Réunion du Comité de pratique DB/IPIC - Mardi 23 octobre 2018

Mardi 23 octobre 2018, de 13 h à 15 h 15
50, rue Victoria, Gatineau (Québec), Phase I
24^e étage, Salle G

Présents

Coprésidentes : Virginie Éthier et Jenna Wilson

Membres : Louis-Pierre Gravelle (par téléconférence), Jean-Charles Grégoire, John Hurkmans, Éric Lafontaine, Miriam Paton, Shauna Paul et Scott Vasudev

Invités : Marc Hunt et Christine Piché

Secrétaire : Sandra Hurley

Points

1. Présentation

V. Éthier et J. Wilson souhaitent la bienvenue aux participants à la réunion du Comité de pratique en brevets (CPB). Mme Éthier a été nommée commissaire adjointe aux brevets et directrice générale (DG) de la Direction des brevets à compter du 9 octobre 2018.

2. Mise à jour sur les projets de la DB

1. Mise à jour du Traité sur le droit des brevets (PLT)

   S. Vasudev fait le point sur le PLT.

   • L'ébauche des Règles sur les brevets a été estampillée par le ministère de la Justice au début de septembre 2018 et est en voie d'être publiée au préalable dans la Partie 1 de la Gazette du Canada. La Partie I de la Gazette du Canada devrait être publiée au début de décembre 2018 et la période de commentaires sera de 30 jours. Les soumissions reçues après la clôture de la période de commentaires pourraient ne pas pouvoir être étudiées à fond avant la publication des Règles dans la Partie 2 de la Gazette du Canada.

   • Le 12 octobre, la Direction des brevets a fait une présentation à la conférence annuelle de l'Institut de la propriété intellectuelle du Canada (IPIC) à Vancouver, au cours de laquelle un aperçu des modifications proposées aux Règles sur les brevets a été donné et où les dispositions transitoires ont été abordées en détail. La présentation peut être mise à la disposition des parties intéressées en anglais et en français.

   • La Direction des brevets a créé un groupe de travail pour assurer une liaison efficace entre les différents groupes participant à la mise en œuvre : Opérations, Examen, Politique, Pratique, TI, Formation et Qualité. Des mesures sont déjà prises pour une gestion efficace du changement. Par exemple, des séances de sensibilisation sont offertes à tous les employés en octobre. La formation débutera au début de 2019.

   • La formation interne sera adaptée aux différents rôles. Les examinateurs et les employés des Opérations recevront de la formation, tout comme les agents du Centre de services à la clientèle et les conseillers en propriété intellectuelle (PI) de la Direction des services aux entreprises (DSE).

   • En ce qui concerne l'engagement externe, l'Office de la propriété intellectuelle du Canada (OPIC) prévoit de mener des consultations sur certaines questions administratives du Recueil des pratiques du Bureau des brevets (RPBB) qui seront modifiées en janvier 2019 à la suite de la modification des Règles. Cela comprendra des questions administratives telles que la consultation sur l'évaluation de la diligence requise et les exigences de dépôt.

   • L'entrée en vigueur du PLT est prévue pour le deuxième semestre 2019.

2. Mise à jour sur la pratique

   S. Vasudev fait le point sur les pratiques du Bureau.

   • Les travaux de mise à jour du RPBB se poursuivent. L'examen des soumissions dans le cadre de la consultation publique sur la section du chapitre 17 portant sur les formes pharmaceutiques solides est en cours. L'IPIC reçoit des remerciements pour sa contribution à la consultation. Le chapitre 16 « Inventions mises en œuvre par ordinateur » est en cours de rédaction finale en vue d'une consultation publique. La rédaction du chapitre 9 « La description » est bien avancée et celle du chapitre 11 « Revendications » est en cours. La rédaction d'autres sections du chapitre 17 est également en cours. La mesure dans laquelle ces projets progresseront au cours de la prochaine année pourrait être influencée par les travaux nécessaires à l'entrée en vigueur des Règles sur les brevets qui mettent en œuvre le Traité sur le droit des brevets.

   • Le Groupe de travail sur les méthodes diagnostiques de l'OPIC et de l'IPIC a eu un bon dialogue ouvert et constructif sur certaines des questions entourant l'examen des méthodes de diagnostic médical lors de la première réunion, le 19 septembre 2018. Le groupe de travail a convenu de poursuivre le dialogue et a prévu une deuxième réunion le 6 novembre 2018.

3. Sujets de la Direction des brevets

1. Présentation : Recueil des pratiques du Bureau des brevets (RPBB) en ligne

   • M. Hunt de la Direction des programmes a présenté une démonstration du RPBB dans Qweri (sous licence Lexum). Le recueil en ligne a fait l'objet d'un test bêta et devrait être en production finale vers la fin du mois. Le lien vers le recueil en ligne se trouve sur le site Web de l'OPIC. Les commentaires sur le recueil en ligne peuvent être envoyés à l'adresse électronique suivante : marc.hunt@canada.ca ou en téléphonant au Centre de services à la clientèle au 1-866-997-1936.

   • J. Wilson fait remarquer qu'il serait utile que le recueil en ligne comprenne des hyperliens vers des articles et des paragraphes de la Loi et des Règles ou vers des parties appropriées du site Web de l'OPIC. Elle ajoute que la fonction de recherche de la base de données interne de l'OPIC sur les décisions du commissaire est supérieure à la plateforme Decisia (de Lexum) utilisée par la Commission des oppositions des marques de commerce.

4. Sujets de l'IPIC

Questions de suivi :

1. Statut dans le Système d'accès aux documents canadien (SADC)

   L'IPIC avait demandé que le Bureau assure le suivi de l'information sur l'état des demandes dans le SADC. La dernière indication était que le Bureau y reviendrait en août 2018.

   • E. Lafontaine répond qu'il est fort probable que cela ne sera pas terminé avant l'entrée en vigueur (EEV) du PLT. La seule ressource qui aurait pu y parvenir était nécessaire pour les modifications législatives sur les marques de commerce. Le Bureau considère qu'il s'agit d'un point hautement prioritaire et insistera pour obtenir d'autres ressources afin que cela soit fait plus rapidement.

2. Signature numérique

   L'IPIC avait cru comprendre qu'il y avait eu des travaux sur l'élaboration d'une politique relative aux signatures numériques et que le Bureau consulterait l'IPIC à ce sujet.

   • E. Lafontaine explique qu'en raison des efforts intensifs et considérables déployés pour préparer la mise en œuvre du PLT à l'automne 2019, les travaux d'élaboration d'une politique globale de signature numérique seront reportés et reprendront en  2020. Dans l'intervalle, le Bureau a commencé à enregistrer les documents de cession signés avec DocuSign. Le Bureau demeure déterminé à consulter l'IPIC lors de l'élaboration de cette politique.

3. Bulletins à l'intention des examinateurs et manuels de formation

   L'IPIC avait demandé que les bulletins à l'intention des examinateurs et les manuels de formation soient accessibles en ligne et, plus tôt cette année, le Bureau a répondu que cette demande serait soumise à la Direction des services aux entreprises.

   • E. Lafontaine répond qu'il y a certaines préoccupations quant à la mise à la disposition du public de ces documents parce qu'ils ont été rédigés à l'intention d'un public précis et non pour la façon dont ils seraient perçus par le grand public. Une partie de ce matériel nécessite un contexte et des informations supplémentaires qu'un formateur fournirait pendant la formation. Sans cela, il pourrait y avoir un risque de mauvaise interprétation. En règle générale, le Bureau fournit tout bulletin à l'intention des examinateurs (avec l'approbation du DG) sur demande, même si ce n'est pas dans le cadre d'une demande d'AIPRP.

4. Problèmes de numérisation

   L'IPIC demande au Bureau d'expliquer comment les dessins sont ajoutés au dossier lors d'une entrée à la phase nationale. Il a été suggéré que les dessins de l'Organisation mondiale de la propriété intellectuelle (OMPI) soient téléchargés lors de l'entrée à la phase nationale, quelle que soit leur qualité, et que les examinateurs procèdent à une évaluation de leur convenance. Le Bureau est également prié d'indiquer l'état d'avancement de la formation concernant la numérisation du papier A4.

   • E. Lafontaine répond que depuis le 1er juin 2014, la procédure consiste à télécharger les dessins de l'OMPI ou ceux reçus par l'agent indépendamment de leur qualité. Le Bureau n'indique plus que les dessins sont « non numérisables ».

   • M. Paton avertit que si un client demande expressément qu'un dessin ne soit pas numérisé, il devrait demeurer « non numérisable ». S. Paul demande qu'on rappelle aux examinateurs d'examiner les dessins pour en vérifier la qualité, compte tenu de la politique de téléchargement de tous les dessins, peu importe leur qualité. E. Lafontaine indique qu'il donnera suite à ces deux préoccupations.

   • M. Paton réitère une suggestion formulée lors de la réunion précédente du CPB (point 4e)) voulant que le Bureau envisage d'adopter la pratique du United States Patent and Trademark Office (USPTO) en ce qui concerne la numérisation des dessins pour les futurs systèmes lorsque le dépôt en ligne sera entièrement automatisé. L'USPTO a deux désignations pour les dessins : 1) seulement en noir et blanc; et 2) « autre que noir et blanc ». Pour la désignation 2), l'USPTO crée un onglet de contenu supplémentaire où ces dessins originaux sont stockés et accessibles à l'examinateur et au public. Une copie numérisée en noir et blanc est effectuée et stockée dans un autre onglet.

   • E. Lafontaine explique que l'Unité de la correspondance entrante (UCE) a un processus documenté à suivre pour la numérisation du papier A4 et qu'une autre étape du CQ a été mise en œuvre. Cette question pourrait faire l'objet d'une enquête plus approfondie s'il existe des exemples précis avec des numéros de demande.

5. Demandes présentées en vertu des paragraphes 31(3) et (4)

   L'IPIC mentionne que, en réponse à une demande de renseignements concernant le non-exercice par la commissaire des pouvoirs que lui confère le paragraphe 4(2) dans le cas des demandes présentées en vertu des paragraphes 31(3) et (4), le Bureau a indiqué qu'il ferait un suivi auprès du ministère de la Justice pour savoir pourquoi ces pouvoirs ne sont pas exercés.

   • E. Lafontaine répond qu'en raison des efforts intensifs et considérables déployés pour préparer la mise en œuvre des nouvelles Règles sur les brevets à l'automne 2019, le Bureau n'a pas encore consulté le ministère de la Justice comme il l'a indiqué à la dernière réunion. Ces travaux reprendront en 2020. Le Bureau maintient sa position selon laquelle il n'est pas de son ressort de résoudre les désaccords qui peuvent survenir entre inventeurs et/ou demandeurs. Dans l'intervalle, toute demande présentée par une tierce partie sera traitée au cas par cas.

6. Lettre de l'analyste sur l'acceptabilité après un rétablissement après acceptation

   Les membres de l'IPIC avaient demandé que des renseignements supplémentaires (date de la dernière modification et nombre de revendications acceptées) soient ajoutés à la lettre de l'analyste l'informant qu'une demande antérieurement acceptée/abandonnée/rétablie avait de nouveau été approuvée pour acceptation et procédera à l'octroi.

   • E. Lafontaine répond que cela peut se faire à l'interne sans avoir besoin des ressources de la Direction principale de l'information (DPI). Le Bureau effectuera une analyse pour voir si et quand cela pourrait être fait.

7. Retraits erronés d'un agent du registre

   L'IPIC mentionne que le problème qui a entraîné le retrait erroné d'agents du registre a été corrigé et a fait l'objet de discussions à la réunion de juin; le Bureau avait déclaré qu'il enquêtait sur la cause et qu'il ferait rapport en octobre.

   • E. Lafontaine répond qu'une erreur s'est produite lors de la manipulation du papier et de la saisie des données dans le système. Pour éviter que cette situation ne se reproduise, une étape de contrôle de la qualité sera ajoutée au processus, qui fera l'objet d'un suivi régulier. De plus, le processus a été bien documenté et est tenu à jour par le groupe responsable du renouvellement des agents.

8. Champ « demandeur » plus long dans l'interface de correspondance générale

   Le Bureau avait fait savoir qu'il étendrait le champ « demandeur » dans l'interface de correspondance générale au maximum de 144 caractères.

   • E. Lafontaine répond que le problème a été consigné, mais qu'il ne sera pas réglé avant qu'il y ait un problème majeur sur la page, problème qui peut être corrigé en même temps. Cela pourrait également être réalisé avec des changements au PLT puisque cet écran devra être modifié pour le PLT.

   • M. Paton fait remarquer que dans l'interface de dépôt, si l'on souhaite générer automatiquement la pétition, celle-ci sera défectueuse si le nom du demandeur est trop long. Dans ce cas, le client doit générer lui-même la pétition et la joindre. De plus, elle demande que dans la nouvelle interface de dépôt des demandes en ligne, tous les champs qui ne s'appliquent pas soient exclus de la pétition générée automatiquement, plutôt que d'indiquer « sans objet ». En outre, elle note que la confusion peut survenir si on appuie sur la touche «Entrée» dans un champ de texte donné, car cela modifie la langue du document.

Services en ligne

9. Accusés de réception de confirmation de transmission et preuve de soumission

   Les membres de l'IPIC avaient auparavant demandé un reçu en ligne « unifié » qui reliait les pièces jointes et le paiement à une soumission en ligne. L'an dernier, David Boudreau avait fourni une maquette d'un nouveau reçu unifié, suggérant qu'il pourrait être mis en œuvre à un moment donné.

   Entre-temps, la solution de rechange mise en œuvre par le Bureau consiste à fournir un reçu de présentation avec une concaténation du numéro de confirmation temporaire (fourni lorsqu'une présentation est prévisualisée) et de l'identifiant de commande (fourni avec un paiement par carte de crédit). Par conséquent, trois documents doivent être téléchargés/imprimés par l'auteur d'une demande pour obtenir un dossier (assez) complet d'une soumission en ligne accompagné d'un paiement par carte de crédit : la page de prévisualisation, qui contient les fichiers joints et le numéro de confirmation temporaire; le reçu de carte de crédit avec l'identifiant de commande; et le reçu de la soumission avec la concaténation.

   L'IPIC veut savoir quelles preuves minimales doivent être fournies au Bureau pour prouver qu'une demande (en ligne, par télécopieur ou par la poste) a effectivement été présentée : si le demandeur doit conserver ces trois documents et si une déclaration sous serment est requise.

   • E. Lafontaine répond qu'une nouvelle version du site Web pour le dépôt d'une nouvelle demande en est à la phase finale des essais et devrait être publiée au cours de la première moitié de novembre. La liste des pièces jointes et le reçu de soumission avec le numéro de confirmation seront tous sur un seul document, mais la confirmation de paiement sera un document distinct, car elle est fournie par un tiers. Le Bureau devra vérifier si une déclaration sous serment est nécessaire.

10. Soumissions perdues

    L'IPIC demande quel est le processus en place au Bureau pour rapprocher les paiements par carte de crédit et par compte de dépôt avec les soumissions électroniques et si un paiement ne peut être rapproché, quel est le processus pour retrouver le payeur.

    • E. Lafontaine répond qu'un rapport quotidien sur les paiements électroniques (cartes de crédit et comptes de dépôt) est conservé dans un dossier quotidien et que le rapprochement est effectué par les agents financiers lorsque la transaction est affichée dans le Système intégré des finances et du matériel (SIFM). Si le Bureau reçoit de la correspondance et que les paiements ne sont pas effectués, on considère qu'il s'agit d'une tentative de paiement et les analystes des Opérations envoient des lettres aux clients pour les informer du problème. Si, pour une raison quelconque, le Bureau ne reçoit pas de correspondance (par exemple, s'il y a un problème informatique), aucune tâche n'est générée pour les analystes. Le Bureau étudiera les moyens de réduire au minimum les problèmes potentiels à l'avenir. Si d'autres exemples de cette situation se présentent, les clients sont priés de les communiquer au Bureau.

    • J. Wilson fait remarquer qu'il serait utile de savoir qui serait le meilleur point de contact dans ces situations.

11. Alertes d'interruption de service et délais

    L'IPIC fait remarquer qu'il serait très utile pour les clients du Bureau que les interruptions de service commencent après minuit et que des avis d'interruption de service soient affichés sur chaque page de recherche, et pas seulement sur la page d'accueil.

    • E. Lafontaine répond que la page de connexion principale indique l'accessibilité au site comme suit : « Ce service électronique est disponible du lundi au vendredi de 6 h 30 à 22 h (heure de l'Est). » Étant donné que ce service est connecté en direct aux systèmes principaux du Bureau, il doit être mis hors ligne lorsque le processus automatisé pour la maintenance effectuée sur TechSource fonctionne pendant la nuit. Si l'on souhaite explorer la possibilité de déplacer cette fenêtre, le DPI aura besoin de temps pour analyser l'effet potentiel sur le calendrier de production des bases de données et des processus des ordinateurs centraux fonctionnant en dehors des heures de travail. Un billet JIRA sera créé, mais il n'est pas prévu que ce travail soit effectué avant l'EEV du PLT.

    • Pour ce qui est des avis sur toutes les pages, le Bureau peut programmer des pages statiques (p. ex. page d'accueil), mais pour les autres pages qui ne sont pas statiques, un programmeur du DPI est requis pour entrer dans le texte et le modifier.

    • M. Paton fait remarquer que si le système de paiement des taxes de maintien en état tombe en panne et qu'il est encore temps de payer, l'interface de correspondance générale en ligne peut être utilisée. Elle veut s'assurer que ce sera toujours possible. Lorsque le numéro de la demande est connu, un avertissement est reçu puisque les descriptions des taxes indiquent que la correspondance générale est utilisée pour payer les taxes de maintien en état lorsque le numéro de la demande est inconnu. J. Wilson ajoute que bon nombre de ces problèmes avec les formulaires découlent d'un manque de clarté quant aux rôles des formulaires en ligne par rapport aux Règles.

12. Paiements correctifs en vertu du paragraphe 26(3) des Règles

    L'IPIC fait remarquer qu'un demandeur ne peut pas utiliser le mécanisme de paiement de l'interface de correspondance générale pour effectuer un paiement correctif en vertu de la disposition sur la prorogation des délais prévue au paragraphe 26(3). Le menu de paiement comprend les taxes en vertu du paragraphe 26(4)c), et l'utilisateur peut entrer une quantité pour ces taxes, mais pas le paiement de la « différence » exigé par le paragraphe 26(4)b). La solution de rechange en ligne consiste à soumettre une lettre autorisant un prélèvement sur un compte de dépôt. L'IPIC demande si cela sera mis en œuvre dans le formulaire en ligne.

    • E. Lafontaine répond qu'à l'heure actuelle, seul le montant total des taxes prévues dans les Règles peut être payé en ligne. Cela a été enregistré dans le système JIRA. Le DPI procède actuellement à une analyse préliminaire pour voir s'il pourrait facilement y remédier.

13. Identifier les demandes connexes dans la Base de données sur les brevets canadiens

    L'IPIC demande s'il est possible d'identifier les demandes canadiennes connexes (p. ex., demandes complémentaires : parents, enfants) en ligne et de rendre cette recherche possible.

    • E. Lafontaine répond que cela a été consigné dans le système JIRA comme une amélioration possible de la Base de données sur les brevets canadiens. Techniquement parlant, c'est faisable. J. Wilson suggère que les pétitions soient accessibles en ligne. M. Paton fait remarquer que le système USPTO PAIR possède un onglet de continuité qui permet de visualiser les demandes parent et enfant.

Politique administrative

14. Copies de courtoisie des documents de protestations et des dossiers d'antériorité sur le SADC

    L'IPIC demande si des copies de courtoisie des documents de protestations et des dossiers d'antériorité peuvent être mises en ligne. De plus, on demande au Bureau de publier les rapports de recherche d'examen qui sont créés lorsqu'une demande est acceptée.

    • S. Vasudev répond que le Bureau n'est pas en mesure de fournir de telles copies pour des raisons de droits d'auteur.

    • E. Lafontaine ajoute qu'il est techniquement possible de publier les rapports de recherche d'examen qui sont créés à l'acceptation. Le Bureau devra explorer plus avant la question pour voir s'il est possible d'y parvenir et à quel moment. Dans un premier temps, le Bureau pourrait publier de tels rapports sur les acceptations pour une première action. À ce stade, J. Hurkmans répond au point y) concernant la possibilité d'identifier l'examinateur sur les avis d'acceptation. Étant donné que les avis sont générés par un outil de génération automatique de correspondance et imprimés et envoyés par un fournisseur de services, il n'est pas facile de le faire. Toutefois, la publication d'un dossier de recherche avec l'avis d'acceptation permettrait d'atteindre cet objectif puisque le nom de l'examinateur figurerait dans ce dossier. Il faudrait demander aux SRAGIB de créer un nouveau type de correspondance et mettre en œuvre un processus pour numériser le rapport de recherche dans CM8 avec le nouveau code de correspondance. Il sera ensuite accessible en ligne. Il s'agirait d'un investissement en temps considérable, et c'est la raison pour laquelle cela n'a pas été fait lorsque la pratique de la publication des dossiers de recherche a été adoptée.

    • M. Paton se demande si les suggestions qu'elle a faites sont prises en compte dans la planification de la nouvelle correspondance. Ces suggestions comprennent l'identification du demandeur et du propriétaire sur chaque correspondance, y compris les échéances réelles. S. Vasudev répond que toutes les suggestions ont été transmises à la personne qui examine ces avis. Ces suggestions sont à l'étude et sont appréciées.

15. Lettres confirmant l'utilisation de la déclaration d'autorisation générale

    La lettre du Bureau confirmant un paiement effectué en vertu d'une déclaration d'autorisation générale se lit comme suit : « À la lumière de votre déclaration d'autorisation générale datée du [date], l'OPIC a débité votre compte de dépôt d'un montant de  $ pour maintenir votre demande de brevet en règle » [traduction]. L'IPIC fait valoir que cette formulation prête à confusion, car elle est utilisée quelle que soit la nature du paiement. Il a été suggéré de changer le mot « maintenir ».

    • S. Vasudev répond que le Bureau est d'accord pour que ce libellé soit mis à jour. Il sera revu et mis à jour dans un avenir proche.

16. Suppression de documents de l'historique du fichier/en ligne

    L'IPIC se demande quelle est la politique du Bureau en matière de retrait de documents de l'historique d'un dossier et qui a le pouvoir de retirer un document.

    • S. Vasudev répond que tous les documents soumis au Bureau et produits par le Bureau en lien avec une demande de brevet ou un brevet font toujours partie du dossier officiel. Aucun document n'est retiré du dossier officiel sans une ordonnance du tribunal. La plupart des documents qui font partie du dossier sont accessibles à partir de la Base de données sur les brevets canadiens. Ceux qui contiennent des renseignements de nature délicate ou personnelle ne sont pas accessibles à partir de la Base de données. De plus amples renseignements sont accessibles en ligne (Protégez votre confidentialité dans la Base de données sur les brevets canadiens : http://www.ic.gc.ca/eic/site/cipointernet-internetopic.nsf/fra/wr03960.html).

    • Les documents accessibles à partir de la Base de données sur les brevets canadiens correspondent à ceux accessibles à partir de la base de données interne du Bureau. Il arrive qu’une lettre erronée soit stockée dans la base de données avant d’être envoyée à un client. L’erreur est détectée et la lettre erronée est remplacée par une lettre correcte qui est ensuite envoyée au client. Il est possible que, dans ces situations, la lettre erronée soit téléchargée dans la Base de données sur les brevets canadiens avant d’être remplacée dans le système. Les questions concernant des dossiers particuliers doivent être soumises soit au mécanisme de rétroaction en ligne, soit au Centre de services à la clientèle.

Examen

17. Langage de l'évidence

    L'IPIC note que dans certains rapports d'examen, le langage utilisé indique ce qui suit : «Le demandeur doit savoir que les observations relatives aux avantages qui ne sont pas étayés par des éléments de preuve dans la description ne changeront pas cette conclusion. Si l'invention réelle est fondée sur des avantages qui n'ont pas été divulgués à l'origine, alors cette invention n'a pas été correctement et complètement décrite dans la spécification.» [traduction]. L'IPIC soutient que cette formulation ne semble pas être appuyée par la loi ou les règlements et il veut connaître la justification juridique. L'IPIC souhaite aussi savoir comment le langage personnalisé élaboré par les examinateurs est supervisé pour s'assurer que les examinateurs n'ajoutent pas aux exigences juridiques des éléments qui ne sont pas appuyés.

    • J. Hurkmans remercie l'IPIC d'avoir porté cette question à l'attention du Bureau. Le Bureau n'a plus pour politique d'utiliser ce paragraphe. Certains examinateurs ont continué de l'utiliser, et on s'efforce d'y remédier. Le PERM était un paragraphe officiel et non un exemple de langage coutumier élaboré par les examinateurs. Il sera retiré, probablement d'ici la fin de la semaine. Les examinateurs ne sont pas encouragés à élaborer et à utiliser un langage personnalisé, car cela nuit à l'objectif d'uniformité de l'examen. Les examinateurs qui souhaitent élaborer de nouveaux paragraphes ou en rédiger de nouveaux le font en discutant avec leur chef de section, puis avec l'équipe de pratique. L'équipe de pratique contrôle le contenu de nos paragraphes pré-écrits (PERM).

    • Si les clients se demandent si un paragraphe particulier d'une action du Bureau est standard ou non, ils sont encouragés à communiquer avec l'examinateur. Si la réponse n'est pas satisfaisante, ils peuvent communiquer avec le chef de section de l'examinateur. La rétroaction peut également être soumise au moyen du mécanisme de rétroaction en ligne, à l'attention du groupe de pratique de l'examen.

18. Pratique de la décision finale

    L'IPIC mentionne que le chapitre 21.05 du RPBB indique que l'examinateur doit examiner une réponse/modification avant l'expiration du délai de réponse (en supposant que le demandeur revoit la demande avant la date d'échéance), et dans le cas où la réponse ne place pas la demande en condition d'acceptation et que le délai pour répondre ne soit pas encore expiré, l'examinateur « peut » communiquer avec le demandeur afin de l'informer de sa conclusion et lui permettre de choisir de présenter d'autres soumissions. Bien que le « peut » du RPBB laisse entendre que la décision de communiquer avec le demandeur est laissée à la discrétion de l'examinateur, il semble à l'IPIC que certains examinateurs ne sont même pas au courant de l'existence de cette option. L'IPIC souhaite comprendre les instructions données aux examinateurs concernant l'exercice de ce pouvoir discrétionnaire et discuter de ce qui pourrait être fait pour s'assurer que les examinateurs examinent rapidement les réponses et fournissent une rétroaction. De plus, il y a un manque de clarté quant à savoir qui peut retirer le caractère définitif d'une décision finale, si l'examinateur le fait ou si cela doit être approuvé par le chef de section.

    • Les examinateurs disposent de diagrammes de processus pour les tâches spécifiques effectuées pendant l'examen. Dans le diagramme portant sur l'examen des décisions finales, on demande aux examinateurs d'appeler l'agent ou le demandeur s'il dispose de suffisamment de temps pour présenter une réponse supplémentaire. Toutefois, la présente directive entre en vigueur lorsque l'examinateur examine la décision finale : il y aura toujours un délai entre l'envoi de la réponse et l'examen de la réponse causé par le temps de traitement et la charge de travail de l'examen. Le « peut » du RPBB sert moins à indiquer un pouvoir discrétionnaire de la part de l'examinateur qu'à tempérer les attentes dans les cas où une réponse insatisfaisante est soumise peu avant la date limite. De tels cas peuvent ne pas recevoir une telle communication de la part de l'examinateur en raison de ce délai dans le temps d'examen.

    • J. Wilson se demande ce qui est considéré comme un « délai suffisant » dans ce contexte et quelle est la norme de service pour un examinateur qui reçoit une réponse finale.

    • J. Hurkmans répond que les tâches correspondant à ces réponses ont la priorité « 1 », ce qui signifie qu'elles doivent être examinées par l'examinateur dans les 30 jours ouvrables.

    • J. Wilson fait remarquer qu'en vertu des futures règles, il n'y aura jamais assez de temps pour que le demandeur ou l'agent puisse présenter une réponse supplémentaire, puisque le délai de réponse sera réduit à quatre mois. Elle suggère que l'on pourrait peut-être régler ce problème en demandant régulièrement des prorogations de délai, en modifiant la date limite de réponse aux décisions finales ou en mettant en place une procédure d'appel plus rigoureuse où plusieurs ensembles de revendications proposées pourraient être soumis pour examen.

    • En ce qui concerne le retrait des décisions finales, S. Vasudev explique qu'en vertu du paragraphe 30(5) des Règles sur les brevets, un examinateur pourrait décider de préparer une lettre informant le demandeur que le refus est annulé. Cependant, dans le cadre d'une organisation ISO 9001, ces décisions et produits sont soumis à un contrôle de la qualité. Ainsi, la lettre de l'examinateur et les décisions d'annuler le refus sont soumises à un contrôle de qualité par le chef de section.

19. Motifs de retrait d'une action du Bureau

    L'IPIC souhaite connaître les motifs appropriés pour retirer le rapport d'examen et la procédure à suivre pour le faire retirer.

    • J. Hurkmans répond que les instructions de travail des examinateurs à ce sujet indiquent que la décision de retirer une action du Bureau est «une conversation» entre le client et le Bureau (examinateur/chef de section). Le Bureau constate que certains clients préfèrent le retrait officiel d'une action du Bureau, tandis que d'autres notent le problème et donnent suite à l'action du Bureau initiale. Ces décisions sont uniques à chaque cas. Toutefois, les instructions des examinateurs à ce sujet seront examinées par le Bureau à la lumière d'un exemple fourni par l'IPIC.

    • J. Wilson fait remarquer qu'il serait utile d'avoir des directives pour les décisions ultimes qui seront prises à cet égard. J. Hurkmans répond que le Bureau donnera suite à l'exemple donné et qu'une formation appropriée suivra.

20. Utilisation du service d'entrevues téléphoniques

    L'IPIC demande au Bureau de confirmer si les résumés des entrevues sont affichés uniquement pour les entrevues amorcées par l'examinateur ou pour toutes les entrevues. On demande également aux examinateurs de rappeler aux candidats au cours d'une entrevue téléphonique que le résumé sera rédigé et versé à l'historique du dossier. Il est également suggéré que les examinateurs soient fortement encouragés à utiliser d'abord le service d'entrevues téléphoniques lorsqu'une irrégularité est détectée par le contrôle de qualité après l'approbation aux fins d'acceptation.

    • S. Vasudev répond que puisqu'il est clairement indiqué au chapitre 1.08 du RPBB que toutes les entrevues sont documentées, il n'est probablement pas nécessaire pour les examinateurs de rappeler aux candidats que les entrevues seront documentées.

    • En ce qui concerne la suggestion d'utiliser d'abord le service d'entrevues téléphoniques, l'examinateur peut, à sa discrétion, décider d'amorcer les entrevues; il convient de noter que d'autres facteurs que le nombre limité d'irrégularités mineures peuvent s'appliquer pour déterminer si une entrevue est amorcée. Ces facteurs pourraient comprendre les contraintes opérationnelles et les contraintes d'horaire de l'examinateur, ainsi que la question de savoir si l'entrevue permettrait de faire avancer le traitement. La suggestion que les examinateurs soient fortement encouragés à utiliser le service en premier lorsqu'une irrégularité est détectée par le contrôle de qualité sera transmise au groupe de pratique.

21. Formulation des PERM portant sur le double brevet/chevauchement

    L'IPIC avait demandé une modification de la formulation du PERM utilisée pour les irrégularités de double brevet/chevauchement, c'est-à-dire de changer « chevauchement de l'objet » pour « qui n'est pas un élément brevetable distinct » et se demande si cela a été fait. De plus, l'IPIC mentionne que les examinateurs soulèvent maintenant une irrégularité de demande complémentaire non conforme plutôt qu'une objection de chevauchement ou de double brevet. Voici un exemple de formulation :

    « Un examen de la demande supposée complémentaire a révélé que les revendications ne définissent pas une invention « autre » que celle revendiquée dans la « demande originale » <numéro de demande antérieure>. Par conséquent, la présente demande ne peut pas obtenir le statut de demande complémentaire aux termes du paragraphe 36(2) de la Loi sur les brevets.

    L'objet des revendications n'est pas un élément brevetable distinct, car il ne comporte aucune activité inventive par rapport à la demande originale.

    Étant donné qu'un changement en ce qui concerne le statut de demande complémentaire peut avoir une incidence sur la date de revendication de la présente demande, la recherche d'antériorités et l'examen approfondi de l'objet revendiqué sont différés jusqu'à ce que le demandeur fournisse une réponse à la présente demande. »
    [traduction]

    On a demandé quel est le fondement juridique d'une irrégularité en vertu du paragraphe 36(2), alors que le double brevet dont l'«objet des revendications n'est pas un élément brevetable distinct» est un double brevet de type évident, et que la Loi ne définit que le double brevet pour une même invention. De plus, l'IPIC estime que la formulation de l'exemple ci-dessus ne fournit pas suffisamment d'informations pour que le demandeur comprenne ce que l'examinateur considère comme le concept inventif jouant le rôle d'un chaînon, ce qui l'empêche de prendre une décision éclairée sur la poursuite du traitement (RPBB 13.04). De plus, l'IPIC est d'avis qu'il est inapproprié, et avec un gain d'efficacité minime, de prendre une décision au sujet de la perte du statut de demande complémentaire ou du chevauchement avant tout examen de fond.

    • S. Vasudev répond que le changement dans la formulation du PERM en ce qui concerne le «chevauchement de l'objet» du double brevet de type évident a été effectué.

    • La détermination de l'irrégularité de demande complémentaire non conforme au lieu d'une irrégularité pour double-brevet n'est pas un nouveau changement dans la pratique; la section 14.13 du RPBB qui traite de ces cas a été publiée en novembre 2013. De plus, le Bureau n'interprète pas l'exigence du paragraphe 36(2) de la Loi sur les brevets pour «toute autre invention» comme étant strictement limitée aux cas de double-brevet communs.

    • Comme chaque recherche d'antériorité doit être fondée sur la date de la revendication ou la date de dépôt de la demande, la question de savoir si une demande a droit au statut de demande complémentaire est un préalable nécessaire pour effectuer une recherche efficace. Les recherches d'antériorités fondées sur une date de revendication incorrecte ne seront pas efficaces, ce qui, dans le contexte d'un examen avec des ressources limitées, peut conduire à ne pas déterminer l'antériorité la plus appropriée. Pour cette raison, le Bureau traite les questions relatives aux demandes complémentaires non conformes avant d'entreprendre une recherche complète de l'antériorité. Il est à noter que, comme il est détaillé dans la section 14.13 du RPBB, les dossiers du Bureau des brevets ne seront pas mis à jour avec les dates de dépôt ou de priorité appropriées à moins que le demandeur ne soit d'accord avec la décision.

    • Le PERM pour la détermination d'une irrégularité du statut de demande complémentaire comprend un champ dans lequel les examinateurs peuvent expliquer leurs raisons. On leur demande de fournir suffisamment d'information lorsqu'ils identifient des irrégularités. Par conséquent, tout cas particulier où l'information fournie est insuffisante devrait être acheminé au mécanisme de rétroaction en ligne.

22. Relever l'irrégularité de double brevet au moment de l'octroi de la demande «parent»

    L'IPIC se demande si le Bureau a maintenant pour politique d'attendre qu'un brevet «parent» soit octroyé avant de soulever une irrégularité pour chevauchement ou double brevet.

    • S. Vasudev répond que cette question pourrait découler d'un malentendu. Les examinateurs sont priés de ne pas identifier le double brevet comme une irrégularité avant que l'une des demandes n'ait été acceptée. Cela signifierait que le paragraphe sur le double brevet se retrouverait alors sous la ligne «L'examinateur(rice) a identifié les irrégularités suivantes dans la demande :». Dans l'éventualité où des cas potentiels de double brevet surviennent (c'est-à-dire lorsque les demandes pertinentes sont encore en instance au Bureau), si un rapport d'examen est en cours de rédaction, les examinateurs sont invités à identifier une irrégularité potentielle par courtoisie. Cela signifierait que le paragraphe sur le double brevet se situerait au-dessus de la ligne susmentionnée. Pour plus de détails à ce sujet, voir le RPBB 15.06.03.

23. Cohérence dans le traitement des formulations de manque d'antécédents

    L'IPIC a constaté que les examinateurs traitent les antécédents différemment.

    L'IPIC fournit l'exemple suivant de la revendication 1 [traduction] :

    • 1. Une méthode, comprenant les étapes suivantes :

    • obtenir une entrée utilisateur par l'intermédiaire d'un dispositif d'interface utilisateur;

    On a demandé au Bureau d'examiner ces variations de la revendication dépendante 2 [traduction] :

    • 2a. Méthode selon la revendication 1, dans laquelle l'obtention d'une entrée utilisateur par l'intermédiaire d'un dispositif d'interface utilisateur comprend...

    • 2b. Méthode selon la revendication 1, dans laquelle obtenir une entrée utilisateur par l'intermédiaire d'un dispositif d'interface utilisateur comprend....

    • 2c. Méthode selon la revendication 1, dans laquelle obtenir l'entrée utilisateur par l'intermédiaire du dispositif d'interface utilisateur comprend....

    • 2d. Méthode selon la revendication 1, dans laquelle obtenir l'entrée de l'utilisateur comprend....

    L'IPIC mentionne qu'il est clair pour le lecteur que dans tous les cas, le préambule de la revendication dépendante vise à restreindre la première étape mentionnée dans la revendication 1. De plus, les examinateurs ne sont pas cohérents dans leur façon de traiter les exemples 2a et 2b; certains indiqueront que la revendication dépendante ajoute incorrectement une nouvelle instance du même élément alors que ce n'est manifestement pas le cas.

    • S. Vasudev répond que les examinateurs jouissent d'un large pouvoir discrétionnaire pour déterminer si une demande est claire et qu'ils reçoivent en outre l'instruction d'améliorer la clarté d'une demande avant la délivrance lorsque la formulation devient fixe. Dans les exemples ci-dessus, 2c et 2d éliminent la possibilité de confusion qui pourrait encore figurer dans les revendications 2a et 2b. Cette possibilité de confusion serait encore plus élevée s'il existait une formulation similaire dans le corps des revendications.

24. Cohérence dans le traitement des dépendances multiples

    L'IPIC fait remarquer que les examinateurs ne traitent pas de façon uniforme les dépendances multiples.

    On a demandé au Bureau d'examiner ces variations d'une revendication dépendante [traduction] :

    • 5a. La méthode selon les revendications 1 à 4, dans laquelle....

    • 5b. La méthode selon l'une quelconque des revendications 1 à 4, dans laquelle....

    Certains examinateurs s'opposent à la revendication 5a et demandent la correction à la forme 5b, alors que d'autres ne s'y opposent pas. L'IPIC demande également des éclaircissements sur l'exemple de la revendication 11 à la section 11.06 du RPBB.

    • S. Vasudev répond que les examinateurs ont reçu l'instruction de relever des irrégularités dans la revendication 5a et ont reçu un PERM à cette fin. La suppression de l'exemple de la revendication 11 à la section 11.06 du RPBB est l'un des changements apportés dans la mise à jour actuelle du chapitre 11.

25. Identification de l'examinateur sur l'avis d'acceptation

    Ce point a été examiné au point n) ci-dessus.

Autre

26. --Statistiques du mécanisme de rétroaction

    L'IPIC demande à recevoir des statistiques périodiques sur l'utilisation du mécanisme de rétroaction, avec un peu plus de précision que par le passé (p. ex. le nombre général de personnes qui trouvent de l'information non accessible, la correspondance perdue, etc).

    • E. Lafontaine répond que l'équipe de la qualité a effectué une analyse des données en vrac générées par la Direction des services aux entreprises pour le mécanisme de rétroaction en ligne et la base de données des coordonnées des clients. Les statistiques peuvent être transmises après quelques petites modifications puisqu'elles n'ont pas été écrites spécialement pour les agents. Les données sont plus précises que les versions précédentes, mais il faut beaucoup de temps pour les analyser et générer un rapport.

    --Avis d'entrée à la phase nationale

    L'IPIC demande si les formulaires d'avis d'entrée à la phase nationale peuvent être mis à jour (peut-être avec le PLT) pour inclure la date d'entrée à la phase nationale réelle.

    • S. Vasudev répond qu'en se préparant à mettre en œuvre le PLT, l'OPIC procède à un examen approfondi de ses lettres et formulaires, y compris l'avis d'entrée à la phase nationale. Le Bureau fera cette mise à jour à ce moment-là et on remercie l'IPIC de sa suggestion.

    --Personne-ressource pour les conseils en politiques

    Les agents ont constaté que les agents d'information de l'OPIC ne peuvent pas toujours fournir des renseignements exacts aux appelants et qu'ils ne sont pas toujours en mesure de répondre aux questions complexes ou nuancées en raison de leur manque de connaissances. Les options d'acheminement d'une question ne sont pas claires. Il a été suggéré que le Bureau crée une adresse de contact pour les demandes de renseignements qui ne peuvent être traitées par un agent d'information.

    • S. Vasudev répond que le Bureau s'efforce d'améliorer continuellement l'information et la formation offertes aux agents d'information de l'OPIC. Le Bureau reconnaît que les agents d'information ne sont peut-être pas en mesure de répondre à toutes les questions possibles. Lorsqu'une question est complexe, le client peut soumettre une demande soit au moyen du mécanisme de rétroaction en ligne, soit au moyen du Centre de services à la clientèle et demander qu'elle soit transmise à un échelon supérieur. La demande doit expliquer pourquoi il s'agit d'une question complexe ou nuancée.

5. Tour de table

• S. Vasudev demande s'il y aurait un problème à ne plus envoyer les décisions finales par courrier recommandé, mais plutôt par les voies utilisées pour l'envoi des décisions non finales (courrier ordinaire, courriel). Il n'y a eu aucune opposition de la part de l'un ou l'autre des participants à la réunion du CPB.

• J. Hurkmans annonce que les divisions électrique et mécanique sont en train d'embaucher de nouveaux examinateurs de brevets. Les personnes intéressées ont jusqu'au 31 octobre à minuit pour poser leur candidature.

6. Prochaine réunion et mot de la fin

• La prochaine réunion du CPB est prévue pour le mardi 19 février 2019 à 13 h, Place du Portage, Phase 1, salle 24-G.

La séance est levée à 15 h 15.