Qu’est-ce que le volet Mise à l’essai de Solutions innovatrices Canada?
Le volet Mise à l’essai de Solutions innovatrices Canada (SIC) permet d’acquérir et de mettre à l’essai des innovations pré-commerciales auprès d’entreprises canadiennes dans le cadre de contrats de recherche et de développement (R et D). Les ministères fédéraux effectuent les essais pour évaluer le rendement et fournir une rétroaction, aidant ainsi les innovateurs à améliorer le niveau de maturité de leurs technologies.
J’ai soumis une demande à un appel de propositions, que se passe-t-il ensuite?
Si vous avez soumis une demande dans le cadre d’une opportunité de financement ouverte, attendez que Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), le partenaire contractuel du programme, communique avec vous. SPAC s’occupe de tous les contrats et vous informera des résultats de votre demande.
Mon innovation a fait l’objet d’une qualification préliminaire
Qu’est-ce que cela signifie?
Votre innovation peut être maintenant considérée pour la mise à l’essai par les ministères et organismes fédéraux.
Veuillez noter que la qualification préliminaire ne garantit pas la sélection de votre entreprise ni l’attribution du contrat. Les projets sont sélectionnés en fonction de l’intérêt des ministères fédéraux de mise à l’essai de l’innovation.
Quelles sont les prochaines étapes?
Vous recevrez une lettre de SPAC confirmant que votre proposition est qualifiée préliminairement, ce qui signifie qu’elle a passé avec succès les évaluations obligatoires et techniques du programme.
Les responsables du programme communiqueront ensuite avec vous pour vous expliquer les prochaines étapes. Comme indiqué, la qualification préliminaire ne garantit pas la sélection de votre entreprise ni l’attribution du contrat.
Pour connaître les termes et conditions du programme, consultez le document d’appel d’offres sur le site AchatsCanada.
Responsables des essais admissibles
Toute organisation fédérale énumérée dans la Loi sur la gestion des finances publiques peut mettre à l’essai les innovations qualifiées.
Le cas échéant, les organisations fédérales peuvent également parrainer des tests d’innovation avec des tiers capables de fournir des services en nature. Les tiers comprennent, sans s’y limiter, les provinces, les municipalités, les hôpitaux, les écoles, les organisations autochtones, etc.
Sélection des propositions et procédure d’attribution des contrats
Clés du succès :
- Examinez les clauses énumérées dans l’appel de propositions, y compris celles relatives à la livraison, à l’inspection, au paiement, aux garanties, à la confidentialité, à la protection des données, à la certification et à la propriété intellectuelle. Cela vous permettra de mieux comprendre le programme et de vous préparer aux étapes suivantes du processus.
- Restez informé en lisant les communications du programme et en connaissant la date de validité de votre proposition.
- Faciliter la mise en relation en orientant les responsables des essais intéressés vers la procédure décrite à l’étape 2.
- Comprendre les limites budgétaires du contrat : 1,1 million de dollars canadiens pour les énoncés de problèmes standards; 2,3 millions de dollars canadiens pour les énoncés de problèmes militaires. La valeur finale des contrats peut varier en fonction de leur portée.
- Concevoir un essai minimal et viable pour démontrer les fonctionnalités clés dans un environnement contrôlé.
- Réagir rapidement pour que votre projet continue d’aller de l’avant.
Stade 1 : Examen de l’innovation, priorisation et jumelage
Étape 1 : Collecte d’information
Les responsables du programme communiquent avec les entreprises qualifiées pour leur demander du matériel promotionnel pour le site web du programme. Ce matériel permet aux responsables des essais de mieux comprendre les innovations disponibles.
Étape 2 : Examen effectué par les responsables des essais
Les responsables des essais des ministères examinent les innovations et évaluent leur capacité et leur intérêt pour les mettre à l’essai. Ils font part de leur intérêt par le biais du formulaire en ligne du programme ou en envoyant un courriel à solutions@ised-isde.gc.ca. Seules les manifestations d’intérêt reçues directement par les responsables des essais seront prises en considération.
Le programme assure le suivi auprès des responsables des essais afin :
- de comprendre le plan d’essais proposé;
- d’évaluer la faisabilité du plan par rapport à la configuration et au calendrier souhaités;
- d’évaluer la concordance avec les mandats et les priorités du ministère
Étape 3 : Jumelage avec les responsables des essais du gouvernement fédéral
Les responsables des essais soumettent une liste d’innovations d’intérêt classées par ordre de priorité. Les responsables du programme évaluent ces propositions en fonction des éléments suivants :
- concordance avec les mandats ministériels
- niveau d’intérêt (par exemple, plusieurs ministères)
- avantages pour le gouvernement du Canada
- considérations logistiques (emplacement, objectifs, sécurité, mise en œuvre)
- état de préparation des innovations et calendrier de mise à l’essai
- concordance avec le financement disponible (fonds du programme ou du responsable des essais)
Si l’intérêt reçu répond aux critères énumérés ci-dessus, un responsable du programme communiquera avec l’entreprise. Un jumelage potentiel ne garantit pas d’être sélectionné pour la réalisation d’essais ni l’attribution d’un contrat.
Ensuite, le responsable des essais évalue la correspondance plus en détail à l’étape 4. Les entreprises non sélectionnées seront informées.
Stade II : Plan de mise à l’essai, énoncé des travaux, négociation et attribution du contrat
Étape 4 : Élaboration du plan de mise à l’essai
L’entreprise, le responsable des essais, le responsable du programme et l’agent d’approvisionnement élaborent et approuvent conjointement un plan d’essai général à l’aide d’un Formulaire de vérification de mise à l’essai.
Points importants:
- L’innovation doit correspondre à la proposition originale - aucune nouvelle fonctionnalité ne peut être incluse. Se référer à la définition de personnalisation et de configuration dans le document d’appel d’offres.
- Établir une mise à l’essai minimale et viable - exigence de base pour évaluer correctement l’innovation.
- Le budget doit soutenir le plan d’essai.
Le formulaire de vérification des essais comprend les éléments suivants :
- spécifications de l’innovation et emplacement des essais
- calendrier et exigences en matière d’accès aux technologies de l’information
- durée des essais et considérations relatives à la sécurité
Vous devez présenter des prévisions financières non contraignantes pour le plan d’essai proposé. La valeur finale du contrat peut être différente de votre proposition initiale, en fonction du plan de mise à l’essai final et des négociations contractuelles ultérieures.
Si le plan de mise à l’essai est approuvé, une lettre d’information du responsable du programme confirme le jumelage. Si ce n’est pas le cas, votre innovation demeure éligible pour les essais jusqu’à la fin de la période de validité de la proposition.
Remarques importantes :
- Le responsable du programme et le responsable des essais finaliseront la portée des essais, ce qui pourrait se traduire par une valeur contractuelle inférieure aux plafonds de financement du programme (1,1 million de dollars canadiens pour les énoncés de problèmes standards et 2,3 millions de dollars canadiens pour les énoncés de problèmes militaires).
- Les essais doivent être réalisés de manière efficace. Les contrats peuvent s’étendre sur plusieurs exercices financiers et ne doivent pas nécessairement être conclus au cours du même exercice.
- Un jumelage confirmé ne garantit pas l’attribution d’un contrat.
Étape 5 : Énoncé des travaux
Après l’approbation du plan, l’entreprise, le responsable des essais et le rédacteur technique du programme rédigent l’énoncé des travaux. Ce document décrit l’innovation et la méthode utilisée pour réaliser les essais prévus dans le contrat.
L’énoncé des travaux comprend les éléments suivants :
- détails de l’innovation (composants, quantité, spécifications)
- procédures d’installation ou de configuration
- déplacements pour l’installation ou la formation
- objectifs des essais et méthodes d’évaluation
- calendrier
Les prévisions financières et les exigences en matière de sécurité sont réévaluées. Le responsable du programme facilite le lancement de la procédure d’une attestation de sécurité, si nécessaire. Le projet ne peut pas passer à l’étape 7 sans autorisation de sécurité.
Remarque : le responsable du programme n’a aucune influence sur la procédure d’autorisation de sécurité, qui relève d’un autre ministère gouvernemental. Les délais de traitement peuvent varier en fonction de la complexité de la demande et du type d’enquête de sécurité du personnel demandé. Visitez la page web Coûts et délais de traitement pour les enquêtes de sécurité sur le personnel pour plus de détails.
Étape 6 : Négociations contractuelles
SPAC dirige les négociations entre l’entreprise et le gouvernement du Canada. Si SPAC a atteint sa pleine capacité, votre dossier est mis en file d’attente.
L’entreprise travaillera avec un agent d’approvisionnement pour justifier tous les prix associés aux produits livrables figurant dans l’énoncé des travaux. Les contrats attribués doivent démontrer une valeur juste pour le Canada.
Préparez-vous à l’avance et répondez rapidement afin d’éviter tout retard.
Documents requis par l’agent d’approvisionnement au cours de cette étape :
- attestations signées (par exemple, code de conduite, contenu canadien, attestation des prix)
- gabarit de ventilation des coûts de la proposition (au moins 80 % de contenu canadien)
- documents justificatifs des coûts (confidentiels)
Une ébauche de contrat est soumise à toutes les parties aux fins d’approbation. Les clauses contractuelles de l’appel d’offres sont définitives et non négociables.
Les projets peuvent être mis de côté au cours des étapes 5 à 7 pour les raisons suivantes :
- délais non respectés
- désaccords par rapport au plan de la mise à l’essais
- non-respect des exigences
- contraintes budgétaires
Étape 7 : Attribution et exécution du contrat (mise à l’essai)
Une fois toutes les étapes franchies avec succès, le contrat est attribué et signé.
Une fois le contrat attribué, les travaux doivent être exécutés conformément à l’énoncé des travaux. Le responsable du programme surveille l’avancement des travaux afin de s’assurer que les délais et les budgets sont respectés.
Soumettre des prévisions de facturation mensuelles. Facturation uniquement après la livraison - la facturation anticipée n’est pas autorisée.
Remarque : L’exercice financier du gouvernement du Canada se termine le 31 mars. Les contrats couvrant deux exercices financiers peuvent avoir des valeurs divisées sur les deux années. L’entreprise doit exécuter les travaux en respectant les modalités du contrat et le budget alloué pour chaque exercice financier. Le fait de s’écarter des prévisions de facturation mensuelle peut avoir une incidence sur la planification de votre travail et de votre programme.
Informez le responsable du programme de tout retard. Les modifications apportées au contrat doivent être proposées par le responsable des essais et approuvées par toutes les parties.
Réclamations :
- Facturation mensuelle après livraison.
- SPAC s’assure de la conformité avant d’effectuer le paiement.
- Les responsables des essais doivent confirmer la livraison.
Le gouvernement du Canada maintient une norme de service de 30 jours pour payer les réclamations valables.
Étape 8 : Clôture du contrat
Tous les travaux doivent être terminés avant la date de clôture du contrat. Les travaux effectués après la date de clôture ne peuvent pas être remboursés.
Étape 9 : Opportunités après la clôture du contrat
Rapport après la mise à l’essai
Les responsables des essais remplissent et transmettent un rapport qui fournit une rétroaction sur votre innovation.
Ventes additionnelles
Visitez la page Innovations admissibles aux ventes additionnelles pour explorer les possibilités offertes après la tenue des essais.
Plan de la commercialisation
Visitez la page Plan de la commercialisation pour savoir comment les innovations mises à l’essai peuvent mener à de futurs achats.