Réunion du Comité de pratique en brevets DB/IPIC - Mardi 28 février 2023

Mardi 28 février 2023, de 13 h à 15 h

Par vidéoconférence

Participants

Coprésidentes : Virginie Ethier et Jenna Wilson

Membres : Scott Vasudev, Jeffrey Orser, Serge Meunier, Dominique Lambert, Gabrielle Moisan, Jean-Charles Grégoire, Jeff Leuschner

Secrétariat : Marie-Claude Gagnon, Helena Forbes

Points

1. Introduction

V. Ethier souhaite la bienvenue aux participants à la réunion du Comité de pratique en brevets (le Comité). Elle fournit les renseignements généraux suivants sur les activités récentes de l'Office :

• L'Office a été très occupé par le volume accru de demandes d'examen (DE) reçues juste avant les modifications des Règles sur les brevets en octobre. Les heures supplémentaires, les ressources supplémentaires et la mobilisation d'autres groupes pour aider l'Unité de la correspondance entrante (UCE) ont permis d'absorber ce volume accru et de ramener les délais de traitement de l'UCE à la normale.
• Les effets de l'augmentation du volume de DE se font maintenant sentir au stade de l'examen. Vingt-et-un (21) nouveaux examinateurs ont été embauchés cette année, répartis dans toutes les divisions. Le recrutement n'est toutefois pas seulement motivé par cette augmentation du volume, mais aussi par le départ à la retraite prévu des cohortes d'examinateurs vieillissants, de sorte qu'il faut trouver un équilibre entre les départs à la retraite et les membres expérimentés. Elle remercie les membres de l'Institut de la propriété intellectuelle du Canada (IPIC) d'avoir diffusé les avis d'embauche auprès de leurs membres.
• Les travaux de préparation à la recertification ISO sont en cours et l'Office communiquera les résultats et les conclusions dès que possible.
• En ce qui concerne les prochaines modifications législatives, l'IPIC a participé aux consultations et ses commentaires ont été pris en compte. L'Office attend les prochaines étapes.
• Pour ce qui est de l'audience concernant Benjamin Moore, l'Office était présent et, comme l'IPIC, attend la décision.
• La semaine prochaine, des présentateurs et des représentants de l'Office, dont son président, participeront à la conférence de l'USPTO sur la diversité mondiale.
• La date de la réunion habituelle de printemps entre le président de l'Office et le président de l'IPIC n'est pas encore déterminée, mais le contenu de la discussion devrait être similaire aux points abordés lors des réunions du Comité.
• Le système modernisé issu du projet de modernisation des technologies de l'information (MTI), baptisé pour l'instant « Brevet de prochaine génération » (BPG), aura sa première version cette année. L'Office veillera à ce que la date de sortie de la version soit communiquée le plus tôt possible afin que la communauté ait suffisamment de temps pour se préparer. L'Office prévoit également l'évolution du système après cette première version. La plupart des ressources que l'Office retire habituellement de l'examen pour les projets latéraux sont affectées à la MTI. Les parties prenantes travaillent déjà avec l'Office dans le cadre de séances de mobilisation et participeront bientôt aux essais.

J. Wilson demande si le travail à distance pose des problèmes de formation, en particulier à la lumière des différents points soulevés par l'IPIC aux fins de discussion au cours de la présente réunion. J. Orser répond que l'Office exploite des plateformes technologiques pour la formation à distance, en utilisant l'apprentissage autoguidé avec des points de connexion avec un formateur ou un mentor, et des démonstrations enregistrées avec des séances de questions-réponses en direct. Il ajoute que l'équipe Opérations a mis en place un « système de jumelage » similaire à la relation entre un examinateur en formation et son formateur.

V. Ethier ajoute que chaque fois qu'un problème de qualité est signalé, le processus de formation est examiné, en particulier le moment où le problème abordé pendant la formation est évalué : pendant la formation en classe, pendant l'interaction avec le formateur, etc. En général, les résultats montrent que la formation virtuelle n'a pas d'incidence sur la qualité de la formation. L'Office a constaté qu'il serait utile de faciliter les interactions entre les stagiaires et les formateurs en dehors de la formation officielle, par exemple en proposant une tribune pour poser des questions.

2. MTI

J. Orser indique que le travail de développement est toujours en cours et que les activités de préparation opérationnelle se déroulent en parallèle. Il réaffirme que l'Office est conscient que la communauté a besoin d'être avertie à l'avance de la date de lancement du nouveau système, et qu'il s'efforce donc de confirmer cette date dès que possible. Il souligne également que l'Office est conscient des problèmes actuels (y compris l'étiquetage erroné des taxes évoqué avant cette réunion) et des suggestions (y compris les éléments d'une liste de souhaits fournie avant cette réunion : génération automatique d'un code du DAS avec chaque nouveau dépôt, et fourniture de ce code avec le certificat de dépôt; mise à jour de toutes les autres lettres types pour inclure l'ensemble des demandeurs et des inventeurs, le cas échéant; historique des versions pour tous les changements/mises à jour des outils en ligne). L'Office vise à résoudre les problèmes actuels et prend en compte les suggestions actuelles autant que possible avec la MTI, dans le but d'obtenir une première version en direct dès que possible, suivie de mises à jour itératives et en temps opportun, en suivant une méthodologie agile.

J. Wilson propose que l'Office mette en place une structure orientée vers les clients pour suivre les demandes futures, où les clients pourraient soumettre des suggestions de changements et voter à leur sujet (p. ex. pouce en l'air, pouce en bas) pour aider à orienter le contenu des futures versions de maintenance de la MTI. Cela permettrait à la communauté de formuler des suggestions de manière coordonnée. V. Ethier remercie J. Wilson pour cette suggestion.

3. Services numériques

3.1 Traitement de la restauration du droit de priorité

L'IPIC note que, dans une entrée en phase nationale (EPN) dans laquelle le demandeur avait restauré la priorité dans la phase internationale (dans une demande internationale déposée le 30 octobre 2019 ou après cette date), la solution en ligne de DEPN a généré une erreur : « Le document Demande de restauration de priorité est requis ». L'IPIC note toutefois que l'article 162 des Règles sur les brevets s'appliquait dans ce cas; et en tout état de cause, la date limite pour se conformer à l'article 77 des Règles sur les brevets afin de demander une restauration du droit de priorité dans une EPN n'est pas nécessairement la date d'EPN.

J. Orser convient que la solution en ligne de DEPN actuelle semble trop rigide sur cette question et indique que ce point sera pris en compte dans la nouvelle version de l'outil intégré au BPG.

3.2 Heures officielles du service de paiement de la taxe pour le maintien en état

L'IPIC demande pourquoi les paiements en ligne n'ont été traités que de 6 h 30 à 22 h (heure de l'Est) et si cette plage horaire pouvait être étendue. Il demande également que ces heures, ainsi que d'autres, figurent sur la page Web consacrée aux interruptions des services et de l'accès au site Web, et que les pages Web consacrées aux interruptions des services et de l'accès au site Web et aux dates de fermeture soient reliées à la première page du site Web de l'OPIC.

J. Orser répond que ces heures sont applicables aux services de paiement de la taxe pour le maintien en état et non à l'ensemble des paiements en ligne, et que ces heures correspondent à l'indisponibilité actuelle de TechSource, puisque l'application de paiement de la taxe pour le maintien en état y est connectée.

G. Moisan demande si la correspondance générale peut être utilisée pour payer une taxe pour le maintien en état pendant la période d'indisponibilité de l'application de paiement de la taxe pour le maintien en état. J. Orser répond par l'affirmative. G. Moisan souligne que cette solution de rechange devrait être clairement communiquée.

4. Opérations

J. Orser fait le suivi d'un point de la réunion du 8 novembre 2022 (point 3.8) dans lequel il indiquait qu'il confirmerait la procédure mise en place par le Centre de services à la clientèle (CSC) avant de fournir des renseignements sur un dossier non publié à un membre autre qu'agent du cabinet des agents nommés. Il confirme que le CSC pose des questions sur la demande pour s'assurer que le commis appartient bien au cabinet des agents nommés avant de fournir les renseignements.

4.1 Questions générales

L'IPIC demande ce qui suit :

• Quel est l'état actuel de l'arriéré de l'UCE?
• Quelle est la situation actuelle en ce qui concerne le temps de latence entre l'approbation de l'acceptation et l'avis d'acceptation?
• L'Office dispose-t-il de données définitives sur les demandes d'examen (DE) reçues en 2023? Existe-t-il une projection concernant les objectifs de rendement pour l'examen en 2023-2024 compte tenu de l'augmentation du nombre de DE?

J. Orser répond qu'au 31 janvier 2023, l'UCE a reçu environ 48 000 DE cette année, ce qui représente une augmentation d'environ 94 % par rapport à l'année dernière.

Il indique que l'arriéré de l'UCE a retrouvé son temps de traitement normal : la correspondance reçue est désormais traitée dans le délai standard de trois jours ouvrables, et la majeure partie des DE est désormais en cours d'examen. Il ajoute que l'augmentation de la correspondance sur les rapports en janvier (mentionnée au point 4.6 ci-dessous) résulte du rattrapage de cet arriéré au moyen d'heures supplémentaires, y compris en fin de semaine.

Il ajoute que les domaines qui connaissent actuellement des arriérés sont la production de pages de couverture pour les demandes nouvellement déposées (jusqu'à trois mois) et l'envoi des avis d'acceptation (près de quatre mois entre l'approbation de l'acceptation et l'envoi de l'avis d'acceptation). Il indique que les heures supplémentaires sont utilisées pour réduire le répertoire de dossiers et les retards. Il ajoute, à titre d'exemple, que l'équipe a envoyé 8615 avis d'acceptation entre le 3 octobre 2022 et le 21 février 2023.

J. Wilson demande si l'Office pense être en mesure d'atteindre les objectifs fixés par la Loi sur les frais de service pour le premier rapport de l'examinateur et les suivants, à la lumière de cet arriéré. J. Orser répond que les ressources nécessaires et les besoins en heures supplémentaires sont déterminés, et que les objectifs de rendement interne sont inférieurs aux objectifs de la Loi sur les frais de service. Il ajoute que l'Office envisage toutefois de modifier les objectifs de la Loi sur les frais de service et les objectifs de rendement, et qu'il demande également au Conseil du Trésor de déterminer si les circonstances actuelles peuvent être prises en compte dans l'analyse visant à déterminer si une remise est justifiée pour les demandes de services de brevets reçues et payées.

4.2 Insuffisance des paiements de la taxe pour les revendications excédentaires accompagnés d'une déclaration d'autorisation générale (DAG)

L'IPIC indique que l'année dernière, l'Office a fait savoir que lorsqu'une taxe d'examen (ou une taxe finale) insuffisante était reçue en raison d'un paiement insuffisant de la taxe pour les revendications excédentaires, aucune lettre de courtoisie ne serait envoyée pour signaler la non-conformité (et aucun avis du commissaire), parce que le pouvoir prévu par la DAG serait exercé pour prélever le montant en souffrance. Il demande confirmation que c'est bien le cas. Il fournit un exemple précis dans lequel le demandeur a indiqué un nombre incorrect de revendications excédentaires, et la DAG a été rejetée, apparemment au motif qu'il a indiqué un certain nombre de revendications. L'IPIC fait valoir que la DAG n'aurait pas dû être rejetée.

J. Orser confirme que l'Office utilisera la DAG pour prélever le montant en souffrance dans les taxes pour revendications supplémentaires. Il fait remarquer que si l'Office utilise la DAG pour garantir le sous-paiement des taxes pour revendications supplémentaires manquantes, le client n'aura pas la possibilité de réduire le nombre de revendications pour qu'il corresponde au nombre payé à l'origine. Par exemple, si le client a déterminé que la demande contenait 12 revendications supplémentaires et que l'Office constate qu'il y a en réalité 24 revendications supplémentaires, l'Office utilisera la DAG pour garantir le paiement des 24 revendications supplémentaires. Une fois cette étape franchie, le client ne pourra plus indiquer qu'il n'aurait dû y avoir que 12 revendications supplémentaires et apporter une modification visant à réduire le nombre de revendications pour qu'il corresponde à ce nombre, de sorte que la taxe initiale payée corresponde à la taxe prescrite qui aurait été due à ce moment-là. Un remboursement dans ce cas ne serait pas non plus autorisé.

J. Orser souligne que les clients confieront à l'Office la responsabilité de calculer correctement les taxes pour revendications supplémentaires selon les revendications effectivement présentées. Dans la plupart des cas, cela ne pose pas de problème, mais dans les cas où des revendications incorrectes ou un mauvais ensemble de revendications sont présentées par erreur, l'Office tiendra compte de ces revendications et prélèvera la taxe qui convient.

J. Wilson demande confirmation car ce n'est pas ce qui s'est passé dans l'exemple de cas fourni. L'indication précise d'un nombre de revendications empêche-t-elle l'utilisation de la DAG lorsque ce nombre est erroné? J. Orser répond que l'Office doit utiliser la DAG pour prélever l'argent manquant, même si un nombre de revendications a été indiqué dans la soumission.

D. Lambert demande confirmation que l'application de la DAG rend le paiement de la taxe de demande d'examen complet. J. Orser répond par l'affirmative.

G. Moisan demande ce qui se passe si, au moment de la demande d'examen, le client et l'Office estiment que les taxes pour revendications supplémentaires ont été payées à tort, mais qu'il s'avère par la suite, par exemple lors de l'examen, que ce n'était pas le cas – par exemple, si deux revendications ont été regroupées dans un même paragraphe avec un saut de ligne manquant et ont été considérées comme une seule et même revendication. S. Vasudev indique qu'il prendra cette question en considération et qu'il reviendra avec une réponse.

4.3 Flux de travail de l'Office pour les parties manquantes

L'IPIC donne l'exemple d'une demande qui ne comporte pas de dessins à la date de dépôt. Le demandeur a reçu une lettre « Courtoisie – Dessin manquant » datée de deux mois et demi après la date de dépôt; la lettre ne fixait aucun délai et ne citait que l'article 59 des Règles sur les brevets. L'option des parties manquantes était disponible pour le demandeur (puisque les dessins manquants étaient disponibles dans le document de priorité), mais l'Office n'a pas envoyé d'avis de déclenchement comme l'exige le paragraphe 72(1) des Règles sur les brevets. On pose les questions suivantes auxquelles J. Orser répond.

4.3.1 Flux de travail

Q : Pourriez-vous expliquer le flux de travail lorsque des pages manquantes sont découvertes et comment l'omission est considérée comme une omission à rectifier en vertu de l'article 28.01 de la Loi et de l'article 72 des Règles? Quelles sont les mesures prises pour garantir que l'Office détecte les pages manquantes dans les deux mois suivant le dépôt?

R : L'Office vérifie généralement la continuité de la numérotation des pages et s'assure que la demande de date de dépôt contient tous les éléments énumérés. C'est pourquoi les demandeurs sont encouragés à soumettre une liste récapitulative des parties de leur demande dans une page de couverture afin que l'Office puisse les faire concorder (p. ex. abrégé : 1 page, description : 6 pages, revendications : 20 en 4 pages, dessins : 7 en 5 pages).

4.3.2 Courtoisie et avis

Q : Dans l'exemple ci-dessus, la lettre de courtoisie a-t-elle été envoyée au lieu de l'avis parce que l'Office n'a découvert les pages manquantes que plus de deux mois après le dépôt?

R : C'est exact. Si, dans les deux mois suivant la date la plus proche à laquelle le commissaire reçoit un document ou une information en vertu du paragraphe 28(1) de la Loi sur les brevets, le commissaire constate qu'une partie de la description ou d'un dessin semble manquer, il signale au demandeur l'élément manquant par un avis en vertu du paragraphe 72(1) des Règles sur les brevets. Étant donné que les dessins manquants n'ont été constatés que deux mois et demi après que l'Office a reçu les documents en vertu du paragraphe 28(1) de la Loi sur les brevets, une lettre de courtoisie a été envoyée au demandeur pour l'informer qu'il pouvait soumettre les dessins manquants à l'Office étant donné qu'ils pourraient être étayés par la description. C'est pourquoi il a été fait référence à l'article 59 des Règles sur les brevets.

J. Leuschner demande s'il existe une norme de rendement associée au temps écoulé entre la numérisation des documents et la vérification de la présence de toutes les parties. J. Orser répond qu'il existe une norme de cinq semaines pour l'accusé de réception de la nouvelle demande, qui comprend l'entrée de l'UCE et le traitement par les opérations, et qu'en tant que tel, les parties manquantes sont généralement trouvées avant deux mois.

J. Wilson demande si la vérification de la présence de toutes les pages figure sur une liste de contrôle ou un outil de travail similaire utilisé par les analystes. J. Orser répond qu'après le contrôle de conformité, le flux de travail comprend une étape visant à déterminer s'il manque manifestement des parties à la demande. S. Vasudev ajoute que les analystes vérifient les numéros de page, mais que les autres parties manquantes pourraient être plus difficiles à repérer sur une base strictement opérationnelle. S. Meunier ajoute qu'il y a également une numérotation des pages et une continuité lors de l'examen des demandes, et qu'une note est adressée à l'examinateur s'il manque des éléments afin qu'il les signale dans son rapport.

4.3.3. Date des avis

Q : Le paragraphe 72(1) des Règles sur les brevets exige-t-il que le commissaire envoie l'avis au demandeur dans les deux mois, ou suffit-il que l'omission soit détectée dans les deux mois, de sorte que l'avis peut être envoyé plus tard?

R : Il suffit que l'omission soit détectée dans les deux mois et que l'avis soit envoyé plus tard.

4.4 Ajout inapproprié de documents de publication de l'OMPI à l'historique des dossiers d'EPN

L'IPIC signale des cas où des documents de publication de l'OMPI ont été ajoutés à l'historique du dossier en tant que « modifications » alors que ce n'était pas approprié.

• EPN soumise avant la publication de la demande par l'OMPI; le demandeur a correctement soumis les parties de la demande et le formulaire RO/101 avec l'EPN, mais les parties de la demande de l'OMPI ont été ajoutées à l'historique du dossier en tant que « modifications » après qu'elles ont été disponibles.
• EPN soumise après la publication de l'OMPI en langue étrangère; le demandeur a correctement soumis la traduction avec l'EPN, mais les parties de la demande de l'OMPI ont été récupérées et ajoutées à l'historique du dossier.

On souligne que ces erreurs peuvent avoir une incidence sur les taxes d'examen et les taxes finales à payer dans le cadre d'une demande, si les erreurs de l'Office entraînent l'examen du mauvais ensemble de revendications. En outre, compte tenu de la politique stricte concernant le retrait des rapports de l'examinateur, les demandeurs pourraient ne pas être en mesure d'obtenir les rapports en fonction d'ensembles de revendications incorrects retirés, ce qui augmenterait le coût de la procédure en raison de la nécessité de répondre à des rapports sans fondement et de payer des demandes de poursuite de l'examen (DPE).

On signale également un problème apparent dans la production en temps utile des pages de couverture pour les EPN soumises avant la publication de l'OMPI.

J. Orser répond que pour les demandes non publiées, tout ce qui concerne les documents de l'OMPI soumis par le client est placé dans un onglet PCT, à moins qu'ils ne soient désignés comme des modifications dans la lettre du client, auquel cas ils sont ajoutés au dossier en tant que « modifications » pour l'examinateur. S. Vasudev indique qu'il serait utile que les analystes qui travaillent sur les cas non publiés suivent une formation complémentaire, car le volume de ces cas est relativement faible.

J. Orser ajoute également que pour les cas publiés, la traduction fournie par le client est numérisée dans l'outil de traitement interne (Appentry), ce qui signifie que l'outil ne recherchera pas ces documents auprès de l'OMPI. Les documents de l'OMPI ne sont téléchargés que si aucun document n'est numérisé. Si des documents en langue étrangère figurent dans un onglet PCT, il s'agit de la copie fournie par le client ou de documents extraits de l'OMPI, tels que le « rapport de recherche » et l'opinion écrite. Il est important de noter que la solution de demande d'entrée en phase nationale (DEPN) ne télécharge pas les parties de demandes en langue étrangère, mais oblige les clients à les traduire lorsque cela est nécessaire.

4.5 Problèmes potentiels de formation

Les points suivants sont soulevés par l'IPIC et reconnus par J. Orser comme des problèmes potentiels de formation qui seront examinés

• Demandes de codes du DAS manquées : l'Office n'a pas tenu compte des demandes de codes du DAS lorsque la demande était incluse dans la même soumission que la nouvelle demande.
• Mauvais traitement des documents de priorité :
  • le document de priorité a été considéré à tort comme la nouvelle demande, et l'agent a été informé par l'analyste des formalités, lorsqu'il a signalé le problème, que c'était sa faute s'il avait soumis l'ensemble du document de priorité au lieu du seul certificat;
  • lorsqu'une demande assortie d'un code de priorité du DAS est traitée avant que l'office des brevets prioritaire n'ait transmis la demande prioritaire à l'OMPI, les demandeurs sont invités à soumettre à nouveau le code du DAS dans le cadre d'une soumission formelle une fois que la demande prioritaire est disponible;
  • les analystes de l'équipe nationale du PCT n'ont pas saisi la date de priorité dans les EPN lorsque l'article 162 des Règles sur les brevets s'appliquait (avec des dates de dépôt international à compter du 30 octobre 2019).
• Problèmes relatifs au soutien à l'examen :
  • envoi du mauvais rapport (rapport précédent au lieu d'un nouveau rapport);
  • la modification de l'article 34 n'a pas été prise en considération dans le premier rapport; dans la Base de données sur les brevets canadiens, la modification de l'article 34 était présente avec la même date que l'EPN, mais il y avait également des revendications avec la même date que la page de couverture, qui étaient les revendications originales et non les revendications en vertu de l'article 34;
  • le premier rapport était fondé sur les revendications originales et non sur les revendications modifiées au cours de la phase internationale;
  • le premier rapport ne tenait pas compte de la modification volontaire déposée avec l'EPN;
  • premier rapport avec des avis en vertu du paragraphe 86(2) et de l'article 85 des Règles sur les brevets. Une réponse à l'avis a été déposée en temps utile en vertu de l'article 85 des Règles sur les brevets, indiquant que l'autre avis ferait l'objet d'une réponse distincte. Une réponse à l'avis en vertu du paragraphe 86(2) des Règles sur les brevets a été déposée plus tard avec une demande de rétablissement. Le rapport suivant a été envoyé à la même date que la deuxième réponse/demande de rétablissement et a réitéré les mêmes défauts que le rapport précédent.

4.6 Augmentation du nombre de rapports d'examen

L'IPIC indique que les agents ont signalé une augmentation du nombre de rapports en janvier 2023 – plusieurs fois le volume habituel. Certains rapports étaient même datés du samedi (p. ex. les 21 et 28 janvier). L'IPIC indique que l'augmentation de la correspondance sortante accroît le risque d'erreur humaine lors du traitement de la correspondance par les entreprises bénéficiaires et est un facteur dans au moins une demande de diligence raisonnable.

Cette question a été abordée au point 4.1 ci-dessus comme étant le résultat du rattrapage de l'essentiel de l'augmentation du nombre de DE en attente d'examen, par le biais d'heures supplémentaires, y compris les heures supplémentaires en fin de semaine.

4.7 Erreurs dans le calcul des revendications supplémentaires pour l'avis d'acceptation (AA) et l'avis d'acceptation conditionnelle (AAC)

L'IPIC signale des erreurs dans la taxe pour les revendications excédentaires sur les AA/AAC pour les demandes dans lesquelles l'examen a été sollicité le ou après le 3 octobre 2022. Dans certains cas, l'AA/AAC indiquait que la taxe pour les revendications excédentaires était due pour le nombre maximal de revendications avant la demande d'examen, même si les demandeurs avaient modifié les revendications pour les ramener à 20 ou moins le jour même de la DE. Dans un cas, l'agente a eu une conversation fructueuse avec un analyste des formalités qui a envoyé une lettre de courtoisie reconnaissant l'erreur commise lors du premier incident. Cependant, lors d'un second incident, elle a rencontré un autre commis qui a insisté sur le fait qu'elle se trompait et que la taxe était basée sur le nombre maximum de revendications présentées avant la DE.

On demande de veiller à ce que le personnel chargé de calculer la taxe pour les revendications excédentaires soit au courant des règles en vigueur et de mettre à jour le nombre à l'étape de la DE.

L'IPIC indique également que l'analyste des formalités a avisé qu'un AA/AAC ne serait pas retiré pour corriger une taxe incorrecte et demande une confirmation que cette information est correcte et, si tel est le cas, une confirmation que le demandeur peut demander, et recevra, une lettre de courtoisie confirmant le montant correct.

Enfin, l'IPIC demande quel est le processus de vérification de l'exactitude de la taxe finale et, dans les cas où le montant payé ne correspond pas au montant figurant dans l'AA/AAC, s'il y aura une vérification du nombre de revendications avant l'application de la DAG.

J. Orser répond que toutes les modifications reçues avant ou avec la DE doivent être saisies avant de considérer la taxe pour revendications supplémentaires, et que la taxe pour revendications supplémentaires à la DE est basée sur l'onglet CLM-IP le plus récent. Il ajoute qu'il est constamment rappelé aux analystes de traiter la modification (TT08) avant la DE, ainsi que de saisir le nombre maximum de revendications et le nombre de revendications de l'onglet CLM-IP le plus récent au moment de l'acceptation.

J. Orser précise que l'AA/AAC ne sera pas retiré pour corriger une taxe incorrecte, mais qu'une lettre de courtoisie sera envoyée avec les montants ou les changements appropriés. Les analystes ont accès à une lettre préapprouvée qui a été adaptée pour traiter les questions relatives à la taxe pour revendications supplémentaires. Cette lettre indique les montants corrects et rappelle la date d'échéance de l'AA/AAC original.

En ce qui concerne le flux de travail permettant de vérifier que la taxe finale correcte a été payée, J. Orser indique que l'analyste vérifie un écran TechSource (écran PA89 – écran des exigences de conformité administrative) pour voir quel est le nombre de revendications supplémentaires lors de la demande d'examen et lors de l'acceptation, afin de vérifier si les deux correspondent. Si le montant payé ne correspond pas au montant figurant sur l'AA/AAC, l'analyste vérifie le décompte de revendications qui a été effectué lors de la procédure d'approbation de l'acceptation. La taxe pour revendications à l'AA/AAC est basée sur le nombre maximum de revendications pendant la période écoulée depuis la demande d'examen moins le nombre de revendications payées lors de la demande d'examen. Si le nombre maximal de revendications au cours de la période écoulée depuis la demande d'examen est égal ou inférieur au nombre de revendications au moment de la demande d'examen, la taxe pour revendications supplémentaires figurant sur l'AA/AAC est égale à zéro. Si le nombre maximal de revendications au cours de la période écoulée depuis la demande d'examen est supérieur au nombre de revendications au moment de la demande d'examen, une taxe pour revendications supplémentaires figure sur l'AA/AAC pour couvrir la différence. Si nécessaire et si la DAG est présente, l'analyste l'appliquera. Si ce n'est pas le cas, il enverra une lettre indiquant le montant insuffisant pour la taxe finale.

J. Wilson demande confirmation du fait que l'analyste ne reviendra pas aux documents sources, c'est-à-dire aux pages relatives aux revendications, mais qu'il s'appuiera uniquement sur les données affichées dans le système. J. Orser répond qu'il vérifiera et reviendra vers le Comité.

J. Leuschner demande quelle est la pratique exemplaire pour signaler une erreur dans la taxe pour revendications sur l'AA/AAC. Est-il préférable d'utiliser le mécanisme de rétroaction en ligne, si l'on en a le temps? Est-ce un risque élevé de simplement payer le bon montant avec une lettre indiquant que les taxes sur l'AA/AAC sont incorrectes? La personne qui traite la taxe finale examine-t-elle également la correspondance qui l'accompagne? J. Orser répond qu'il vérifiera et reviendra vers le Comité.

J. Wilson demande si, dans le cas où l'erreur dans le montant de la taxe sur l'AA/AAC est soulevée au moment du paiement de la taxe finale correcte, une lettre de courtoisie sera envoyée pour confirmer le montant correct même si la taxe finale est déjà payée. J. Orser et S. Vasudev répondent qu'ils vérifieront et reviendront vers le Comité.

5. Examen

5.1 Manque de clarté concernant le caractère indéfini et le manque d'unité

L'IPIC note que les demandeurs continuent à avoir des problèmes avec le traitement des irrégularités d'unité par les examinateurs. Il voit encore des cas où une revendication est contestée comme étant « indéfinie » en vertu du paragraphe 27(4) de la Loi sur les brevets, alors que le problème apparent est que les revendications manquent d'unité. L'IPIC fournit deux exemples :

• Une revendication est contestée en vertu du paragraphe 27(4) de la Loi sur les brevets parce qu'elle « n'énonce pas clairement une caractéristique technique inventive commune aux [ revendications indépendantes] ».
• Deux revendications indépendantes font l'objet d'une objection en vertu du paragraphe 27(4) de la Loi sur les brevets parce qu'elles « contiennent des caractéristiques techniques différentes » avec l'indication que « si cette irrégularité n'est pas corrigée, un manque d'unité peut être déterminé dans un rapport ultérieur de l'examinateur ».

L'IPIC souligne que dans ces cas, l'examinateur a apparemment compris la portée des revendications, tout en affirmant qu'elles étaient indéfinies, et qu'il a clairement constaté une irrégularité d'unité tout en omettant d'affirmer cette irrégularité. Il indique que l'Office est conscient que les demandeurs préfèrent recevoir les irrégularités d'unité dès que possible afin que les revendications divisionnaires puissent être déterminées et que l'examen puisse se dérouler sur un ensemble limité de revendications.

S. Meunier répond qu'un point similaire a été soulevé lors de la réunion du Comité de novembre 2021, au cours de laquelle il a été expliqué que les irrégularités d'unité étaient souhaitées au plus tôt pendant la procédure, mais qu'il n'était pas toujours possible d'y parvenir. Il ajoute que l'Office est bien conscient que les demandeurs préfèrent recevoir les irrégularités d'unité le plus tôt possible, et qu'il est également vrai que les examinateurs préfèrent que les demandeurs choisissent un sous-ensemble de revendications le plus tôt possible, afin que la procédure puisse se dérouler de manière efficace. Toutefois, les demandeurs ont le droit d'avoir un manque d'unité précis lorsque cela est approprié. Lorsque le manque d'unité résulte, au sens académique ou littéral, d'une autre erreur dans la revendication, le manque d'unité n'est alors pas approprié. Cette pratique est soutenue par le RPBB 21.07.03 et la directive 10.04 du PCT.

Il ajoute que dans le cas où l'examinateur considère que « sans » une autre irrégularité précise dans les revendications, les revendications sont unifiées, il serait incorrect de déterminer un manque d'unité. Bien entendu, si le demandeur peut préciser que l'autre irrégularité n'était pas nécessairement involontaire et qu'il n'y a donc pas, par exemple, de manque d'ambiguïté, le manque d'unité devient alors approprié dans un rapport ultérieur.

En se concentrant sur les exemples précis donnés, il indique que l'on pouvait conclure que la formulation des irrégularités constatées dans deux rapports différents n'était peut-être pas la meilleure. Toutefois, les irrégularités ne peuvent être véritablement évaluées que dans leur contexte. Il propose que les numéros de demande des deux exemples soient communiqués à l'Office pour un examen plus complet. S'il est déterminé que les irrégularités ne sont pas appropriées, l'Office en informera alors les examinateurs.

D. Lambert fait remarquer que s'il y a deux irrégularités, à savoir un manque de clarté et un manque d'unité, elles devraient être soulevées ensemble et pourraient éventuellement être corrigées ensemble par modification. S. Meunier répond que le problème réside souvent dans le fait que le manque de clarté conduit à plusieurs interprétations potentielles, et que l'irrégularité potentielle est donc mentionnée sur la base du fait que le manque d'unité ne serait un problème que dans le cadre de l'une des interprétations possibles. Il admet toutefois que l'exemple de formulation fourni par l'IPIC peut prêter à confusion et qu'un rappel aux examinateurs peut s'avérer utile.

J. Wilson ajoute qu'il semble que certains examinateurs confondent l'incapacité à cerner un concept inventif général avec l'ambiguïté; elle ajoute que si l'on ne peut pas cerner le concept inventif général, il s'agit d'une irrégularité d'unité et non de caractère indéfini. S. Meunier répond que dans tous les exemples examinés, rien n'indique qu'il s'agit d'un problème généralisé. Il répète qu'un manque d'unité ne sera pas considéré à la légère, car ce n'est pas ce que dictent les lignes directrices actuelles.

6. Politique administrative

6.1 Mécanisme de correction des abrégés

L'IPIC demande quelle est la règle applicable lorsqu'un demandeur souhaite modifier un abrégé après la clôture de la procédure. Il demande si cela est considéré comme une modification en vertu du paragraphe 100(2) des Règles sur les brevets, bien que ce paragraphe ne se réfère qu'au mémoire descriptif et aux dessins. L'IPIC demande également si le demandeur déclenche la modification au titre du paragraphe 55(7) des Règles sur les brevets.

S. Vasudev répond que le paragraphe 100(2) des Règles sur les brevets ne permet pas de modifier les abrégés après l'envoi de l'avis d'acceptation ou de l'avis d'acceptation conditionnelle; si cela s'est produit, c'est par erreur.

Il ajoute que le paragraphe 55(7) des Règles sur les brevets permet au commissaire de reformuler l'abrégé si nécessaire. La directive prévoit que cela ne se produise que si la demande est recevable en raison d'une irrégularité dans l'abrégé et ne constitue pas une possibilité pour le demandeur de modifier l'abrégé après l'avis d'acceptation ou l'avis d'acceptation conditionnelle.

Il conclut que si les demandeurs souhaitent modifier l'abrégé après la clôture de la procédure, ils devront demander la poursuite de l'examen.

6.2 Preuves à fournir par le cessionnaire lors de l'enregistrement d'une cession

L'IPIC demande à l'Office de reconsidérer sa politique administrative concernant les preuves requises pour qu'un cessionnaire puisse faire enregistrer un transfert. Plus précisément, il recommande que la seule preuve obligatoire soit une copie du document de transfert lui-même, et que les exigences supplémentaires telles que les déclarations de témoins, etc. soient supprimées.

Il indique qu'il n'y a pas d'obligation légale d'authentifier les cessions, les contrats ou d'autres documents de ce type. Un enregistrement d'un autre office des brevets ou des déclarations concernant l'identité des personnes qui ont signé un document ne garantissent pas que le document n'a pas été modifié par la suite. Il semble également que la politique de la Direction des brevets en matière de preuves ne s'aligne pas sur celle de la DGMCDI (qui est apparemment plus souple). On présente un rapport détaillé sur ce sujet.

S. Vasudev répète que l'Office est toujours d'accord pour réexaminer les exigences en matière de preuves lorsqu'un cessionnaire demande l'enregistrement d'un transfert auprès de l'Office. Fournir une copie du document de transfert semble être une approche raisonnable et il est entendu que cela serait conforme à l'approche d'autres offices de propriété intellectuelle. Il ajoute que si les pratiques changent, ce changement sera reflété dans les RPBB et dans les instructions de travail internes.

J. Wilson demande quand cette question sera examinée. S. Vasudev répond que cette question sera soulevée en priorité, mais compte tenu de tout ce qui se passe actuellement, il n'est pas certain de savoir quand cela se produira; aucun calendrier ne peut être fourni pour l'instant.

6.3 Retrait des rapports de l'examinateur

L'IPIC se dit préoccupé par le fait que les nouvelles directives concernant le retrait des rapports de l'examinateur sont trop restrictives et injustes pour les demandeurs. Il donne les exemples suivants :

• Dans une demande, le demandeur a répondu à un premier rapport en modifiant les revendications pour inclure les revendications 1 à 85 et les revendications supplémentaires 1A à 10A, délibérément numérotées de cette manière dans l'attente d'une irrégularité d'unité. Plus de cinq mois plus tard, le rapport suivant ne portait que sur les revendications 1 à 85 (pas d'irrégularité d'unité). L'examinateur et le chef de section ont refusé de retirer le rapport, déclarant qu'il était encore possible d'y répondre. Ils ont souligné que bien qu'il soit possible de répondre aux irrégularité décelées en ce qui concerne la première série de revendications, cette réponse pourrait être différente en fonction du raisonnement de l'examinateur pour déterminer une irrégularité d'unité (ou ne pas déterminer une irrégularité d'unité). En outre, une irrégularité au sens de l'article 36 de la Loi sur les brevets n'est pas une irrégularité concernant un sous-ensemble de revendications; il s'agit d'une irrégularité concernant la demande dans son ensemble.
• Dans une autre demande, l'examinateur a communiqué avec l'agent au sujet d'un problème mineur devant être corrigé par une modification volontaire (MV). L'agent a déposé la MV le même jour. Un mois plus tard, le demandeur a reçu un rapport indiquant le même problème comme une irrégularité (peut-être parce que l'UCE était trop lente). L'agent a demandé le retrait du rapport, ce qui lui a été refusé. On souligne qu'une telle réponse va à l'encontre de l'objectif des entretiens à l'initiative de l'examinateur et pénalise les demandeurs pour des problèmes de personnel de l'Office.
• Il existe d'autres exemples de rapports erronés envoyés. Dans un cas, le même rapport a été envoyé deux fois, à un mois d'intervalle, mais l'examinateur a déclaré qu'il ne pouvait retirer aucun des deux rapports.

On ajoute qu'il a été constaté que dans les cas où l'examinateur a accepté de retirer un rapport, la procédure est beaucoup trop longue – plus de trois mois. Bien qu'ils puissent écrire à l'Office pour faire corriger les abandons présumés erronés, les agents doivent conserver les dates d'échéance initiales et les dates de rétablissement dans les registres, au cas où l'Office changerait d'avis et refuserait de retirer le rapport.

On ajoute que les limites strictes imposées au retrait des rapports et le retard important dans le retrait des rapports contribuent à l'augmentation de la durée d'instance.

S. Vasudev répond que l'Office a décidé que le retrait d'un rapport doit être demandé par écrit et qu'il ne sera accordé que dans les circonstances particulières décrites à la section 12.04.03 du RPBB. La demande doit être faite par écrit; l'exigence d'un écrit est destinée à apporter de la clarté au dossier de la demande.

Il ajoute que les circonstances particulières ont été choisies pour refléter l'intention de poursuivre le traitement des demandes de brevet chaque fois que cela est possible, plutôt que de réécrire le passé. La qualité peut soulever des préoccupations, mais des mécanismes sont en place à l'OPIC pour la maintenir et l'améliorer. Il est regrettable que des erreurs aient pu se produire, mais la perfection ne peut pas être la norme par rapport à laquelle un rapport est mesuré, en particulier lorsqu'il est entendu que le traitement des demandes de brevet peut être un processus itératif.

Il ajoute également que pour les cas individuels cités, l'Office souhaiterait disposer des numéros de demande afin de pouvoir examiner le contexte pour voir si les directives ont été correctement suivies. Il indique que pour le dernier exemple, il s'agissait probablement d'un sous-produit des retards de traitement qui ont depuis (comme mentionné ci-dessus) diminué.

6.4 Sous-paiements inférieurs à cinq cents

L'IPIC signale qu'un agent a été informé par le personnel de l'OPIC que la DAG ne sera pas utilisée pour les défauts de paiement inférieurs à cinq cents, mais que le paiement sera considéré comme le paiement du montant total. On demande une confirmation et, dans l'affirmative, si cette limite est inférieure à cinq cents, ou inférieure ou égale à cinq cents, et si elle s'applique à tous les défauts de paiement, avec ou sans DAG.

S. Vasudev répond que son équipe a communiqué avec le service des finances et celui des opérations et que tous deux ne sont pas au courant de cette prétendue politique. Il indique qu'il faudrait plus de détails pour pouvoir parler directement au personnel de l'OPIC qui a fourni ces renseignements erronés. Il confirme avec les Opérations que si une taxe est insuffisante, ne serait-ce que de cinq cents ou moins, la DAG sera utilisée pour garantir le paiement de la totalité de la taxe.

7. Points supplémentaires

7.1 Mise à jour sur la diligence requise

S. Vasudev indique que l'équipe qui travaille sur les réponses en matière de diligence requise est entraînée dans d'autres directions, y compris la MTI, et qu'il est donc nécessaire d'équilibrer les priorités. Il fournit des statistiques récentes :

• 39 demandes de rétablissement ou d'annulation de la péremption réputée attendent d'être examinées.
• 49 réponses à des lettres d'intention de refus attendent d'être examinées.

Il ajoute qu'une page d'orientation sur la diligence requise a été rédigée et qu'elle est actuellement diffusée aux fins de commentaires au sein de la Direction des brevets, et qu'elle doit également être traduite. Le document d'orientation devrait être publié dans les prochaines semaines. J. Wilson demande si cette orientation sera intégrée dans le RPBB. S. Vasudev répond qu'elle n'a pas été préparée dans un format configuré pour le RPBB.

Il ajoute également que la page Web relative à la détermination de la diligence requise a été mise à jour et peut être consultée à l'adresse suivante :

https://ised-isde.canada.ca/site/office-propriete-intellectuelle-canada/fr/brevets/assurez-maintien-etat-votre-demande-brevet-votre-brevet/annulez-peremption-reputee-dun-brevet/decisions-relatives-diligence-requise

J. Wilson fait remarquer qu'il y a des fautes de frappe et des erreurs dans les numéros de série sur la page Web. S. Vasudev demande que des détails sur ces erreurs soient fournis.

J. Wilson note que les personnes qui traitent les demandes de diligence requise semblent s'être plus habituées à la manière dont les agents et les agents étrangers communiquent et ont ajusté leurs attentes en conséquence. Toutefois, elle indique que la communauté a besoin de plus de clarté sur les attentes de l'Office en ce qui concerne la façon dont les personnes mènent leurs activités. Par exemple, l'Office semble s'attendre à ce que les petites et les grandes entreprises aient des structures, des documents et des systèmes de sauvegarde similaires; et certaines attentes, en particulier en ce qui concerne les petites entreprises, semblent aller au-delà de la diligence requise.

S. Vasudev reconnaît que les réponses en matière de diligence requise peuvent varier en fonction du contexte et de la taille du demandeur.

8. Table ronde, prochaine réunion et mot de la fin

J. Wilson rappelle aux membres de l'OPIC qu'il existe une question en suspens concernant les taxes qui doivent être remboursées en cas de refus de diligence requise. S. Vasudev répond qu'une réponse sera bientôt donnée en dehors de la réunion.

J. Orser ajoute que l'Office se réjouit de pouvoir communiquer plus de renseignements sur la MTI dès qu'ils seront disponibles. Il indique qu'une démonstration a été faite aux examinateurs aujourd'hui et que la réaction a été très positive.

La date de la prochaine réunion du Comité de pratique en brevets, qui devrait avoir lieu en juin, sera fixée en dehors de la réunion à une date ultérieure. J. Wilson indique que la réunion ne pourra pas avoir lieu le 20 juin, car il y a un webinaire de l'IPIC sur la diligence requise à cette date.

La séance est levée à 15 h 05.