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2. Modernisation du registre des agents de brevets et de la liste des agents de marques de commerce

2.1 Contexte

La loi oblige l'OPIC à tenir un registre des agents de brevets^{Footnote 1} ainsi qu'une liste des agents de marques^{Footnote 2} de commerce (les listes). Tout au long des discussions des tables rondes tenues par l'OPIC, ces listes ont été expressément désignées par les clients comme nécessitant des améliorations. Étant donné qu'elles sont des outils de première ligne pour les clients, l'OPIC a entrepris un examen de l'utilité de ce service en vue d'appuyer ceux qui sont à la recherche d'un agent de PI qualifié.

2.2 Listes des agents

Le point de départ de cet examen découle d'une demande de la part des clients de l'OPIC d'une liste des agents agréés, facilement accessible, faisant autorité et précisant leur domaine d'expertise technique^{Footnote 3}. Un examen initial du registre des agents de brevets et de la liste des agents de marques de commerce a révélé que les listes sont désuètes, difficiles à utiliser, incomplètes et non à jour. Actuellement, les listes sont accessibles à partir du site Web de l'OPIC ou par l'intermédiaire du Centre de service à la clientèle de l'OPIC. Les listes elles-mêmes semblent être difficiles à trouver pour ceux qui n'ont pas déjà de connaissances dans le domaine de la PI ou à qui le site Web de l'OPIC n'est pas familier.

2.2.1 Registre des agents de brevets

Lorsqu'un agent de brevets résidant au Canada s'inscrit ou renouvelle son inscription au Bureau des brevets, on lui demande s'il désire que son nom soit publié dans le registre des agents de brevets accessible au public. Le site Web de l'OPIC indique que ceci est « une liste limitée d'agents de brevets inscrits qui sont prêts à accepter de nouveaux clients^{Footnote 4} ». Ceux qui ne souhaitent pas que leur nom soit publié figurent sur une liste complète tenue exclusivement par l'OPIC.

Les agents de brevets non résidants peuvent faire ajouter leur nom au registre pourvu qu'ils paient la taxe applicable et qu'ils soient en règle avec le bureau des brevets de leur pays de résidence^{Footnote 5}. Cependant, ces noms ne sont pas publiés dans le registre accessible au public.

Le nom des firmes peut être inscrit, pourvu que le nom d'au moins un membre de la firme soit également inscrit au registre. Le nom des firmes résidantes est publié dans le registre accessible au public sauf indications contraires de la part de la firme. Les noms des firmes non résidantes ne sont pas publiés.

Les noms figurant au registre sont classés en ordre alphabétique, mais lorsqu'une lettre particulière est sélectionnée, la liste de noms qui apparaît n'est pas en ordre alphabétique. Les noms sont également classés par catégories géographiques. Toutes les provinces sont représentées à l'exception de l'Île-du-Prince-Édouard; les territoires ne sont pas représentés.

2.2.2 Liste des agents de marques de commerce

Le Bureau des marques de commerce ne tient qu'une seule liste des agents de marques de commerce. Celle-ci est accessible au public et comprend les noms des firmes, des agents résidants, et des agents non résidants qualifiés.

Les noms figurant sur la liste sont classés en ordre alphabétique et également rangés par catégories géographiques selon les principaux centres et régions, y compris une option pour les autres pays. La catégorie pour les autres pays n'est clairement pas une liste exhaustive. Les agents non résidants peuvent se trouver partout dans la liste alphabétique, bien qu'ils ne soient pas inclus dans la catégorie précise indiquée pour les autres pays.

2.2.3 Lacunes des listes

L'objectif des listes n'est pas précisé dans le site Web de l'OPIC. On n'y trouve aucune indication quant aux compétences requises pour être inscrit sur les listes. Il y a une disparité entre les deux listes, en ce sens que l'une est une liste limitée de noms publiés alors que l'autre est une liste exhaustive. Finalement, le site Web ne permet pas de savoir avec certitude dans quelle mesure le contenu des listes est à jour.

La liste actuelle des agents de marques de commerce comprend les agents non résidants, mais ne contient aucune indication sur les contraintes inhérentes auxquelles sont soumis ces agents étrangers. Les agents non résidants doivent nommer un coagent résidant au Canada pour correspondre avec l'OPIC relativement à une demande^{Footnote 6}. Ce manque d'information peut induire les demandeurs en erreur.

Un autre point faible flagrant des listes est l'absence totale de facilité de recherche. Il n'existe aucune fonction de recherche par mot clé pour consulter l'une ou l'autre des listes. Du point de vue du client, les listes ne se trouvent pas facilement et ne sont pas très conviviales.

2.2.4 Listes des agents d'autres administrations

D'autres administrations ont été passées en revue afin de déterminer si et comment les agents de PI, les avocats, les conseillers juridiques et les firmes apparaissent dans le registre, la liste et/ou la base de données officiels de personnes ou de firmes autorisées à agir devant leurs autorités respectives. Plus particulièrement, les administrations étrangères examinées sont : l'Australie, l'Union européenne, le Royaume-Uni, la Nouvelle-Zélande, le Japon et les États-Unis.

En règle générale, dans les cas où une autorité ne tient pas de liste officielle, un organisme de surveillance professionnel indépendant de ladite autorité établit et maintient une liste. Peu importe qui détient la liste, son existence peut ne pas être évidente pour les personnes avec peu d'expérience dans le domaine de la PI. Les listes d'agents dans les administrations étrangères vont de non consultables à entièrement consultables en ligne. Lorsque consultable, l'information fournie se limite généralement au nom et aux coordonnées.

Autres constatations d'intérêt :

• Certaines autorités ou certains organismes de surveillance professionnels maintiennent une seule liste englobant les praticiens de brevets et de marques de commerce. D'autres maintiennent des listes séparées ou multiples.
• La fréquence de mise à jour des listes dans les administrations qui ont été examinées varie beaucoup. L'intervalle le plus long entre deux mises à jour est d'un an.
• Pour certaines autorités, la présence sur une liste officielle est obligatoire pour pouvoir exercer devant cette autorité.
• Ce ne sont pas toutes les administrations qui permettent les noms de firmes comme unique inscription sur leurs listes d'agents.

Le seul point commun entre toutes les listes semble être que si une personne ou une firme présente une demande d'inscription sur une liste, qu'elle soit obligatoire ou volontaire, elle doit être qualifiée pour exercer devant l'autorité détenant la liste. Les exigences qui justifient cette reconnaissance peuvent être ou ne pas être facilement accessibles.

En résumé, ce ne sont pas toutes les autorités qui exigent une liste des personnes ou des firmes autorisées à exercer devant l'autorité en question. Lorsque des listes existent, on ne sait pas très bien si toutes les autorités exigent que lesdites listes indiquent chaque personne ou firme qualifiée pour exercer devant elles. Les fonctions de recherche en ligne, lorsque disponibles, peuvent être difficiles à trouver et ne donner accès qu'aux coordonnées de base d'une personne ou d'une firme.

2.3 Quels renseignements devraient contenir les listes et comment les y acheminer?

L'un des principaux objectifs des listes est de mettre à la disposition des clients un outil leur permettant de trouver des agents de brevets et de marques de commerce qualifiés. Le groupe de travail estime qu'il y aurait avantage à fournir de l'information en sus de ce qui est actuellement disponible sur les listes (voir l'annexe C pour un exemple des inscriptions actuelles).

2.3.1 Renseignements à être inclus sur les listes

Chaque inscription sur les listes devrait comporter les renseignements suivants :

1. Nom de l'agent ou de la firme.
2. Coordonnées (adresse, numéro de téléphone, adresse de courriel, lien du site Web de l'agent ou de la firme).
3. Pour les agents, l'année d'inscription.

L'utilisateur final devrait être en mesure de chercher de l'information au moyen d'un seul critère ou d'une combinaison de critères, incluant le nom de l'agent, le lieu géographique, l'année d'agrément et le nom de la firme (voir l'annexe D pour une maquette).

Comme il est précisé à la section 2.2.3, un avertissement devrait être publié à côté du nom de tout agent ou de toute firme non résidants apparaissant sur les listes. Il est suggéré que l'avertissement indique clairement que l'agent ou la firme doit nommer un coagent résidant au Canada pour correspondre avec l'OPIC en ce qui touche toutes les questions relatives à une demande.

2.3.2 Mise à jour des coordonnées sur les listes

Une des principales préoccupations liées aux listes est de s'assurer que l'information disponible est à jour. Puisqu'il s'agit d'une liste faisant autorité, il est impératif que les détails qui s'y trouvent soient exacts. Par conséquent, le groupe de travail croit que les agents devraient avoir un accès en ligne qui leur permettrait d'être responsables de la mise à jour de leurs propres coordonnées.

Chaque agent devrait contrôler ses propres coordonnées. Les agents seraient appelés à mettre à jour les détails de leurs coordonnées dans un délai raisonnable. Ils devraient bénéficier d'un accès sécurisé à leurs coordonnées afin d'y apporter des changements au besoin.

2.3.3 Validation des renseignements contenus dans les listes

Dans une liste d'agents améliorée, les renseignements s'y trouvant pourraient provenir des principales sources suivantes :

1. L'administrateur du processus de qualification des agents pour être admissibles à être inscrits sur la liste (le candidat possède les compétences requises).
2. L'agent qualifié, après confirmation par l'entité responsable de la qualification (coordonnées).
3. L'administrateur d'un programme de perfectionnement professionnel continu (PPC), si le PPC est adopté (l'agent satisfait aux exigences).
4. L'administrateur d'un code de conduite, si un code de conduite est adopté (dans les cas où des mesures disciplinaires ont été prises).

Dans une perspective de processus, il y aurait trois éléments après la réception de l'information de base :

1. Validation,
2. Publication,
3. Mise à jour/État.

La figure suivante présente l'ordre de succession de ces trois éléments dans le processus de maintien et de surveillance des listes des agents.

L'information de base qui apparaîtra dans la liste, une fois qu'un agent aura rempli les conditions requises pour le poste, est recueillie auprès des diverses parties. La confirmation de la qualification est communiquée par l'entité responsable du processus de qualification à celle qui administre la liste. À ce stade-ci, la personne qualifiée doit fournir ses coordonnées.

La première étape, validation, est l'examen de l'information qui fera partie de la liste et son approbation par le commissaire aux brevets, registraire des marques de commerce et président de l'OPIC.

La deuxième étape est la publication de l'information dans la liste.

La troisième étape, mise à jour/état, sert à mettre à jour l'information dans la liste au fur et à mesure que les agents satisfont aux exigences du PPC, sont sujets à des mesures disciplinaires ou apportent des changements à leurs coordonnées.

2.4 Nécessité d'une étude plus approfondie

Nous recommandons que les éléments restants suivants, qui pourraient dépendre de la mise en œuvre d'autres recommandations formulées dans le présent rapport, fassent l'objet d'une étude plus approfondie.

• Des attestations d'études pourraient être fournies par l'agent et vérifiées par l'OPIC.
• L'état du PPC pourrait être fourni par l'organe responsable de l'administration du PPC.
• Les antécédents disciplinaires pourraient être fournis par l'organe de gestion des décisions disciplinaires.
• Avec l'adoption d'un mécanisme amélioré pour permettre aux associations des agents de communiquer avec l'OPIC, les noms de firmes pourraient être supprimés comme inscriptions individuelles sur les listes. La question de noms de firmes sur les listes a fait l'objet de beaucoup d'attention, mais aucun consensus n'a été obtenu. Plusieurs questions fondamentales ont été soulevées, dont :
  1. comment une firme remplit-elle les conditions requises pour être inscrite sur les listes?
  2. une firme a-t-elle des obligations en matière de PPC?
  3. de quelle façon une firme serait-elle sanctionnée? (Voir l'annexe E pour les sondages menés par le groupe de travail des bureaux de PI étrangers sur la question des associations des agents.)

2.5 Conclusions

Les constatations qui précèdent ont amené le groupe de travail à conclure ce qui suit :

• Il est clair que le registre des agents de brevets et la liste des agents de marques de commerce doivent être mis à jour afin de fournir des renseignements plus exacts et plus utiles répondant davantage aux besoins des clients.
• Notre site étant un site Web officiel du gouvernement du Canada, une liste publiée dans le site Web de l'OPIC a un niveau de crédibilité très élevé et, par conséquent, on s'attend à ce que l'information qui s'y trouve soit exacte et complète. De nombreux clients ont demandé de l'aide pour choisir un agent de PI qualifié; la mise à jour du registre des agents de brevets et de la liste des agents de marques de commerce les aidera dans cette étape.
• La liste devrait être garnie de renseignements exacts et utiles. Le nom et les coordonnées de l'agent ou de la firme constituent les principales données à être présentées. L'année d'inscription peut aussi être utile pour les clients potentiels et peut être facilement vérifiée pour assurer son exactitude.
• L'inclusion de certains autres renseignements sur les listes a été examinée, mais n'a pas été jugée appropriée pour le moment. La vérification des attestations d'études présente divers problèmes et les antécédents de l'agent pourraient ne pas mettre en évidence son principal domaine de travail. De façon similaire, l'association d'une spécialité technique à un agent en particulier nous a semblé être trop limitante pour l'agent et trop subjective pour une mise en œuvre uniforme.
• Étant donné que les agents qui sont soit suspendus de façon temporaire ou radiés d'une liste de façon permanente ne sont pas à proprement parler sur la liste, le groupe de travail ne pense pas qu'il soit nécessaire d'inclure des champs réservés au statut disciplinaire. Cependant, les suspensions et les radiations des listes, avec explication, devraient continuer à être consignées dans une base de données élargie qui serait tenue par l'OPIC et consultable par le public. Tout agent qui a été suspendu ou renvoyé devrait être clairement désigné comme tel.
• Des listes séparées devraient être tenues pour les agents de brevets et les agents de marques de commerce. Il s'agit d'une exigence prévue par la loi et aucune raison impérieuse n'a été trouvée pour combiner les listes. Chaque liste devrait être un répertoire exhaustif de tous les agents et firmes agréés et cela devrait être précisé clairement avec des inscriptions. La pratique du Bureau des brevets du Canada de tenir à la fois un registre public et interne des agents et firmes de brevets devrait être discontinuée.
• Tous les agents résidants et non résidants, de même que les firmes résidantes et non résidantes, devraient faire partie de la même liste. Cependant, il devrait y avoir un avertissement à côté de l'inscription de chaque firme et agent non résidants indiquant clairement qu'un agent doit nommer un coagent résidant au Canada pour agir au nom du demandeur au moment de traiter avec l'OPIC.

2.6 Recommandations

Le groupe de travail présente les recommandations suivantes :

1. Aussi bien pour les brevets que pour les marques de commerce, une liste publique et exhaustive des agents et des firmes devrait être publiée, contenant des renseignements biographiques incluant : le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, l'adresse de courriel, le lien du site Web de l'agent ou de la firme et l'année d'inscription de l'agent. Les listes devraient être entièrement consultables par le public et faciles à trouver sur le site Web de l'OPIC.
2. Les agents devraient être capables et responsables de mettre à jour leurs coordonnées personnelles sur les listes.
3. Une base de données exhaustive des agents devrait être publiée, qui comprendrait le nom des agents inscrits sur les listes ainsi que celui de ceux qui ont été temporairement suspendus de leurs fonctions ou radiés des listes de façon permanente.

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