Instruction n^o 22R2, Preuves de réclamation, procurations, quorum et droit de vote aux assemblées des créanciers

Date : 16 decembre 2019

Le Bureau du surintendant des faillites (BSF) a modifié l’instruction no 22R, Preuves de réclamation, procurations, quorum et droit de vote aux assemblées de créanciers.

Objet

La participation des créanciers à la procédure d’insolvabilité est importante pour assurer le fonctionnement efficace et l’intégrité du système d’insolvabilité. Il faudrait tirer parti des technologies existantes pour favoriser les façons modernes, efficaces et simplifiées de faire des affaires.

En particulier, on devrait encourager la participation aux assemblées des créanciers, car elle offre aux créanciers l’occasion de mener à bien « l’examen des affaires du failli, la confirmation de la nomination du syndic ou son remplacement, la nomination des inspecteurs et la communication au syndic des instructions que les créanciers peuvent juger opportunes quant à l’administration de l’actif » (par. 102(5) de la Loi sur la faillite et l’insolvabilité (LFI), « Objet de l’assemblée »). De plus, en participant aux assemblées, les créanciers peuvent évaluer l’information fournie par le syndic et poser des questions. Les modifications apportées confirment la position du BSF selon laquelle le président de toute assemblée des créanciers devrait encourager la participation par tout moyen de télécommunication ou de communication vidéo, dans la mesure du possible et sous réserve uniquement de la capacité du président à valider l’identité de ces participants. Les formulaires de votation aux assemblées des créanciers peuvent être envoyés par courriel jusqu’au moment du vote.

Résultats de la consultation publique

Le BSF a reçu huit (8) soumissions au cours de la période des deux semaines consacrée à la consultation publique. Après avoir lu et étudié attentivement les documents reçus, le BSF a apporté des améliorations à la nouvelle instruction et aux formulaires connexes.

Modification à l’instruction sur les formulaires de la LFI

Certains formulaires de la LFI ont également été modifiés en conséquence afin de faciliter la mise en œuvre de la présente instruction.

Entrée en vigueur

L’instruction révisée entrera en vigueur à sa date d’émission.

D’ici à ce que les formulaires modifiés de la LFI soient disponibles par l’entremise de votre progiciel, les syndics autorisés en insolvabilité qui n’ont pas encore mis en place un autre processus facilitant la tenue de rencontres par vidéoconférence ou téléconférence peuvent télécharger les formulaires pertinents à partir du site Web du BSF.

Demandes de renseignements

Si vous avez des questions concernant cette instruction, veuillez communiquer avec le BSF.

Att.

Elisabeth Lang
Surintendante des faillites

Date d'émission : le 16 decembre 2019

(La présente instruction remplace et annule l'instruction no 22R sur le même sujet émise le 7 mai 2010)

Interprétation

1. Les définitions qui suivent s'appliquent à la présente instruction :
   • « BSF » désigne le Bureau du surintendant des faillites;
   • « Loi » renvoie à la Loi sur la faillite et l'insolvabilité (LFI);
   • « Règles » s’entend des Règles générales sur la faillite et l'insolvabilité.

Autorité et objet

2. La présente instruction est émise en vertu des alinéas 5(4)b), c) et e) de la Loi.
3. La présente instruction a pour objet de préciser la position du surintendant à l'égard des preuves de réclamation, des procurations, du quorum et du droit de vote lors des assemblées des créanciers.

Politique

4. Le syndic doit fournir à tous les créanciers connus une preuve de réclamation et une procuration en la forme prescrite.

Feuille de renseignements pour preuve de réclamation et procuration

5. Les créanciers peuvent avoir de la difficulté à remplir une preuve de réclamation ou un formulaire de procuration. Le cas échéant, des consignes expliquant clairement comment remplir le document devraient être fournies avec chaque formulaire de preuve de réclamation. Une liste de consignes suggérées est jointe à l'annexe A.

Recevabilité des preuves de réclamation

6. Afin qu'une preuve de réclamation soit recevable, elle doit avoir été remplie en la forme prescrite et contenir toute l'information exigée aux articles 124 à 128 de la Loi. Il faut également tenir compte de la jurisprudence pour déterminer la recevabilité des preuves de réclamation.

Examen des preuves de réclamation

7. À la première assemblée des créanciers, le président est habilité, aux fins du vote, à admettre ou à rejeter une preuve de réclamation. Avant le moment fixé pour l'assemblée, le syndic doit examiner les preuves de réclamation et indiquer au président si elles sont recevables pour les fins du vote à l'assemblée des créanciers. Les preuves de réclamation sont souvent déposées immédiatement avant le moment fixé pour l'assemblée. En l'occurrence, il est recommandé que le président ouvre l'assemblée et l'ajourne pour quelque temps pour permettre l'examen des preuves de réclamation alors reçues. Toute personne qui dépose une preuve de réclamation après le moment fixé pour l'assemblée n'aura pas le droit de voter à cette assemblée.

Établissement du quorum à la première assemblée des créanciers

8. (1) La constitution du quorum est régie par l'article 106 de la Loi. Pour les fins de l'application de cet article, le terme « créancier » ne renvoie pas au nombre de créanciers indiqué au bilan. Le quorum est constitué d’au moins un créancier présent en personne ou par tout autre moyen, ou représenté par un fondé de pouvoir (ou par formulaire de votation dans une proposition) qui a le droit de vote après avoir déposé et prouvé sa réclamation en déposant le formulaire prescrit auprès du syndic avant le moment fixé pour l’assemblée.

(2) Le président devrait faire tous les efforts raisonnables pour tenir les assemblées des créanciers en utilisant un moyen de communication électronique ou numérique, sous réserve de :

• a) la faisabilité et la capacité pour les parties de tenir les assemblées en utilisant un moyen de communication électronique ou numérique;
• b) la demande faite par un créancier d’ assister en personne à l’assemblée;
• c) la capacité du président de valider l’identité des participants à sa satisfaction.

(3) Lorsqu’un formulaire de votation est déposé dans le cadre d’une proposition, avec une réclamation prouvée en bonne et due forme, le formulaire doit être considéré au même titre que si le créancier était présent et être utilisé aux fins qui y sont prescrites. Le quorum prévu à l’article 106 de la Loi peut être constitué de cette façon.

Recevabilité des preuves de réclamation, quorum, motions et droit de vote à l'assemblée

9. Pourvu que la preuve de réclamation soit en règle et qu'elle soit dûment déposée auprès du syndic avant le moment fixé pour l'assemblée, les réclamations mentionnées à l'annexe B seront traitées de la façon indiquée pour déterminer si elles seront admissibles pour :
   • a) établir le quorum à la première assemblée des créanciers;
   • b) déposer une motion à l'assemblée;
   • c) voter sur une résolution ordinaire;
   • d) voter sur une proposition; et
   • e) voter sur une résolution spéciale.

Procuration

10. (1) Il n'est pas nécessaire qu'une procuration soit déposée auprès du syndic avant le moment fixé pour l'assemblée puisque l'article 109 de la Loi ne s'applique qu'aux preuves de réclamation.

    (2) Une procuration peut être déposée sous forme de lettre ou par tout moyen de télécommunication jusqu’au moment où un vote est convoqué.

    (3) Dans le cas d'une personne morale, il n'est pas nécessaire que la procuration soit marquée du sceau de la société, à moins que les statuts constitutifs ou les règlements administratifs de la personne morale ne l'exigent.

    (4) La personne désignée sur la procuration ne peut être substituée, à moins que la procuration ne prévoie un pouvoir de substitution.

11. Si un formulaire de procuration est envoyé au syndic, signé en blanc, il y a autorisation tacite pour que le syndic puisse voter avec ladite procuration.

Contestation d'une preuve de réclamation

12. (1) Pour décider si une preuve de réclamation, ou une partie de celle-ci, est recevable aux fins du quorum ou du vote, le président doit s'assurer que les documents sont en leur forme prescrite et disponibles à ce moment-là.

    (2) Aux fins du paragraphe 108(3) de la Loi, c'est seulement lorsque le président doute de l'admissibilité d'une preuve de réclamation qu'il doit noter la preuve de réclamation comme « contestée ». Lorsqu'une preuve de réclamation est notée comme « contestée », le créancier a le droit de voter, sous réserve d'invalidation du vote au cas où la contestation serait maintenue.

Absence de quorum à la première assemblée des créanciers

13. Le paragraphe 106(2) de la Loi énonce la procédure à suivre en cas de défaut de quorum à la première assemblée des créanciers. En l'occurrence, le syndic est réputé être confirmé dans ses fonctions et le président peut ajourner l'assemblée soit à une date ultérieure, soit à une date indéterminée.
14. Pour les fins d'une proposition déposée aux termes de la section I, le paragraphe 54(2.2) de la Loi énonce qu'en cas de défaut de quorum des créanciers garantis dans le cas d'une des catégories de créances garanties, cette catégorie est réputée avoir voté en faveur du rejet de la proposition.
15. Pour les fins d'une proposition déposée aux termes de la section II, le paragraphe 66.18(2) de la Loi énonce qu'en cas de défaut de quorum à l'assemblée des créanciers, la proposition de consommateur est réputée avoir été acceptée par les créanciers.
16. Il est acceptable pour le syndic de communiquer avec les créanciers afin de les encourager à participer ou à être présents aux assemblées des créanciers, dans la mesure où il n’enfreint pas l’article 202 de la Loi, en particulier l’alinéa 202(1)g).

Entrée en vigueur

17. La présente instruction entre en vigueur à la date d’émission.

Demandes de renseignements

18. Pour toute question se rapportant à la présente instruction, veuillez communiquer avec le bureau du BSF le plus proche.

Elisabeth Lang
Surintendant des faillites

Annexe A

Liste de contrôle pour les preuves de réclamation

La présente liste de contrôle vous aidera à remplir correctement la preuve de réclamation et, s'il y lieu, la procuration. Veuillez vérifier chacun des points mentionnés.

Généralités

• La signature d'un témoin est nécessaire.
• Le document doit être signé par la personne qui le remplit.
• Indiquez l'adresse complète à laquelle tous les avis ou toutes les lettres devront être envoyés (avec le numéro de téléphone, le numéro de télécopieur et, s'il y a lieu, l'adresse électronique).

Remarques :

• Une preuve de réclamation peut être déposée par télécopieur ou par tout autre moyen de communication électronique.
• Un créancier peut voter personnellement ou au moyen d'une procuration aux assemblées des créanciers, pourvu que la preuve de réclamation ait été dûment remise au syndic avant le moment fixé pour l'assemblée.
• Le quorum à une assemblée des créanciers est constitué d’au moins un créancier ayant une preuve de réclamation valide et présent en personne, par procuration, ou par tout autre moyen de communication, sous réserve de la faisabilité et des capacités technologiques des participants, de la préférence des créanciers d’assister à une assemblée en personne et de la capacité du président de valider l’identité des créanciers participants.
• Une personne morale peut voter par l’entremise d’un mandataire autorisé aux assemblées des créanciers.
• Pour qu'une personne dûment autorisée ait le droit de voter, elle doit elle-même être créancier ou détenir une procuration en règle. Le nom du créancier doit figurer sur le formulaire de procuration.
• Un créancier a le droit de partage dans la distribution d'un actif pourvu que la preuve de réclamation ait été déposée avant la déclaration de la distribution.
• Dans le cas de la faillite d’un particulier, en cochant la case ou les cases appropriée(s) à la fin du formulaire de la preuve de réclamation, vous pouvez demander au syndic de vous aviser de tout changement important quant à la situation financière du failli ou de toute modification au montant que le failli doit verser à l’actif de la faillite, ou demander une copie du rapport rempli par le syndic quant à la demande de libération du failli.

Paragraphe 1

• Le créancier doit fournir le nom légal au complet du particulier, de la société ou de l'entreprise.
• Si la preuve de réclamation est faite par une personne autorisée à agir au nom du créancier, cette personne doit déclarer sa position ou son titre.

Paragraphe 3

• Le montant à inscrire à titre de dette doit figurer au paragraphe 3.
• Un état de compte détaillé doit être joint à la preuve de réclamation en tant qu’annexe A et indiquer la date, le numéro et le montant de toutes les factures ou de tous les comptes ainsi que la date, le numéro et le montant de tous les crédits ou paiements. Le montant inscrit à l’état de compte doit correspondre au montant inscrit sur la preuve de réclamation.

Paragraphe 4

Remarques :

• L'alinéa a) s'applique aux réclamations non garanties. En plus d'inscrire le montant de la réclamation, veuillez indiquer si la réclamation a un rang prioritaire en vertu de l'article 136 de la Loi.
• L'alinéa b) s'applique aux réclamations des locateurs dans le cadre d'une proposition commerciale. Veuillez vous assurer que la réclamation se rapporte à une proposition commerciale et, si tel est le cas, veuillez donner tous les détails de la réclamation.
• L'alinéa c) s'applique aux réclamations garanties. Veuillez indiquer la valeur attribuable à la garantie et joindre une copie des documents relatifs à la garantie. De plus, veuillez annexer une copie des documents relatifs à l'enregistrement de la garantie.
• L'alinéa d) s'applique aux réclamations des agriculteurs, des pêcheurs ou des aquiculteurs. Veuillez noter que la garantie n'est valable que si les produits d'un agriculteur, d'un pêcheur ou d'un aquiculteur ont été livrés dans les quinze (15) jours précédant la date de la faillite. Veuillez annexer, le cas échéant, une copie de la convention de vente et du bordereau de livraison.
• L'alinéa e) s'applique aux réclamations des salariés. Veuillez noter que de telles réclamations sont possibles uniquement en cas de faillite ou de mise sous séquestre de l'employeur, au bénéfice des employés pour le paiement des salaires non payés.
• L'alinéa f) s'applique aux réclamations des employés relatives au régime de pension. Veuillez noter que de telles réclamations concernent les cotisations au fonds de retraite non versées qui demeurent en souffrance au moment de la faillite ou d'une mise sous séquestre de l'employeur.
• L'alinéa g) s'applique aux réclamations contre les administrateurs. Veuillez noter que de telles réclamations sont possibles uniquement lorsqu'une proposition commerciale est déposée et qu'elle comporte, au profit des créanciers, des dispositions relatives à une transaction sur les réclamations contre les administrateurs.
• L'alinéa h) s'applique aux réclamations des clients d'un courtier en valeurs mobilières failli. Veuillez vous assurer que la réclamation se rapporte à une réclamation de client pour des capitaux nets et, si tel est le cas, veuillez donner tous les détails de la réclamation, y compris les calculs s'y rapportant.

Paragraphe 5

• En vertu de la définition de l'article 4 de la Loi, tous les demandeurs doivent indiquer s'ils sont liés ou non liés avec le débiteur, ou s'ils ont un lien de dépendance avec ce dernier.

Paragraphe 6

• Tous les demandeurs doivent joindre une liste détaillée de tous les paiements ou crédits reçus ou consentis :
  • a) dans les trois (3) mois précédant l'ouverture de la faillite ou la proposition;
  • b) dans les douze (12) mois précédant l'ouverture de la faillite ou la proposition, si le débiteur et le créancier ont un lien de dépendance.

Procuration

Remarque

La Loi autorise qu'une preuve de réclamation soit préparée par le représentant dûment autorisé du créancier. Toutefois, en l'absence d'une procuration dûment remplie, cette personne n'a pas le droit de vote à la première assemblée des créanciers ni le droit d'agir à titre de fondé de pouvoir des créanciers.

Généralités

• Pour qu'une personne dûment autorisée ait le droit de voter, elle doit elle-même être créancier ou détenir une procuration en règle. Le nom du créancier doit figurer sur la procuration.

Remarques :

• Un créancier peut voter en personne ou par procuration.
• La procuration peut être déposée en tout temps avant le moment fixé pour le vote à l'assemblée des créanciers.
• Une procuration peut être déposée auprès du syndic, en personne, par courrier ou par tout moyen de télécommunication.
• Dans le cas d'une personne morale, il n'est pas nécessaire que la procuration soit marquée du sceau de la société, à moins que les statuts constitutifs ou les règlements administratifs de la personne morale ne l'exigent.
• La personne désignée sur la procuration ne peut être substituée, à moins que la procuration ne prévoie un pouvoir de substitution.
• Un failli ou un débiteur ne peut être nommé fondé de pouvoir pour voter à une assemblée de ces créanciers.
• Le syndic peut être nommé fondé de pouvoir de tout créancier.
• Une personne morale ne peut être nommée fondé de pouvoir.

Annexe B