OPIC revoir l'article 711.03c) du MPEP (en anglais seulement) : Une requête visant le retrait de l'abandon pour non-réception d'une action du Bureau.

S. Vasudev répond sur ce point.

  • L'OPIC regrette toute erreur résultant de la perte d'une correspondance. Le Bureau s'efforce de repérer et de minimiser ces cas. La plupart des cas de perte de correspondance sont repérés à l'étape de l'abandon lorsque l'avis de courtoisie est reçu. Peu de demandes de brevets passent à l'état « morte ».
  • Toute correspondance reçue en ce qui concerne les demandes de brevets et les brevets est numérisée et confiée au groupe approprié, indépendamment de l'état du dossier (y compris de l'état « morte »). Le système du Bureau supprime les tâches associées aux demandes de brevet dont le délai de rétablissement est dépassé. Il s'agit d'un outil acceptable qui permet au Bureau de se concentrer sur les demandes de brevets actives. Cependant, la correspondance n'est pas supprimée et reste dans le dossier.
  • Si la demande de brevet est abandonnée ou a dépassé le délai de rétablissement (MORTE), le demandeur peut présenter un affidavit indiquant n'avoir jamais reçu de correspondance ayant provoqué l'abandon. Le Bureau examinera et rétablira la demande. Le demandeur devrait continuer de payer les taxes périodiques pendant ce temps puisque le commissaire n'est pas autorisé à prolonger le délai de paiement des taxes.
  • Il semble que la question de suppression automatique de tâches ne pose problème que lorsqu'un affidavit et une demande de rétablissement sont reçus peu avant la fin de la période de rétablissement. Les agents sont invités à communiquer avec le Centre de services à la clientèle dans ces rares occasions de façon à ce que l'OPIC puisse faire un suivi.
  • En ce qui concerne la suggestion de l'IPIC de former un groupe désigné au sein de l'OPIC pour traiter ce genre de situations (comme c'est le cas avec le bureau des requêtes aux États-Unis), A. Lajoie souligne que toute correspondance pour la Direction des brevets est adressée au commissaire. Elle souligne cependant que le Bureau prend note de la suggestion et l'étudiera.

h) La simplification du processus de remboursement de taxes excédentaires

Ce point est présenté par Adrian Zahl.

  • Il souligne que, en ce moment, lorsqu'une taxe est payée en trop, les membres de l'IPIC reçoivent un avis de l'OPIC les invitant à demander un remboursement. Les membres envoient une lettre de demande de remboursement à l'OPIC puis surveillent leur compte de dépôt pour s'assurer, dans les faits, du dépôt du remboursement. C'est la seule façon de rembourser le client. Le processus de surveillance entraîne beaucoup d'efforts de la part des membres de l'IPIC (et probablement de l'OPIC). L'IPIC suggère que l'OPIC améliore sa pratique de remboursement en avisant l'agent :
    1. lorsque le dépôt a été (sera) fait;
    2. du numéro de la demande/du brevet correspondant au remboursement.

D. Boudreau répond sur ce point.

  • Une fois par mois, les Finances de l'OPIC fournissent au client un relevé des activités de leurs comptes de dépôt. Le relevé comprend les renseignements demandés ci-dessus.
  • Le Bureau pourrait améliorer sa pratique de remboursement en apportant de petites modifications au processus actuel. Le Bureau pourrait modifier le diagramme de processus PB-2A-PS-26 en envoyant au client une lettre de confirmation après la réception du courriel automatisé provenant des Finances (informant l'employé que le remboursement a été fait). Le courriel automatisé comprend la date à laquelle le dépôt a été fait.
  • Le volume de remboursements depuis avril 2016 est d'environ 700. Le processus modifié suggéré ajouterait environ 2,25 minutes de travail par remboursement. (700 x 2,25 = 1575 minutes/année = 26,25 heures/année = 0,5 jour/semaine).

i) La possibilité d'un nouveau service à l'OPIC

J. Wilson fait une suggestion concernant la possibilité d'un nouveau service pour l'OPIC :

  • L'OPIC pourrait générer une feuille de calcul électronique indiquant l'état de chaque brevet actif ou de chaque demande active (c.-à-d. les brevets en vigueur et les demandes qui ne sont pas mortes) pour lesquels cet agent est le correspondant autorisé au dossier, avec le numéro de référence de l'agent, l'état actuel et l'état en attente de la demande (par ex., « faisant l'objet d'un rapport » et « en période de grâce » = action du Bureau envoyée, délai de réponse échu, mais encore dans la fenêtre de traitement de la salle de courrier). L'agent peut s'en servir pour établir des correspondances avec sa propre banque de données afin de confirmer l'état des cas et examiner les cas qui n'apparaissent pas dans la liste (qui ne comprendrait pas les états « mort », « expiré » ou « périmé » puisque la liste serait très longue, mais si l'agent a une demande de brevet qui n'apparaît pas dans la liste, l'agent sait qu'il doit faire enquête).
  • L'IPIC souhaiterait que l'OPIC examine si cette feuille de calcul électronique des états pourrait devenir un service que le Bureau pourrait considérer à la demande d'un agent et (potentiellement) moyennant des frais.
  • A. Lajoie répond que cette demande est à la fois pertinente et encourageante du fait qu'elle est directement alignée sur les efforts de l'OPIC d'offrir au client un meilleur accès à son portefeuille de PI de produits et services. Le gouvernement du Canada estime qu'il est important d'offrir aux Canadiennes et aux Canadiens accès aux données générées, recueillies et utilisées par les ministères et les agences dans l'ensemble du gouvernement fédéral. Il est tout aussi important que les données soient mises à la disposition dans un guichet unique où il est possible d'effectuer des recherches. Alors que l'OPIC poursuit son Programme de modernisation des TI, le Bureau s'emploie à offrir aux clients des outils libre-service leur donnant accès, en un seul endroit, à tous les renseignements concernant leurs brevets. Malheureusement, le Bureau n'est pas encore rendu là.
  • Quoique techniquement possible, l'accessibilité à ces renseignements de façon ponctuelle entraîne un plus grand nombre de risques associés au regroupement des données provenant des systèmes opérationnels de l'agent et de l'OPIC. Invariablement, les disparités sont une conséquence naturelle de tout exercice de regroupement. Le Bureau estime qu'en raison des retards opérationnels actuels, toute communication utilisant les processus actuels risque d'entraîner une charge administrative excessive (gruge-temps) pour l'OPIC comme pour l'agent en passant du temps à corriger des disparités mineures.
  • Pour l'instant, il serait possible pour les agents de considérer recevoir ces renseignements à une date précise annuellement.

j) L'incohérence entre les cessions de demandes complémentaires et le RPBB

Louis-Pierre Gravelle présente ce point.

  • Il souligne que l'OPIC a cessé de présenter les cessions de rappel de demandes complémentaires. Il demande à l'OPIC d'indiquer quand ce changement est survenu et les raisons de ce changement. L'IPIC demande également des précisions sur la procédure de cession en ce qui concerne les demandes complémentaires. L'IPIC préfère que les cessions soient présentées comme énoncé au chapitre 14.10 du RPBB.
  • D. Boudreau répond que le changement dans le processus fait suite aux modifications apportées aux Règles sur les brevetsqui sont entrées en vigueur le 2 juin 2007, ainsi qu'à un autre ensemble de modifications qui sont entrées en vigueur le 1er octobre 2010. Le 2 juin 2007, l'article 37 des Règles sur les brevetsa été abrogé, éliminant ainsi l'exigence d'enregistrer un document montrant le transfert du ou des inventeurs au ou aux demandeurs. Un demandeur doit seulement présenter une déclaration de droit. Le 1er octobre 2010, les exigences de complètement ont été modifiées pour indiquer que la déclaration de droit n'était plus une exigence de complètement.
  • Dans un document portant sur des questions et réponses d'ordre technique publié par l'OPIC peu avant le 1er octobre 2010, le Bureau traite du processus « à rappeler » comme suit :
    • Les demandeurs peuvent-ils demander des « AR » (à rappeler) de la chaîne de titres pour les demandes complémentaires ?

      Non. L'Office ne maintiendra plus en état un système « AR », car il n'est pas nécessaire d'enregistrer de nouveau les actes de cession. Les demandeurs qui continuent de demander un « AR » recevront, toutefois, un certificat d'enregistrement qui contiendra un seul numéro d'enregistrement, étant donné que la chaîne de titres commence maintenant avec le demandeur/dernier propriétaire, plutôt qu'avec les inventeurs.

    • Les demandes complémentaires seront-elles traitées différemment lorsque les Règles auront été modifiées ?

      Non. Comme d'habitude, les demandes complémentaires doivent toujours être déposées par le propriétaire de la demande originale/ « parent ». Ceci étant dit, plutôt que toute la chaîne de titres soit automatiquement rapportée de la demande originale/« parent » à la demande complémentaire, seul le dernier propriétaire de la demande originale/« parent » figurera dans la chaîne de titres de la demande complémentaire.

  • Quoique le processus puisse être différent de ce qui est reflété actuellement dans le RPBB, l'intention demeure la même, à savoir que (comme indiqué ci-dessus) « les demandeurs qui continuent de demander un « AR », recevront un certificat d'enregistrement qui contiendra un seul numéro d'enregistrement, étant donné que la chaîne de titres commence maintenant avec le demandeur/dernier propriétaire, plutôt qu'avec le ou les inventeurs ». Puisque les inventeurs n'apparaissent plus dans la chaîne de titres, l'OPIC n'est plus en mesure de les traiter comme avant.
  • Lorsque le Bureau reçoit une demande complémentaire avec une demande de rapporter les cessions et les taxes, le Bureau n'exige pas du demandeur la production d'une copie de la ou des cessions. Le Bureau prend les cessions enregistrées dans la demande de brevet et les enregistre en leur donnant de nouveaux numéros d'enregistrement.
  • L'OPIC examinera la possibilité de modifier le RPBB afin de supprimer l'incohérence de cette pratique.

5. Divers

Les points 5b) et 5a) ont été déplacés pour suivre le point 4f) de l'ordre du jour.

a) Le site Web de l'OPIC (IPIC)

J. Pivnicki demande quand les membres de l'IPIC peuvent s'attendre à ce que le site Web de l'OPIC soit déplacé vers canada.ca et quelle sera la nouvelle adresse.

  • N. Tremblay répond que l'objectif est de faire migrer le site Web et les demandes d'ici la fin de 2017. Les dates de migration des demandes peuvent varier puisqu'elles doivent être mises à jour individuellement. Certaines migreront sous peu alors que les autres suivront dans le courant de l'année. L'adresse opic.gc.ca restera active et demeurera l'alias courriel principal du Bureau.
  • L'adresse canada.ca sera : https://www.canada.ca/fr/office-propriete-intellectuelle.html
    • Cette page est déjà active, mais ne renvoie pas encore à la page d'accueil de l'OPIC.
  • Le Bureau profite également de l'occasion pour revoir et mettre à jour le contenu et la structure de son site (par ex., les taxes en matière de brevets).
  • Le Bureau espère que le produit final sera un site plus convivial offrant des ressources améliorées au soutien de la communauté.

b) Le Conseil de révision de l'unité (OPIC)

Lors de la dernière réunion du CPB du 25 octobre 2016, le Bureau a indiqué qu'il allait faire un suivi au sujet de la question de J. Wilson qui demandait s'il existe réellement un Conseil de révision de l'unité (CRU) qui se penche sur les différends entre demandeurs et examinateurs concernant l'unité de l'invention, et, si oui, comment se déroule la révision.

  • N. Tremblay répond qu'un CRU peut être créé dans les cas où l'examinateur maintient qu'il y a une irrégularité d'absence d'unité dans (au moins) deux requêtes, et que l'examinateur considère que la dernière réponse et/ou modification du demandeur ne remédie toujours pas à l'absence d'unité. Le chef de section de l'examinateur et son directeur revoient ensuite le dossier. Si le chef de section ou le directeur conteste l'absence d'unité, le dossier est renvoyé à l'examinateur pour qu'il en poursuive le traitement. Si le chef de section et le directeur conviennent qu'il y a absence d'unité, le directeur met sur pied un comité spécial nommé CRU composé de trois membres choisis par le directeur. Le CRU examine la demande, le rapport d'examen et les réponses du demandeur avant de tirer l'une des trois conclusions suivantes :
  • Lorsque le CRU considère qu'il y a unité de l'invention, la demande est envoyée à l'examinateur pour qu'il en poursuive le traitement.
    1. Lorsque le CRU considère qu'il y a absence d'unité, mais que des précisions sur le raisonnement ou les groupes de revendications sont nécessaires, l'examinateur dresse un autre rapport tenant compte de ces précisions.
    2. Lorsque le CRU considère qu'il y a absence d'unité et que le raisonnement et les regroupements sont clairement exprimés, un avis d'instructions est préparé. Cet avis est examiné par le chef de section, le gestionnaire de programme-Pratiques d'examen, le directeur et le sous-commissaire aux brevets. L'avis est envoyé au commissionnaire aux brevets pour autorisation et signature, puis l'avis est envoyé au demandeur.
    3. Dans le cas de la troisième conclusion, lorsque le demandeur modifie la demande pour remédier à l'absence d'unité, l'examinateur rédige alors une lettre confirmant la restriction réussie des groupes et la demande est resoumise à un examen régulier. Lorsque l'irrégularité n'est pas surmontée, la demande est éventuellement acheminée à la Commission d'appel des brevets (CAB) pour une évaluation de l'unité. Lorsque la CAB convient que l'irrégularité d'absence d'unité indiquée dans l'avis d'instructions n'est pas surmontée, une recommandation de rejet peut être faite par le commissaire aux brevets.

C) Le bulletin de renseignements proposé en réponse à une suggestion faite à l'AGA de l'IPIC

  • D. Boudreau présente un exemple visuel d'un genre de bulletin de renseignements à l'intention de la communauté des agents qui pourrait être publié par la Direction des brevets sur une base trimestrielle sur le site Web de l'OPIC. Le genre de renseignements qui pourrait y figurer comprend le recrutement des examinateurs, les stratégies d'innovation, l'ATDB, les statistiques, etc. D. Boudreau demande si cela répond à la demande formulée à l'AGA de l'IPIC en ce qui concerne la communication de tels renseignements et quelles sortes de renseignements pourraient intéresser les membres de l'IPIC. Le Bureau est ouvert à toute suggestion à cet égard.
  • M. Paton répond que cela doit être présenté aux membres du comité pour connaître leurs points de vue. Elle ajoute qu'une section de questions-réponses pourrait être utile.

6. Prochaine réunion et mot de la fin

  • La prochaine réunion du CPB est prévue pour le mardi 13 juin 2017à 13 h, à la Place du Portage, Phase 1, salle 24G.
  • J. Pivnick convient de veiller à ce qu'une liste des sujets proposés soit envoyée à l'OPIC d'ici le 23 mai 2017.

La séance est levée à 15 h 10.