Réunion du Comité de pratique DB/IPIC - Mardi 19 février 2019

Mardi 19 février 2019, de 13 h à 15 h 30
50, rue Victoria, Gatineau (Québec), Phase I
24^e étage – Salle G

Présents

Co-Coprésidentes : Virginie Éthier et Jenna Wilson

Membres : Louis-Pierre Gravel, Jean-Charles Grégoire, Serge Meunier, Miriam Paton, Shauna Paul, Pierre Pilon (pour Christine Piché) et Scott Vasudev

Invités : Marc DeVleeschauwer, Craig MacMillan et Rachel Mainville-Dale

Secrétaires : Edith Éthier et Marie-Claude Gagnon (par téléconférence)

Points

1. Présentation

V. Éthier et J. Wilson souhaitent la bienvenue aux participants à la réunion du Comité de pratique en brevets (CPB). V. Éthier parle des projets de modernisation du milieu de travail et de modernisation de la technologie de l'information (TI) de OPIC. Elle informe les membres de IPIC que le Bureau collaborera avec eux pour mieux comprendre leurs besoins.

2. Examen du mandat

Le mandat est examiné par le comité. Il est proposé de modifier le document pour y inclure des observateurs non participants (jusqu'à trois de chaque organisation). Le mandat modifié proposé est approuvé par le comité.

3. Mise en œuvre du PLT

S. Vasudev propose que cette réunion et les deux ou trois suivantes commencent par des discussions sur la mise en œuvre du Traité sur le droit des brevets (PLT). Il remercie les membres de l'IPIC pour le document fourni avant la réunion qui présente des questions de politique.

Avant de répondre aux questions posées dans le document, S. Vasudev informe le comité que le Bureau révise actuellement les chapitres du Recueil des pratiques du Bureau des brevets (RPBB) qui seront touchés par l'entrée en vigueur (EEV) des nouvelles règles. Au total, 10 chapitres sont en cours de révision. Ces chapitres seront affichés sur le site Web de l'OPIC au cours des prochaines semaines. Le Bureau sollicitera les commentaires des intervenants externes.

M. DeVleeschauwer et R. Mainville-Dale informent également le comité qu'ils travaillent à la rédaction de bulletins sur le PLT qui seront publiés mensuellement sur le site Web de l'OPIC. Les bulletins fourniront des mises à jour sur les travaux en cours en vue de la préparation de l'EEV des nouvelles règles. Le Bureau prévoit continuer de publier ces bulletins jusqu'à l'EEV et après.

S. Vasudev mentionne ensuite que C. MacMillan coordonne une téléconférence pour faire le suivi des demandes reçues pendant la rédaction de la Gazette du Canada, Partie 1. Le président de l'IPIC a été invité.

J. Wilson et M. Paton demandent quand le Bureau prévoit que l'ensemble des Règles soit publié dans la Gazette du Canada, Partie 2. S. Vasudev répond que la Gazette du Canada, Partie 2 sera probablement publiée à la mi-juin, mais que la date exacte est inconnue. Cependant, tout est toujours sur la bonne voie pour l'EEV à l'automne 2019.

S. Paul demande si le délai entre la Gazette du Canada, Partie 2 et l'EEV sera de sept mois, comme c'était le cas pour les marques de commerce. S. Vasudev répond que le délai sera plus court pour les brevets. V. Éthier explique qu'il est difficile de le prédire, surtout en année électorale, parce qu'il y a beaucoup de variables.

S. Paul demande s'ils recevront une version finale de l'ensemble des Règles avant la parution de la Gazette du Canada, Partie 2. V. Éthier répond que le Bureau fournira le plus d'information possible, mais comme l'ensemble fera partie des renseignements confidentiels du Cabinet, le Bureau ne sera pas en mesure de diffuser le document avant la publication de la Gazette du Canada, Partie 2. S. Vasudev explique que pendant la téléconférence de suivi, le Bureau discutera des changements envisagés et expliquera pourquoi d'autres ne seront pas apportés.

J. Wilson mentionne qu'elle s'attend à ce qu'ils obtiennent des réponses à certaines de leurs questions de politique lorsqu'ils verront les projets de chapitres du RPBB. Elle demande quel niveau de détails sera inclus dans les chapitres. S. Vasudev mentionne que son équipe a déterminé quels sont les différents publics et cerné les domaines dans lesquels des renseignements plus précis peuvent être fournis.

J. Wilson demande si le Bureau a sondé le public pour savoir exactement qui consulte le RPBB. P. Pilon répond qu'aucun sondage n'a été fait.

J. Wilson demande si le Bureau serait disposé à tenir des conférences téléphoniques pour discuter des ébauches du RPBB. S. Vasudev répond oui.

M. Paton mentionne qu'elle a lu les demandes de consultation et qu'elle a remarqué qu'il y a parfois des points de vue opposés présentés par différentes parties. Elle demande comment le Bureau équilibre ces demandes, surtout lorsqu'une provient d'une organisation et l'autre d'un particulier. S. Vasudev répond que toutes les demandes sont prises en considération tout en gardant à l'esprit les raisons pour lesquelles les décisions politiques ont été prises. R. Mainville-Dale ajoute que toutes les demandes sont examinées de façon équitable.

S. Paul demande s'il y aura de nombreux changements à l'ensemble des Règles après la publication de la Gazette du Canada, Partie 1 et quelle sera la nature (mineure ou majeure) de ces changements. S. Vasudev répond que tout changement important qui ne découle pas d'une consultation n'est pas permis entre la Partie 1 et la Partie 2 de la Gazette du Canada. Il explique ensuite que chaque commentaire doit être formellement traité.

C. MacMillan ajoute que certains changements découlant de l'examen ministériel seront apportés, mais que ces changements n'auront aucun effet négatif sur le demandeur et que certains auront même un effet positif.

S. Paul s'inquiète de la brièveté du délai entre la Gazette du Canada, Partie 2 et l'EEV. R. Mainville-Dale demande aux membres de l'IPIC s'ils seraient intéressés à travailler ensemble pour dresser une liste de changements. J. Wilson indique que c'est plus compliqué pour les agents que pour le Bureau parce qu'il y a plus de suivi à faire de leur côté. Il est donc peut-être trop tard pour dresser une telle liste.

M. Paton ajoute qu'il y a lieu de s'inquiéter parce que le non-respect des délais est l'une des principales causes des poursuites pour faute professionnelle. Elle demande s'il serait possible que les nouveaux avis indiquent une date calendrier précise pour la date limite plutôt que de donner un délai (par exemple « dans les deux mois »). R. Mainville-Dale répond que cela a été envisagé et que des travaux sont faits pour rendre les avis plus clairs lors de la préparation des nouveaux avis.

J. Wilson demande si la discussion peut se poursuivre par conférence téléphonique. S. Vasudev répond que c'est possible.

4. Services numériques – Système d'accès aux documents canadien et Base de données sur les brevets canadiens

1. Renseignements sur l'état dans le Système d'accès aux documents canadien (SADC) [en particulier sur l'état d'abandon] – mise à jour à ce sujet?

   L'IPIC demande une mise à jour sur l'accessibilité à l'état d'une demande dans le SADC.

   • P. Pilon répond qu'il s'agit là d'une amélioration prioritaire à apporter à la Base de données sur les brevets canadiens après la mise en œuvre du PLT. Une liste des statuts possibles a été créée et peut être diffusée. J. Wilson mentionne qu'ils ont déjà vu la liste.

   • P. Pilon indique ensuite que le nouveau programme ministériel de gouvernement numérique, dirigé par Innovation, Sciences et Développement économique Canada, envisage également de mettre au point un service d'alerte et de notification d'état en temps réel. Lors de l'inscription au service, les agents de brevets ou les parties intéressées recevraient des notifications (telles que des SMS, des courriels, etc.) chaque fois qu'un changement de statut survient sur un brevet ou une demande qu'ils surveillent. Il demande s'il s'agit d'un service que les membres seraient intéressés à obtenir. Tout le monde répond oui.

2. Censure des renseignements personnels contenus dans les dossiers

   L'IPIC mentionne qu'on avait récemment remarqué qu'un inventeur non représenté avait inclus des renseignements très personnels dans un document requis (son numéro d'assurance sociale et sa date de naissance étaient inclus avec les revendications). Ils n'ont jamais été censurés sur le SADC (ce cas particulier a été soumis par l'intermédiaire du mécanisme de rétroaction en ligne). On a demandé quels mécanismes existent pour censurer des renseignements de nature délicate comme celui-ci, lorsque l'auteur est trop inclusif. On a également demandé s'il existe une possibilité de censure, si elle peut être utilisée pour rédiger les documents de cession et les pétitions qui doivent être mis à la disponibilité du public au moyen du SADC.

   • P. Pilon répond que, bien que les outils actuels du Bureau des brevets permettent la censure, Le Bureau ne dispose pas actuellement d'outils automatisés pour déterminer les renseignements personnels. La censure de documents exigerait que les analystes des Opérations examinent et repèrent régulièrement les éléments à censurer, ce qui prendrait beaucoup de temps. Cette exigence a été incluse aux fins d'examen à mesure que le Bureau se modernise et adopte de nouveaux systèmes.

   • J. Wilson précise que le cas dont il est question est un cas vieux de 20 ans et demande pourquoi l'examinateur n'a pas remarqué l'information. M. Paton demande si le Bureau est en mesure de procéder à une révision sur demande et disposé à le faire. R. Mainville-Dale précise qu'en fait, le Bureau ne censure pas les documents. Lorsqu'un analyste remarque de l'information privée, le document se retrouve dans un onglet « CAP » qui n'est pas accessible à partir de la Base de données sur les brevets canadiens. Le document est cependant toujours accessible dans Techsource et peut être consulté par le public. S. Vasudev explique qu'en vertu de l'article 10 de la Loi, il existe une obligation de rendre les documents accessibles au public, à moins que le tribunal n'ordonne le contraire.

3. Documents sur la dénomination sociale

   L'IPIC mentionne que les documents sur la dénomination sociale (p. ex. cessions intersociétés, documents de changement de nom) ne contiennent pas les renseignements personnels d'une personne et demande pourquoi ils ne sont pas accessibles sur le SADC.

   • S. Vasudev répond que tous les documents déposés en lien avec un brevet ou une demande de brevet, y compris les documents sur la dénomination sociale, sont accessibles au public après la fin de la période de confidentialité. La plupart des documents sont accessibles à partir de la Base de données sur les brevets canadiens, sauf ceux qui sont susceptibles de contenir des renseignements personnels de nature délicate. Une évaluation de la protection des renseignements personnels effectuée dans le cadre du projet du SADC visant à rendre plus de documents accessibles à partir de la Base de données sur les brevets canadiens a révélé que les documents de cession étaient plus susceptibles de contenir des renseignements personnels de nature délicate. Le Bureau code tous les documents de cession dans sa base de données avec le même code, c'est pourquoi ils ne figurent pas dans la Base de données sur les brevets canadiens.

   • J. Wilson demande s'il serait possible d'avoir la chaîne de titres accessible sur le SADC. S. Vasudev répond que cela pourrait être envisagé après la mise en œuvre du PLT.

5. Opérations – Correspondance générale

1. Transmission des résumés des entrevues des examinateurs

   L'IPIC avait déjà soulevé la question de l'envoi de ces documents aux correspondants autorisés, comme toute autre correspondance. À ce moment-là, le Bureau avait indiqué qu'il n'enverrait pas le résumé de l'entrevue s'il n'était pas demandé parce que (i) tous les agents ne semblaient pas le vouloir et n'ont pas demandé qu'une copie leur soit envoyée par la poste, préférant le récupérer dans la base de données; (ii) il ne s'agissait pas en fait de « correspondance » qui devait être envoyée et (iii) créer un processus pour envoyer les résumés serait un fardeau administratif considérable.

   L'IPIC mentionne que la Loi a changé depuis (article 53.1 de la Loi sur les brevets) et que toute communication écrite est maintenant admissible en preuve concernant la position du breveté sur l'interprétation des revendications. Il n'est pas certain qu'un document conservant une entrevue puisse être exclu. Le demandeur devrait recevoir une notification officielle de tout document en possession de l'OPIC qui reflète une position prise par le demandeur et qui ne devrait probablement pas être traité comme un simple document administratif.

   • S. Vasudev répond que la Loi modifiée indique que la communication écrite doit se faire entre le demandeur et le commissaire, l'agent ou l'employé du Bureau des brevets, etc. Il n'est pas clair si le compte rendu écrit d'une communication orale entre le demandeur et un examinateur relève de ce libellé. Toutefois, si le compte rendu écrit de l'entrevue était envoyé au demandeur ou à l'agent, la formulation de la Loi s'appliquerait certainement. Toutefois, étant donné que les trois raisons documentées dans la question demeurent et que l'envoi des documents permettrait de s'assurer qu'ils sont conformes à la Loi, le Bureau hésiterait à envoyer les documents de façon proactive, surtout en l'absence de toute jurisprudence à ce sujet ou d'une demande massive de la part de tous les demandeurs.

   • S. Paul indique que lorsque le service d'entrevue a été mis à l'essai et que les agents ont été interrogés, ils pensaient que si un résumé n'était pas demandé, aucun document n'était créé du tout. Il mentionne également que lorsque le projet pilote a pris fin et que le service a été officiellement mis en œuvre, le processus a été modifié pour inclure les entrevues effectuées par les agents qui pourraient être de nature de fond. S. Meunier répond que cela ne change pas la position du Bureau. Lorsqu'une conversation téléphonique entre un agent et un examinateur porte sur des questions de fond, celles-ci devraient déjà faire l'objet d'un rapport d'examen. La conversation ne devrait que clarifier ces questions.

2. Formatage des certificats d'avis d'entrée à la phase nationale/de dépôt

   L'IPIC mentionne que la conception actuelle de ces lettres types ne permet pas de traiter de gros blocs d'information.

   Exemple : avis d'entrée à la phase nationale pour la demande 3021106. Dans ce cas, il y avait tellement de revendications de priorité qu'elles ne pouvaient pas toutes entrer sous « date de priorité », et la date la plus ancienne – la date de priorité réelle sur laquelle la demande aurait tendance à se fonder – n'était même pas incluse. Cela est d'autant plus grave dans un cas direct (non-PCT), puisque ce document constitue la preuve du demandeur que la date de priorité a été dûment revendiquée.

   L'IPIC suggère que toute refonte maximise l'utilisation de l'ensemble de la page (en supposant qu'il s'agit d'une refonte pour le PLT). En attendant, il faudrait peut-être joindre une feuille de continuation et envoyer l'avis manuellement, ou bien le document devrait être préparé et envoyé manuellement comme on le fait actuellement pour les certificats de dépôt pour les demandes complémentaires.

   • S. Vasudev remercie l'IPIC pour cette suggestion. Il indique que ces certificats sont générés automatiquement par la base de données du Bureau et que ces types de correspondance sont limités à une seule page recto verso. Le Bureau examinera toutefois cette question en vue d'une amélioration future, et la possibilité d'établir des documents de plusieurs pages est à l'étude dans le cadre des modifications à apporter aux documents pour la mise en œuvre du PLT.

   • J. Wilson demande si la solution consiste à écrire séparément au Bureau. R. Mainville-Dale répond oui.

   • M. Paton demande quel est le processus interne du Bureau pour corriger une erreur sur un certificat. R. Mainville-Dale répond que les corrections sont apportées à l'interne.

3. Relevés de compte de dépôt de l'OPIC

   L'IPIC mentionne qu'il serait utile que les numéros de dossier de l'entreprise, et non seulement le numéro de demande, figurent sur ces relevés et demande si cela est possible.

   • P. Pilon répond qu'à l'heure actuelle, lorsqu'ils sont accessibles, les numéros de dossier de l'entreprise figurent sur les relevés sous la colonne « Reference/Référence ». Pour toutes les demandes soumises sur papier qui contiennent un numéro de dossier d'entreprise, celui-ci est saisi par le personnel de l'Unité de la correspondance entrante (UCE) et le numéro est transféré dans les relevés. Dans le cas des demandes soumises par des services en ligne, il semble que certains services en ligne saisissent et transfèrent le numéro de dossier de l'entreprise (c.-à-d. le paiement de la taxe de maintien en état du brevet) alors que d'autres ne le font pas. Le Bureau examinera la conception des produits de service en ligne à cet égard et verra ce qui peut être fait pour que le numéro de dossier de l'entreprise soit saisi et par la suite inclus dans les relevés. Ce travail a été inclus dans la liste des priorités de TI soumises pour 2019-2020.

4. Statut du délai de grâce

   L'IPIC demande combien de temps dure le délai de grâce (c.-à-d. combien de jours s'écoulent entre une date limite et le moment où il est déterminé qu'aucune correspondance n'a été reçue dans ce délai).

   • P. Pilon répond qu'il existe différentes périodes de traitement qui sont fixées en fonction du type de service. De plus, les périodes de traitement interne au Bureau font actuellement l'objet d'un examen à la lumière des obligations en vertu du PLT et de la Loi sur les frais de service et seront donc modifiées sous peu.

6. Examen – Rapports d'examen

1. Utilisation d'un produit de travail étranger pour produire des rapports

   L'IPIC mentionne qu'il comprend, dans une certaine mesure, le bien-fondé de demander aux examinateurs de réorienter les rapports préliminaires internationaux sur la brevetabilité (RPIB) lorsque les demandes entrent dans la phase nationale sans modification; toutefois, il semble que le RPIB et d'autres produits de travail étrangers sont utilisés pour remplacer le contenu qui devrait figurer dans un rapport d'examen canadien.

   Dans un cas, l'examinateur canadien a utilisé un PERM pour faire référence au RPIB – toutefois, le RPIB était en chinois et toutes les références d'antériorités étaient en chinois. Rien n'indique que l'examinateur avait une traduction des documents, et l'IPIC présume que l'examinateur n'est pas qualifié pour examiner dans cette langue. Essentiellement, les « motifs raisonnables » de l'examinateur en vertu de l'article 30(2) n'ont pas été présentés en français ou en anglais au demandeur.

   Dans un autre cas, l'examinateur a copié et collé une version de reconnaissance optique des caractères d'un rapport européen dans son rapport, mais a oublié de modifier les références à la Convention sur le brevet européen (CBE). Encore une fois, il semble qu'aucun « motif raisonnable » n'ait été fourni.

   L'IPIC indique également que la question du PERM du RPIB est maintenant davantage préoccupante dû au changement à la Loi : les communications écrites de l'examinateur sont admissibles contre l'interprétation de la revendication du breveté, mais ces communications écrites devraient être entre le demandeur et le commissaire, un agent ou employé du Bureau des brevets, ou un membre d'un conseil de réexamen. Le RPIB n'a pas été envoyé par une partie désignée à l'article 53.1, mais il est incorporé par renvoi. D'autre part, lorsqu'un examinateur canadien remplit des fonctions selon le PCT, le RPIB est préparé par un employé du Bureau. Il ne s'agit pas précisément d'une question de politique ou de qualité; il s'agit de la procédure suivie lors de la préparation de ces rapports, qui semble donc englober tous les thèmes.

   • S. Meunier répond que l'utilisation de produits de travail étrangers pour produire des rapports, le cas échéant, est un moyen efficace de déceler les irrégularités. Le PERM du RPIB n'est utilisé que lorsque l'ensemble de revendications examiné est identique à l'ensemble de revendications examiné dans le RPIB et que l'examinateur juge que l'antériorité citée et l'explication fournie dans le RPIB sont pertinentes et convaincantes en vertu des articles 28.2 et 28.3 de la Loi sur les brevets.

   • S. Meunier indique également que les examinateurs doivent examiner le RPIB et l'antériorité qui y est citée, et n'utiliser le PERM que lorsque les revendications sont identiques et qu'ils croient que l'antériorité s'applique. Le point de vue du Bureau sur l'utilisation du PERM du RPIB même s'il n'est ni en anglais ni en français est également fondé sur le fait que le demandeur a déjà reçu le RPIB, généralement bien avant le début de l'examen, de sorte qu'il doit être prêt à entendre ces mêmes arguments lors de tout examen national. Si une traduction du RPIB est requise, PatentScope en fournit une traduction automatique en anglais ou en français.

   • Il ajoute que la référence à la CBE dans une action du Bureau canadien en raison d'un copier-coller d'un produit de travail de brevet européen par un examinateur ne devrait pas se produire. Lors de l'utilisation d'un produit de travail du RPIB, le défaut est en fait décelé en vertu de l'article approprié de la Loi sur les brevets ou des Règles sur les brevets du Canada. Le Bureau rappellera aux examinateurs de s'assurer que l'article approprié de la Loi ou des Règles est cité et que les motifs raisonnables sont fournis.

   • Enfin, le Bureau n'est pas d'avis que la modification de la Loi, concernant les antécédents de traitement désormais admissibles en preuve pour interpréter les demandes, modifie la pratique actuelle de la communication écrite. L'utilisation des PERM du RPIB constitue toujours une communication écrite, qui se réfère à d'autres documents, et le Bureau n'a donc pas l'intention de changer cette pratique.

   • J. Wilson mentionne que l'examinateur doit examiner et partager l'avis du RPIB, mais qu'il devrait aussi examiner les produits des autres bureaux; si les bureaux des brevets américains ou européens ont ajouté des documents ou ont des documents différents, pourquoi l'examinateur n'en a-t-il pas tenu compte également? S. Meunier répond que le Bureau n'ordonne pas aux examinateurs d'utiliser uniquement le RPIB. Ils devraient tenir compte de toute l'antériorité citée dans les traitements à l'étranger et utiliser les meilleures pour faire avancer l'affaire. L'utilisation des antériorités du RPIB devrait indiquer qu'il s'agit des antériorités considérées comme les plus pertinentes par l'examinateur.

   • J. Wilson demande si le Bureau a sondé la fréquence à laquelle les examinateurs utilisent le PERM du RPIB lorsqu'il y a d'autres traitements à l'étranger. S. Meunier indique que le Bureau envisagera la possibilité de recueillir cette information.

   • M. Paton demande comment un agent devrait répondre à un rapport dans lequel l'examinateur a copié et collé un rapport étranger lorsque les revendications sont différentes. S. Meunier répond que la meilleure façon est le mécanisme de rétroaction, mais que parfois, bien que les revendications soient différentes, l'essentiel de l'irrégularité peut toujours être le même.

2. Les PERM du RPIB et les objections d'unité

   L'IPIC soutient qu'il n'est pas inhabituel qu'un examinateur adopte une division liée à l'unité établie dans le RPIB. Dans ce cas, on lui demande d'énoncer explicitement les revendications de chaque division dans le rapport et de ne pas simplement se référer au RPIB pour connaître les numéros des revendications données.

   • S. Meunier répond que le PERM du RPIB concernant l'unité est utilisé pour les demandes en phase nationale selon le PCT lorsque l'ensemble de revendications examiné est identique à l'ensemble de revendications examiné dans le RPIB et que l'examinateur juge que les groupes de revendications et les explications fournies dans le RPIB sont pertinents et convaincants en vertu du paragraphe 36(1) de la Loi sur les brevets. Lorsque les groupes de revendications sont clairement indiqués dans le RPIB, l'examinateur n'a pas à les reproduire dans son action du Bureau. Autrement, l'efficacité obtenue en utilisant le PERM du RPIB concernant l'unité serait perdue en reproduisant les groupes de revendications dans le rapport. De plus, la reproduction des groupes de revendications pourrait introduire des erreurs qui entraîneraient une certaine confusion, puisque deux ensembles de groupes de revendications seraient maintenant mentionnés dans le traitement.

   • J. Wilson demande si l'examinateur est autorisé à incorporer par renvoi le traitement d'autres bureaux. S. Meunier répond que l'incorporation par renvoi n'est permise que pour le RPIB qui fait partie de la demande à l'étude, et non pour les produits provenant d'autres bureaux.

3. PERM concernant la concision

   L'IPIC demande si le Bureau peut transmettre les PERM utilisés pour l'article 84 des Règles et le paragraphe 27(4) de la Loi. Il y a parfois des problèmes, mais l'IPIC ne peut pas dire s'il s'agit d'un problème relié aux PERM ou non.

   • S. Meunier dit que le Bureau peut certainement transmettre les PERM de l'article 84 des Règles et du paragraphe 27(4) de la Loi et demande quel est le problème perçu concernant la concision. Cela pourrait aider à résoudre ou à clarifier la question. J. Wilson indique qu'aucun exemple particulier n'est accessible pour le moment.

   • M. Paton demande pourquoi les PERM ne sont pas inclus dans le RPBB ou ne sont pas accessibles au public, comme c'est le cas pour les PERM américains qui sont fournis dans le Manual of Patent Examining Procedure. S. Vasudev répond que cela pourrait être envisagé, mais qu'une discussion organisationnelle s'impose.

   • S. Meunier indique qu'il enverra les PERM de l'article 84 des Règles par courriel.

4. Révision des dessins par les examinateurs

   L'IPIC mentionne qu'il y a déjà eu des discussions au sujet de la qualité des dessins/dessins traités comme étant impossibles à numériser lorsqu'ils peuvent l'être. Outre les questions de qualité et de processus, l'IPIC constate également que les examinateurs ne s'entendent pas sur la question de savoir s'ils soulèvent des préoccupations à l'égard des dessins.

   L'IPIC demande s'il est possible d'inclure, dans un premier rapport, un paragraphe obligatoire dans lequel l'examinateur indique que la qualité des dessins a été examinée et mentionne au demandeur si des documents ont été jugés impossibles à numériser.

   • S. Vasudev mentionne que cette question semble confondre l'impossibilité de numériser avec la mauvaise qualité des dessins. Un analyste des Opérations détermine si un dessin ne peut pas être numérisé, ce qui est clairement indiqué dans la Base de données sur les brevets canadiens : pour tout document comportant des parties non numérisables, une page supplémentaire est incluse au début du document indiquant exactement ce qui est non numérisable. Les examinateurs n'évaluent pas si une partie d'un document peut être numérisée.

   • Il indique qu'en ce qui a trait à la qualité des dessins, les examinateurs ont reçu l'instruction de relever une irrégularité si un dessin est illisible ou de mauvaise qualité dans le premier rapport ou dans le premier rapport après que le dessin est soumis. Toutefois, lorsque la qualité des dessins est le seul obstacle à l'acceptation, les examinateurs ont pour instruction de relever une irrégularité seulement si la qualité des dessins crée une irrégularité au regard de l'article 27(3) de la Loi sur les brevets, lorsque le dessin est considéré avec les autres dessins et la description dans son ensemble. L'uniformité dans l'examen de la qualité des dessins est difficile, car il s'agit d'une question très subjective. De plus, certains examinateurs hésitent, à juste titre, à indiquer un problème lié à la qualité d'un dessin dans des situations où ils croient que la seule façon de corriger l'irrégularité causerait l'ajout d'un nouvel objet dans la demande.

   • Étant donné qu'il y a présomption que chaque partie de la demande (y compris les dessins) est examinée par l'examinateur à chaque action (sauf indication contraire explicite dans un rapport) et qu'il y a déjà une indication dans la Base de données sur les brevets canadiens des parties de la demande qui ne peuvent être numérisées, il n'est pas nécessaire d'insérer un paragraphe obligatoire dans les rapports d'examen indiquant que la qualité des dessins a été examinée et quelles parties de la demande ne peuvent être numérisées.

   • Il ajoute que le Bureau a examiné ses processus de réception des demandes de brevet contenant des dessins en couleur (photographies) qui sont autorisés si les conditions prescrites à l'article 83 des Règles sur les brevets sont remplies. Dans le cas des dépôts sur papier, le processus repose sur l'inspection visuelle pour trier les demandes afin qu'elles soient traitées de façon appropriée, et parfois les photos en couleur peuvent être omises. Les notes sur les instructions de transmission n'aident pas le Bureau à éviter cette erreur. Les soumissions contenant des dessins en couleur (photographies) sont assez rares. Le Bureau envisage des mesures pour réduire le nombre d'erreurs et surveiller la situation, par exemple en offrant une formation d'appoint aux employés de l'UCE qui sont chargés de repérer les demandes qui contiennent des dessins en couleur avant de les numériser.

   • M. Paton mentionne que l'on conservait auparavant les documents non numérisables et demande quelle est la procédure actuelle. S. Meunier indique que le Bureau fera un suivi avec une réponse.

5. Paragraphe sur la demande de l'examinateur

   L'IPIC demande comment le paragraphe en majuscules sur la demande de l'examinateur est inséré au début d'une lettre. Est-il fait par l'examinateur ou par le soutien à l'Examen, et par qui est-il modifiable? L'IPIC s'interroge à cause d'un cas où le paragraphe manquait complètement.

   • S. Meunier répond que les examinateurs insèrent le paragraphe en majuscules sur la demande de l'examinateur en exécutant une macro de Microsoft Word qui télécharge les renseignements de base de la demande à l'étude et génère le rapport initial avec ce paragraphe de demande. Comme le rapport est un document Word, le paragraphe peut être modifié par quiconque ouvre le document Word, mais seuls l'examinateur, le chef de section et le soutien à l'Examen doivent ouvrir un rapport donné. Il est possible que des paragraphes soient supprimés par inadvertance, mais cela est très rare et ne devrait pas se produire.

7. Services à la clientèle

1. Mécanisme de rétroaction

   L'IPIC demande si la page d'accusé de réception du mécanisme de rétroaction pourrait être réécrite pour faire écho au contenu de la soumission de l'utilisateur (est-ce déjà sur la liste des changements possibles?).

   • P. Pilon répond que la Direction des brevets fera cette recommandation au Centre de services à la clientèle du Bureau, qui est le propriétaire du mécanisme de rétroaction en ligne.

   • M. Paton précise qu'il ne s'agit pas d'un problème de système, mais plutôt de procédure. Parfois, le contenu de la rétroaction est indiqué et parfois non. Il serait utile de savoir, lorsqu'une réponse est reçue par le client, quelle rétroaction est traitée. P. Pilon indique que cela sera pris en considération.

   • J-C. Grégoire demande à quel genre de réponse un client peut s'attendre. La réponse est-elle un avis générique que la question sera examinée? P. Pilon répond que le Centre de services à la clientèle achemine toute la rétroaction à la partie concernée et qu'il fait ensuite un suivi pour savoir si la boucle a été bouclée en fournissant une réponse complète au client.

8. Tour de table

M. Paton porte à l'attention de tous la lettre de BLG sur les complémentaires. S. Meunier indique que cela a été mentionné lors de la dernière réunion et que le Bureau était censé faire un suivi.

V. Éthier indique qu'un tableau sera créé pour assurer le suivi des mesures à prendre à la suite des réunions du CPB. Ce tableau sera distribué en annexe au procès-verbal de la réunion

9. Prochaine réunion et mot de la fin

La prochaine réunion du CPB est prévue pour le mardi 11 juin 2019 à 13 h, Place du Portage, Phase 1, salle 24-G.

La séance est levée à 15 h 30.