Réunion du Comité de pratique DB/IPIC - Mardi 11 février 2020

Mardi 11 février 2020, de 13 h à 15 h
50, rue Victoria, Gatineau (Québec), Phase I
24^e étage – Salle E

Participants

Coprésidents : Virginie Éthier et Jenna Wilson
Membres : Scott Vasudev, Christine Piché, Serge Meunier, Miriam Paton, Jeff Leuschner, Jean-Charles Grégoire, Louis-Pierre Gravelle
Invités : Patrick Cyr, Alan Troicuk, Doug Milne, Krista Rooney
Secrétaire : Marie-Claude Gagnon

Points

1. Introduction

V. Éthier souhaite la bienvenue aux participants à la réunion du Comité de la pratique en matière de brevets (le Comité) et propose de modifier l'ordre du jour comme suit : que la discussion sur la Loi sur les frais de service (LFS), initialement au point 7 soit déplacée avant le point 3. Le changement est accepté par les membres.
J. Wilson fait remarquer que le mécanisme de rétroaction en ligne n'est pas facilement accessible sur la page Web de l'OPIC, car il est absent du pied de page de chaque page; il semble également y avoir des liens vers deux versions différentes du mécanisme. V. Éthier indique que cette question sera examinée.

2A. Approbation du procès-verbal

Le procès-verbal de la réunion du 5 novembre 2019 est approuvé. V. Éthier fait remarquer que les procès-verbaux des réunions précédentes sont disponibles sur le site Web de l'OPIC et que les membres doivent faire part de leurs commentaires si des modifications sont nécessaires.

2B. Services à la clientèle – Loi sur les frais de service (LSF)

L'IPIC demande une discussion sur la LFS, car les remises de traitement auront un impact négatif sur les ressources des cabinets d'agents : il demande ce qui est envisagé afin de pouvoir faire des observations, si nécessaire, avant sa mise en œuvre. Les questions suivantes sont soumises :

• Les normes de rendement seront-elles évaluées uniquement à la fin d'un exercice financier (c.-à-d. à partir d'avril) ou sur une base continue au fur et à mesure qu'un service est rendu? En d'autres termes, qu'est-ce qui déclencherait le calcul d'une remise – la détermination à la fin d'un exercice financier qu'une norme de service particulière n'a pas été respectée, ou la détermination durant la prestation d'un service que la norme relative à ce service n'est pas respectée?
• Les remises vont-elles être accordées de manière générale à tous les clients qui ont fait appel à ce service, ou seulement aux clients pour lesquels le service n'a pas été fourni dans le respect de la norme de service?
• Comment l'OPIC interprétera-t-il le terme « indiquée » au sens du paragraphe 7(1)? Quelle est la possibilité qu'une remise soit calculée comme étant nulle?

D. Milne fournit quelques renseignements sur la LFS : la LFS a été mise en œuvre en 2017 en remplacement de la Loi sur les frais d'utilisation et permet une plus grande flexibilité pour augmenter ou diminuer les frais. Toutefois, la LFS prévoit également que les ministères et les agences qui facturent des frais pour des services doivent fournir des normes de service (à distinguer des objectifs de rendement qui s'appliquent aux services qui ne sont pas associés à des frais).

Les normes de service ont été déterminées pour l'OPIC selon une hypothèse de volume, cependant, en raison de la prise d'effet récente de cinq traités internationaux de propriété intellectuelle, le volume de travail est beaucoup plus important que prévu. Par conséquent, les normes de service adoptées devaient être révisées. L'OPIC a dû inciter les parties prenantes (IPIC, FICPI, Association du Barreau canadien, etc.) à discuter de l'augmentation prochaine des normes de service afin de pouvoir faire face au délai d'exécution et à l'arriéré actuels. Les nouvelles normes de service seront publiées sur le site Web de l'OPIC ce mois-ci.

La politique de remise, qui définira la proportion des frais à rembourser au client si les normes de service ne sont pas respectées, est en cours de définition. Elle devrait être publiée sur le site Web de l'OPIC en avril. L'OPIC a entendu les préoccupations des parties prenantes selon lesquelles les remises pourraient créer un fardeau administratif qui, dans certains cas, pourrait induire des coûts supérieurs au montant de la remise; les remises créeront également un fardeau administratif pour l'Office. Cela a été et sera pris en considération dans l'établissement de la politique de remise.
J. Wilson et J. Leuschner confirment que si les frais remboursés ne sont pas suffisamment importants, la charge de travail exigée pour en faire la demande peut ne pas valoir la peine.

L'IPIC demande si la politique de remises sera en vigueur au moment de sa publication sur le site Web en avril, ou si elle prendra effet plus tard. D. Milne indique qu'il vérifiera et communiquera la date d'entrée en vigueur.

L-P. Gravelle demande si les hausses de frais envisagées correspondent aux augmentations du coût de la vie observées, par exemple, dans les dessins et modèles industriels. D. Milne répond que les taxes sur les brevets n'ont pas été augmentées depuis longtemps à cause du fardeau administratif que représentaient les changements apportés en vertu de la Loi sur les frais d'utilisation, et qu'à présent, en vertu de la LFS, plusieurs facteurs sont pris en considération pour les rajustements de taxes, l'un d'entre eux étant de tenir compte de l'impact de l'inflation depuis la dernière modification des taxes et d'augmenter ces dernières en fonction de cela. Il indique également que certaines des taxes facturées sont inférieures au coût du service qui y est associé et que, par conséquent, le coût du service est également à prendre en compte.

J. Wilson et L-P. Gravelle précisent qu'il serait préférable pour l'IPIC que les taxes majorées restent des chiffres ronds. V. Éthier répond que cela est déjà pris en considération. D. Milne le confirme.
M. Paton demande si, en vertu de la politique de remise, il incomberait au client d'informer l'OPIC que la norme de service a été dépassée. D. Milne répond qu'il y a eu des discussions sur ce point, et que la conclusion est qu'il reviendrait à l'OPIC d'informer la partie intéressée.

M. Paton demande si le client devra demander le remboursement à la réception de l'avis, ou si la remise sera traitée automatiquement. D. Milne répond qu'à sa connaissance, l'intention, pour le moment, est que la remise soit automatique, mais ce point n'est pas encore définitif.

V. Éthier demande à D. Milne s'il peut tenir le comité informé de la progression de la politique de remise et des modifications de taxes à venir. D. Milne accepte de le faire.

3. Services numériques – Système d'accès aux documents canadien et Base de données sur les brevets canadiens

3.1 Modernisation des technologies de l'information (TI)

V. Éthier indique que l'OPIC a établi un modèle de portefeuille pour son projet de modernisation des TI, y compris un portefeuille de services numériques pour les clients, qui couvre la modernisation des solutions pour les clients, et un portefeuille de services de gestion des droits de propriété intellectuelle, qui couvre les systèmes internes de l'Office. Deux demandes de propositions ont été préparées, une pour chaque portefeuille : le portefeuille des solutions de gestion pour les clients a été attribué à Deloitte, et le portefeuille des systèmes internes de l'Office a été attribué à CGI. Les deux sociétés travailleront ensemble afin d'assurer la coordination des différents systèmes. Une troisième demande de propositions est également lancée pour trouver un partenaire commercial stratégique. Le contrat sera attribué en avril, pour l'intégration complète des systèmes.

V. Éthier explique que l'Office aimerait approcher l'IPIC avec des activités de découverte et de recherche. L'Office dispose déjà d'une rétroaction substantielle sur les irritants du système actuel et sur la manière dont il pourrait être amélioré, mais ce qui serait utile à ce stade, ce sont des renseignements sur ce que les agents utilisent, ce qui fonctionne bien pour eux, ainsi que leurs meilleures pratiques. Les activités envisagées comprennent une recherche initiale auprès des utilisateurs sur ce qui fonctionne bien dans leurs propres systèmes ainsi que dans ceux d'autres juridictions, et l'essai éventuel de systèmes prototypes par des agents, à condition que cela puisse être fait sans prendre trop de temps à ces derniers. V. Éthier demande si ce serait la bonne façon de faire participer la communauté des agents à ce processus et, si ce n'est pas le cas, comment ils aimeraient y participer autrement.

J. Wilson souligne que les agents sont généralement flexibles quant à la configuration de l'interface utilisateur d'un système donné; ce qui importe, ce sont les données qui sont fournies, par opposition à la forme sous laquelle elles sont présentées. Par exemple, lorsque les agents estiment qu'un formulaire n'est pas satisfaisant, c'est souvent parce qu'il manque des données dont ils ont besoin ou qu'ils aimeraient avoir pour être efficaces; le problème n'est pas le format. Elle précise que les participants à ces activités de découverte et de recherche devraient être encouragés à proposer non seulement des agents, mais aussi des commis et d'autres employés, à savoir les personnes qui sont les véritables utilisateurs finaux du système, afin d'être sûr que le système réponde aux besoins de ses utilisateurs.

L-P. Gravelle remercie V. Éthier d'avoir engagé l'IPIC dans ce processus et assure que les participants seront disponibles. Il souligne par ailleurs qu'un problème à prendre en compte dans la conception d'un système est la capacité à pouvoir tirer des données directement de l'interface afin que les agents puissent importer les données dans leurs propres systèmes.

M. Paton indique que les agents doivent pouvoir entrer des données dans un système automatiquement plutôt que manuellement, et donc que le nouveau système devrait pouvoir accepter des données dans un format dans lequel l'information peut être fournie de manière sûre et fiable. Les agents utilisent différents systèmes de gestion des délais et stockent les données différemment, ce qui fait que le système de l'OPIC ne peut pas être adapté à un système de gestion des délais en particulier; ce qui est important, c'est d'avoir un format générique de données qui pourrait être facilement généré par les agents et introduit dans le site de l'OPIC au moment de la soumission d'une demande.
V. Éthier indique que toutes ces exigences sont des exigences de base qui sont déjà prises en considération; les activités de découverte et de recherche viseraient à répondre également à ce qui pourrait être considéré comme des exigences « moins fondamentales ».

M. Paton fait remarquer que la vérification des données est également importante, et donne comme exemple le système de dépôt électronique de demandes PCT qui comprend une vérification intégrée des données qui empêche l'utilisateur d'entrer des renseignements incorrects grâce à la coordination avec les données précédemment saisies. C. Piché répond que la vérification des données fait déjà partie de la liste des exigences du nouveau système.

V. Éthier informe l'IPIC qu'elle enverra prochainement un courriel d'invitation à participer à ces activités de découverte et de recherche.
J. Leuschner demande quel est le calendrier du projet de modernisation des TI. V. Éthier répond que la modernisation des TI se fera sous la forme d'un développement modulaire, et qu'elle sera donc mise en œuvre de manière progressive, ce qui permettra aux utilisateurs de suivre l'évolution de ce projet. Il n'y a pas de calendrier précis pour le moment, mais le projet est en cours, puisque les contrats ont été attribués.

3.2 Représentants communs désignés pour les demandes de catégorie 3

L'IPIC fait savoir que des renseignements incorrects concernant le représentant commun pour des demandes de catégorie 3 figurent toujours dans la Base de données sur les brevets canadiens, et demande si cela signifie que TechSource reflète également ces renseignements incorrects. L'IPIC indique qu'il s'agit d'un problème sérieux pour les cas de révocation de la nomination d'un agent, car il ne sait pas si la correspondance sera envoyée au bon représentant commun.

C. Piché explique que dans le cas des demandes déposées après la date d'entrée en vigueur des nouvelles Règles, le représentant commun est correctement indiqué dans la Base de données sur les brevets canadiens. En ce qui concerne les demandes déposées avant cette date (de catégorie 3), l'Office a connu un problème technique qui a entraîné l'attribution d'un représentant commun à chaque demande et brevet, et non qu'aux demandes et brevets qui le nécessitaient. Il existe un plan pour les corriger, mais un travail de codage doit être effectué avant que la correction de masse puisse être effectuée; d'après les priorités actuelles des corrections à effectuer, cette correction devrait être faite au printemps.

J. Wilson demande si, en attendant que la correction soit effectuée, il serait utile d'inclure une lettre indiquant que le représentant commun au dossier est incorrect et devrait être X lorsqu'une soumission de nature sensible est faite (p. ex. dépôt d'une révocation d'agent). K. Rooney répond que c'est une bonne idée, et que les renseignements supplémentaires sont toujours utiles.

3.3 Pays du propriétaire manquant dans la Base de données sur les brevets canadiens

L'IPIC indique qu'il y a eu des cas où le pays du « propriétaire » était indiqué comme étant inconnu, malgré le fait que le propriétaire et le demandeur était la même personne, et que le pays était connu pour ce dernier.

C. Piché répond que ce problème a été causé par un problème dans la migration des données lors de la mise en œuvre du Traité sur le droit des brevets (PLT), mais qu'il a été résolu depuis, de sorte que le champ du pays est maintenant correctement rempli dans la base de données, lorsque l'information est disponible.

L-P. Gravelle dit qu'il a vérifié un cas hier et que le pays du propriétaire était toujours manquant dans la base de données. C. Piché répond qu'une autre mise à jour de Techsource est imminente et qu'elle permettra d'apporter d'autres corrections, et que les renseignements manquants devraient donc être ajoutés à ce moment-là.

J. Wilson demande si la Base de données sur les brevets canadiens reflète avec exactitude le contenu de Techsource; c'est-à-dire, si une information est correcte ou incorrecte dans la base de données, en est-il de même dans Techsource, sous réserve bien sûr des mises à jour de nuit? C. Piché répond que oui, l'information est la même après la mise à jour de nuit. J. Wilson fournit un exemple de cas où l'information était différente, comme cela a été vérifié par un appel à l'OPIC indiquant qu'une information était incorrecte dans la base de données (la personne au téléphone a confirmé que l'information était correcte dans Techsource). K. Rooney explique qu'une telle situation a pu se produire si quelqu'un à l'Office a réalisé le jour même, avant l'appel, qu'une erreur était présente et a fait la correction, la correction n'ayant pas encore été appliquée à la base de données parce que la mise à jour est effectuée pendant la nuit.

3.4 Changement de la date d'octroi prévue

L'IPIC fait remarquer qu'il y a eu récemment de multiples cas de modification de la date d'octroi prévue pour une demande après que la date prévue et la page de couverture initiales ont été rendues disponibles. Il demande ce qui cause ce changement, et si ce changement est susceptible de se reproduire à l'avenir. Il explique qu'il s'agit d'un problème sérieux pour les demandeurs du secteur pharmaceutique, dont les délais pour les listes de brevets et les certificats de protection supplémentaire dépendent de la date d'octroi, et qu'il pourrait y avoir des conséquences négatives si une date d'octroi prévue est modifiée.

C. Piché répond que la date de délivrance prévue est une estimation de la date à laquelle un brevet peut être délivré. L'Office se réserve toujours le droit de modifier la date de délivrance et la date d'octroi prévues en fonction des réalités opérationnelles, et les parties prenantes ne doivent pas fonder d'importantes décisions en matière de PI sur la date de délivrance prévue, car celle-ci n'est pas censée être une date garantie. La définition de la date de délivrance prévue sur le site Web de l'OPIC indique clairement que celle-ci peut être modifiée :

« Date de délivrance prévue
Date à laquelle l'OPIC prévoit de délivrer le brevet. Cette date peut être modifiée sans préavis. »

C. Piché explique également que l'Office a récemment changé de fournisseur de services de traduction, ce qui a entraîné certains retards dans la préparation des pages de couverture; l'Office a ainsi dû retarder la date d'octroi d'une semaine ou deux pour quelques demandes (une cinquantaine au total). Bien que de telles situations opérationnelles soient rares, il s'en produit de temps en temps.

M. Paton demande si la date d'octroi indiquée sur la page de couverture du brevet, qui est disponible dans la Base de données sur les brevets canadiens avant l'octroi, peut être considérée comme la véritable date d'octroi, non assujettie à modification. C. Piché répond que oui.

J. Leuschner indique que l'IPIC est conscient que la date de délivrance prévue est, en théorie, sous réserve de modification, mais historiquement, aucune modification n'a été observée, et la date d'octroi n'a jamais non plus été différente de la date de délivrance prévue, ce qui explique pourquoi ce point a été présenté.

J. Wilson ajoute que ce n'est pas un problème que l'octroi soit postérieur à la date de délivrance prévue, comme ce serait le cas si des situations opérationnelles se produisaient, mais que c'est un grave problème, pour les demandeurs du secteur pharmaceutique, que la date d'octroi soit antérieure à la date de délivrance prévue, en raison des délais serrés qui dépendent de la date d'octroi.

3.5 État incorrect de « demande morte » pour des demandes divisionnaires de catégorie 3

L'IPIC fait remarquer que, apparemment en raison d'une caractéristique de programmation, si une demande divisionnaire de catégorie 3 est déposée et que la requête d'examen n'est pas enregistrée immédiatement (p. ex. si le demandeur attend jusqu'à la date limite pour déposer la requête d'examen), la demande est marquée comme morte dans la Base de données sur les brevets canadiens, et l'état n'est corrigé manuellement qu'une fois la requête d'examen reçue. Il ajoute que c'est trompeur pour le public si la demande est affichée comme « morte » ou dans le domaine public. Cela entraîne également une confusion autour des agences de services de taxes de maintien et des demandeurs, car ils peuvent conclure de l'état de demande morte qu'une taxe pour le maintien en état n'est pas exigible. L'IPIC demande si cette caractéristique sera corrigée.

C. Piché répond qu'à l'heure actuelle, l'Office ne pense pas qu'il s'agit d'un problème systémique; il semble s'agir d'un incident spécifique à un cas particulier. Elle ajoute que si le Comité estime qu'il ne s'agit pas d'un incident isolé, l'IPIC devrait fournir des exemples de numéros de cas afin que cette question puisse faire l'objet d'une enquête plus approfondie. J. Leuschner fournit un exemple spécifique (3051188) où le mécanisme de rétroaction en ligne a été utilisé pour signaler un état erroné et où une réponse a été reçue indiquant que l'état resterait « demande morte » jusqu'au dépôt de la requête d'examen. C. Piché va faire enquête et revenir sur ce point.

4. Mise en œuvre du Traité sur le droit des brevets

4.1 Examen des formulaires et des modèles par les parties prenantes

L'IPIC propose que l'OPIC organise une consultation (formelle ou autre) sur les formulaires et les modèles adoptés relativement au PLT, parce qu'il y a eu jusqu'à présent un certain nombre de problèmes et de plaintes – certains à cause d'erreurs de programmation qui sont traitées au fur et à mesure qu'elles sont relevées, d'autres concernant le contenu que l'OPIC a décidé d'inclure sur les formulaires, notamment :

1. l'absence de numéros de référence client sur les enregistrements de documents ou les inscriptions de transferts (problème en cours de résolution);
2. l'absence de renseignements d'identification sur les enregistrements de documents (il est impossible de dire quel document a été enregistré);
3. des lettres qui n'indiquent pas clairement les délais des dispositions transitoires pour les cas de catégorie 3;
4. des formulaires et des lettres qui ne précisent pas le calcul utilisé pour déterminer la date d'échéance (p. ex. « deux mois après la date du présent avis »), ce qui semble plus important compte tenu de l'erreur de programmation concernant les avis de requête d'examen tardifs

En ce qui concerne les points a) et b), K. Rooney répond que l'Office est conscient que la suppression des numéros de référence client sur les certificats d'enregistrement et d'inscription entraîne un fardeau administratif pour les clients. L'Office est en train de mettre à jour Techsource pour y inclure différents numéros de référence, afin que les certificats d'enregistrement et d'inscription puissent identifier le document enregistré ou inscrit à l'aide de ces numéros. Un correctif devrait être mis en œuvre en avril.

J. Leuschner souligne que les clients s'attendent à pouvoir dire quel certificat se rapporte à quel document, puisqu'ils paient des taxes de 100 $ pour enregistrer leur document.

J. Wilson ajoute que, dans l'idéal, les renseignements requis sur les certificats d'enregistrement ou d'inscription seraient le demandeur et, si le document enregistré est un transfert, les parties « de » et « à ».

Elle demande s'il y a un moyen pour que les agents puissent fournir ces renseignements dans un format qui aiderait l'OPIC à les incorporer dans les certificats. Elle suggère que l'OPIC ne puisse fournir les données que pour l'enregistrement des documents déposés par voie électronique, et que l'utilisateur puisse saisir lui-même les renseignements au moment du dépôt du document, de sorte qu'il n'y ait pas de fardeau administratif pour l'Office – comme cela se passe à l'USPTO. Elle indique également que lors de la soumission d'un document à l'OPIC par voie électronique, il y a un endroit pour entrer un commentaire : ce commentaire pourrait être ajouté au certificat automatiquement, et par conséquent les agents pourraient utiliser cette ligne de commentaire pour entrer tous les renseignements qu'ils souhaitent voir figurer sur le certificat, par exemple leurs numéros de référence, les parties énumérées dans le document enregistré, etc. Elle suggère en outre que la première page du document enregistré, ou une partie de celle-ci, puisse être reproduite sur le certificat, de la même manière qu'une confirmation par télécopieur. K. Rooney prend note de ces suggestions et indique que, la solution étant en cours d'élaboration, elles seraient prises en considération dans le processus.

J. Wilson demande s'il serait possible pour l'IPIC d'examiner les formulaires qui ne sont pas encore implémentés, afin de pouvoir faire des commentaires avant qu'ils ne le soient. K. Rooney convient que ce serait utile et indique que la suggestion sera prise en considération. S. Vasudev ajoute qu'une consultation pourrait être organisée, tout en gardant à l'esprit les limites des systèmes actuels, qui pourraient ne pas permettre certaines modifications qui seraient considérées comme nécessaires ou souhaitables. L'Office étudiera les options pour organiser une consultation informelle dans un proche avenir.

En ce qui concerne le point c), K. Rooney indique qu'il serait utile d'avoir des exemples de lettres qui causent une certaine confusion. Pour l'instant, des commentaires ont été reçus concernant le certificat de dépôt divisionnaire, qui indique que la période pour déposer la requête d'examen est assujettie à l'article 197 des Règles sur les brevets (disposition transitoire), ce qui crée de la confusion parmi les demandeurs non représentés. Toutefois, elle n'est pas au courant de la confusion actuelle autour des autres dispositions transitoires. Elle demande à l'IPIC d'envoyer des exemples au fur et à mesure : l'Office examinera toute correspondance portée à son attention comme étant confuse et envisagera des modifications.

En ce qui concerne le point d), K. Rooney répond qu'il ne devrait pas y avoir de problème pour modifier les modèles de formulaires et de lettres afin d'inclure à la fois la date d'échéance et le calcul utilisé pour déterminer la date d'échéance sur les avis du commissaire, et l'Office envisagera d'apporter une telle modification. L-P. Gravelle souligne que les agents ont besoin de ces renseignements pour pouvoir vérifier si la date d'échéance a été correctement calculée.

4.2 Incidence du PLT

M. Paton fait remarquer qu'elle a utilisé le mécanisme de rétroaction en ligne pour se plaindre d'une erreur dans un changement de nom il y a quelques mois et qu'on lui avait dit, pour expliquer le retard, que la formation sur le PLT était toujours en cours. Cependant, le changement de nom n'est toujours pas corrigé aujourd'hui. C. Piché indique que l'Office est conscient qu'il y a eu quelques problèmes concernant la qualité de certaines réponses du mécanisme de rétroaction en ligne, mais que cela a été réglé.

J. Wilson demande si le nombre de problèmes et d'erreurs depuis l'entrée en vigueur du PLT correspond à ce que l'Office avait prévu. V. Éthier répond qu'apporter un si grand nombre de changements à un ancien système constituait un risque qui a été atténué tout au long du processus; l'Office s'attendait à quelques problèmes, mais il était difficile de prévoir combien. L'Office a installé deux versions de son système depuis la mise en œuvre du PLT, et ces versions ont corrigé la plupart des gros problèmes. Une autre version est prévue prochainement, donc tout se déroule comme prévu. C. Piché ajoute que dans certains domaines, le système a mieux fonctionné que prévu, et dans d'autres, pas aussi bien que prévu.

4.3 Correspondance sur les demandes de brevet abandonnées

L'IPIC indique qu'en vertu des anciennes Règles sur les brevets, des lettres ou avis de courtoisie étaient encore envoyés après qu'une demande était considérée comme abandonnée ou morte (p. ex. un deuxième avis d'abandon pouvait être envoyé peu après la date où la demande passe à l'état « morte », en raison du délai de grâce programmé pour la correspondance entrante). L'IPIC demande si c'est toujours le cas pour les demandes abandonnées en vertu des nouvelles Règles sur les brevets, même pour les demandes abandonnées qui nécessitent un rétablissement.

K. Rooney répond que si une demande est abandonnée et qu'un avis du commissaire est requis en vertu de la Loi sur les brevets ou des Règles sur les brevets (p. ex. une taxe pour le maintien en état), l'Office l'enverra.

J. Wilson donne un exemple où elle a reçu un avis indiquant qu'une taxe pour le maintien en état de 2019 était exigible pour une demande qui était morte en raison du non-paiement de la taxe pour le maintien en état de 2018. Elle suppose que cela s'explique par le fait que la demande se trouvait, à l'époque, à l'intérieur de la période de grâce interne de l'OPIC applicable au traitement des documents (c.-à-d. trois semaines). K. Rooney confirme que c'était probablement le cas. J. Wilson demande si l'OPIC enverra un avis lorsqu'une demande se trouve dans la période de rétablissement pour une taxe pour le maintien en état et que la prochaine date limite pour cette taxe est passée. K. Rooney répond que oui, l'avis sera envoyé.

4.4 Avis concernant la récupération réussie ou non réussie de documents de priorité du Service d'accès numérique de l'OMPI

L'IPIC indique que d'autres offices des brevets fournissent un avis concernant la récupération réussie des documents de priorité du Service d'accès numérique (DAS), et demande si l'OPIC fera de même, et si l'OPIC fournira un avis de courtoisie avant la date d'échéance fixée par le paragraphe 74 (2) des Règles sur les brevets si la récupération des documents de priorité échoue.

K. Rooney répond qu'il n'est actuellement pas prévu d'envoyer un avis lorsqu'un code d'accès du DAS est fourni au moment du dépôt et que le document est bien récupéré. L'Office enverra un avis en vertu du paragraphe 74(4) des Règles sur les brevets si le document de priorité ne peut être récupéré. Si un code d'accès (ou un document) est fourni en réponse à l'avis prévu au paragraphe 74 (4) des Règles sur les brevets, l'OPIC fournira un accusé de réception.

K. Rooney indique également que l'Unité de la correspondance entrante saisira le code d'accès du DAS fourni dans Techsource et qu'un analyste essaiera ensuite d'accéder au document de priorité. Si l'analyste ne peut pas accéder au document, une lettre de courtoisie sera envoyée. L'Office s'efforcera d'envoyer cette lettre de courtoisie avant la date d'échéance fixée par le paragraphe 74(2) des Règles sur les brevets.

4.5 Inclusion des documents du DAS de l'OMPI dans l'historique des dossiers

L'IPIC demande si la copie récupérée du document de priorité fera partie de l'historique du dossier de demande, et si elle sera disponible dans la Base de données sur les brevets canadiens.

K. Rooney répond que le document de priorité récupéré ne fera pas partie de l'historique du dossier ni de la base de données parce que l'espace est limité sur le disque dur, et qu'il ne fera donc pas partie d'une copie demandée de l'historique du dossier. Toutefois, tout document de priorité soumis en version papier plutôt que par code d'accès fera partie de l'historique du dossier.

4.6 Utilisation cohérente et signification de « demandeur » par rapport à « propriétaire » dans la correspondance

L'IPIC précise que le terme « propriétaire » est toujours utilisé dans certaines correspondances et souhaite confirmer l'usage prévu de « demandeur » par rapport à « propriétaire » dans la correspondance et dans TechSource. L'IPIC demande également des précisions sur la question de savoir si l'Office s'attend à ce que les parties qui soumettent une correspondance identifiant un « demandeur » fassent référence à la personne qui était le demandeur au moment du dépôt, ou à la personne qui est le demandeur actuel.

K. Rooney répond que toute la correspondance de l'Office devrait désormais être identifiée par le nom du demandeur, à l'exception des rapports de l'examinateur qui ne sont pas encore mis à jour et qui font toujours référence au propriétaire (mais qui seront mis à jour pour indiquer également le demandeur). Le demandeur indiqué par l'Office est le demandeur actuel et non le demandeur au moment du dépôt, s'il est différent. K. Rooney explique que pour les demandes de catégorie 3, le champ du propriétaire est toujours présent dans Techsource et comprend le demandeur actuellement reconnu, par opposition au champ du demandeur qui indiquer le demandeur au moment du dépôt. Des modifications sont apportées à la Base de données sur les brevets canadiens afin qu'à l'avenir elle affiche le demandeur au moment du dépôt et le demandeur actuel, ou quelque chose de similaire (le terme « propriétaire » sera supprimé).

K. Rooney ajoute que l'Office s'attend à ce que les documents soumis comprennent le nom du demandeur actuel, mais que la correspondance sur laquelle figure le nom du demandeur au moment du dépôt sera toujours traitée.

4.7 Enregistrement erroné de dates de priorité rétablies

L'IPIC informe l'Office qu'il y a eu des cas d'entrées dans la phase nationale de demandes déposées sous le régime du Traité de coopération en matière de brevets (PCT) dans lesquelles la date de priorité a été rétablie et où le certificat de dépôt reflétait la date de priorité, même si le rétablissement ne pouvait être effectif au Canada, et demande quelles procédures sont en place pour éviter cette erreur.

K. Rooney dit qu'elle aimerait avoir un exemple, car Techsource a été spécifiquement programmée pour attribuer l'état approprié si le rétablissement du droit de priorité ne peut pas être effectif au Canada, par exemple pour une demande dont la date de dépôt est antérieure à la date d'entrée en vigueur des nouvelles Règles et postérieure de plus de 12 mois à la date de priorité, la différence n'étant pas due à des jours fériés ou à des fins de semaine; et à ce titre, la date de priorité rétablie ne devrait pas figurer sur le certificat de dépôt lorsqu'elle n'est pas applicable. Des exemples sont nécessaires pour déterminer s'il s'agit d'un problème de système ou d'un problème de saisie de données. J. Wilson et J. Leuschner répondent qu'ils fourniront des exemples afin que des vérifications puissent être effectuées.

5. Examen – Projet pilote de la Commission d'appel des brevets

L'IPIC demande une discussion sur le projet pilote de la Commission d'appel des brevets qui a été récemment annoncé. En particulier, l'IPIC indique qu'il semble y avoir une certaine confusion autour des changements dans le projet pilote et des étapes auxquelles le membre unique sera utilisé; et si le projet pilote n'envisage qu'un seul membre pour toutes les étapes à la Commission d'appel des brevets afin qu'il n'y ait jamais de groupe spécial de trois membres, l'IPIC fait savoir qu'il a des préoccupations dont il veut discuter.

V. Éthier répond que l'Office doit toujours tenir compte des délais d'exécution et de ce qui est nécessaire pour pouvoir maintenir un niveau de production acceptable, par exemple en engageant de nouveaux examinateurs. La Commission d'appel des brevets s'appuie sur la capacité de la Direction des brevets à faire travailler des examinateurs au sein de la Commission, et cette capacité est limitée – en d'autres termes, le même bassin d'employés est utilisé pour la Commission et pour l'examen normal. En conséquence, le projet pilote est une façon d'améliorer le processus de la Commission, en réduisant le nombre d'examinateurs requis pour certains cas et en réduisant ainsi le délai d'exécution.

S. Meunier indique que dans le but d'être plus efficace, on a décidé de réaliser un projet pilote où chaque cas provenant de la division électrique et présentant seulement une irrégularité par rapport à la section 2 de la Loi sur les brevets serait traité par un seul membre. Les trois membres des groupes spéciaux sur ces types de cas étaient pour la plupart d'avis similaires, et c'est pourquoi ces types de cas ont été sélectionnés pour faire l'objet de ce projet pilote. S. Meunier ajoute que cela ne signifie pas que la même personne s'occupera de tous les dossiers électriques présentant seulement une irrégularité par rapport à l'article 2 de la Loi sur les brevets. Le responsable de chacun de ces cas variera, mais sera toujours membre de la Commission. Chaque responsable de ces cas aura l'occasion de discuter de ceux-ci avec un collègue, mais à la fin, seul un membre, le responsable, rédigera et signera la recommandation de la Commission au commissaire aux brevets. On pense que grâce à ce projet pilote, des gains d'efficacité seront réalisés sans compromettre la haute qualité du produit offert à nos clients.

J. Wilson demande si un demandeur peut s'opposer au membre sélectionné. V. Éthier répond qu'à sa connaissance, il n'existe aucune disposition permettant au demandeur de sélectionner un membre en particulier ou de s'opposer à un membre en particulier. Elle ajoute que Nathalie Tremblay peut venir à une prochaine réunion pour fournir plus d'information sur ce projet pilote, puisqu'elle n'était malheureusement pas disponible pour le faire à cette réunion.
J. Wilson demande si l'ajout d'une question relative au caractère indéfini dans les revendications en plus de la question unique prévue à l'article 2 de la Loi sur les brevets rendrait un cas irrecevable pour le projet pilote. S. Meunier répond qu'il n'est pas sûr; bien que pour l'instant les cas assignés au projet pilote ne comportent qu'une seule question relative à l'article 2 de la Loi sur les brevets, l'intention derrière le projet pilote est de trouver des possibilités de réaliser des gains d'efficacités, et les cas de nature électrique comportant une seule question relative à l'article 2 de la Loi sur les brevets ont été considérés comme de bons candidats pour être examinés par un seul membre.

J. Wilson demande ce qui se passerait si le demandeur d'un cas traité dans le cadre du projet pilote demandait une audience : l'audience serait-elle un entretien individuel avec le membre unique? S. Meunier répond que la possibilité de discuter avec un collègue peut également inclure la présence de ce dernier à l'audience. Il mentionne qu'il va procéder à une vérification et faire un suivi.

6. Politique administrative

6.1 Politique de remise en main propre aux bureaux régionaux après les jours fériés provinciaux

L'IPIC fait valoir que le libellé du Recueil des pratiques du Bureau des brevets (RPBB) concernant les établissements désignés a changé. Auparavant, on pouvait lire :

« En pratique, l'OPIC n'a aucun moyen de faire le suivi sur les établissements auxquels des documents sont livrés. Par conséquent, si le délai pour le dépôt d'un document tombe un jour férié provincial ou territorial et qu'une personne le livre seulement le jour non férié suivant, l'OPIC tiendra pour acquis que le document a été livré à un établissement qui justifierait une prorogation du délai. »

Cela ne figure pas dans le RPBB du 30 octobre. Au lieu de cela, il est simplement écrit :

« Si ces derniers sont remis physiquement à un établissement désigné lorsqu'il est fermé au public, ils sont réputés avoir été reçus le premier jour de réouverture du Bureau qui coïncide avec le premier jour de réouverture de l'établissement ou qui suit ce jour. (Paragraphe 10(3) des Règles sur les brevets) »

L'IPIC affirme que cela suggère que l'Office n'estime plus que la pratique de la remise en main propre à un bureau régional (« établissement désigné ») le lendemain d'un jour férié provincial qui a entraîné la fermeture de ce bureau régional alors que l'Office restait ouvert, permet à un demandeur de respecter un délai qui tombait le jour férié en question; et que malgré les changements entre les anciennes et les nouvelles Règles sur les brevets, cela ne semble pas être correct.

A. Troicuk répond qu'avant l'entrée en vigueur du PLT, les documents qui étaient remis en main propre le jour suivant un jour où un établissement désigné était fermé étaient considérés comme ayant été remis à la date de fermeture, mais que cela était fondé sur la Loi d'interprétation et non sur les Règles sur les brevets. Dans les nouvelles Règles sur les brevets, l'article 5 fournit une liste de jours prescrits à appliquer au paragraphe 78(1) de la Loi sur les brevets; les délais sont prolongés même pour les documents remis en main propre à un établissement désigné qui est ouvert ces jours-là. Toutefois, si un établissement désigné est fermé un jour qui n'est pas un jour prescrit défini à l'article 5 des Règles sur les brevets (p. ex. un jour férié provincial ou territorial tombant un jour autre que les jours prescrits), un document remis en main propre le jour suivant où cet établissement désigné est ouvert ne sera pas considéré comme ayant été déposé le jour où l'établissement désigné était fermé – c'est-à-dire qu'il n'y aura pas de prolongation de délai.

6.2 Retrait de la correspondance

L'IPIC indique qu'il y a eu des cas où des avis erronés de requête d'examen tardive ont été envoyés par la poste. Lorsque l'agent a demandé une lettre confirmant le retrait de l'avis, il a été informé que seul l'accusé de réception de la requête d'examen serait envoyé. L'IPIC ajoute qu'il préfère recevoir des lettres qui confirment expressément le retrait de la correspondance fixant les délais pour des raisons de clarté dans l'historique du dossier.

K. Rooney répond que de tels cas ne devraient pas se produire, car la politique de l'Office est d'envoyer une lettre de courtoisie chaque fois qu'un avis du commissaire fixant une date d'échéance est retiré. J-C. Grégoire précise qu'il a vu au moins un cas où une telle lettre n'a pas été envoyée. K. Rooney demande à l'IPIC de porter ces cas à son attention si cela se reproduit, et souligne qu'elle rappellera au groupe des opérations l'obligation d'envoyer une telle lettre et leur indiquera quelle est la bonne lettre à envoyer.

6.3 Enregistrement d'une entrée dans la phase nationale de transfert du PCT

En réponse à une demande faite par l'IPIC lors de la dernière réunion, A. Troicuk indique que, puisqu'une demande déposée sous le régime du Traité de coopération en matière de brevets ne devient nationale qu'une fois entrée au Canada, toute cession ayant lieu avant la date d'entrée dans la phase nationale (même si elle a lieu après la date de dépôt international) ne constitue pas un transfert de la demande en vertu des nouveaux paragraphes 49(2) et 49(3) de la Loi sur les brevets; une telle cession ne peut pas être enregistrée en vertu de l'article 49 de la Loi sur les brevets, mais pourrait être enregistrée comme « document connexe » en vertu de l'article 124 des Règles sur les brevets.

6.4 Compte rendu de la réunion des administrations internationales dans le cadre du Traité de coopération en matière de brevets

S. Vasudev informe l'IPIC que la semaine dernière, la 27^e réunion des administrations internationales, à laquelle participaient les administrations de recherche internationales du PCT, s'est tenue à Gatineau; c'était la première fois qu'une réunion des administrations internationales avait lieu au Canada. Des représentants de l'OMPI assistent à cette réunion en qualité de secrétaires, mais le pays hôte est responsable de sa présidence. S. Vasudev était le président du sous-groupe sur la qualité, qui a discuté, entre autres sujets, des systèmes de qualité, des examens jumelés où un bureau peut poser des questions sur la qualité à un autre bureau, des enquêtes auprès des utilisateurs, des stratégies de recherche, des clauses normalisées et des lignes directrices pour la recherche et l'examen, y compris l'inclusion d'exemples supplémentaires.

A. Troicuk, qui présidait la réunion, explique que le groupe de travail du PCT se réunit généralement en mai ou juin pour discuter des changements qui sont présentés à l'assemblée d'automne avant d'entrer en vigueur, et que c'est souvent à la réunion des administrations internationales que commencent les discussions pour les prochains changements. La réunion, qui a récemment changé d'orientation, était axée sur les technologies de l'information, les gains d'efficacité, le processus de disponibilité de plus amples renseignements en ligne, etc. Les discussions ont également porté sur un examen complet de la documentation minimale du PCT, notamment l'obtention de documents en format lisible par machine et en format électronique. A. Troicuk explique que bien que les documents de la réunion du sous-groupe sur la qualité ne soient pas disponibles en ligne, la plupart des autres documents de la réunion des administrations internationales sont disponibles sur le site Web de l'OMPI. Il ajoute qu'un point important était l'établissement d'une nouvelle norme pour les listages de séquences; cette nouvelle norme est basée sur XML et l'objectif de mise en œuvre est janvier 2022.

M. Paton demande s'il est prévu que les nouvelles exigences en matière de listages de séquences ne soient applicables qu'aux demandes déposées après la date de mise en œuvre. A. Troicuk répond que ce sujet est toujours en discussion, mais qu'elles ne seraient probablement applicables qu'aux demandes déposées après la mise en œuvre. Il précise que les offices nationaux mettront probablement en place un outil permettant de transformer l'ancien format des listages de séquences en un nouveau format pour les demandes divisionnaires déposées après la mise en œuvre, si la demande parente a été déposée avant.

6.5 Déclaration relative au droit du demandeur

J-C. Grégoire demande s'il sera toujours possible d'utiliser une déclaration faite en vertu du paragraphe 4.17 du Règlement du PCT au Canada pour les cas non transitoires déposés après l'entrée en vigueur des nouvelles Règles, afin de se conformer à l'exigence relative à une déclaration relative au droit du demandeur à l'alinéa 54(2)a) des Règles sur les brevets. A. Troicuk répond que si la déclaration en vertu du PCT est en anglais ou en français, l'exigence de l'alinéa 54(2)a) des Règles sur les brevets sera satisfaite, mais l'Office examine toujours sa position en ce qui concerne les déclarations en vertu du PCT faites dans d'autres langues. Une option serait de demander une traduction de la déclaration, mais la décision finale n'est pas encore prise.

M. Paton demande quel serait l'impact d'un changement de demandeur pendant la phase internationale, qui résulte en ce que le demandeur au moment de l'entrée dans la phase nationale au Canada ne soit pas le même que celui mentionné dans la déclaration faite en vertu du paragraphe 4.17 du Règlement du PCT. A. Troicuk répond que le point de vue de l'Office est que la déclaration en vertu du PCT répondrait toujours aux exigences du paragraphe 54(2) des Règles sur les brevets. M. Paton se dit surprise que ce soit le cas, en particulier si aucun document de transfert n'est présenté à l'OPIC pour justifier le droit du nouveau demandeur. A. Troicuk ajoute que du point de vue de l'Office, il n'y a aucune conséquence à une non-conformité avec le paragraphe 54(2) des Règles sur les brevets, à moins que la non-conformité ne soit soulevée comme une irrégularité dans une autre correspondance qui pourrait entraîner un abandon (p. ex. une demande d'examen), de sorte que la communauté des agents devrait décider s'il serait préférable de fournir plus de documents en ce qui concerne le droit du demandeur.

7. Services à la clientèle – Mécanisme de rétroaction en ligne

L'IPIC demande s'il serait possible de voir une ventilation détaillée des demandes soumises par le mécanisme de rétroaction en ligne depuis le 30 octobre 2019 (date d'entrée en vigueur du PLT). C. Piché répond que la quantité de demandes soumises par le mécanisme de rétroaction en ligne a considérablement augmenté au cours des derniers mois. L'analyse de cette information n'est pas encore disponible. L'OPIC devrait être en mesure de la fournir à la prochaine réunion.

J. Wilson fait remarquer que différentes personnes appelant le Centre de service à la clientèle le même jour peuvent obtenir des réponses différentes pour un même problème si elles s'adressent à différents commis, et demande si l'OPIC a envisagé d'avoir des agents d'information spécialisés dans certains domaines. V. Éthier répond que c'est une bonne suggestion, mais que les agents d'information sont formés pour répondre aux questions générales et doivent contacter l'expert dans un domaine particulier si nécessaire. C. Piché ajoute que la consultation d'experts permet de renforcer les connaissances des agents d'information dans certains domaines. V. Éthier souligne que la formation des agents d'information est un défi, car il y a un roulement important à ce poste, donc une nouvelle formation est souvent nécessaire.

8. Table ronde, prochaine réunion et mot de la fin

P. Cyr distribue un document contenant diverses questions de l'IPIC sur le RPBB, initialement envoyé par J. Wilson par courriel le 20 novembre 2019 aux membres du comité de l'OPIC, rempli par l'OPIC avec les réponses.

V. Éthier fait remarquer que l'OPIC garde un œil sur l'Accord Canada–États-Unis–Mexique (ACEUM); il est trop tôt pour voir s'il y aura un impact sur la Direction des brevets, mais elle restera en contact avec l'IPIC et, si un impact est prévu avant la prochaine réunion, elle organisera un appel avec l'IPIC pour en discuter.

La prochaine réunion du Comité de la pratique en matière de brevets aura lieu le 9 juin 2020 à 13 h à la Place du Portage, Phase 1 (salle à déterminer).

La séance est levée à 15 h 30.