Outil de correspondance de la navigation numérique pour les programmes et services fédéraux

Énoncé du problème

En ce moment, Services aux Autochtones Canada a de la difficulté à répondre aux multiples demandes d'information des communautés, entreprises et organisations autochtones du Canada concernant les services ministériels. Les sites Web ministériels Canada.ca fournissent une profusion de renseignements sur les programmes et services gouvernementaux, mais ne facilitent pas la navigation dans ces programmes et services ni l'accès aux critères d'admissibilité et aux formulaires de demande. Il n'existe aucun moyen simple de connaître les autres programmes de SAC ou d'autres ministères qui pourraient financer une proposition. Cette tâche est généralement effectuée manuellement et prend beaucoup de temps. SAC reçoit des demandes et des propositions non sollicitées qui ne correspondent pas tout à fait à ses critères d'admissibilité. Une plateforme est donc nécessaire pour parcourir et faire correspondre les programmes offerts par le gouvernement du Canada et fournir une réponse rapide et adaptée à une demande donnée. Il est nécessaire de développer une plateforme innovante et de la mettre à l'essai afin de permettre aux partenaires et aux fonctionnaires autochtones d'accéder immédiatement à des renseignements pertinents et à jour, adaptés à leur question et à leurs besoins précis concernant les programmes admissibles dans le cadre d'une proposition donnée, et de savoir si le programme dispose encore de fonds. SAC est à la recherche d'une solution en ligne qui servira d'outil d'appariement des programmes et des services et qui facilitera la navigation dans les programmes et services fédéraux afin de répondre, en temps réel, aux diverses demandes de renseignements ou de financement reçues.

Résultats souhaités et éléments à considérer

Résultats essentiels (obligatoires)

Les solutions proposées doivent :

1. être évolutives et fournir aux utilisateurs un accès interactif immédiat (en quelques secondes) à des renseignements pertinents adaptés à leurs questions et besoins précis;
2. s'intégrer aux systèmes actuels de Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC) et de SAC, et présenter une interopérabilité avec les bases de données et les applications en ligne existantes du gouvernement du Canada;
3. s'adapter au fil du temps en fonction de l'apprentissage machine supervisé ou non supervisé afin d'améliorer l'expérience utilisateur et de mieux répondre aux besoins des Canadiens en matière de renseignements;
4. fournir la même interface aux utilisateurs internes et externes;
5. fournir des formulaires de demande à remplir en format PDF aux personnes qui souhaitent présenter une demande dans le cadre d'un programme particulier;
6. se mettre à jour automatiquement (peut-être au moyen d'un algorithme ou de l'apprentissage machine) en temps réel lorsqu'il y a une modification, un ajout ou une suppression sur le site Web d'un programme fédéral afin que cet outil puisse toujours fournir les renseignements les plus récents possible;
7. intégrer des renseignements provenant de tous les programmes et services du gouvernement du Canada et non seulement ceux de SAC.

Résultats souhaités supplémentaires

Les solutions proposées devraient :

1. disposer d'une fonction de clavardage pour interagir avec les utilisateurs en temps réel et être en mesure de répondre aux demandes de renseignements (p. ex., «J'aimerais obtenir du financement pour démarrer une entreprise. À quel programme puis-je présenter une demande?») dans plusieurs langues, y compris, mais sans s'y limiter, dans les deux langues officielles que sont l'anglais et le français, avec la possibilité d'élargir cette fonction aux langues autochtones;
2. être pleinement accessibles aux personnes qui peuvent avoir une déficience d'apprentissage, de lecture, de perception, physique ou visuelle pouvant avoir un impact sur leur capacité de lire les documents numériques conventionnels.

Historique et contexte

Les progrès technologiques des dernières années ont permis l'introduction de plateformes logicielles novatrices, notamment la technologie des «robots conversationnels», fondées sur le traitement du langage naturel et dotée d'une capacité à imiter l'activité humaine. De plus en plus, on utilise ces technologies pour la reconnaissance de la parole et du texte. Elles permettent également une interaction entre l'utilisateur et le logiciel (c.-à-d. en répondant à des questions) à l'aide de phrases naturelles. Depuis de nombreuses années, RCAANC et SAC ont constaté une lacune dans la façon dont les ministères reçoivent, évaluent et répondent aux demandes de renseignements sur les programmes et aux demandes de financement. On peut se servir des récents progrès en matière d'intelligence artificielle (IA) pour aider RCAANC et SAC, et améliorer l'accès des populations autochtones aux programmes et aux services dans l'ensemble du gouvernement. Lorsqu'une proposition est rejetée dans le cadre d'un programme, il n'y a pas de processus pour aiguiller le demandeur vers d'autres programmes ministériels ou gouvernementaux où la proposition pourrait être admissible. Actuellement, les agents de programme doivent essayer d'établir ces liens par eux-mêmes, ce qui est inefficace, prend trop de temps et constitue un gaspillage de ressources. Même si les employés se sont réunis pour déterminer les différents programmes vers lesquels les demandeurs peuvent être aiguillés, il y a encore de nombreuses erreurs humaines. S'il existait une solution technologique pour résoudre ce problème, le Ministère économiserait du temps et améliorerait sa capacité de prestation de services aux partenaires autochtones. Compte tenu de l'ajout et de la suppression continus de programmes et services fédéraux, il devient de plus en plus difficile de s'y retrouver et de fournir des renseignements pertinents, opportuns et à jour. Cela peut souvent entraîner des frustrations et des occasions manquées. À mesure que le volume et la complexité des renseignements augmenteront, des plateformes novatrices seront nécessaires pour aider les peuples autochtones à accéder aux programmes et aux services qui répondent à leurs besoins précis et leur permettent d'activer leur proposition en temps réel.

Ce défi pourrait donner lieu à des contrats multiples.

Phase 1 :

• Le financement maximal disponible pour tout contrat de la phase 1 résultant de ce défi est de 150000 $ CA, hors taxes applicables, frais d'expédition, de déplacement et de subsistance, selon les besoins.
• La durée maximale de tout contrat de la phase 1 résultant de ce défi est de six mois (à l'exclusion de la présentation du rapport final).
• Nombre estimatif de contrats de la phase 1 à attribuer : 2

Phase 2 :

• Le financement maximal disponible pour tout contrat de la phase 2 résultant de ce défi est de 520000 $ CA, hors taxes applicables, frais d'expédition, de déplacement et de subsistance, selon les besoins.
• La durée maximale de tout contrat de la phase 2 résultant de ce défi est de 12 mois (à l'exclusion de la présentation du rapport final).
  • Remarque : Seules les entreprises admissibles qui ont terminé la phase 1 seront prises en compte pour la phase 2.
• Nombre estimatif de contrats de la phase 2 à attribuer : 1

La présente divulgation est faite de bonne foi et n'engage pas le Canada à accorder un contrat correspondant à la valeur totale approximative du financement. Les décisions définitives sur le nombre de subventions des phases 1 et 2 seront prises par le Canada en fonction de facteurs tels que les résultats de l'évaluation, les priorités ministérielles et la disponibilité des fonds. Le Canada se réserve le droit de procéder à des attributions partielles et de négocier des modifications de la portée du projet.

Remarque: les entreprises sélectionnées peuvent recevoir un contrat par phase et par défi.

Déplacements 

Réunion de lancement

Gatineau (Québec)^{Note de bas de page *}

Réunions d'étape

Toute réunion d'examen de l'état d'avancement sera menée par vidéoconférence ou téléconférence. 

Réunion d'examen final

Gatineau (Québec)^{Note de bas de page *}

Les autres communications pourront se faire par téléphone, par vidéoconférence ou par WebEx.

Critères d'admissibilités de Solutions innovatrices Canada :

Les propositions de solutions peuvent uniquement être présentées par une petite entreprise qui satisfait aux critères suivants :

• être à but lucratif
• être constituée au Canada (au fédéral ou au provincial)
• compter au plus 499 employés équivalent temps plein (ETP)^{Note de bas de page **}
• mener des activités de recherche-développement au Canada
• verser présentement au moins 50 % de ses salaires, rémunérations et honoraires annuels à des employés et à des entrepreneurs qui passent la majeure partie de leurs heures de travail au Canada^{Note de bas de page **}
• compter au moins 50 % de ses employés ETP dont le lieu de travail habituel est au Canada^{Note de bas de page **}
• compter au moins 50 % de ses cadres supérieurs (vice-président ou niveaux supérieurs) dont la résidence principale est au Canada^{Note de bas de page **}

Annexe 1 : Exigences relatives au programme de marchés réservés aux entreprises autochtones

1. Qui est admissible?

   1. Une entreprise autochtone étant une coopérative ou corporation à profit dont la propriété et le contrôle sont au moins à 51 p. 100 assurés par des Autochtones.

      Si l'entreprise autochtone a au moins six employés à plein temps à la date de la soumission, au moins 33 p. 100 d'entre eux doivent être des Autochtones, et cette proportion doit être maintenue pendant toute la durée du contrat.

      Le soumissionnaire recevra une attestation à compléter après la date de fermeture du Défi qu'il devra certifier qu'il agit au nom d'une entreprise autochtone selon les critères définis ci-dessus.

2. Y a-t-il d'autres exigences auxquelles doivent se soumettre les soumissionnaires au titre du Programme de marchés réservés aux entreprises autochtones?

   Oui

   1. S'il s'agit d'un contrat (biens, services ou construction) pour lequel une entreprise présente une proposition qui comporte de la sous-traitance, celle-ci doit lorsque demandé par le Canada certifier qu'au moins 33 p. 100 de la valeur des travaux effectués en vertu du contrat seront réalisés par une ou plusieurs entreprises autochtones. La valeur des travaux effectués correspond à la valeur totale du contrat, moins les matériaux achetés directement par l'entrepreneur pour l'exécution du contrat. Par conséquent, le soumissionnaire doit aviser le sous-traitant ou les sous-traitants, en les y obligeant, au besoin, par écrit, qu'ils doivent respecter les exigences que le Programme de marchés réservés (le Programme) peut imposer au sous-traitant ou aux sous-traitants.
   2. Le contrat du fournisseur avec un sous-traitant doit aussi, s'il y a lieu, comprendre une disposition en vertu de laquelle le sous-traitant accepte de remettre au fournisseur de l'information attestant sa conformité au programme et qui autorise le fournisseur à faire effectuer une vérification par l'État, afin d'examiner les dossiers du sous-traitant dans le but de vérifier l'information fournie. Le fait de ne pas exiger ou de ne pas appliquer ces dispositions équivaut à une rupture de contrat et expose le soumissionnaire aux conséquences civiles dont il est question dans le présent document.
   3. Suivant la date de fermeture du Défi, l'entreprise doit signer le formulaire d'Attestation concernant les exigences du Programme de marchés réservés aux entreprises autochtones (l'attestation), lorsque demandé par le Canada, déclarant qu'elle :
      1. satisfait aux critères d'admissibilité et continuera de le faire pendant toute la durée du contrat;
      2. présente, sur demande, la preuve qu'elle satisfait aux critères d'admissibilité;
      3. accepte de faire l'objet d'une vérification concernant l'attestation;
      4. reconnaît que s'il est prouvé qu'elle NE satisfait PAS aux critères d'admissibilité, elle sera passible de une ou de plusieurs des conséquences civiles énoncées dans l'attestation et le contrat.
3. Comment l'entreprise doit-elle prouver qu'elle satisfait aux critères d'admissibilité?
   1. Il n'est pas nécessaire de fournir une preuve d'admissibilité au moment de la présentation de la proposition. Toutefois, l'entreprise doit être prête à fournir cette preuve en cas de vérification.
   2. Les conséquences civiles des fausses déclarations dans les documents de proposition, de la non-conformité avec les exigences du Programme ou de la non-production d'une preuve satisfaisante pour le Canada en ce qui a trait aux exigences du Programme peuvent prendre la forme d'une saisie du dépôt de proposition, du blocage des retenues, de l'interdiction de participer à de nouveaux appels d'offres du Programme et (ou) de la résiliation du contrat. Dans le cas où le contrat serait résilié à cause d'une fausse déclaration ou du non-respect des exigences du Programme, le Canada se réserve le droit de retenir les services d'un autre entrepreneur pour parachever les travaux et tous les frais additionnels assurés par le Canada devront alors, à la demande du Canada, être remboursés par l'entreprise.
4. Qu'elle sorte de preuve peut être exigée de l'entreprise?
   1. Propriété et contrôle
      1. La preuve de propriété et de contrôle exigée d'une entreprise peut comprendre les documents l'enregistrement du nom commercial, les arrangements bancaires, les documents de régie, les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration et des comités de gestion, ou d'autres documents juridiques.
      2. La propriété d'une entreprise autochtone désigne la « propriété bénéficiaire », c'est-à-dire la propriété effective de l'entreprise. Le Canada peut examiner divers facteurs pour vérifier si des Autochtones contrôlent vraiment ou effectivement l'entreprise autochtone. (Voir à l'Appendice A Programme de marchés réservés aux entreprises autochtones la liste des facteurs que peut examiner le Canada.)
   2. Emploi et employés
      1. Si l'entreprise autochtone a six employés ou plus à la date de présentation de l'attestation et qu'elle est tenue par le Canada de prouver qu'au moins 33 p. 100 des employés à plein temps sont autochtones, elle doit, à la demande du Canada, présenter immédiatement un Formulaire d'attestation employeur-employé, dûment rempli, pour chaque employé autochtone à plein temps
      2. Les pièces justificatives à présenter pour prouver qu'un employé travaille à plein temps et pour attester du nombre d'employés à plein temps peuvent comprendre : les registres des salaires, ou les fiches de paie individuelles, les offres d'emploi écrites ou les données sur les salaires conservées pour l'Agence du revenu du Canada, de même que toute information se rapportant à la caisse de retraite ou à d'autres régimes de prestations.
      3. Un employé à plein temps, selon la définition de ce programme, est quelqu'un qui figure sur la liste de paie, a droit à tous les avantages dont bénéficient les autres employés à plein temps dans l'entreprise, tels qu'un régime de pension, des vacances payées et des congés de maladie, et qui travaille au moins 30 heures par semaine. C'est le nombre d'employés à plein temps figurant sur la liste de paie de l'entreprise à la date de présentation de la proposition qui détermine le rapport du nombre d'Autochtones au nombre total d'employés de l'entreprise aux fins de la détermination de l'admissibilité au Programme.
      4. Les propriétaires autochtones et les employés autochtones à plein temps doivent être prêts à prouver leur statut. L'Attestation propriétaire-employé, à remplir par chaque propriétaire autochtone et chaque employé à plein temps autochtone, comprend une déclaration de satisfaction aux critères d'admissibilité et une déclaration de véracité et d'intégralité de l'information. Cette attestation inclut également un consentement à la vérification de l'information présentée.
5. Contrats de sous-traitance
   1. La justification du pourcentage des travaux effectués par les sous-traitants peut se faire au moyen des contrats conclus entre l'entrepreneur et les sous-traitants, des factures et des paiements par chèque.
   2. Les pièces à produire pour prouver qu'un sous-traitant est une entreprise autochtone (lorsque cela est nécessaire pour respecter la teneur autochtone minimum du contrat) sont les mêmes que celles que doit présenter l'entrepreneur principal pour prouver qu'il représente une entreprise autochtone.
6. Définition d'un Autochtone aux fins du programme de marchés réservés aux entreprises autochtones?
   1. Un Autochtone est un Indien, un Métis ou un Inuit qui réside ordinairement au Canada.
   2. Les pièces à produire comme preuve du statut d'Autochtone sont notamment les suivantes :
      1. inscription comme Indien du Canada;
      2. appartenance à un groupe affilié au Metis National Council ou au Congrès des peuples autochtones, ou à toute autre organisation autochtone reconnue au Canada;
      3. acceptation à titre d'Autochtone par une collectivité autochtone établie au Canada;
      4. inscription ou droit à l'inscription au titre d'une entente de règlement d'une revendication territoriale globale;
      5. appartenance ou droit d'appartenance à un groupe visé par des revendications territoriales globales acceptées;
      6. comme preuve de résidence au Canada, on peut produire un permis de conduire provincial ou territorial, un bail ou tout autre document pertinent.

Pour plus d'informations sur les conditions d'admissibilité de ce défi spécifiquement, veuillez visiter Achats et ventes.

La source officielle des critères d'évaluation pour ce défi est le système électronique d'appel d'offres du gouvernement (https://achatsetventes.gc.ca/donnees-sur-l-approvisionnement/appels-d-offres/PW-20-00899125)

En cas de divergence entre les informations ci-dessous et les informations publiées sur Achats et Ventes, Achats et Ventes aura préséance.

Le soumissionnaire doit remplir le formulaire électronique de présentation de la proposition pour le volet Défi, et y fournir assez d'information pour permettre au Canada d'évaluer la proposition par rapport aux critères et au schéma d'évaluation. L'information doit montrer en quoi la solution proposée répond à chaque critère.

Partie 1 : Critères obligatoires

Les propositions doivent satisfaire à tous les critères obligatoires indiqués en obtenant la mention « Réussite » pour passer à la partie 2. Les propositions qui ne satisfont pas à tous les critères obligatoires seront jugées non recevables et seront écartées.

Critères obligatoires et critères cotés avec note minimale de passage

(à satisfaire obligatoirement par la proposition du soumissionnaire)

Partie 2 : Critères cotés

Les propositions doivent atteindre une note minimale de passage de 50 % pour être jugées comme recevables. Les propositions qui n'atteignent pas la note minimale de passage seront déclarées comme non recevables et seront écartées.

Critères cotés

(à satisfaire par la proposition du soumissionnaire)

Pour ce défi, prière de vous référer à l'appel d'offres sur Achats et ventes.

Toutes les questions concernant ce défi en particulier devraient être adressées à SIC-ISC@tpsgc.gc.ca.

Vous pouvez également consulter la Foire aux questions à propos du programme Solutions innovatrices Canada.

Un lexique est également disponible.