Réunion du Comité de pratique en brevets DB/IPIC - Mardi 14 novembre 2023

Mardi 14 novembre, 2023 , de 13 h à 15 h

Format hybride : vidéoconférence + réunion en personne au 50, rue Victoria, Gatineau (Québec), Phase I, salle de conférence du 4e étage.

Participants

Coprésidentes : Virginie Ethier et Jenna Wilson

Membres : Scott Vasudev, Jeffrey Orser, John Hurkmans, Dominique Lambert, Jeff Leuschner, Jean-Charles Grégoire, Gabrielle Moisan

Invitée : Marie Quinn

Secrétariat : Marie-Claude Gagnon, Helena Forbes

Points

1. Introduction

V. Ethier souhaite la bienvenue à tous les participants à cette réunion en personne pour la première fois depuis 2020.

2. Mises à jour de l'OPIC

2.1 Projet de la Modernisation de la technologie de l'information (MTI)

V. Ethier indique que le projet de la MTI progresse rapidement chaque semaine, avec des travaux en cours pour moderniser la structure complète des systèmes de TI de la Direction des brevets (DB), à l'interne et pour les clients, et pour faire la transition de toutes les données historiques vers les nouveaux systèmes. Elle déclare que le temps consacré par les membres de la DB à éduquer les fournisseurs de services sur l'entreprise est considérable, afin de s'assurer que les besoins des clients et de l'Office sont satisfaits. Elle indique également que l'Office avait obtenu le financement pour l'entretien et le développement des nouveaux systèmes après le lancement initial afin de poursuivre le développement suivant la méthodologie agile.

D. Lambert demande quelle est la date prévue pour le lancement du nouveau système. J. Orser répond que, comme il a été mentionné lors de l'assemblée générale annuelle (AGA) de l'IPIC, l'office vise un lancement en 2024, avec des efforts importants consacrés aux activités permettant à l'Office de la propriété intellectuelle du Canada (OPIC) de fournir une date de lancement cible le plus tôt possible. Une fois la date de lancement déterminée, le plan est de l'annoncer au moins 12 semaines à l'avance pour laisser à la communauté le temps de se préparer. Il ajoute que les séances de mobilisation qui commencent bientôt à saisir les données nécessaires à la création d'organisations dans le nouveau système ne sont pas considérées comme faisant partie de cet « avertissement de 12 semaines ».

J. Wilson demande qui participera aux essais d'acceptation des utilisateurs (EAU). J. Orser répond que l'Office vise à mobiliser le plus grand nombre d'entreprises possible, grandes et petites.

J. Orser fournit la mise à jour supplémentaire suivante sur la MTI : l'élaboration se poursuit au sujet du remplacement des composantes frontales, dorsales et de gestion financière du système, avec un plan pour lancer les trois en même temps, mais de façon progressive pour être en mesure de stabiliser l'aval avant d'ouvrir plus de fonctionnalités dès les premières étapes. Il ajoute qu'une partie importante des catalyseurs acquis et défendus pour la DB sera réutilisée dans la modernisation des systèmes de la Direction générale des marques de commerce et des dessins industriels (DGMCDI).

J. Wilson demande si le nouveau système continuera d'utiliser l'authentification à deux facteurs. J. Orser confirme que oui. J. Wilson fait remarquer que les clients éprouvent des difficultés généralisées avec l'authentification multifactorielle liée aux systèmes de l'OPIC (outils de la DB et de la DGMCDI); par exemple, être déconnecté au milieu d'une séance de travail active. J. Orser note le problème et indique qu'il le signalera à l'équipe responsable des services d'authentification.

J-C. Grégoire demande la confirmation que le nouveau système interne est basé sur un logiciel développé par l'OEB. J. Orser confirme que le nouveau système interne est construit à partir du progiciel développé par l'Office de l'Union européenne pour la propriété intellectuelle (EUIPO), mais qu'il est fortement adapté aux flux de processus liés aux demandes de brevets et aux exigences en matière de brevets canadiens.

V. Ethier termine la mise à jour en reconnaissant que la communauté attend avec impatience d'être informée de la date exacte de la diffusion, mais explique que la DB n'est pas prête à s'engager à une date jusqu'à ce que ses membres soient convaincus que le système fonctionne comme prévu d'une manière intégrée. Elle souligne que la DB a déployé 28 membres dans le cadre de la MTI à l'appui du développement afin de s'assurer que la plus grande valeur possible puisse être tirée de l'investissement. J. Orser souligne que d'autres membres appuient également les activités de préparation opérationnelle.

2.2 Diligence requise

S. Vasudev rapporte que l'équipe attend toujours une décision du tribunal sur la diligence requise, et qu'entre-temps, elle continue le traitement comme avant. L'équipe responsable de la diligence requise continue de travailler dur pour réduire le temps de traitement et l'arriéré. L'Office a publié le document d'orientation sur la diligence requise le 25 août 2023. Il ajoute qu'en ce qui concerne l'inventaire actuel, 39 demandes initiales sont en suspens, dont une seule est en attente depuis plus de 6 mois; et 25 demandes en réponse à une communication d'intention de refuser, dont une seule est en attente depuis plus de 6 mois. Il conclut que, bien que les chiffres initiaux soient un peu plus élevés que par le passé, le nombre de dossiers en attente depuis plus de 6 mois a diminué. Il demande si l'IPIC souhaite maintenir ce rapport sur le traitement des numéros lors des réunions futures. J. Wilson répond oui.

2.3 Résultats de l'enquête de l'OMPI

S. Vasudev indique qu'il n'y a eu que sept enquêtes terminées au Canada, et que sur ces sept répondants, 86 % ont indiqué avoir examiné les stratégies de recherche au cours de leurs activités de PI. Il fait remarquer que les résultats montrent que les utilisateurs ont trouvé que les mots clés étaient beaucoup plus utiles lorsqu'ils étaient attachés à des opérateurs booléens et de proximité. Il semble qu'ils apprécient également le nombre de « résultats » pour chaque chaîne de recherche et les « résultats » qui ont été examinés par l'examinateur. L'information la moins utile semblait être l'identification des bases de données dans lesquelles les recherches ont été effectuées.

Il ajoute qu'un rapport sur les résultats de l'enquête dans son ensemble sera préparé par l'OMPI pour le groupe de travail du Traité de coopération en matière de brevets (PCT) en février. Bien que les offices nationaux soient en mesure de rendre leurs résultats nationaux accessibles au public, il n'est pas certain qu'une version consolidée contenant des résultats globaux sera publiée, car certains offices hésitent à partager ces renseignements - bien que ce ne soit pas le cas pour l'OPIC.

2.4 Recrutement

J. Hurkmans indique que l'OPIC recrute activement dans les divisions électriques et biotechnologiques au printemps, et qu'il y aura d'autres activités de recrutement en 2024 pour la division électrique, et encore une fois pour la division mécanique, au moins. Il ajoute que le recrutement se poursuivra.

V. Ethier ajoute que l'Office recrute aussi activement dans les opérations et a obtenu des fonds pour accroître les capacités en matière d'examen et de fonctionnement.

J. Orser indique que l'augmentation de la capacité opérationnelle vise à réduire l'arriéré de tâches en préparation de la transition vers le nouveau système construit avec la MTI.

J. Wilson ajoute que l'Office devrait également s'attendre à recevoir une vague de paiements avant la fin de l'année en raison de l'augmentation prochaine des frais. J. Orser confirme que l'Office se prépare pour cette augmentation.

3. Services numériques

3.1 Capacités de l'UCE et du RPBB concernant les transferts de fichiers volumineux

J. Orser indique que l'Office a collaboré avec la politique sur les brevets, l'Unité de correspondance entrante (UCE), la DGMCDI, la Commission des oppositions des marques de commerce (COMC) et le Bureau principal de l'information (BPI) afin de mieux comprendre et contextualiser les correspondances actuelles reçues avec le support électronique. Renseignements contextuels concernant la correspondance des clients par DVD et USB :

• Les brevets passant par l'UCE reçoivent généralement de 20 à 25 DVD par semaine - généralement des listages de séquences et des soumissions d'art antérieur.
• La DGMCDI reçoit un DVD tous les quelques mois.
• La DGMCDI n'a reçu aucune clé USB.
• La COMC reçoit habituellement une clé USB par mois - généralement une preuve d'opposition antérieure.

Il indique que la configuration de sécurité utilisée par la COMC pour les clés USB - un bac à sable dédié avec importation manuelle du fichier dans le système de la COMC - pourrait être appliquée à la DB. Il demande toutefois à l'IPIC s'il pourrait fournir une estimation du volume de clés USB que la DB devrait traiter, afin que la mise en œuvre de la configuration de sécurité requise puisse être priorisée en ce qui concerne d'autres travaux à faire (y compris la MTI).

J. Wilson demande quelle est la limite de taille pour les fichiers téléchargés dans le nouveau système déployé avec la MTI, indiquant que la limite de taille de 100 mégaoctets pour l'U.S. Patents and Trademark Office (USPTO) est trop petite. J. Orser répond que la limite de taille n'est toujours pas déterminée pour le nouveau système.

J. Wilson demande si le nouveau système aurait une fonction permettant le fractionnement d'un seul fichier PDF en fichiers individuels. M-C. Gagnon répond que cette caractéristique ne sera pas présente lors du lancement initial, mais qu'elle est déjà prise en compte comme une amélioration potentielle pour les futurs travaux d'entretien. Elle ajoute qu'il serait toutefois possible de soumettre plusieurs documents d'art antérieur dans un seul document PDF, si on le souhaite.

G. Moisan demande si les fichiers fournis par CD ou DVD font l'objet d'une vérification de sécurité. J. Orser répond qu'ils ne passent pas par une vérification de sécurité différente du processus défini pour les fichiers sur clés USB.

3.2 Téléchargement des paquets de brevets

L'IPIC fait remarquer qu'il y a eu une forte augmentation des brevets délivrés le 26 septembre. Tellement de brevets ont été délivrés ce jour-là que les entreprises n'ont pas pu terminer les téléchargements avant la fin de la journée. Ils demandent ce qui s'est passé et quelles mesures sont prises pour s'assurer que cela ne se reproduise plus.

J. Orser répond que l'augmentation des octrois de brevets le 26 septembre est attribuable au traitement d'un grand volume de paiement de la taxe finale afin de réduire l'arriéré au cours du mois d'août, puisque ce service a une norme et est assujetti à une remise. Depuis lors, l'inventaire est maintenu à un niveau minimum sur une base hebdomadaire et l'Office ne prévoit pas que cette situation se reproduise.

3.3 Incohérence entre les documents stockés et ce qui est réellement envoyé aux demandeurs

L'IPIC fait remarquer que les copies de la correspondance personnalisée qui sont stockées dans Techsource et publiées dans la Base de données sur les brevets canadiens (BDBC) ne sont pas les mêmes que la correspondance personnalisée qui est réellement envoyée aux demandeurs - par exemple, la correspondance envoyée a un en-tête, mais elle n'est pas stockée à l'interne avec l'en-tête. Par conséquent, l'historique du dossier disponible auprès de l'Office et présenté dans une copie certifiée d'un historique du dossier n'est pas une reproduction fidèle des documents qui ont été échangés. Ils indiquent que l'une des conséquences de cette situation est que lorsqu'il est déterminé que des avis ont été envoyés par erreur, il est impossible pour un tiers de déterminer ce qui s'est réellement passé. Ils demandent que cette divergence soit éliminée avec le nouveau système de MTI.

J. Orser répond que ce problème semble se produire uniquement avec les rapports d'examinateurs, qui sont stockés dans Techsource et affichés sur la BDBC sans en-tête, alors que la copie envoyée au client (soit sur papier, soit par voie électronique) comprend l'en-tête. J. Wilson mentionne que cela semble aussi se produire dans les correspondances qui ont davantage de « latitude », par opposition aux lettres suivant un modèle. J. Orser demande à l'IPIC de fournir un numéro de brevet précis afin que l'Office puisse enquêter. J. Orser indique que les rapports des examinateurs devraient être stockés avec des en-têtes dans le nouveau système. Il ajoute que la plupart de la « correspondance hôte » générée automatiquement, qui n'est pas stockée dans le système actuel, sera stockée dans le nouveau système et disponible sur la BDBC.

J. Wilson demande si, pour chaque lettre, la version stockée et disponible sur la BDBC sera la même version envoyée au client une fois le nouveau système en place. J. Orser répond qu'il vérifiera et reviendra sur le sujet. J. Wilson s'inquiète du fait que lorsque le papier à en-tête est ajouté, le contenu de la lettre peut être modifié autrement; elle indique qu'il est beaucoup préférable que le contenu envoyé au client et celui disponible sur la BDBC soient identiques, afin que toute erreur sur l'envoi initial puisse aussi être vue sur le document de la BDBC.

3.4 Saisie de données pour la mise à la disponibilité du public (MDP)

L'IPIC demande quelles sont les spécifications et les données de dessin utilisées lorsque l'Office prépare une demande pour consultation publique, que la demande soit un dépôt national ou une entrée en phase nationale. Ils font remarquer qu'il semble que la demande telle qu'elle a été déposée est utilisée plutôt que la demande au point de publication (ou environ 16 à 17 mois, lorsque les données sont saisies). Cela signifie que les modifications apportées à la demande avant la saisie des données ne sont pas incluses. De plus, cela signifie que lorsque l'Office prépare des données en vrac pour distribution, il n'inclut pas les modifications.

J. Orser confirme qu'au point de publication, l'Office utilise le mémoire descriptif et le dessin tels que déposés, mais que les modifications sont également publiées et peuvent être vues sur le type de document « Modification ».

J. Wilson demande si une demande d'entrée en phase nationale est ouverte telle que publiée par l'OMPI, en soulignant qu'elle devrait être le moment de l'ouverture. G. Moisan fait remarquer que lorsque les traductions sont déposées, la version ouverte inclut les traductions. J. Orser répond qu'il vérifiera quelle version de la demande est publiée lorsque la demande est mise à la disponibilité du public et qu'il reviendra sur le sujet.

J-C. Grégoire fait remarquer que la liste des types de documents pour la solution en ligne de la Demande d'entrée en phase nationale (DEPN) n'est pas facilement disponible et semble désuète. Il demande que la liste des types de documents pour le nouveau système soit plus facilement accessible.

3.5 Confirmation des modifications soumises au moyen de la solution en ligne de la DEPN

L'IPIC indique que lorsqu'un changement est apporté à une présentation dans la solution en ligne de la DEPN (p. ex. modifier le titre), la lettre d'accusé de réception générée automatiquement ne reflète pas le changement. Ils supposent que c'est parce que la lettre est remplie avec les données tirées de l'OMPI. Toutefois, il n'y a pas de correspondance subséquente confirmant que le changement a été apporté; au lieu de cela, ils doivent attendre plusieurs semaines jusqu'à ce que la demande soit disponible dans la BDBC (et que le moment n'est pas prévisible). Ils préféreraient recevoir une lettre de courtoisie confirmant que le changement a été saisi.

J. Orser répond que dans l'outil de soumission en ligne de la DEPN, la lettre d'accusé de réception générée automatiquement est générée en se basant sur les renseignements à l'écran. Si l'utilisateur met à jour le titre à l'écran, la modification sera prise en compte dans la lettre. Le titre à l'écran est également celui qui a été envoyé à Techsource. Celle de l'OMPI n'est pas conservée distinctement.

G. Moisan répond que cette déclaration ne correspond pas au comportement qu'elle a observé. J. Orser demande un exemple afin que l'Office puisse enquêter et revenir sur le sujet.

3.6 Confirmation du changement au statut de petite entité

L'IPIC mentionne que lorsque le statut de petite entité est revendiqué après la date de dépôt ou d'entrée en phase nationale, il n'y a pas de lettre de courtoisie reconnaissant que la modification a été apportée, et ils ne savent pas combien de temps il faudra pour que la modification soit traitée. Cela pose des problèmes lorsqu'une taxe de maintien en état est due peu après, car ils ne peuvent utiliser l'outil de paiement de la taxe pour le maintien en état tant que la déclaration de petite entité n'a pas été traitée; parce qu'ils ne savent pas quand cela se produira, ils doivent vérifier à plusieurs reprises. Ils préféreraient recevoir une lettre de courtoisie confirmant que le changement a été entré ou, à défaut, voir un indicateur du statut de petite entité dans la BDBC.

J. Orser répond qu'il n'est pas prévu pour le moment d'ajouter une étape supplémentaire au processus actuel en ajoutant une lettre de courtoisie pour confirmer le changement, car ce ne sera pas un problème avec le nouveau système. Le nouveau portail des brevets MonOPIC comprendra un indicateur de petite entité, qui sera mis à jour après le traitement de la demande du statut de petite entité. Le portail permettra également de modifier la taille de l'entité d'un paiement, par exemple dans le cadre d'un paiement de taxe de maintien, afin de tenir compte du fait que l'utilisateur est au courant d'un changement de taille soumis, mais pas encore traité en aval.

3.7 Rétroaction sur la Gazette du Bureau des brevets du Canada (GBB) et la date d'octroi prévue

L'OPIC a demandé à l'IPIC de fournir des commentaires sur leur utilisation de la GBB, de façon à éviter toute lacune dans les services au moment de la désaffectation, ainsi que sur leur utilisation de la date d'octroi prévue.

J. Orser remercie l'IPIC pour les commentaires fournis avant la rencontre :

• L'IPIC utilise la GBB pour obtenir des renseignements sur :
  • La cession au domaine public
  • La mise à la disponibilité du public (date de fin de la confidentialité)
  • Les rétractations
  • La disponibilité pour la délivrance de licences
• Pour la date d'octroi prévue, l'IPIC aimerait conserver une date d'octroi prévisible et préférerait avoir un minimum de trois à quatre semaines entre le paiement de la taxe finale et l'octroi. Toutefois, le temps qui s'écoule avant l'octroi n'est pas l'aspect le plus important; ce qui est important, c'est d'avoir une certitude quant à la date d'octroi prévue.

G. Moisan souligne la difficulté de combiner les combinaisons de mots-clés sur la BDBC, ce qui pourrait rendre plus complexe la production d'information semblable à celle fournie par la GBB à partir des résultats de recherche de la BDBC.

4. Opérations

4.1 Traitement inconsistant des demandes de priorité

L'IPIC fait remarquer que l'Office n'extrait pas toujours les documents de priorité du Service d'accès numérique (SAD) en temps opportun - parfois, les documents ne sont pas récupérés avant la date d'échéance prescrite. Ils demandent si les analystes sont censés récupérer le document avant la date limite de priorité. Ils ont également observé que pour certaines demandes internationales déposées auprès de l'Office, le document de priorité (p. ex. une demande provisoire américaine avec une autorisation d'accès) n'est pas récupéré en temps opportun, ce qui donne un indicateur NR sur le formulaire IB/304, et ils ont demandé s'il s'agissait d'une omission du bureau international ou de l'Office.

J. Orser répond que, dans les cas nationaux, les analystes doivent récupérer le document de priorité en temps opportun, de préférence avant la date limite prescrite. Il peut y avoir des cas où cela n'est pas possible. Il demande à l'IPIC des exemples précis afin d'étudier davantage cette question. S. Vasudev ajoute que la réponse est semblable pour la pratique internationale.

4.2 Confirmation de la restauration du droit de priorité

L'IPIC indique qu'il serait utile qu'une lettre de courtoisie soit envoyée lorsqu'une requête en restauration du droit de priorité conforme est traitée, afin d'éviter d'avoir à consulter la BDBC pour voir si la demande de priorité a été versée au dossier.

S. Vasudev répond que l'ajout d'une nouvelle lettre nécessiterait un changement au système actuel et qu'étant donné qu'un nouveau système sera opérationnel l'année prochaine, l'Office n'apporte plus de changements au système actuel. Ce point a toutefois été ajouté aux fins d'examen pour les améliorations futures à apporter au nouveau système, mais il ne sera pas disponible lors du lancement initial.

J. Leuschner demande si, dans le nouveau système, une priorité pour laquelle une restauration a été refusée apparaîtra sur la confirmation de l'entrée en phase nationale ou le certificat de dépôt. J. Orser répond qu'il vérifiera et reviendra sur le sujet.

4.3 Problèmes liés à la formation des agents d'information

L'IPIC signale que certains agents d'information semblent avoir des difficultés à comprendre les états suspension dans TechSource. Par exemple, un agent d'information a maintenu dans une conversation avec un agent qu'une demande pouvait encore être rétablie, même si la date d'échéance pour demander le rétablissement était dépassée - parce que la demande était toujours en en période de grâce au sein du système et n'avait pas encore été déclarée « morte ». Ils ont également signalé que différents agents d'information semblent traiter différemment les demandes de renseignements sur la correspondance envoyée (que ce soit par téléphone ou par le mécanisme de rétroaction en ligne [MRL]). Lorsqu'un agent (après avoir reçu une lettre d'abandon, par exemple) demande la vérification qu'un avis a effectivement été envoyé par courriel, certains ne vérifient apparemment pas le dossier des courriers envoyés.

J. Orser répond que le Centre de services à la clientèle (CSC) s'efforce d'améliorer et d'élargir les renseignements sur la question dans sa base de connaissances interne en collaboration avec la Direction des brevets. Les agents d'information du CSC seront également informés de la situation par courriel et pendant leur réunion hebdomadaire.

D. Lambert fait remarquer que certains agents d'information disent que l'avis non envoyé peut être retiré, et certains disent que rien ne peut être fait. J. Leuschner ajoute que les courriels sont rarement perdus et qu'il est donc important que les agents d'information vérifient le dossier envoyé pour confirmer qu'une correspondance a bel et bien été envoyée; si elle n'a pas été envoyée, il est alors possible d'éviter que le client doive produire un affidavit.

5. Examen

5.1 Augmentation du nombre de rapports des examinateurs

L'IPIC déclare que les agents subissent toujours des hausses intermittentes dans le nombre de rapports des examinateurs, y compris, sans toutefois s'y limiter, vers la fin de l'année. Ils demandent pourquoi les résultats des examinateurs ne sont pas uniformes d'un mois à l'autre et ce qui sera fait pour réduire au minimum ces augmentations. Ils indiquent que lorsque les demandeurs reçoivent soudainement une grande quantité de rapports d'examen (ou « bolus »), cela retarde la soumission des réponses parce que les demandeurs et les agents sont obligés de travailler parallèlement sur plusieurs rapports.

J. Hurkmans répond qu'il y a une variété de questions entourant les raisons pour lesquelles il peut y avoir des augmentations à différents moments dans les rapports d'examen. Par exemple, la surveillance mensuelle de la production pour les examinateurs a pour effet de forcer parfois les employés à se rattraper la fin du mois s'ils sont en retard, bien que l'Office insiste sur le fait que la production devrait être constante et qu'il existe des outils de surveillance non mensuelle; les examinateurs en formation, en particulier, font l'objet d'une intensification de la production qui est suivie de près. En outre, l'Office lui-même rend compte de la productivité mensuellement, et de nombreux examinateurs font des heures supplémentaires pour rattraper les cas de surplus, ce qui peut conduire à la soumission de travail supplémentaire à la fin du mois en fonction de la capacité de l'examinateur. De plus, parfois, les équipes d'opérations réduisent les arriérés en éliminant les tâches en attente. L'Office regrette les effets du « bolus », qui mettent également à rude épreuve l'Office lorsqu'il reçoit le bolus de réponses qui y est associé.

J-C. Grégoire demande si les premières actions de l'examinateur sont prioritaires par rapport aux actions subséquentes. J. Hurkmans confirme que des heures supplémentaires sont affectées au traitement des premières actions en particulier, afin d'éviter les remises.

J-C. Grégoire mentionne l'arriéré de correspondance accumulé au cours de la récente grève et demande comment l'Office prévoit traiter les arriérés semblables à l'avenir. J. Orser indique que la capacité de traitement de l'Office a été augmentée. Il encourage également l'utilisation de la correspondance électronique.

J. Hurkmans ajoute que la MTI devrait transformer la façon dont les documents circulent dans nos processus à long terme.

5.2 Retards dans l'envoi des rapports des examinateurs

L'IPIC demande si l'Office surveille le décalage entre la date imprimée d'un rapport et la date à laquelle il est effectivement envoyé par la poste ou par courrier électronique, et, dans l'affirmative, demande quelles tendances l'Office a pu observer.

J. Orser répond que l'Office surveille l'écart entre la date d'impression d'un rapport et la date à laquelle il est effectivement posté, et qu'à l'heure actuelle, le délai entre l'impression et l'envoi est d'un maximum de 5 jours.

G. Moisan demande des précisions sur le moment où le nom et l'adresse de l'agent sont ajoutés à un rapport d'examinateur - au moment où l'examinateur commence à travailler dessus, ou au moment où il est envoyé? J. Hurkmans répond que les renseignements sur l'agent sont ajoutés au début, au moment de la création du rapport. J. Orser ajoute que lorsque l'Office est au courant d'un changement (p. ex. une tâche en attente ou un changement à grande échelle), l'Unité de la correspondance sortante (UCS) est avisée et met à jour les rapports manuellement avant l'envoi.

J. Wilson demande si un changement d'adresse d'un agent entraîne la création d'une tâche dans chaque dossier touché. J. Orser répond que ce n'est pas le cas, mais qu'un changement ponctuel serait associé à une tâche. J. Wilson demande s'il y a une étape pour comparer l'adresse de l'agent dans la lettre avec celle dans le système pour cet agent avant d'envoyer la correspondance. J. Orser répond non.

G. Moisan demande combien de temps un examinateur travaille sur un rapport donné. J. Hurkmans répond que le travail se fait habituellement le même jour ou le lendemain; il est exceptionnel qu'un rapport demeure inachevé pendant une longue période. Il ajoute cependant que les rapports préparés pendant la grève étaient exceptionnellement laissés en suspens pendant une plus longue période et que, par conséquent, ces rapports auraient pu être touchés par un changement d'agent pendant cette période en suspens.

5.3 Examinateurs ignorant le statut divisionnaire

L'IPIC demande comment les examinateurs sont informés du fait qu'ils examinent une demande divisionnaire, alors qu'ils n'étaient pas l'examinateur de la demande principale. Ils signalent des cas où les examinateurs ont relevé des irrégularités de double brevet ou de chevauchement et qu'ils devaient être informés par le demandeur que les revendications à l'examen étaient le résultat d'un défaut d'unité.

J. Hurkmans répond que, dans le système actuel, il y a diverses façons dont les examinateurs peuvent voir l'état de la division et qu'il fait partie du processus documenté dans les cartes et les instructions de travail et dans le Recueil des pratiques du Bureau des brevets (RPBB). Il ajoute que l'Office distribuera un document de rappel qui identifiera ce problème et d'autres problèmes mentionnés aujourd'hui. Il ajoute également que le statut de division sera plus facilement visible dans le nouveau système.

5.4 Introduction d'erreurs dans les rapports par les analystes de soutien à l'examen

L'IPIC mentionne un incident récent, dont l'Office a été informé, dans lequel de nombreux rapports ont été postés avec une demande de requête pour la poursuite de l'examen (RPE), même si l'exigence relative à la RPE ne s'applique pas. L'IPIC en déduit qu'après que l'examinateur a terminé la rédaction du rapport, un analyste de soutien à l'examen a inséré par erreur les paragraphes du RPE. On a découvert que les examinateurs n'étaient pas au courant de l'inclusion de la demande de RPE, parce que la version du rapport qu'ils pouvaient voir et qui était dans la BDBC n'incluait pas les paragraphes. Dès qu'il a été mis au courant de cette erreur, l'Office a expliqué qu'elle était de nature technique et qu'une correspondance serait envoyée confirmant le retrait de l'exigence relative au RPE. L'IPIC demande quel était le problème technique et s'il a été corrigé.

J. Orser répond qu'à la suite des communications reçues des clients, l'Office a fait quelques recherches et a constaté qu'il y avait apparemment 96 rapports d'examinateurs qui ont été touchés par cette question technique; de ce nombre, 37 rapports d'examinateurs contenant la demande de RPE ont été envoyés aux clients, et les 59 autres rapports d'examinateur avaient été interceptés au cours d'un processus de contrôle de la qualité et ont été corrigés avant d'être envoyés aux clients. Le 1er novembre, une correspondance pour retirer les exigences en matière de RPE a été envoyée. Le problème technique était que certaines demandes de brevet avaient une requête d'examen datée avant l'entrée en vigueur des modifications aux Règles sur les brevets (3 octobre 2022) parce que leur compteur de RPE a commencé avant le moment prévu. La section de la TI interne de l'Office, Services des renseignements d'affaire et gestion de l'information aux brevets (SRAGIB), a travaillé avec le DPI à la mise en œuvre d'une solution, et l'Office comprend que ce problème a été résolu.

J. Wilson demande s'il y a une vérification manuelle dans le processus pour ajouter le paragraphe sur la RPE. J. Orser répond que le système a signalé de façon incorrecte que le paragraphe devrait être ajouté et que le paragraphe a été ajouté automatiquement. Il confirme que chacun des 37 demandeurs touchés ont reçu la lettre retirant l'exigence relative au RPE.

5.5 Les outils logiciels introduisent-ils des erreurs?

L'IPIC signale un incident au cours duquel l'examinateur a décelé un défaut ou une irrégularité à cause d'un caractère mal placé dans les demandes, alors que le caractère n'apparaissait pas dans la copie des demandes de l'agent, ou même dans la copie de la BDBC. L'IPIC suppose que l'examinateur aurait pu effectuer la reconnaissance de texte sur le texte et que son logiciel a inséré un caractère mal placé, et il a demandé à l'Office de confirmer que c'est ce qui s'est produit.

J. Hurkmans répond qu'il n'y a pas d'outil de reconnaissance de texte désigné comme faisant partie du processus d'examen.

J. Wilson fait remarquer que si les examinateurs utilisent un texte reconnu au lieu du document original, cela peut créer un problème, car le fait de soulever à tort des défauts augmente indûment le temps de traitement. J. Hurkmans répond que cette question sera ajoutée au document de rappel mentionné à 5.3.

5.6 Dépendance à l'égard du paragraphe PERM référant au IPRP dans la demande nationale

L'IPIC signale que certains examinateurs semblent considérer qu'ils peuvent faire référence au RPIB en utilisant le libellé habituel même si la demande n'est pas une entrée en phase nationale, mais qu'il se trouve qu'il y a une demande PCT connexe avec les mêmes revendications. L'examinateur justifie cela par le fait que le demandeur devrait être au courant de la demande (mais pas le mandataire, et le paragraphe standard utilisé ne permet pas d'identifier la demande PCT). L'IPIC indique que même si l'examinateur peut utiliser le contenu du RPIB pour son rapport, il n'est pas approprié qu'il utilise le libellé normalisé comme si la demande elle-même était une entrée en phase nationale.

J. Hurkmans répond que l'Office rappellera aux examinateurs la bonne pratique; même s'ils sont d'accord avec les arguments du PCT et qu'ils reprennent des arguments similaires dans les rapports nationaux, les examinateurs ne doivent pas utiliser les paragraphes standard du PCT à moins que le dépôt national ne fasse partie de la phase d'entrée nationale.

5.7 Défauts de mauvaise qualité 27 (4)

L'IPIC indique que récemment, plusieurs agents ont observé des irrégularités soulevées en vertu du paragraphe 27(4) de la Loi sur les brevets qu'ils n'avaient pas observées auparavant, parce qu'elles ne sont pas en fait des ambiguïtés pour une personne versée dans l'art. Plusieurs exemples sont fournis. Ils indiquent que les défauts semblent être le produit d'un outil automatisé. Ils font remarquer que l'examen automatisé est utile pour les examinateurs, mais qu'ils doivent exercer un pouvoir discrétionnaire approprié et tenir compte des écarts du point de vue de la personne versée dans l'art.

J. Hurkmans répond que, bien que l'examinateur doive juger ce qui serait approprié de soulever une irrégularité en vertu du paragraphe 27(4) de la Loi sur les brevets, bon nombre des exemples fournis semblent inappropriés. Historiquement, l'Office a constaté que ces types de problèmes affectent souvent les nouveaux examinateurs en formation, qui n'ont pas encore trouvé le juste équilibre dans l'application de la Loi et des Règles. Des rappels concernant cet équilibre seront ajoutés dans les documents de formation pour tous les examinateurs. Il ajoute qu'il n'y a pas d'outils automatisés que l'Office exige des examinateurs pour ces types d'irrégularités.

5.8 Irrégularités inappropriées au paragraphe 57(2)

L'IPIC demande à l'Office de rappeler aux examinateurs comment déterminer si une demande provisoire américaine est accessible au public. Séparément, ils font remarquer que les examinateurs appliquent le paragraphe 57(2) des Règles sur les brevets aux identificateurs d'objets numériques (ION) lorsqu'ils sont exprimés sous forme d'URL, et que les URL sont contestables parce qu'elles pointent prétendument vers des fichiers électroniques non permanents. Ils indiquent qu'une telle objection est incorrecte parce qu'un ION est censé être un identificateur persistant de la littérature examinée par les pairs, et que l'identificateur est facilement trouvé dans l'URL et serait reconnu comme une référence permanente à la personne versée dans l'art.

J. Hurkmans répond que cette question sera incluse au document de rappel mentionné à 5.3.

5.9 Irrégularités inappropriées dans les dessins

L'IPIC signale des irrégularités inappropriées relevées dans les rapports : des chiffres et des étiquettes écrits à la main suffisamment clairs et suffisamment volumineux ont été contestés en tant que « Notes interlinéaires, ratures et corrections », contrairement au paragraphe 13(1) des Règles sur les brevets.

J. Hurkmans répond que cette question sera incluse au document de rappel mentionné à 5.3.

5.10 Distinction entre défauts et irrégularités

L'IPIC se dit satisfait de l'identification des irrégularités dans les rapports, mais afin d'éviter toute confusion, il demande que les irrégularités soient précédées d'un paragraphe standard qui indique clairement qu'il n'est pas nécessaire de traiter les irrégularités afin de corriger complètement les irrégularités dans le rapport ou d'avoir une réponse de bonne foi. Ils se disent préoccupés par le fait que certains examinateurs peuvent rédiger des rapports qui identifient uniquement des irrégularités (ce qui produit un rapport inutile) ou qui identifient des irrégularités comme des défauts en vertu du paragraphe 27(4) de la Loi sur les brevets afin de justifier la rédaction du rapport. Ils fournissent des exemples d'irrégularités qui sont parfois mal identifiées comme étant des défauts en vertu du paragraphe 27(4).

De plus, ils demandent une suggestion dans le cadre de la stratégie de modification afin de réduire au minimum les défauts ou les irrégularités allégués lorsqu'une modification exige la suppression d'un paragraphe numéroté de la description, en gardant à l'esprit qu'au moment de l'examen de la demande canadienne, les documents sources sont souvent indisponibles.

J. Hurkmans remercie l'IPIC pour ces observations et répond que l'Office ne prévoit pas réviser sa structure de rapport pour le moment en raison des travaux en cours sur plusieurs grands projets comme la MTI. Les rapports inutiles sont signalés dans le cadre du processus de contrôle de la qualité interne et redirigés vers le service d'entrevue ou les avis d'acceptation conditionnels (AAC) le cas échéant.

Il ajoute qu'aucune stratégie ne peut être exprimée pour minimiser les irrégularités alléguées, sauf une lecture approfondie avant de demander l'examen.

J. Wilson fait remarquer que moins d'examinateurs semblent utiliser le service d'entrevue. J. Hurkmans répond que des efforts renouvelés seront déployés pour encourager l'utilisation du service d'entrevue comme partie intégrante de la pratique, particulièrement à la lumière du nombre de rapports limités pour les demandes accompagnées d'une requête d'examen le 3 octobre 2022 ou après.

5.11 Traitement incohérent des groupements qui ne sont pas de type Markush

L'IPIC souligne des incohérences dans l'examen des phrases des revendications, comme :

• sélectionné dans A, B ou C
• sélectionné dans A, B et C
• au moins l'un des éléments A, B ou C
• au moins l'un des éléments A, B et C

Ils font remarquer que ces phrases ne sont pas indéfinies. Les versions « et » et « ou » peuvent avoir des significations différentes, mais cela ne signifie pas qu'elles ne sont pas claires. Cependant, certains examinateurs les désignent comme des défauts en vertu du paragraphe 27(4) de la Loi sur les brevets, alors que d'autres examinateurs ne le font pas. D'autre part, ils font remarquer que le libellé strictement conforme pour les groupements de type Markush (« choisi parmi le groupe composé de… ») est traité de façon uniforme par les examinateurs.

J. Hurkmans répond que ces formulations sont théoriquement acceptables, à moins que les éléments propres au cas ne donnent lieu à la revendication visant une combinaison impossible si plusieurs groupes sont sélectionnés en même temps, ce qui serait un défaut en vertu du paragraphe 27(4) de la Loi sur les brevets et que cette question soit ajoutée au document de rappel mentionné en 5.3.

5.12 Traitement incohérent de « et/ou »

L'IPIC fait également remarquer un traitement incohérent de « et/ou » - certains examinateurs le considèrent comme indéfini, et d'autres non. Dans certains cas, il semble que l'examinateur ne peut s'opposer que s'il y a plus d'un « et/ou » dans une demande. Ils indiquent que « et/ou » a un sens bien compris et n'est pas indéfini.

J. Hurkmans répond qu'il y a une zone grise quant aux circonstances où cela cause un problème de clarté. Dans le RPBB et le manuel de formation, « et/ou » est identifié comme « peut être considéré comme indéfini » sans explication supplémentaire. Il fait remarquer qu'il serait peut-être utile d'avoir des directives plus strictes; l'utilisation de « et/ou » peut créer des problèmes si on l'utilise souvent dans une même revendication ou si on l'utilise sur une liste d'éléments. La clarté de la portée est ce que l'examinateur devrait rechercher lorsqu'il envisage l'utilisation de « et/ou ». Il conclut que ce sujet fera partie du document de rappel mentionné à 5.3.

5.13 Application soudainement stricte du paragraphe 59(13)

L'IPIC signale que récemment, les examinateurs ont commencé à appliquer strictement le paragraphe 59(13) des Règles sur les brevets et à demander le retrait de toutes les légendes qui se trouvent également dans la description parce que la présence dans la description signifie qu'elles ne sont pas « nécessaires ». Nonobstant le libellé du paragraphe 59(13), ils font remarquer que cette approche rend les dessins beaucoup plus difficiles à comprendre et, dans certains cas, force le demandeur à faire du travail supplémentaire pour n'obtenir qu'un bénéfice marginal (voire inexistant) pour le public. Des exemples sont fournis.

L'IPIC indique que les examinateurs semblent avoir un texte explicatif standard à insérer dans les rapports pour justifier ces demandes, citant l'article 15.1 du RPBB et affirmant (correctement) que l'Office ne peut pas ignorer les Règles sur les brevets. Cependant, l'IPIC note que l'article 15.01 du RPBB dit aussi que « Les “blocs” vides dans les diagrammes schématiques doivent être étiquetés de manière descriptive ».

L'IPIC suggère que l'on dise aux examinateurs d'appliquer une interprétation large du terme « nécessaire », et en particulier, qu'il est approprié, en vertu du paragraphe 59(13), d'étiqueter les blocs vides dans les diagrammes.

J. Hurkmans répond que l'Office convient que les examinateurs doivent faire preuve de jugement dans l'application du paragraphe 59(13) des Règles sur les brevets et que ce sujet sera ajouté au document de rappel mentionné à 5.3.

J-C. Grégoire souligne que la modification des dessins en particulier représente des changements qui demandent beaucoup de temps et qui sont coûteux pour les demandeurs et, par conséquent, ne devrait pas être demandée inutilement.

5.14 Absence de formation sur le paragraphe 86(14.2)

L'IPIC signale qu'un agent s'est fait retirer son AAC (et a reçu un nouveau rapport d'examinateurs) parce qu'une erreur de numérotation de page a été introduite dans la réponse à l'AAC. Cette erreur n'affectait qu'une seule page. L'examinateur a informé l'agent que « le protocole » interdisait un appel téléphonique et une modification volontaire. L'agent a découvert que l'examinateur n'était pas au courant de l'existence du paragraphe 86(14.2) des Règles sur les brevets.

L'IPIC demande s'il existe une procédure permettant aux examinateurs d'appliquer le paragraphe 86(14.2) des Règles sur les brevets, et quelles politiques ont été élaborées pour déterminer si un défaut aurait une incidence sur « la lisibilité, la clarté ou la validité du brevet, s'il était octroyé ».

L'IPIC rapporte également qu'une fois que la demande avait été retournée à l'examen, l'examinateur aurait pu appeler l'agent et demander une modification volontaire, mais ne l'a pas fait. Ils remarquent que, généralement, le nombre de rapports comportant un seul défaut mineur qui aurait pu être traité par un appel téléphonique semble augmenter; il semble que les examinateurs commencent à éviter d'effectuer de nouvelles entrevues téléphoniques.

J. Hurkmans répond que des retraits à la suite d'une réponse à une AAC se produisent en vertu du paragraphe 86(15) des Règles sur les brevets; ne serait-ce que parce que toute irrégularité créée par la réponse ne peut être considérée comme étant conforme aux exceptions permettant des modifications après acceptation conditionnelle précisées aux paragraphes 100(1) et (2) des Règles sur les brevets, ce qui signifie que les modifications ne peuvent être considérées comme ayant été apportées et que les défauts n'ont pas été corrigés par la réponse. Le paragraphe 86(14.2) ne se rapporte pas au paragraphe 86(15) et ne peut donc pas être utilisé dans ces situations. Il ajoute que l'Office est toutefois disposé à examiner la façon de procéder pour les retraits strictement effectués en vertu du paragraphe 86(15).

J. Leuschner demande - si un numéro de page incorrect ne relève pas du paragraphe 86(14.2) des Règles sur les brevets, alors qu'est-ce qui en relèverait? Il fait remarquer que cette règle semble ne jamais s'appliquer. Il fournira le numéro de la demande afin que le cas soit examiné plus en détail. S. Vasudev étudiera la question et reviendra avec des réponses.

6. Politique administrative

6.1 Traitement des nominations d'agents

L'IPIC signale qu'il y a trop de correspondance mal acheminée. Cette fois-ci, on a fait remarquer qu'il y avait plus de rapports d'examinateurs mal acheminés que d'habitude dans les cas où un changement d'agent avait été enregistré avant la date d'envoi du rapport et précisé que ce problème n'était pas spécifique aux changements d'agent attribuables à des fusions d'entreprises.

J. Orser répond que l'Office est au courant de ce problème et croit qu'il se rapporte à un arriéré dans les rapports d'examen qui a déjà été créé et qui sont prêts à être envoyés. Cela chevauche certaines nominations et certaines révocations d'agents qui ont été traitées après la création de l'arriéré. Ce problème devrait être réglé à mesure que l'arriéré est résolu.

J. Leuschner fait remarquer que lorsqu'ils sont révoqués par l'agent, ils ne reçoivent pas l'avis indiquant la révocation. Il fournira des numéros de demande illustrant cette situation. J. Orser étudiera la question et reviendra avec des réponses.

6.2 Acheminement de problèmes inhabituels à un niveau supérieur

L'IPIC demande à l'occasion une « ligne d'assistance » ou une autre façon d'acheminer des problèmes complexes ou nouveaux aux échelons supérieurs, et renouvelle cette demande, ou du moins demande une orientation écrite sous forme d'énoncés de pratique sur la façon de résoudre rapidement des problèmes particuliers, reconnaissant que de tels énoncés de pratique ne peuvent être rédigés qu'à mesure que ces problèmes surviennent.

Par exemple, ils signalent un incident récent où une entreprise de gestion des annuités a accidentellement payé une taxe de maintien en état pour la mauvaise demande. L'agent pour la demande a écrit une lettre informant l'Office que la partie qui avait payé la taxe de maintien était non autorisée et a lui-même présenté le paiement de la taxe de maintien. Le paiement de l'agent a été traité comme un trop-payé et un remboursement a été offert. Ils font remarquer qu'il aurait été utile d'avoir des directives sur la façon d'informer l'Office de l'erreur; ainsi, la lettre de l'agent n'aurait pas été ignorée initialement et leur paiement n'aurait pas été rejeté.

S. Vasudev répond que le Bureau continuera d'envisager une autre façon pour les agents puisse acheminer des problèmes complexes ou nouveaux aux niveaux supérieurs. Entre-temps, il suggère que les agents utilisent le mécanisme de rétroaction en ligne (MEL) pour acheminer de nouveaux problèmes qui nécessitent un délai de traitement plus rapide.

V. Ethier ajoute que le mécanisme de rétroaction en ligne (MRL) est le canal le plus rapide parce qu'il est le plus direct; passer par d'autres canaux demande du temps pour diriger la question vers la bonne personne qui peut répondre.

D. Lambert demande si le MRL restera actif après le déploiement du nouveau système. M C. Gagnon répond que le portail des brevets de MonOPIC comprendra une demande de service pour l'enquête sur les erreurs de bureau dans des dossiers précis, mais que le MRL restera une option pour des demandes plus générales.

J. Leuschner suggère que peut-être les membres de l'IPIC du Comité de pratique en brevets (CPB) pourraient servir de premier niveau de triage pour l'escalade des problèmes et la mobilisation de membres spécifiques de l'OPIC au besoin, J. Wilson fait toutefois remarquer qu'un service également offert aux clients qui ne sont pas membres de l'IPIC serait préférable.

G. Moisan demande combien de temps elle devrait attendre avant d'acheminer à un niveau supérieur lorsqu'un examinateur ne retourne pas un appel téléphonique, et s'il serait possible d'envoyer un courriel à l'examinateur pour préparer l'examinateur pour la discussion.

J. Hurkmans répond que les examinateurs ne peuvent pas correspondre par courriel et que, par conséquent, la communication doit être faite par téléphone, par rencontre en personne ou sur Microsoft Teams. Les examinateurs sont censés contacter les clients sur le sujet lors du prochain jour ouvrable.

J. Wilson fait remarquer que si les courriels devenaient un moyen de communication acceptable avec les examinateurs, leur contenu devrait être stocké dans le dossier. J. Leuschner mentionne l'USPTO comme exemple, où les modifications proposées peuvent être envoyées par courriel; bien que le traitement lui-même ne se fasse pas par courriel, les modifications proposées ou les ordres du jour des entrevues peuvent être envoyés et sont saisis dans le dossier.

7. Tour de table, prochaine réunion et mot de la fin

J. Wilson demande une suggestion sur la façon de traiter les rapports en suspens, y compris les défauts dans les dessins mentionnés aujourd'hui comme étant incorrects. J. Hurkmans suggère que la réponse puisse consulter la présente réunion pour la discussion sur le sujet, puisque le procès-verbal est publié.

L'IPIC annonce que D. Lambert est maintenant présidente du Comité des brevets. Les membres de l'OPIC présentent leurs félicitations.

La date de la prochaine réunion du Comité des pratiques en matière de brevets est fixée au 13 février; on déterminera plus tard si le format sera hybride.

La séance est levée à 15 h 40.