Procédures de communications écrites

Toutes les activités liées aux demandes de brevet et aux brevets présentées au Bureau des brevets doivent se faire par écrit. La présente section renferme des directives sur les procédures de communications écrites adressées au commissaire aux brevets et au Bureau des brevets.

1.0. Exigences générales relatives à la fourniture de communications écrites

Toutes les communications écrites doivent être adressées au commissaire aux brevets (article 6 des Règles sur les brevets).

Une personne faisant affaire avec le Bureau des brevets par écrit doit toujours fournir son adresse postale (article 7 des Règles sur les brevets).

Chaque communication écrite doit porter sur une seule demande de brevet ou un seul brevet et, à tout le moins, doit indiquer le numéro de la demande ou du brevet et le nom du demandeur ou du breveté (articles 8 et 9 des Règles sur les brevets).

1.1. Exception pour des communications relatives à plus d'une demande ou plus d'un brevet

Les communications écrites peuvent se rapporter à plus d'une demande de brevet ou plus d'un brevet si elles concernent :

1. un changement de nom ou d'adresse;
2. un transfert;
3. un enregistrement de document;
4. un paiement de la taxe pour le maintien en état;
5. la nomination ou la révocation d'un agent;
6. la correction d'une erreur, si l'erreur est la même dans chacune des demandes ou chacun des brevets visé(e)s.

(Paragraphe 8(2) des Règles sur les brevets)

1.2. Exception relativement à l'identification d'une demande de brevet

Si le numéro de la demande de brevet n'est pas connu (p. ex., lorsqu‘une demande en vertu du Traité de coopération en matière de brevets (PCT) n'est pas encore entrée en phase nationale ou qu'un numéro de demande n'a pas encore été attribué), il faut alors fournir suffisamment de renseignements pour identifier cette demande. Le Bureau des brevets fera de son mieux afin d'identifier la demande de brevet avec les informations fournies. Sachez cependant que les bases de données du Bureau des brevets ont des fonctions de recherche limitées et nous encourageons les clients à fournir le plus de renseignements d'identification possible lorsque le numéro de demande n'est pas connu (paragraphe 9(1) des Règles sur les brevets).

1.3. Qui peut communiquer avec le Bureau des brevets

Les Règles sur les brevets renferment des précisions particulières quant aux personnes qui sont autorisées à communiquer avec le Bureau au sujet d'une demande de brevet ou d'un brevet pour diverses fins. Veuillez consulter la section « Représentation » pour en savoir plus.

2.0. Remise physique des communications écrites

Les communications écrites peuvent être livrées par remise physique soit au Bureau des brevets, par courrier ordinaire ou en personne, soit à un établissement désigné, conformément à la section ci-dessous (article 10 des Règles sur les brevets).

Pour obtenir des renseignements sur la date de réception accordée aux documents ou de l'information sur les taxes, veuillez consulter le document relatif aux délais.

2.1 Courrier ordinaire ou en personne

Les communications écrites adressées au commissaire aux brevets peuvent être envoyées par la poste ou livrées en personne au Bureau des brevets pendant les heures normales d'ouverture à l'adresse suivante :

Office de la propriété intellectuelle du Canada
Place du Portage I
50, rue Victoria, bureau C-114
Gatineau (Québec) K1A 0C9

Veuillez noter que toute communication reçue par l'OPIC ne peut plus être retournée à l'expéditeur, et ce, même si ce dernier affirme que la communication a été envoyée par erreur. Le Bureau recommande de présenter le Formulaire de frais à titre de document d'accompagnement lors du paiement d'une taxe. Le Formulaire de frais devrait être le seul document soumis à l'OPIC à contenir des renseignements financiers (p. ex. : numéros de carte de crédit).

2.2. Établissements désignés – Bureaux régionaux d'ISDE

Veuillez noter que depuis le 16 août 2021, les salles du courrier régionales d'Innovation, Sciences et Développement économique Canada (ISDE) ne sont plus considérées comme des établissements désignés où il est possible d'envoyer de la correspondance à l'intention de l'OPIC. Cela comprend les salles du courrier d'Ottawa, de Montréal, de Toronto, d'Edmonton et de Vancouver.

Dorénavant, toute la correspondance devra être envoyée par voie électronique, dans la mesure du possible, ou remise en personne ou par courrier recommandé aux bureaux de l'OPIC situés à l'adresse indiquée dans la section 2.1 du présent énoncé de pratique.

2.3. Établissements désignés – Services Courrier recommandé^MC et Xpresspost^MC de Postes Canada

Les communications écrites adressées au commissaire aux brevets peuvent également être envoyées par l'entremise des services Courrier recommandé^MC et Xpresspost^MC de Postes Canada, lesquels représentent des établissements désignés aux fins de l'application des Règles sur les brevets (article 10 des Règles sur les brevets).

3.0 Electronic means for submission of written communications

Les communications écrites adressées au commissaire aux brevets peuvent également être envoyées par l'entremise des services Courrier recommandé^MC et Xpresspost^MC de Postes Canada, lesquels représentent des établissements désignés aux fins de l'application des Règles sur les brevets (article 10 des Règles sur les brevets).

3.1 En ligne

Les communications écrites adressées au commissaire aux brevets peuvent être envoyées par voie électronique en utilisant les liens suivants :

• Déposer une demande (demande régulière);
• Présenter une demande d'entrée en phase nationale en vertu du PCT;
• Correspondance générale relative aux demandes et aux brevets;
• Commander des copies sur papier ou en format électronique d'un document.

3.1.1. Le Canada comme office récepteur en vertu du PCT : PCT-SAFE

Conformément à la règle 89bis du PCT, l'OPIC, à titre d'office récepteur, accepte le dépôt électronique des demandes internationales préparées à l'aide de la dernière version du logiciel PCT-SAFE de l'OMPI ou à l'aide du service en ligne ePCT de l'OMPI. Dans les deux cas, le dépôt doit être fait par l'entremise du service électronique de dépôt international de l'OPIC (Dépôt électronique de demandes du PCT).

Remarque : les communications relatives aux demandes internationales en vertu du PCT ne peuvent pas être envoyées par voie électronique à l'OPIC en utilisant les autres moyens de présentation en ligne décrits ci-dessus. Par ailleurs, les communications relatives aux demandes internationales en vertu du PCT peuvent être transmises par courrier ordinaire ou en personne à un établissement désigné ou par télécopieur, tel qu'indiqué dans le présent document.

3.2 Télécopieur

La correspondance par télécopieur adressée au commissaire aux brevets peut être transmise aux numéros ci-dessous :

• 819-953-CIPO (2476)
• 819-953-OPIC (6742)

La correspondance par télécopieur qui est transmise à tout autre numéro de télécopieur que ceux qui sont indiqués ci-dessus, y compris ceux d'établissements désignés, sera réputée non reçue.

Le rapport de transmission électronique que vous recevez après votre envoi par télécopieur constituera votre accusé de réception de l'envoi. La confidentialité du processus de transmission par télécopieur ne peut être garantie. Veuillez noter que l'OPIC décourage fortement l'utilisation d'une interface de télécopieur électronique ou de services de télécopieur accessibles sur internet en raison de problèmes techniques liés à la réception.

Quand on transmet par télécopieur un document comprenant une demande d'acquittement de taxes, il faut clairement indiquer le mode de paiement préféré sur le Formulaire de frais en vue d'assurer un traitement rapide.

4.0 Formulaires électroniques

La section suivante renferme de l'information sur les formulaires électroniques relatifs aux documents, aux renseignements et aux taxes qui peuvent être utilisés conformément à l'article 8.1 de la Loi sur les brevets et aux fins des paragraphes 10(1), 10(4), 58(1) et 58(4) des Règles sur les brevets. Le Bureau acceptera les documents déposés initialement dans d'autres formats, à condition qu'ils soient consultables avec le logiciel « Stellent Quick View Plus 8.0.0 ». Dans de tels cas, le Bureau demandera que les documents soient convertis en format PDF ou TIFF et exigera la transmission d'une déclaration indiquant que les documents de remplacement sont les mêmes que les documents déposés initialement.

4.1 Exigences générales relatives aux formulaires électroniques

Les documents fournis sous format électronique doivent être assortis d'une lettre d'accompagnement et d'une table des matières que le Bureau doit estampiller et dater puis placer dans le dossier de la demande.

Lorsqu'elles sont soumises sous forme électronique, les parties de la demande doivent être divisées en fichiers individuels dont la taille ne doit pas dépasser 25 mégaoctets.

Le Bureau des brevets acceptera les disquettes 3.5 pouces, CD-ROM, CD-R, DVD, DVD-R et tous les formats énoncés dans les Instructions administratives du PCT.

Le support électronique doit également être exempt de vers, de virus ou d'autres contenus malveillants. Les fichiers avec contenu malveillant seront supprimés.

4.2 Types de formulaires électroniques

Le Bureau des brevets acceptera les fichiers en format TIFF, PDF et ASCII, à condition qu'ils répondent aux critères suivants :

Format TIFF :

• TIFF CCITT groupe 4, une ou plusieurs pages, noir et blanc
• Résolution de 300 or 400 ppp
• Les dimensions des images numérisées/stockées doivent correspondre à celles sous format papier, à savoir 8 ½ po X 11 po ou A4

Format PDF :

• Compatible avec la version 1.4 d' « Adobe Portable Document Format »
• Texte non comprimé pour faciliter la recherche
• Texte non crypté
• Pas d'objets OLE intégrés
• Toutes les polices doivent être intégrées et faire l'objet d'une licence de distribution

ASCII :

• Doit être encodé en utilisant la page de code 437 d'IBM, la page de code 932 d'IBM ou une page de code compatible

4.3 Exigences en matière de format électronique pour les listages des séquences

En ce qui concerne les listages des séquences visés par l'article 58 des Règles sur les brevets, si la divulgation d'une demande de brevet contient un listage des séquences qui n'est pas désigné comme faisant partie d'une invention ou découverte antérieure, ce listage doit être présenté sous forme électronique et en conformité avec la Norme PCT de listages des séquences.^{Note de bas de page 1}

4.3.1 Dépôt de listages des séquences sous forme électronique à l'office récepteur en vertu du PCT

Conformément aux Règles 89bis et 89ter du PCT, ainsi qu'à la Partie 7 des Instructions administratives du PCT, lorsqu'une demande internationale contient la divulgation d'un ou de plusieurs listages des séquences de nucléotides et/ou d'acides aminés, l'OPIC, en sa qualité d'office récepteur, accepte le dépôt de la partie de la description contenant le listage des séquences et/ou de tout tableau lié au listage des séquences, au choix du demandeur :

• uniquement sur support électronique, conformément à l'article 702 de la Partie 7 des Instructions administratives du PCT;
• à la fois sur support électronique et sur papier, conformément à l'article 702 de la Partie 7 des Instructions administratives du PCT; à condition que les autres éléments de la demande internationale soient déposés conformément aux dispositions du PCT.

La partie du listage des séquences d'une demande internationale déposée sous forme électronique et les tableaux connexes déposés sous forme électronique doivent être conformes aux dispositions pertinentes de l'Annexe C des Instructions administratives du PCT, respectivement.

À cette fin, l'office récepteur canadien acceptera tout support électronique précisé à l'Annexe F des Instructions administratives du PCT. Lorsque le listage des séquences et les tableaux sont déposés sous forme électronique, le listage et les tableaux doivent se trouver sur des supports électroniques distincts, qui ne doivent contenir aucun autre programme ou fichier.

Aux fins du traitement de la demande internationale, l'office récepteur canadien exige deux (2) copies supplémentaires des supports électroniques contenant des listages des séquences et/ou des tableaux sous forme électronique, accompagnées d'une déclaration selon laquelle les listages des séquences et/ou les tableaux contenus dans les copies sont identiques à ceux initialement déposés électronique.

Pour plus de détails sur le dépôt des listages de séquences et/ou des tableaux sous forme électronique, y compris l'étiquetage des supports électroniques et le calcul des taxes de dépôt internationales, reportez-vous à la septième partie des Instructions administratives du PCT.

5.0 Communications écrites du commissaire aux brevets ou du Bureau des brevets

Le commissaire aux brevets ou le Bureau des brevets communiquera par écrit avec les personnes qui font affaire avec le Bureau des brevets à l'adresse fournie, conformément aux Règles sur les brevets. Par défaut, le Bureau enverra ses communications écrites à l'adresse postale fournie, à moins que la personne avec laquelle le Bureau communique fournisse son adresse électronique et une autorisation de communiquer avec elle par courriel à cette adresse (article 7 des Règles sur les brevets).

5.1 Exceptions – Communications écrites envoyées avant la radiation ou le refus d'inscription d'un agent dans le registre des agents

Dans des circonstances exceptionnelles, des agents de brevets peuvent être radiés du registre (paragraphe 23(2) des Règles sur les brevets) ou le commissaire peut refuser de les inscrire au registre (article 16 de la Loi).

Les communications écrites envoyées à un agent ayant été refusé ou dont le nom a été supprimé du registre des agents, dans les quatre mois précédant le refus ou la suppression, et pour lesquelles le Bureau n'a reçu aucune réponse, seront réputées ne pas avoir été envoyées (article 11 des Règles sur les brevets).

Concrètement, le demandeur sera informé du refus ou de la suppression de son agent et toute communication écrite envoyée dans les quatre mois précédents sera envoyée de nouveau au demandeur. Le demandeur peut également recevoir un avis exigeant la nomination d'un agent si un agent est requis.