Annexe G
Comparaison du CODE DE CONDUITE DE L'IPIC (JUILLET 2013),
considéré comme un code fondé sur les « principes », avec le
CODE DE CONDUITE DES AVOCATS DE BREVETS, DES AVOCATS DE MARQUES DE COMMERCE ET AUTRES PERSONNES RÉGLEMENTÉES (RULES OF CONDUCT FOR PATENT ATTORNEYS, TRADE MARK ATTORNEYS AND OTHER REGULATED PERSONS) de
l'IPREG (OFFICE DE RÉGLEMENTATION DE LA PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE DU ROYAUME-UNI)
Le but du présent exercice est d'illustrer ce à quoi ressemblerait, sur une « base de principes », un code de conduite canadien s'il se fondait sur le Code de l'IPIC. Le Code de l'IPIC est déjà établi sur des « principes », cependant il comprend des « règles », alors que les règles du Code de l'IPREG sont élaborées comme des « lignes directrices ».
L'extrait qui suit est tiré de la « Règle 2 — Portée » de la version de l'IPReg.
« […] Les lignes directrices présentées en italiques accompagnant ces Règles ne sont pas obligatoires et ne font pas partie des Règles. Néanmoins, toute infraction présumée aux Règles sera étudiée en tenant compte des lignes directrices. » [traduction libre]
Si un code de conduite des agents de PI canadien est adopté par le Parlement, nous craignons la possibilité que le « principe » devienne loi, et que les règles deviennent des règlements. Même le changement de règlements au Canada peut exiger un temps, des efforts et une volonté considérables. À l'inverse, des « lignes directrices » pourraient probablement être modifiées au niveau administratif.
Code canadien proposé
Exemple 1
2. Confidentialité
Un agent a le devoir de protéger les confidences et les secrets de ses clients sauf lorsqu'une divulgation est expressément ou implicitement autorisée par le client, est exigée par la loi ou par une ordonnance d'un tribunal, ou autrement permise ou exigée par le présent Code.
Lignes directrices
- L'agent est tenu en tout temps de garder dans le plus grand secret tous les renseignements qu'il apprend au sujet des affaires et des activités d'un client au cours de la relation professionnelle.
- L'agent doit exercer une diligence raisonnable pour assurer le caractère privé et confidentiel desdits renseignements.
- L'agent doit continuer à maintenir confidentiels de tels renseignements, même après que le dossier soit clos ou que la relation professionnelle avec le client soit terminée.
- L'agent doit se garder d'alimenter ou de commenter toute conjecture relative aux affaires ou aux activités de son client, même si certains faits sont de notoriété publique.
- L'agent ne doit pas divulguer un renseignement confidentiel qu'il a obtenu concernant les affaires ou les activités de son client, quelle qu'en soit la source, autre que les faits qui sont de notoriété publique.
- Lorsque la divulgation est requise par la loi ou par ordonnance d'un tribunal, l'agent doit toujours faire en sorte de ne pas divulguer plus de renseignements qu'il n'en faut.
- L'agent peut divulguer des renseignements confidentiels à un avocat pour obtenir un avis juridique ou déontologique concernant sa conduite.
Commentaire
Afin de favoriser une communication ouverte entre le client et l'agent, il est important que le client se sente à l'aise et qu'il ait l'entière conviction que toute communication sera traitée sous le sceau de la confidentialité par l'agent.
En règle générale, à moins que la nature de l'affaire ne l'exige, l'agent ne doit pas divulguer qu'on a fait appel à ses services pour une affaire déterminée ou qu'une personne l'a consulté au sujet d'une affaire déterminée, peu importe si une relation agent-client a été établie entre eux.
L'agent doit veiller à ne pas divulguer à un client des renseignements confidentiels concernant un autre client ou obtenus de cet autre client et doit refuser d'agir si le mandat exige une telle divulgation.
Dans certaines situations, on peut déduire que le client a autorisé une divulgation. Par exemple, il est sous-entendu, qu'un agent peut, à moins d'indication contraire du client, divulguer les affaires du client aux partenaires, aux associés, au personnel administratif et autres employés de la firme de l'agent. Mais cette autorisation implicite de divulgation impose à l'agent l'obligation de bien faire comprendre auxdites personnes l'importance de ne rien divulguer (durant et après leur emploi) et exige de l'agent qu'il prenne toutes les précautions raisonnables pour empêcher ces personnes de divulguer ou d'utiliser des renseignements qu'il est lui-même tenu de garder confidentiels.
L'agent est tenu d'une obligation de confidentialité envers tous ses clients sans exception, qu'ils soient habituels ou occasionnels. Cette obligation demeure après la fin de la relation professionnelle et subsiste indéfiniment après la fin du travail de l'agent pour le compte du client.
Exemple 2
4. Qualité du service
Lorsqu'il donne des conseils à un client, l'agent doit être honnête et franc et doit donner au client tous les renseignements qu'il possède et qui pourraient avoir une incidence sur les intérêts du client dans le dossier.
Lignes directrices
- L'agent doit donner au client des conseils et un service compétents fondés sur une connaissance suffisante des faits pertinents, un examen adéquat de la loi applicable, ainsi que l'expérience et la compétence de l'agent.
- L'avis de l'agent doit être sincère et direct et doit clairement refléter l'opinion de l'agent sur le bien-fondé et les résultats probables.
- S'il devient clair que le client n'a pas compris réellement la situation ou les éléments en cause, l'agent doit lui expliquer sa situation véritable et le conseiller convenablement sur les conséquences à envisager et les questions en jeu.
- L'agent doit exécuter avec une promptitude raisonnable les directives du client et il doit répondre à toutes les demandes de renseignements du client.
- L'agent doit prendre des mesures raisonnables pour informer le client des coûts associés à l'obtention ou à une demande de protection, au Canada ou ailleurs, en matière de propriété intellectuelle, tel que le recommande cet agent.
- L'agent doit communiquer les renseignements rapidement et efficacement à toutes les étapes de l'affaire.
- L'agent ne doit pas entreprendre un mandat s'il ne se sent pas à l'aise, pour des raisons justifiées, de le faire ou s'il n'est pas d'accord avec les directives du client à un tel point que les directives diminueraient la capacité de l'agent à exercer ses fonctions conformément au présent code.
- L'agent doit informer le client de toute erreur ou omission concernant les affaires du client dans les plus brefs délais.
Commentaire
À l'occasion, l'agent doit être ferme avec son client. Être ferme, sans être impoli, n'est pas une infraction à la règle. Dans ses communications avec le client, l'agent pourrait être en désaccord avec le client ou être préoccupé par la position du client au sujet de l'affaire, et pourrait ainsi donner des conseils qui ne plairont pas au client. Une telle situation pourrait légitimement exiger une discussion ferme et animée avec le client. L'agent ne doit pas laisser le client dans l'ignorance au sujet de questions qu'il sait pertinentes au mandat.
L'agent doit communiquer de façon efficace avec le client. L'efficacité de cette communication peut varier selon la nature du mandat, les besoins et les spécificités du client, ainsi que la nécessité pour le client de prendre des décisions éclairées et de donner des directives.
Avant ou dans un délai raisonnable après le début d'un mandat, l'agent doit donner au client autant de renseignements que possible par écrit concernant les honoraires et débours et les intérêts, selon ce qui est raisonnablement possible compte tenu des circonstances, incluant le calcul qui permettra de fixer les honoraires. L'agent doit confirmer par écrit à son client la teneur de toute discussion concernant les honoraires au fur et à mesure de la progression de l'affaire et peut réviser l'estimation initiale des honoraires et des débours.
En exigeant un service consciencieux, appliqué et efficace, on demande que l'agent fasse tout effort possible pour servir le client en temps opportun. L'agent doit respecter les dates d'échéance à moins de fournir une explication raisonnable et de s'assurer que la situation ne nuira pas au client. Peu importe si une échéance est prescrite, l'agent doit poursuivre une affaire sans délai en communiquant avec son client et en lui faisant part de l'évolution de l'affaire. En l'absence d'une telle évolution, la communication avec le client devrait être entretenue selon les attentes du client.
Si l'agent découvre, dans le dossier dont l'agent est responsable, une erreur ou une omission qui porte ou pourrait porter préjudice au client et qui ne peut être corrigée facilement, il doit :
- informer le client de l'erreur ou de l'omission dans les plus brefs délais sans prendre en charge la responsabilité civile;
- recommander au client d'obtenir un avis juridique indépendant concernant cette affaire;
- aviser le client que compte tenu des circonstances, il se peut qu'il ne soit plus en mesure de le représenter.