Coprésidents
- Annie Crousset (OPIC)
- Philip Lapin (IPIC)
Présents pour l'IPIC
- Henry Lue
- Tracy Corneau
- Sandra Ward
Présents pour l'OPIC
- Iyana Goyette
- Sylvie Genest
- Jeffrey Orser
- Cindy Folz
- David H. Fournier
1. Adoption du procès-verbal
L'OPIC a de nouveau envoyé le procès-verbal de la réunion du 9 juillet 2015 aux membres de l'IPIC, qui l'approuveront formellement par courriel.
Le procès-verbal de la réunion du 1er décembre 2015 a été envoyé avant la présente réunion et sera aussi approuvé par courriel.
2. Le point sur les mesures de suivi
Les mesures de suivi suivantes provenant du procès-verbal de décembre ont été effectuées avant la réunion :
- L'OPIC a envoyé un rappel aux examinateurs pour s'assurer qu'ils expliquent les raisons pour lesquelles toute demandes ou pièces jointes reçues des agents concernant les objections fondées sur l'alinéa 30(a) ne sont pas acceptées. On surveillera la situation.
- Le directeur adjoint de l'examen n'a pas encore reçu de rétroaction de l'IPIC ou de ses membres concernant les examinateurs qui semblent ne pas appliquer correctement les critères appropriés. On encourage encore l'IPIC à fournir cette rétroaction s'il y a lieu.
- L'OPIC a effectué une révision du libellé de l'énoncé de pratique concernant l'octroi de prolongations de délai de six mois à l'étape de l'examen. Elle a remarqué qu'il semble y avoir deux interprétations possibles, à savoir que des circonstances exceptionnelles pour les prolongations de délai subséquentes sont requises soit a) pour chaque demande après l'octroi de la toute première prolongation de délai (si aucune nouvelle objection n'a été soulevée), soit b) uniquement pour les demandes subséquentes après qu'une première prolongation de délai a été accordée pour chaque nouveau rapport d'examen. Présentement, c'est l'interprétation b) qui est adoptée à la Section de l'examen, mais la pratique est en cours de révision et la DMC effectuera des consultations si l'on propose d'apporter des changements à la pratique actuelle. Pour l'instant, la durée de six mois pour chaque prolongation de délai demeure.
3. Statistiques sur les marques de commerce
Avant la réunion, l'OPIC a fait circuler un rapport intitulé « OPIC – Statistiques Marques de Commerce » pour 2015 2016, dont le contenu a été discuté. Il vaut de mentionner les points suivants :
- L'OPIC veut réduire l'inventaire de demandes en attente d'une première action (25 750 dossiers pour 2015 2016).
- Le fait que l'on n'atteigne pas les cibles de rendement de l'OPIC quant au temps de traitement de nombreux dossiers entre le dépôt de la demande et l'enregistrement est imputable au délai causé par l'attente du dépot de la déclaration d'emploi par le requérant.
- Un problème a été identifié, relativement aux chercheurs à l'OPIC, causant un délai dans le temps de traitement des nouveaux dossiers en attente d'une première action. Ceci concernait les dossiers de marque de commerce formalisés âgés de sept mois et plus. L'embauche récente de nouveaux chercheurs servira à remédier au problème.
- L'augmentation, ces dernières années, du nombre d'avis fondés sur le paragraphe 37(3) peut être attribuable au changement de pratique interne en date de février 2013 et selon lequel les examinateurs pouvaient envoyer ces avis sans avoir à soulever préalablement d'objections pour confusion. L'OPIC note que la proportion de dossiers d'opposition pour lesquels un avis avait été reçu a en fait diminué, ce qui porte à croire qu'il n'y a pas de corrélation entre le changement de pratique et le nombre de cas d'opposition.
- Il se peut qu'un projet de traitement de courrier à l'étape de l'examen soit à l'origine d'une augmentation du nombre d'enregistrements (7 413 de plus que l'an dernier). On a aussi suggéré que ce facteur pouvait avoir pesé dans l'augmentation du nombre d'oppositions.
4. Le point sur la classification de Nice
L'OPIC a indiqué que tous les examinateurs avaient maintenant suivi une formation concernant la classification de Nice et que d'autres séances de formation étaient prévues pour décembre et janvier au sujet de la nouvelle version de la classification de Nice.
L'IPIC a demandé une clarification de la pratique actuelle de soulever des objections en lien avec la classification de Nice. L'OPIC a expliqué que, puisque l'attribution de classes de la classification de Nice est présentement facultative et n'est pas encore une exigence légale, une objection en lien avec les classes de Nice ne serait soulevée que s'il y a d'autres objections ou exigences en suspens concernant le dossier. Si ce n'est pas le cas, le dossier sera approuvé et si l'attribution de classes de la classification de Nice est jugée incorrecte, tous les produits et services seront classés « 0 » (c. à d., pas de classe). Si un rapport d'examinateur est envoyé, les requérants auront la possibilité de répondre à toute objection liée à la classification de Nice.
L'IPIC a demandé si une classe de « 0 » causerait des problèmes pour la recherche de marques susceptibles de créer de la confusion. L'OPIC a assuré que cela n'aurait pas d'impact sur les recherches.
Dans le but de promouvoir l'utilisation de la liste préapprouvée dans le système en ligne chez les requérants/agents, l'OPIC travaille à l'amélioration de cette liste et à accroître le nombre d'entrées. Présentement, plus de 70 p. 100 des nouvelles demandes soumises en ligne ont attitré les classes de Nice aux produits et services et plus de 12 p. 100 de ces demandes ont utilisé la liste préapprouvée de produits et services.
5. Le point sur le projet pilote touchant les agents
L'OPIC a précisé que l'intention du projet pilote mené auprès des firmes de petite taille pour recenser les dossiers pour lesquels ces firmes sont des agents était de s'assurer que le champ « agent » pour les marques enregistrées soit rempli avant l'entrée en vigueur du projet de loi C 31. Le projet pilote a été un succès. On a informé une firme de l'existence de dossiers pour lesquels elle est inscrite à titre de représentant pour signification mais pas comme agent et on lui a demandé de confirmer si elle souhaitait être incluse à titre d'agent. Cependant, l'OPIC connaît actuellement quelques difficultés en matière de TI et attend que ces difficultés soient résolues avant d'étendre l'initiative à toutes les firmes. Pour éviter les erreurs, on veut s'assurer que l'extraction et la saisie des données se fassent de façon entièrement automatisée.
L'IPIC cherche à savoir quand le projet serait entièrement exécuté. L'OPIC a répondu que l'on accorderait la priorité à ce projet lors de l'implantation de la prochaine version de système de TI, mais qu'elle ne savait pas exactement quand cela se produirait.
6. Le point sur l'initiative LEAN à l'Examen
L'OPIC a expliqué que l'initiative LEAN à l'Examen a pour objet de simplifier la chaîne de production et de réduire les temps de traitement. Le projet pilote mené de février 2015 à mars 2016 a porté sur un total de 1 337 dossiers et des agents de sept firmes y ont participé. Les changements de pratique suivants ont résulté des recommandations obtenues à l'issue du projet pilote :
- Les examinateurs incluront désormais plus de détails avec leurs objections fondées sur l'alinéa 30a) incluant des exemples d'énoncés acceptables.
- Ils communiqueront aussi par téléphone avec les agents pour résoudre les problèmes mineurs liés à l'application de l'alinéa 30a), afin d'éviter la production inutile de rapports d'examen. Les examinateurs préciseront pendant combien de temps ils garderont un dossier en suspens dans l'attente d'une réponse avant de recourir à l'envoi d'un rapport.
Il est mentionné que de semblables appels téléphoniques de courtoisie peuvent être faits pour les écarts mineurs concernant la classification de Nice.
La pratique mise à jour susmentionnée est maintenant suivie par tous les examinateurs depuis avril. Par conséquent, les agents devraient déjà remarquer les changements. L'OPIC cherche des façons de mesurer le degré de respect de la nouvelle pratique par les examinateurs.
L'IPIC s'est dit soucieux de prévoir un temps de traitement raisonnable pour les réponses données aux objections soulevées par téléphone. L'OPIC a assuré qu'un délai de traitement souple de deux semaines pour répondre à un appel téléphonique serait la norme, ce que l'IPIC a jugé raisonnable.
L'IPIC s'est dit généralement satisfait de l'initiative LEAN et a indiqué que cela convenait à ses clients.
L'OPIC a en outre annoncé qu'elle prépare présentement de la documentation de formation à l'intention des examinateurs afin que ces derniers envoient des premiers rapports plus détaillés dans le cas des objections de fond pour motif de confusion. Ces rapports seraient plus expressément adaptés aux objections précises. Elle est prévue de mener cette initiative d'ici la fin mai, avec des initiatives semblables menées après l'été pour les objections fondées sur les alinéas 12(1)b) et c) et quelques temps après pour les objections fondées sur l'alinéa 12(1)a).
SUIVI : L'OPIC prendra des mesures pour déterminer le degré de respect des nouvelles pratiques LEAN par les examinateurs.
7. Enregistrement des cessions/agents
Au sujet d'erreurs antérieurement soulevées que le personnel des Opérations commet lorsqu'il exécute plusieurs cessions ou des changements connexes, l'OPIC a indiqué qu'un suivi avait été effectué auprès des Opérations, notamment sous la forme d'un rappel pour que les membres du personnel s'assurent de l'exactitude et de l'état complet de la tâche. L'OPIC a accru la surveillance de ces tâches exécutées par le personnel des Opérations. L'OPIC a recommandé que les agents continuent de vérifier la confirmation de toutes les demandes remplies et a invité l'IPIC à signaler tout écart directement au gestionnaire des opérations.
8. Questions relatives aux technologies de l'information et au processus
Rapports d'examen électroniques
L'OPIC n'a pu dire à quel moment exactement les rapports d'examinateur seraient envoyés électroniquement. La priorité a été donnée à la mise en œuvre de la TI du projet de loi C 31. Qui plus est, avant que cela puisse être considéré comme faisable, il faut qu'on dispose d'un système de TI actualisé pouvant gérer tous les documents électroniques. Présentement, l'OPIC planifie un projet de numérisation de tous les documents soumis. Une fois que les exigences de TI seront connues, l'OPIC aura une idée plus précise de la date projetée de mise en œuvre.
L'OPIC a aussi mentionné qu'elle travaille présentement sur les procédures de conservation et de destruction dans le contexte du projet de loi C 8 concernant les dossiers archivés de marques de commerce qui seront conservés et ceux qui seront détruits. Il est aussi à noter qu'Archives Canada ne souhaite conserver aucun de ces dossiers.
Dépôt de marques en couleur
Le Comité a discuté de la question antérieurement soulevée par l'IPIC dans laquelle les examinateurs demandaient la confirmation d'une revendication de couleur même lorsque le requérant avait indiqué qu'aucune couleur n'était revendiquée, ce qui entraînait la production inutile d'un rapport d'examinateur.
L'OPIC a étudié le problème et déterminé que le libellé des questions du formulaire de demande en ligne portant sur les revendications de couleur peut prêter à confusion et amener certains requérants à ne pas indiquer, par inadvertance, si une couleur est revendiquée alors qu'ils peuvent penser l'avoir fait. Une reformulation de ces questions est en cours.
L'OPIC a expliqué par ailleurs que, lors d'un dépôt de marque de commerce, le personnel des Opérations écrit « soumise en couleur » sur les demandes afin d'avertir les examinateurs qu'une marque a été soumise en couleur, qu'il y ait ou non une déclaration de la part du requérant spécifiant que la couleur est une caractéristique de la marque de commerce. L'OPIC s'est engagé à envoyer une mise à jour à l'attention des membres du personnel des Opérations pour s'assurer qu'ils n'écrivent « soumise en couleur » que lorsqu'on ne sait pas clairement, à l'examen de la demande, si une couleur est revendiquée.
SUIVI : L'OPIC fera une mise à jour de la pratique suivie aux Opérations pour que la mention « soumise en couleur » n'apparaisse que sur les demandes pour lesquelles il n'est pas clair qu'une couleur est revendiquée.
Correspondance manquante
L'IPIC a antérieurement soulevé une question où ses clients ne reçoivent pas toute la correspondance envoyée par l'OPIC (y compris des rapports, des avis d'approbations, des avis d'admission, etc.).
L'OPIC a effectué les suivis nécessaires auprès de la salle des dossiers et du courrier et a rapporté qu'il n'y avait pas de problèmes de TI relatifs à l'impression ou à la préparation de la correspondance. On soupçonne que les rapports manquants peuvent être imputables à des erreurs humaines commises à la salle des dossiers. En outre, l'OPIC a jugé possible qu'un roulement de personnel plus élevé que la normale à la salle des dossiers puisse contribuer à l'augmentation du volume de la correspondance manquante. L'OPIC a indiqué que des rappels ont été envoyés en vue d'assurer l'intégrité et la qualité du processus d'impression à la salle des dossiers ainsi que du transfert et du groupage de la correspondance à la salle du courrier.
À titre d'exemple, l'OPIC a relaté un problème général de correspondance manquante datée du 18 mars 2016 à l'égard duquel, compte tenu du volume de rétroaction reçu, elle avait décidé de réémettre les rapports de ce jour là. L'IPIC s'est demandé s'il serait opportun de communiquer avec l'OPIC pour fournir officiellement une rétroaction au sujet de la correspondance manquante. L'OPIC a répondu qu'une rétroaction serait la bienvenue pour autant qu'il semble que ce soit une tendance particulière qui se dessine (p. ex., un volume élevé de correspondance manquante).
Le superviseur de la salle des dossiers effectuera des vérifications ponctuelles supplémentaires pour assurer l'intégrité et la qualité du processus d'impression.
Dates sur les avis d'approbation
L'IPIC a déclaré que certains de ses membres avaient remarqué que la date figurant sur les avis d'approbation ne semblait pas toujours cohérente. Toutefois, l'OPIC a confirmé que la date de rappel est automatiquement générée à 28 jours (c. à d. 4 semaines) après la date de l'avis. L'OPIC a indiqué qu'il faudrait qu'on lui donne des exemples précis pour qu'elle puisse déterminer d'éventuels écarts apparents par rapport à ces dates.
Format du journal des MC
L'IPIC a demandé à ce que l'on change le format de la nouvelle version en ligne du Journal des marques de commerce en faisant en sorte que les revendications liés à l'enregistrement et les revendications de priorité apparaissent dans les paragraphes distincts. L'IPIC a jugé que ce format souhaité faciliterait la lecture.
L'OPIC a fait savoir qu'un correctif de TI était nécessaire et pendant, mais que le changement serait apporté prochainement.
SUIVI : L'OPIC assurera le suivi de ce point à la prochaine réunion.
Dates limites des prolongations de délai pour produire une déclaration d'emploi
L'IPIC avait remarqué que, parfois, il y a un écart avec la date fixée pour produire une déclaration d'emploi après l'octroi d'une prolongation de délai, en l'occurrence que le système en ligne de l'OPIC indique toujours le premier jour ouvrable après la prolingation de six mois, tandis que sur l'avis de confirmation est toujours indiquée la date correspondant exactement à six mois après la prolongation.
L'OPIC a confirmé avoir décelé un problème de TI dans son système en ligne et dans la façon dont ce système communique avec le système interne. Des discussions sont en cours avec l'équipe de TI pour voir ce qui peut être fait et à quel moment pour remédier au problème.
SUIVI : L'OPIC doit déterminer comment et quand rectifier les problèmes d'écart avec la date de rappel pour les prolongations de délai pour produire une déclaration d'emploi.
9. Loi sur les frais d'utilisation (« LFU »)
On a fait circuler, lors de la réunion, un document dans lequel il est fait état des modifications que l'on envisage d'apporter aux frais de l'OPIC par suite de l'intention du Canada de devenir signataire de trois traités internationaux sur les marques de commerce. Les changements qu'on se proposait d'apporter aux frais de marques de commerce avaient déjà été communiqués à l'IPIC, pour consultation, en avril 2015.
L'OPIC a souligné que la présente ébauche de la revue des frais comprend des frais qui sont plus élevés que ceux antérieurement proposés; toutefois, ces frais sont soit identiques soit inférieurs à ceux d'autres offices de propriété intellectuelle comparables. L'IPIC a déclaré que les frais semblent raisonnables et plus appropriés et que la tarification en fonction des classes est utile pour désengorger le registre.
L'IPIC s'est demandé si les frais supplémentaires proposés de 100 $ par classe qui sont indiqués dans le document sous l'option du dépôt « en ligne » ne devraient pas plutôt s'appliquer seulement aux demandes sur papier. L'OPIC a apporté la précision que l'intention de la politique est de faire en sorte que, lorsqu'un examinateur détermine qu'il y a plus de classes que le nombre pour lequel des frais ont été initialement acquittés lors du dépôt, un requérant devrait être capable de payer la différence à une date ultérieure en utilisant le système en ligne.
10. Tour de table
Preuve d'emploi au renouvellement
L'IPIC a demandé si l'OPIC pourrait envisager d'instaurer l'exigence, pour les requérants, de fournir une preuve d'emploi lors du renouvellement de l'enregistrement de leur marque de commerce afin de désengorger le registre, comme il est fait aux États Unis. L'OPIC a expliqué qu'elle n'envisageait pas d'instaurer une telle procédure, puisque la Loi sur les marques de commerce canadienne comporte déjà, à l'article 45, des dispositions prévoyant la radiation efficace de l'enregistrement des marques de commerce inutilisées qui figurent dans le registre. Qui plus est, une partie des modifications législatives que renferme le projet de loi C 31 vient clarifier les procédures visées à l'article 45 pour ce qui est d'habiliter le registraire à émettre de lui même des avis fondés sur l'article 45. Il semble que ce modèle soit plus efficace en ce que le Canada n'exigerait de preuve d'emploi que de certains propriétaires de marques de commerce plutôt que de tous les propriétaires.
SUIVI : L'OPIC transmettra à l'IPIC l'étude faisant état des inefficiences du système de « preuve d'emploi » au renouvellement qui est utilisé aux États Unis.
Demande d'accroître la présence de l'IPIC aux réunions du Comité
D'autres membres de l'IPIC souhaitent obtenir davantage d'informations sur ce qui se produit lors de ces réunions. Certains membres se sont plaints de ne pas disposer du contexte qui sous tend les décisions qui sont prises lors des réunions, et ce, malgré la publication des procès verbaux et que leur participation pourrait réduire les délais dans la transmission de ces informations aux clients de l'IPIC. L'IPIC a demandé a l'OPIC d'envisager de permettre la présence d'observateurs, via téléconférence, qui ne pourraient prendre la parole pendant le déroulement des réunions.
SUIVI : L'OPIC envisagera cette possibilité et effectuera un suivi à ce sujet auprès de l'IPIC.
État d'avancement du projet de loi C 31 et de la mise en oeuvre du protocole de Madrid
L'IPIC s'est enquis de la date d'entrée en vigueur des dispositions du projet de loi C 31. L'OPIC a réaffirmé que l'adoption du projet de loi est toujours prévue pour début 2018, mais qu'une date définitive n'a pas encore été déterminée, principalement en raison de considérations liées aux TI.
L'OPIC a demandé à l'IPIC à quel moment, idéalement, il voudrait que Madrid entre en vigueur s'il avait le choix. L'IPIC a fait observer qu'il est vraisemblable que plus de temps on mettra à adopter Madrid plus heureux seront les agents. L'IPIC a toutefois fait la mise en garde qu'il y a un conflit d'intérêt à cet égard puisqu'avec l'adoption de Madrid les requérants étrangers n'auront pas besoin d'agents canadiens.
L'IPIC a demandé à recevoir un préavis d'au moins six mois avant l'adoption du projet de loi C 31, comme cela avait été convenu auparavant. L'OPIC a indiqué que c'était possible.
L'OPIC a estimé à 750 000 le nombre de dossiers à classifier selon les classes de Nice et a déclaré qu'il faudra peut-être commencer le traitement de ces classifications un an avant la signature du traité. À mesure que les problèmes de TI sont réglés, l'OPIC s'assure de communiquer rapidement les nouvelles stratégies à l'IPIC afin d'aider agents et requérants à, par exemple, classifier leurs produits et services.
L'OPIC a souligné que sa priorité première à ce chapitre est d'élaborer un guide des dispositions transitoires et de le communiquer à l'IPIC. Les questions de transition, comme celles résultant du passage de la période de renouvellement de 15 à 10 ans, seront incluses dans ce document.
SUIVI : L'OPIC mettra les procédures de transition à l'ordre du jour de la prochaine réunion du Comité.
Correspondance des tiers
Bien que la procédure de correspondance avec les tiers n'ait pas été abordée à la réunion, l'IPIC s'est prononcé en faveur de la suggestion de l'OPIC de tenir une téléconférence ad hoc au mois de juin pour discuter de ce point.
Objections fondées sur l'alinéa 9(1)j)
L'IPIC s'est demandé si ce sont les examinateurs ou leurs superviseurs qui prennent des décisions d'objection fondée sur l'alinéa 9(1)j) dans le cas de marques de commerce scandaleuse, obscène ou immorale. L'OPIC a confirmé que les examinateurs prennent cette décision dans la plupart des cas, mais qu'ils sollicitent l'avis de leurs superviseurs dans des cas exceptionnels.
Le point sur l'interprétation de l'alinéa 12(1)b)
L'OPIC a fait savoir que les changements dans la façon dont les examinateurs évaluent l'enregistrabilité d'une marque de commerce en vertu de l'alinéa 12(1)b) suivront prochainement suite à la décision de la Cour d'appel fédérale dans l'affaire MC Imports Inc. c. AFOD Ltd., 2016 CAF 60. Comme ce changement de pratique créerait un précédent jurisprudentiel, il n'y aura pas de consultation externe. L'OPIC a déclaré qu'elle travaillait en étroite collaboration avec ses conseillers juridiques et qu'elle procédera à une revue complète de la jurisprudence pour mesurer la portée de cette décision. Pour l'heure, on a demandé aux examinateurs de mettre de côté certains dossiers de marques susceptibles de comporter une description évidente d'ici à ce que l'on rédige un avis de pratique en la matière.
Divers
L'IPIC a réitéré sa préférence pour davantage de réunions du Comité, au moins trois par année si possible. L'OPIC a envisagé d'ajouter, par voie de téléconférence, des réunions « légères » comme cela a été suggéré pour la téléconférence de juin qu'on a proposée plus haut pour discuter de la question de la correspondance des tiers. L'IPIC a souscrit à cette idée.
SUIVI : L'OPIC enverra à l'IPIC les dates possibles de la ou des prochaines réunions.
Prochaine réunion : Automne 2016 (date précise à déterminer)