Programme de vérification et de notification

Corporations Canada tient une base de données publique de renseignements sur les sociétés de régime fédéral. Ces renseignements sont utilisés par des investisseurs, des institutions financières, des organismes d’enquête, des organismes gouvernementaux et d’autres tiers pour prendre des décisions d’affaires éclairées.

Les sociétés sont responsables de confirmer que leurs renseignements sont exacts et complets et de les tenir à jour. On s’assure ainsi que les renseignements corporatifs publics demeurent fiables et que personne ne s’appuie sur des données incorrectes ou désuètes.

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À propos du programme

Le Programme de vérification et de notification soutient l’exactitude et l’intégrité des renseignements corporatifs publics. Dans le cadre de ce programme, Corporations Canada peut communiquer avec des sociétés régies par la Loi canadienne sur les sociétés par actions (LCSA), la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (Loi BNL) ou toute autre loi fédérale administrée par Corporations Canada. Ces communications servent à rappeler aux sociétés leurs obligations de dépôt, à vérifier les renseignements figurant au dossier ou à expliquer comment corriger des renseignements inexacts ou incomplets.

Dans le cadre du programme, nous pouvons examiner différents renseignements comme :

  • les administrateurs;
  • l’adresse du siège social;
  • les particuliers ayant un contrôle important (PCI);
  • le dépôt des rapports annuels.

Le programme peut également servir à vérifier que les organisations à but non lucratif ayant recours à la sollicitation ont déposé leurs états financiers conformément à leurs obligations.

Raisons pour lesquelles on pourrait contacter votre société

Les sociétés contactées n’ont pas nécessairement fait quelque chose de mal. Si Corporations Canada vous a contacté, c’est peut-être parce que votre société n’a pas déposé les renseignements requis auprès de nous, ou parce que les renseignements déposés semblent inexacts ou incomplets et que nous avons besoin que vous en confirmiez l’exactitude.

Nous ciblons généralement les sociétés de 3 façons :

  • à l’aide de vérifications automatisées et manuelles;
  • en examinant les renseignements reçus d’autres ministères, notamment ceux déposés auprès de l’Agence du revenu du Canada;
  • en donnant suite aux plaintes du public.

Que faire si vous recevez un avis d’enquête

Un avis d’enquête explique le problème et les mesures requises. Il est habituellement envoyé par courriel à la personne qui a effectué le dépôt. Si vous recevez un avis d’enquête, vous devez y répondre.

En vertu de l’article 237 de la LCSA, Corporations Canada peut enquêter auprès de toute personne au sujet de la conformité à la Loi et lui demander de fournir tout registre, document ou renseignement.

Renseignements importants

  • Si vous avez reçu un avis d’enquête, vous avez 30 jours pour vous y conformer. Dans certains cas, un agent de conformité vous appellera pour vous expliquer les exigences de dépôt.
  • Après avoir reçu l’avis d’enquête, vous devriez commencer par consulter les données de votre société dans l’outil en ligne Recherche d’une société de régime fédéral.
  • Ensuite, suivez les étapes qui se rapportent au problème mentionné dans l’avis.
    • Si l’enquête porte sur des renseignements ou des documents manquants, vous devez les déposer. Une fois le dépôt effectué, la société se sera conformée à l’enquête.
    • Si l’avis mentionne que les renseignements sur la société sont inexacts et que c’est bien le cas, vous devez les mettre à jour. Une fois ses renseignements à jour, la société se sera conformée à l’enquête.
    • Si l’avis mentionne que les renseignements sur la société sont inexacts, mais qu’ils sont en fait exacts, vous devez nous fournir des documents justificatifs qui confirment leur exactitude et fiabilité (par ex., le registre des PCI de la société ou une liste d’actionnaires). Une fois que vous aurez soumis les documents justificatifs et que nous les aurons examinés et considérés comme satisfaisants, la société se sera conformée à l’enquête.

Documents que l’on pourrait vous demander

Selon le problème faisant l’objet de la vérification, nous pourrions vous demander de fournir certains documents justificatifs, tels que :

  • le registre des PCI;
  • la liste des actionnaires;
  • l’organigramme de la société;
  • des attestations ou des affidavits (par ex., concernant le contrôle de fait sur la société ou pour attester que les renseignements déposés auprès de nous sont exacts et conformes à ceux déposés auprès d’autres organismes gouvernementaux, notamment l’Agence du revenu du Canada);
  • une pièce d’identité délivrée par le gouvernement pour les administrateurs ou les PCI;
  • une preuve du siège social;
  • d’autres pièces justificatives selon la nature de l’enquête.

Comment nous utilisons vos documents

Lorsque vous nous envoyez les documents demandés, nous les utilisons seulement pour vérifier l’exactitude des renseignements déposés. Ces documents ne seront pas rendus publics. Une fois que la société s’est conformée à l’enquête, nous les détruisons de façon sécurisée. Toutefois, si la société n’est toujours pas conforme à l’enquête, il se peut que nous conservions les documents, car ils pourraient être nécessaires plus tard à des fins de conformité. Dans ce cas, les documents sont conservés conformément aux politiques fédérales de conservation des documents et aux lois sur la protection des renseignements personnels.

Qui peut répondre

Toute personne autorisée à agir au nom de la société et qui a connaissance des livres de la société peut soumettre des documents justificatifs ou mettre à jour les renseignements corporatifs pour se conformer à l’enquête.

Conséquences du non-respect de l’enquête ou des obligations de dépôt

Si vous ne vous conformez pas à l’enquête ou à vos obligations de dépôt, la société sera en défaut et recevra un avis à cet effet.

Corporations Canada pourrait alors prendre d’autres mesures, notamment :

  • refuser de délivrer un Certificat de conformité;
  • demander au tribunal de rendre une ordonnance de conformité en vertu de l’article 247 de la LCSA ou de l’article 259 de la Loi BNL;
  • procéder à la dissolution administrative de la société.

Le dépôt auprès de Corporations Canada de renseignements comportant une fausse déclaration constitue une infraction et, sur déclaration de culpabilité par procédure sommaire, une personne est passible d’une amende maximale de 100 000 $ ou d’un emprisonnement maximal de 5 ans, ou les deux.

Renseignements connexes

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