La qualité des brevets à l’OPIC

 

 

 

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Marie Quinn, Gestionnaire de Programme – Qualité, Direction des Brevets

Ordre du jour de la présentation d'aujourd'hui

Objectif

Le but de ce Sommet est de mobiliser nos intervenants, donc vous, et de collaborer avec vous afin d'améliorer continuellement la qualité de nos produits, processus et services en matière de brevets.

Nous voulons connaître votre opinion et nous comptons sur votre participation dans les ateliers qui suivront.

Accorder des droits de PI de qualité en temps opportun

Un des 5 piliers dans notre stratégie d'affaires quinquennale

  • Fournir des services et des droits de PI conformes aux attentes des clients, aux besoins du marché et respectueux de l'intérêt public
  • Être reconnue comme une organisation fondée sur la qualité
  • Moderniser nos pratiques, nos processus et nos outils

Qualité des brevets de l'opic

Système de management de la qualité de la direction des brevets (SMQ de la DB)

Équipe de la qualité

Équipe de la qualité

  • Noyau de 10 personnes, incluant le Gestionnaire de programme, les coordonnateurs de projets, le coordonnateur de la norme ISO, l'équipe des diagrammes

Comité directeur de la qualité des brevets (CDQ) / Comité de gestion des brevets (CGB)

  • Comprend des cadres supérieurs, notamment la directrice générale et les directeurs de l'examen

Groupe de travail sur la qualité

  • Comprend des examinateurs et des superviseurs de chaque division

La Direction des brevets de l'OPIC a reçu la certification ISO 9001:2015 en mars 2017

Principaux objectifs en matière de qualité

  • Qualité
  • Délais raisonnables
  • Efficacité

Politique sur la qualité et normes de qualité de l'examen des brevets

Consultez notre page Web sur la qualité

Mesures de la qualité des brevets

Pour assurer la qualité des brevets, nous mesurons la qualité de nos produits, processus et services :

Produits

  • AQ/CQ
  • Dossiers de recherche

Processus

  • Délais d'éxécution
  • Inventaires
  • Audits internes et externes

Services

  • Sondages
  • Rétroaction
  • Plaintes
 

Produits de qualité

Assurer la qualité des produits

Produits découlant de l'examen
  • Produits nationaux : Rapports et acceptations
    • Contrôle de la qualité
    • Suivi et amélioration continue, par exemple :
      • Formation supplémentaire, améliorations apportées aux outils des examinateurs, mise à jour des questions de CQ, analyse des incohérences identifiées
  • Produits internationaux : RRI/OÉ et RPIB
    • Contrôle de la qualité et assurance de la qualité
    • Suivi et amélioration continue, par exemple :
      • Formation supplémentaire, mise en oeuvre de listes de vérification, mise à jour des questions de CQ
Produits découlant de l'examen – Programme de CQ National
  • 25 à 30 % des rapports sont contrôlées par un superviseur
  • 30 à 40 % des acceptations
    • CQ supplémentaire pour les nouveaux examinateurs ou à la demande du superviseur
  • Collecte continue de données
  • Données analysées deux fois par an
  • 11 questions liées aux rapports des examinateurs
  • 7 questions relatives aux acceptations
    • Toutes les acceptations sont contrôlées afin de s'assurer qu'il n'y a pas de défauts en lien avec des objets non prévus par la loi
Produits découlant de l'examen – Rapport CQ, Taux de conformité 2017/2018
Produits découlant de l'examen – Rapport CQ, Taux de conformité 2017/2018
Sujet Taux de non-conformité
L'objet non prévu par la Loi est identifié adéquatement < 2.4 %
L'antériorité citée a une date de citation valide < 0.8 %
L'antériorité a été citée en vertu de l'article pertinent de la Loi < 0.9 %
L'argument concernant la nouveauté/l'évidence est raisonnable < 1.3 %
Toutes les revendications sont identifiées correctement comme étant nouvelles ou évidentes < 1.7 %
Produits découlant de l'examen – CQ Acceptations, Taux de conformités 2017/2018
Produits découlant de l'examen – CQ Acceptations, Taux de conformités 2017/2018
Sujet Taux de non-conformité
Toutes les revendications portent sur un objet prévu par la Loi < 0.6 %
Les revendications sont anticipées ou évidentes < 0.5 %
Les irrégularités sont corrigées de manière satisfaisante < 0.3 %
Toutes les irrégularités ont été relevées dès le premier rapport < 2.8 %
Produits découlant de l'examen – Programme de CQ International
  • 25 % des rapports RRI/OÉ sont vérifiés par un superviseur pour assurer la conformité avec les exigences minimales du PCT
  • 25 % des rapports RPIB sont vérifiés par un superviseur
  • Collecte continue de données
  • Données analysées deux fois par an
  • 29 questions liées au RRI/OÉ
  • 15 questions relatives au RPIB
  • Améliorations incluent une liste de vérification pour les examinateurs afin de garantir qu'aucun point n'est omis
Dossiers de recherche
  • Nous recueillons des renseignements sur les recherches afin de pouvoir analyser les données et améliorer continuellement nos rapports de recherche et la qualité des recherches
  • Exemples de mesures recueillies :
    • % premières actions pour lesquelles une recherche complète a été effectuée
    • % de demandes nécessitant une recherche complémentaire / supplémentaire
    • % de demandes pour lesquelles la poursuite des membres de la famille correspondants est disponible
    • Stade de la poursuite à l'étranger au moment de l'acceptation
  • Aucune donnée n'est recueillie sur les chaines de recherche individuelles

Processus de la qualité

Assurer la qualité des processus

Audits internes des processus

Amélioration des processus en relevant les possibilités d'amélioration et en assurant la correction des non-conformités

  • Approche d'audit interne axée sur les risques – auditer plus souvent les processus présentant des risques élevés
  • Auditeurs internes agréés
figure 1
Audits internes des processus
Équivalent textuel : audits internes des processus
  • Analyser les facteurs de risque du processus (par ex. complexité, nombre d'acteurs, fréquence des tâches, impact, etc.)
  • Classer en fonction du risque
  • Prioriser les processus pour l'audit
Constatations de l'audit interne des processus - mai 2018
  • 45/185 des processus de la DB ont été audités en fonction des normes et exigences ISO 9001:2015
  • Des divergences dans la mise en oeuvre des processus ont été observées dans 23 % des processus audités
    • Les améliorations comprennent : la mise à jour des outils de CQ, l'offre des sessions de sensibilisation, la révision des processus et des outils logiciels, l'amélioration des envois du PCT international, etc.
    • D'autres projets d'amélioration sont prévus et en cours!
Audits externes
  • Obtention de la certification ISO 9001:2015 en mars 2017
  • A réussi l'audit de surveillance ISO en avril 2018
  • Prochain audit de surveillance en mars 2019

Audit de surveillance ISO d'avril 2018

Rapport de l'auditeur :

10 commentaires incluant :

  • 8 pratiques exemplaires notées
  • 2 possibilités d'amélioration identifiées
  • 0 tendance négative observée
Assurer la sensibilisation au SMQ
Formation
  • Formation obligatoire sur le SMQ
Communications
  • Bulletins réguliers à l'intention des examinateurs et des opérations
  • Réunions régulières à tous les niveaux
  • Articles
  • Kiosque sur la qualité lors des événements « portes ouvertes »
  • Conversations sur la qualité des brevets (webinaires)

Excellence du service à la clientèle

Mécanisme de rétroaction en ligne (MRL)

  • Plus de 400 problèmes ont été enregistrés en 2017/2018
  • Réponse dans les 5 jours
  • Analyse des commentaires aux fins d'amélioration continue
  • Les problèmes identifiés incluent :
    • Mise à jour aux dossiers, avis / certificats manquants
    • Rapports d'examen et réponses aux rapports manquants
  • Actuellement en cours :
    • Projet Lean pour améliorer la correspondance entrante
    • Révision des processus de la correspondance sortante

Service d'entrevue concernant l'examen des brevets

  • L'audit des processus liés au service d'entrevue a permis d'améliorer davantage les processus, tant du côté des Opérations que de l'examen
  • Un audit des entrevues réalisées a été mené :
    • Délai moyen de réponse - 8 jours
    • 96 % de réponses reçues avant la date d'échéance
    • Y a-t-il un intérêt à élargir le service (demander aux examinateurs d'appeler plus souvent)?

Sondages

Sondage sur la satisfaction de la clientèle de l'OPIC 2018

  • Nous vous avons entendu et nous travaillons maintenant à répondre à vos préoccupations
    • Qualité et cohérence pendant le processus d'examen;
    • Facilité et efficacité du processus de demande;
    • Effort supplémentaire fourni pour s'assurer que les clients reçoivent ce dont ils ont besoin;
    • Rapidité globale de la réception de l'enregistrement ou de l'octroi d'une demande
  • Gestionnaire de service d'excellence, Direction des Brevets
    • Nouveau poste depuis de février

Sondage sur les produits de brevets nationaux

  • Rapports de l'examinateur – voir le lien au bas de chaque rapport
  • Un très faible pourcentage de clients répondent au sondage
    • Les plaintes sont liées à des demandes spécifiques
  • Service d'entrevue mis en oeuvre en partie pour répondre aux commentaires reçus

Measurer la qualité des brevets

Indicateurs de qualité des brevets publiés par OPI

Indicateurs de qualité des brevets publiés par OPI
Office de la PI (OPI) Satisfaction de la clientèle (sondages) Délais d'éxécution Plaintes Indicateurs de produits (AQ/CQ) Indicateurs de processus Rapport sur la qualité
OPIC - - - -
OEB Note de bas de page 1 Note de bas de page 1
IPA - Note de bas de page 1 - Note de bas de page 1 -
JPO - - - - -
USPTO - - -

Direction des brevets mesures de qualité

Situation actuelle à l'OPIC

  • Normes de service
  • Statistiques mensuelles de production
    • Nouvelles demandes, inventaire, brevets octroyés
  • Cibles de rendement
    • Certificat de dépôt, certificat d'enregistrement, première action, action subséquente, transmission d'une action réclamant un examen accéléré, octroi d'un brevet.
  • Rapport annuel
  • Sondage sur la satisfaction de la clientèle 2018

Rétroaction / questions

Faites-nous savoir ce que vous pensez!

Veuillez nous envoyer un courriel à l'adresse suivante : ic.qualitedb-pbquality.ic@canada.ca

Merci