Archivé — Réunion du Comité de pratique DB/IPIC - 26 juin 2015

Vendredi 26 juin 2015, de 13 h 30 à 15 h 30.

Sont présents

Points à l’ordre du jour

1. Présentation et révision de l’objectif de la réunion

A. Lajoie accueille les personnes présentes à la réunion du Comité de liaison mixte (CLM). On présente D. Boudreau à titre de directeur de la Division des services et normes aux brevets, qui comprend les secteurs d’activités suivants: Formation, Qualité, TI et Opérations. On annonce également que Mme Johanne Bélisle a été nommée directrice générale et commissaire aux brevets, ainsi que registraire des marques de commerce à l’OPIC; elle entrera dans ces fonctions le 8 septembre 2015.

M. Paton mentionne que J. Pivnicki assumera désormais le rôle de coprésident du CLM.

Des échanges par écrit sur des questions précises soulevées par les membres du CLM et les réponses à ces questions fournies par la Direction des brevets (DB) ont précédé cette réunion. Ces échanges ainsi que la présente réunion et son ordre du jour sont en anglais. Cependant, Mme Lajoie mentionne que tout échange peut se faire dans l’une ou l’autre des langues officielles, et que l’ordre du jour sera affiché dans les deux langues officielles sur le site Web de l’OPIC. D. Boudreau propose que les prochains échanges écrits sur les questions et les réponses se fassent aussi dans les deux langues officielles.

A. Lajoie note que le nouvel objectif de la réunion du CLM est de se réunir pour discuter des questions d’intérêt commun à la DB, la profession et nos clients communs. M. Paton ajoute que nous visons tous l’obtention d’un système de PI fonctionnel, efficace et productif.

2. Bilan des projets législatifs

S. Vasudev présente un bilan des projets législatifs.

En décembre 2014, le projet de loi C-43, qui modifiait la Loi sur les brevets relativement au Traité sur le droit des brevets (PLT), a reçu la sanction royale. Le Bureau a commencé à travailler au Règlement connexe. Le projet de loi C-59, y compris les dispositions concernant les communications privilégiées, a récemment reçu la sanction royale. Le projet de loi C-59 contient aussi des dispositions sur les prolongations de délai en cas de situation de force majeure­ et sur la correction d’erreurs « évidentes » dans les documents soumis à l’OPIC. Les questions et réponses sur les modifications apportées à la Loi sur les brevets précisément liées au PLT ont été affichées sur le site Web de l’OPIC.

Le Bureau a commencé l’élaboration d’une longue série de modifications aux Règles, en fonction des projets C-43 et C-59 et des points de la deuxième série de modifications aux Règles concernant, entre autres choses, les taxes pour les pages supplémentaires du listage de séquences et la réduction du délai pour la demande d’examen qui est passé de cinq à trois ans à compter de la date de dépôt d’une demande de brevet. Une consultation sur ces modifications est prévue pour la première moitié de 2016, et on envisage l’entrée en vigueur dans la dernière moitié de 2016.

En parallèle, on travaille aussi aux aspects des modifications qui exigent de l’OPIC qu’il respecte les dispositions de la Loi sur les frais d’utilisation (LFU), ce qui est requis chaque fois que la portée d’une taxe est élargie ou qu’une nouvelle taxe est imposée. Ces modifications devront passer par un processus différent et faire l’objet d’une consultation distincte par rapport à ce qui est prévu pour la publication dans la Gazette du Canada pour les Règles.

M. Paton demande s’il existe une manière dont les membres IPIC peuvent aider officieusement le Bureau dans la préparation des Règles avant une consultation. S. Vasudev répond que des efforts seront déployés pour trouver une voie par laquelle le Bureau pourra entendre les opinions de l’IPIC avant la publication dans la Partie I de la Gazette.

3. LEAN à la Direction des brevets

J. Deschênes-Furry donne une présentation sur l’utilisation de la méthodologie LEAN à la DB de l’OPIC. Avant la réunion, les membres IPIC du CLM ont reçu un document contenant un aperçu du concept LEAN et, à leur arrivée à la réunion, ils ont reçu une copie de la présentation.

La méthodologie LEAN comprend d’une part des outils et des méthodologies logiques pour atteindre la fluidité, la stabilité et l’équilibre à l’intérieur d’un processus et, d’autre part, un changement de mentalité et de culture permettant de réaliser ces objectifs. À cet égard, une séance de formation de trois heures sur les principes de la méthodologie LEAN a été mise au point au Bureau et offerte à tous les employés.

Mme Deschênes-Furry parle de deux projets LEAN qu’a entrepris la DB. Le premier projet amorcé concerne la soumission continue de rapports d’examen et d’acceptations. On encourage les examinateurs à soumettre les rapports du Bureau et les approbations aux fins d’acceptation de façon continue, ce qui assure une production plus uniforme des rapports d’examen et des acceptations d’une semaine à l’autre. Grâce à ce projet, des outils ont été fournis pour évaluer l’atteinte des objectifs de l’examinateur chaque semaine, plutôt que chaque mois. Le fait de changer la manière dont ces évaluations sont affichées a facilité le changement de mentalité chez les employés.

Un deuxième projet LEAN entrepris par la DB a permis la normalisation du format du rapport d’examen et l’amélioration du processus d’envoi des rapports d’examen. Ce projet a donné lieu à une diminution de 60 % du délai pour les dossiers prioritaires.

Mme Deschêsnes-Furry conclut en disant que, conformément à la méthodologie LEAN, le Bureau doit travailler avec la communauté d’agents afin d’accroître la valeur que nous offrons à nos clients. Dans ce contexte, un bref sondage a été remis aux membres IPIC du CLM présents à la réunion, afin qu’ils les distribuent à tous les membres IPIC du CLM. Ce sondage a pour but de faciliter l’identification des problèmes et de ce qui est important pour la communauté d’agents en tant que représentants des clients. Les réponses et les commentaires peuvent être envoyés par courriel à Leanfeedback@ic.gc.ca.

4. Bilan de la gestion de la qualité et ce qu’elle signifie pour nos clients

J Hurkmans, gestionnaire du programme de qualité de la DB, présente un aperçu et un bilan de la gestion de la qualité. Le système de gestion de la qualité (SGQ) utilisé à la Direction s’appuie sur le concept de la Roue de Deming, qui consiste en un cycle de planification, de réalisation, de vérification et de déploiement/correction.

Voici quelques projets en cours dans le cadre du programme de la qualité:

1) Une initiative de schématisation des processus ayant introduit une méthode normalisée de documentation des processus opérationnels et d’examen; les diagrammes des processus, étape par étape, créés à l’aide de cette méthode sont accessibles à titre de référence et sont utilisés par tous les employés;

2) Un système de contrôle de la qualité (CQ), qui offre un échantillonnage aléatoire de rapports et d’acceptations concernant des demandes nationales et internationales aux fins d’un examen normalisé par les superviseurs. Le système prévoit aussi la réalisation par les superviseurs d’un examen supplémentaire de tous les rapports et de toutes les acceptations non échantillonnés, au besoin;

3) Une initiative pour l’enregistrement des recherches a permis d’établir une méthode normalisée pour documenter les activités de recherche des examinateurs. Également en ce qui concerne la recherche, un programme pilote de recherche collaborative sera amorcé cet été dans le cadre duquel un petit groupe d’examinateurs travailleront ensemble et échangeront des pratiques exemplaires en matière de recherche de demandes de brevet actives. Ces pratiques exemplaires seront utilisées dans la préparation des documents pédagogiques;

4) Une initiative sur l’assurance de la qualité (AQ), qui suppose l’élaboration d’un projet interne qui commencera cet automne, dans lequel un deuxième avis est fourni par les examinateurs qui effectuent une analyse en profondeur d’un échantillon aléatoire de demandes ayant été jugées acceptables par d’autres examinateurs;

5) Des sondages directs et continus auprès des clients, dont les rétroactions s’ajouteront à celles obtenues à l’aide du mécanisme de rétroaction en ligne (MRL);

6) Le positionnement de l’organisation concernant son état de préparation et sa conformité à la norme ISO 9001/2015.

Après la présentation de J. Hurkmans, M. Paton observe que dans divers documents du Bureau, il arrive que les termes « demandeur » et « propriétaire » ne soient pas employés de manière uniforme et adéquate. J. Hurkmans indique que le Bureau procède actuellement à l’examen de l’ensemble des lettres types qu’il produit et que cette observation sera prise en compte pendant l’examen.

5. L’amélioration continue relève d’une responsabilité partagée

Ce point sur l’amélioration continue en tant que responsabilité partagée doit être un sujet de discussion abordé à chaque réunion du CLM.

- Comprendre le système de rappel (AR) des agents de brevets

Le Bureau avait demandé aux membres IPIC présents à la réunion du CLM d’indiquer quel système AR est généralement employé par les agents de brevets dans l’organisation de leur travail.

J. Wilson explique que plusieurs facteurs influencent la réponse à un rapport ou une réponse du Bureau, y compris la nature de la relation avec le client. Les agents peuvent demander aux clients de fournir des directives à l’intérieur d’un délai donné. Cependant, il se peut que ce délai ne soit pas respecté. J. Pivnicki, M. Paton et L.-P. Gravelle s’entendent sur le fait que la ponctualité des réponses peut varier selon le client. On indique que les agents ne souhaitent généralement pas remettre des réponses à la dernière minute. Cependant, de telles situations échappent souvent au contrôle des agents.

- SADO et l’article 34.1 de la Loi sur les brevets

A. Lajoie indique que le Bureau aimerait mener une campagne de visibilité pour encourager les agents et les innovateurs à utiliser la nouvelle base de données sur les brevets de l’OPIC, le Système d’accès aux documents de l’OPIC (SADO), qui offre un accès à des historiques de dossiers complets. Cette campagne comprendrait l’utilisation du SADO dans le contexte du dépôt d’un dossier d’antériorité en vertu de l’article 34.1 de la Loi sur les brevets, comme par des tiers, de manière à favoriser la qualité des examens.

J. Wilson et J. Pivnicki mentionnent que pour faire connaître le SADO aux innovateurs et au grand public, il serait utile de faciliter le téléchargement de la demande telle que publiée ainsi que de tout brevet octroyé à partir dudit système. J. Wilson ajoute qu’il n’est toujours pas possible de voir si un dossier a été accepté. Cependant, tous les membres IPIC présents à la réunion du CLM conviennent du fait que la communauté d’agents apprécie généralement son accès au SADO et qu’il s’agit d’un excellent outil et d’un bon point de départ.

- L’original d’un brevet octroyé ne doit pas être envoyé au Bureau, sauf sur demande.

D. Boudreau discute de ce point, en ce qui concerne les clients qui envoient au Bureau l’original d’un brevet octroyé, lorsque des modifications doivent être apportées en vertu de l’article 8 (de la Loi sur les brevets). Il a été noté, lors d’un projet LEAN, que les originaux de ces brevets octroyés ne se rendaient pas toujours au bon endroit et ne revenaient parfois pas au client, et ce, pour différentes raisons. On demande désormais aux employés de retourner les originaux de ces brevets octroyés, à moins que le Bureau ait demandé ces originaux. À cet égard, si le Bureau doit recevoir l’original du brevet octroyé, le Bureau en informe le client. On demande aux membres IPIC présents à la réunion du CLM de partager cette information.

6. Commentaires sur les points à l’ordre du jour:

À ce moment-ci, des commentaires précis sont présentés concernant les réponses fournies par la DB de l’OPIC dans le cadre de correspondances écrites qui a eu lieu avant la réunion du CLM.

- Absence d’avis générés par le système (p. ex. avis d’abandon, certificat de dépôt, avis d’entrée dans la phase nationale, avis d’acceptation) dans le SADO.

M. Paton remarque qu’il reste encore des documents importants, comme les avis générés par le système, qui ne figurent pas dans le SADO. D. Boudreau explique qu’il est prévu dans le plan à long terme de rendre accessibles ces documents dans le SADO, mais que cela ne se produira pas dans un avenir rapproché en raison des restrictions technologiques. Ces documents peuvent être générés sur demande.

- « Il ne sera plus possible de payer des taxes périodiques par correspondance générale »

Le commentaire cité ci-dessus figurait dans une réponse de l’OPIC, dans l’échange qui a précédé la réunion du CLM. D. Boudreau précise qu’à l’avenir, dans quelques années, lorsque le nouveau système de dépôt électronique sera en place, il ne sera plus possible de payer les taxes périodiques par correspondance générale.

7. Prochaine réunion et mot de la fin

Il est convenu que la nouvelle méthode pour tenir les réunions du CLM, avec plus de discussions en personne et en intercalant entre ces réunions des échanges écrits sur des questions et réponses spécifiques, s’avérait profitable et se poursuivrait. On propose que deux réunions du genre soient tenues chaque année. La prochaine réunion est prévue pour le jeudi 3 décembre 2015, de 13 h 30 à 15 h 30.

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La séance est levée à 15 h 30.