Aperçu de la vérification
La vérification permet à la direction-générale des RIT de surveiller de près le progrès d'un entrepreneur vers la réalisation de son obligation.
Les entrepreneurs doivent soumettre un rapport annuel, dans lequel sont décrites les activités de l'année. Le rapport est ensuite examiné et vérifié par les responsables des RIT pour s'assurer que les activités commerciales ont bel et bien pris place conformément au compte rendu.
À la suite de la vérification, les responsables des RIT peut confirmer le montant des crédits octroyés pour cette année, qui aident à réduire les obligations des entrepreneurs.
À quoi vous attendre si vous être un entrepreneur
- La direction-générale des RIT a mise en œuvre d’une norme de service de six mois quant à la vérification des rapports annuels.
- Lors de la première vérification, l'entrepreneur doit s'attendre à fournir un aperçu détaillé de son système de tenue de dossiers et les responsables des RIT doit tester le système au moyen d'un échantillonnage aléatoire. Cet exercice permet au responsable des RIT d'acquérir un niveau approprié de confiance dans le système de l'entrepreneur.
- Lors de toute vérification, l'entrepreneur doit s'attendre à fournir de la documentation détaillée prouvant que les activités commerciales individuelles ont pris place conformément au compte rendu. Cette documentation pourrait inclure : bons de commande, documents d'expédition/de réception, preuve de paiement, documents relatifs aux ventes, etc. La responsabilité de conserver et de produire cette documentation incombe à l'entrepreneur.
- Bien que la vérification se fasse habituellement auprès de l'entrepreneur, certains projets comptent plusieurs « donateurs admissibles » avec lesquelles l'entrepreneur principal partage une partie importante de son obligation. Dans ces cas, les activités de vérification peuvent se faire auprès ces entreprises, si le responsable des RIT ou l'entrepreneur est d'avis que cela est nécessaire est approprié.
- Les entrepreneurs doivent s'attendre à ce que les responsables des RIT les avise du moment approximatif où des vérifications de la VCC seront effectuées. Les vérifications de la VCC se font directement auprès des entreprises canadiennes bénéficiaires, indépendamment de l'entrepreneur, pour faire en sorte que l'entreprise canadienne puisse protéger ses informations commercialement sensibles. Toutefois,
À quoi vous attendre si vous être un bénéficiaire canadien
- La confirmation de la VCC est un secteur où les responsables des RIT s'engagera directement auprès des entreprises canadiens bénéficiaires. Toutes les autres activités de vérification se feront auprès de l'entrepreneur.
- Les entreprises canadiennes bénéficiaires devraient déjà avoir communiqué à l'entrepreneur leur pourcentage de VCC. Au cours de la vérification, les responsables des RIT pourrait demander aux bénéficiaires d'expliquer ce pourcentage.
- Les vérifications de la VCC font partie courante du processus de diligence raisonnable. Les entreprises canadiennes bénéficiaires ne doivent pas tenir pour acquis qu'ils ont été ciblés en raison d'un problème ou d'une erreur.
- Une vérification de la VCC est indépendante de l'entrepreneur. Les responsables des RIT reconnaît que l'information détaillée d'un bénéficiaire sur la VCC est souvent confidentielle et commercialement sensible; ces détails ne sont donc pas communiqués à l'entrepreneur ou à quiconque.
- Pour ce qui est des vérifications de la VCC, les responsables des RIT ont communément recours à différentes méthodes telles que appels téléphoniques, échanges de courriels ou rencontres sur place.
- Pour toutes les vérifications de la VCC, les entreprises canadiennes bénéficiaires doivent s'attendre à devoir fournir : un aperçu général de la façon dont ils ont calculé leur VCC, une ventilation des coûts associés à leur produit/service, et des détails sur tout élément acquis à l'extérieur du Canada.
- Une fois qu'un responsable des RIT a communiqué avec eux, les entreprises canadiens bénéficiaires sont invités à répondre sans tarder. Tout retard relatif à une vérification de VCC a une incidence sur le montant de crédits qui peuvent être octroyés à l'entrepreneur pour l'année.
- Lorsqu'une vérification de VCC est achevée, les entreprises canadiennes bénéficiaires peuvent saisir l'occasion de nouer un dialogue avec les responsables des RIT, d'en apprendre davantage sur la politique et discuter comment mieux tirer parti des occasions commerciales dans le futur.