Annexe 3 — Principes des coûts et coûts admissibles et non admissibles

Les coûts admissibles représentent la somme des coûts directs et indirects applicables qui, selon le ministre, sont ou doivent être engagés ou affectés de manière raisonnable et appropriée pour la réalisation du projet. Ces coûts doivent être déterminés conformément à la méthode de comptabilisation des coûts du bénéficiaire et des partenaires de collaborations acceptée par le ministre et appliquée de façon uniforme au fil du temps.

Un coût est jugé raisonnable si sa nature et son montant ne dépassent pas ce qui aurait été engagé par une personne prudente dans la conduite d'une entreprise concurrentielle.

Lorsqu'il s'agit de déterminer si un coût donné est raisonnable, il faut prendre en considération les facteurs suivants :

• si le coût est d'un type généralement reconnu comme normal et nécessaire dans le cadre de l'exploitation de l'entreprise du bénéficiaire ou des partenaires de collaboration ou de l'exécution du Projet;
• les limitations et les exigences imposées par des conditions telles que les pratiques commerciales généralement reconnues, les négociations sans lien de dépendance, les lois et les règlements fédéraux, provinciaux et municipaux, ainsi que les termes de l'entente;  
• les mesures qui seraient prises par des gens d'affaires prudents compte tenu des circonstances et de leurs responsabilités à l'égard des propriétaires de l'entreprise, de leurs employés, de leurs clients, du gouvernement et du grand public;
• les écarts importants par rapport aux pratiques établies du bénéficiaire ou des partenaires de collaboration, qui peuvent entraîner une augmentation injustifiée des coûts admissibles;  
• les spécifications, le calendrier d'exécution et la qualité exigée pour un projet donné, dans la mesure où ces facteurs ont un effet sur les coûts.

Personnes affiliées

Dans le cas des coûts admissibles engagés avec une personne affiliée, le montant engagé doit être rajusté comme suit :

• le coût de ces biens ou services ne doit pas excéder la juste valeur marchande;
• s'il n'existe pas de juste valeur marchande pour les biens ou les services applicables, il faut utiliser la juste valeur marchande des produits similaires;
• s'il n'y a pas de produit similaire, il faut utiliser la méthode du coût d'achat majoré (décrite ci-après) pour déterminer le coût.

La méthode du coût d'achat majoré désigne la somme des coûts directs et indirects applicables, décrits ci-après dans les sections 4 et 5, établis et mesurés de façon uniforme conformément aux normes internationales d'information financière (IFRS) et qui ont été engagés ou alloués raisonnablement pour la réalisation de l'Énoncé des travaux plus le profit, déterminé ci-dessous.

Une fois la somme des coûts directs et indirects déterminée (« coût total »), le profit est calculé à cinq pour cent (5 %) du coût total.

Par conséquent, la méthode du coût d'achat majoré est égale à la somme du coût total et du profit de cinq pour cent (5 %).

Les coûts admissibles seront les coûts directs et indirects qui, selon le ministre, sont engagés ou affectés de façon raisonnable et appropriée pour la réalisation du projet.

Il existe quatre catégories de coûts directs :

• Coûts directs de la main-d'œuvre, c'est-à-dire les coûts représentant la partie des salaires bruts versée pour les activités qui peuvent être identifiés et quantifiés de façon spécifique comme ayant été ou devant être engagés pour l'exécution du projet et, qui sont ainsi identifiés et quantifiés constamment par les pratiques d'établissement du prix de revient du bénéficiaire ou des partenaires de collaboration qui sont acceptées par le ministre.
• Coûts directs des matériaux, c'est-à-dire le coût des matériaux qui peuvent être clairement établis et quantifiés par le bénéficiaire comme ayant été ou devant être utilisés pour l'exécution du projet, qui sont ainsi établis et quantifiés constamment par la méthode de comptabilisation du bénéficiaire ou des partenaires de collaboration accepté par le ministre.

  En plus des matériaux achetés uniquement pour l'exécution du projet et transformés par le bénéficiaire ou par les partenaires de collaboration, obtenus de sous-traitants, ces matériaux peuvent inclure tous autres matériaux provenant des stocks courants du bénéficiaire.

  Les matériaux achetés uniquement pour l'exécution du projet ou de contrats de sous-traitance doivent être imputés au projet au prix net convenu chargé au bénéficiaire ou aux partenaires de collaboration avant que les escomptes pour paiement rapide ne lui soient consentis.

  Les matériaux provenant des stocks généraux du bénéficiaire doivent être imputés au projet conformément à la méthode uniformément utilisée par le bénéficiaire ou par les partenaires de collaboration pour établir le coût du matériel en stock.

• Autres coûts directs, c'est-à-dire les coûts applicables qui n'entrent pas dans les catégories des coûts directs des matériaux ou de la main-d'œuvre, mais qui peuvent être clairement identifiés et quantifiés comme ayant été ou devant être engagés pour l'exécution du projet, et qui sont ainsi identifiés et quantifiés constamment par les pratiques d'établissement du prix de revient du bénéficiaire ou des partenaires de collaboration qui sont acceptées par le ministre.
• Coûts des équipements, c'est-à-dire l'équipement, y compris les matériels auxiliaires, l'instrumentation ou le matériel spécial d'essai acheté, loué, fabriqué ou acquis autrement aux fins du projet.

Les coûts indirects (les frais généraux) c'est-à-dire ces coûts qui, bien qu'ayant été engagés pendant l'exécution du projet pour l'exploitation générale de l'entreprise du bénéficiaire ou des partenaires de collaboration, ne peuvent cependant pas être établis et quantifiés comme étant directement reliés à l'exécution du projet. Les coûts indirects (les frais généraux) seront calculés au taux de 75 % des coûts directs de main-d'œuvre.

Ces coûts indirects peuvent inclure, mais ne se limitent pas nécessairement aux éléments suivants :

• les matériaux et fournitures indirects (pour les fournitures de valeur similaire peu élevée et à forte utilisation, dont le coût répond à la définition de matériaux directs, mais pour lesquelles il est cependant coûteux d'assumer les frais en suivant la procédure des coûts directs, alors ces fournitures peuvent être considérées comme étant des coûts indirects pour la raison d'être du projet;
• la main-d'œuvre indirecte;
• les retombées sociales (la part du bénéficiaire uniquement);
• les coûts des services publics, c'est-à-dire les services d'intérêt général tels que l'électricité, le chauffage, l'éclairage et les frais d'exploitation et d'entretien de l'actif général et des installations;
• les frais fixes ou périodiques, c'est-à-dire les dépenses récurrentes telles que les impôts fonciers, les frais de location et les coûts raisonnables d'amortissement;
• les frais administratifs et généraux, c'est-à-dire la rémunération des cadres et des employés, ainsi que les dépenses telles que les articles de papeterie, les fournitures de bureau, l'affranchissement du courrier et les autres dépenses nécessaires à la gestion de l'entreprise;

Même si les coûts suivants peuvent avoir été raisonnablement et convenablement engagés par le bénéficiaire ou par les partenaires de collaboration dans la réalisation du projet, ils sont considérés comme des coûts non admissibles au titre du projet :

1. les allocations d'intérêts sur le capital investi, les obligations, les débentures, les emprunts bancaires ou autres, y compris les escomptes à l'émission d'obligations et les frais de crédit;
2. les frais de services juridiques, comptables et les honoraires d'experts-conseils liés à une réorganisation financière, à l'émission de garanties et de capital-actions, à l'obtention de brevets et de permis ainsi qu'aux actions en réclamation intentées contre le ministre;
3. les pertes subies en raison de mauvais investissements, des mauvaises créances et des frais de recouvrement;
4. les pertes subies sur d'autres projets ou contrats;
5. les impôts sur le revenu, fédéraux et provinciaux, les taxes sur les produits et services ou surtaxes sur les profits excédentaires, ou les dépenses spéciales associées à ces impôts;
6. les fonds de prévoyance;
7. les primes relatives aux assurances vie des cadres ou des administrateurs, lorsque le produit de ces contrats d'assurance revient au bénéficiaire;
8. l'amortissement d'une augmentation de la valeur des biens qui ne s'est pas matérialisée;
9. la dépréciation des biens payés par le ministre;
10. les amendes et les pénalités;
11. les coûts et l'amortissement des installations excédentaires;
12. la rémunération et les primes déraisonnables versées aux cadres et aux employés;
13. les frais d'élaboration et d'amélioration de produits non reliés au produit étant acquis en vertu du projet;
14. les frais de publicité, sauf les frais raisonnables de publicité de nature industrielle ou institutionnelle, versés pour les annonces placées dans des publications spécialisées, techniques ou professionnelles, en vue de fournir de l'information à l'industrie ou à l'institution;
15. les frais de divertissement;
16. les dons;
17. les cotisations et autres frais d'adhésion, sauf aux associations professionnelles et corporatives reconnues;
18. les honoraires, extraordinaires ou anormaux, versés à des experts pour obtenir des conseils techniques, administratifs ou comptables, à moins qu'ils ne soient autorisés par le ministre;
19. tous les frais relatifs à des biens fonciers ou immobiliers; et
20. les frais de ventes et de marketing associés aux produits ou services, ou aux deux, développés en vertu du projet.

Nonobstant le paragraphe 6(b) ci-dessus, les honoraires d'avocats, de comptables et de consultants relatifs à l'obtention de brevets et d'une protection légale pour d'autres éléments de la propriété intellectuelle constituent des coûts admissibles.