Direction générale et direction :
Office de la propriété intellectuelle du Canada (OPIC)
Raison d'être :
L'Office de la propriété intellectuelle du Canada (OPIC) doit déterminer les perceptions des clients et intervenants au sujet de son énoncé de vision : « devenir le chef de file des OPI ». L'OPIC sera alors en mesure d'établir s'il lui faut élaborer des initiatives de communication connexes et exprimer plus fermement ses futures priorités liées à la prestation de services, ainsi qu'appuyer l'établissement d'une feuille de route pour réaliser sa vision. Les résultats de cet exercice serviront de point de départ pour mesurer le rendement de l'OPIC en ce qui concerne ses priorités énoncées.
Résultats et avantages prévus :
L'information recueillie au cours de cet exercice a trait aux opinions et attentes des principaux clients et des intervenants de l'OPIC relativement à la façon dont ils perçoivent le futur « chef de file des OPI », ainsi qu'à leurs points de vue sur la manière d'atteindre cet objectif. En définissant clairement son énoncé de vision, l'OPIC sera mieux en mesure d'atteindre ses objectifs à long terme. Ces renseignements seront aussi indispensables à l'élaboration du plan stratégique quinquennal de l'OPIC.
Renseignements sur la recherche :
L'information qualitative a été réunie au moyen de groupes de discussion et de tables rondes. Le public cible était constitué des agents de la PI d'Ottawa, Montréal, Toronto, Edmonton, Calgary et Vancouver.
Marché :
Les consultations ont été conçues et animées par l'Unité de gestion des relations avec la clientèle de l'OPIC. À part les frais de déplacement, aucun coût supplémentaire n'a été engagé.
Discussion des groupes de consultation de l'OPIC
Rapport des participants : « OPI de premier plan » - Groupes de discussion des agents
Le 11 avril 2007
Gestion des relations avec les clients (GRC)
Office de la propriété intellectuelle du Canada (OPIC)
Contenu
- But
- Méthodologie
- Organisation des groupes de discussion
- Résultats des groupes de discussion
- Conclusions et prochaines étapes
A. But
- Comprendre la vision que les agents de Propriété Intellectuelle (PI) ont d'un « Office de la propriété intellectuelle (OPI) de premier plan »
- Comprendre la façon dont l'Office de la propriété intellectuelle du Canada (OPIC) fonctionne par rapport à cette vision.
- Obtenir le point de vue des agents de PI sur les priorités de l'OPIC pour les cinq prochaines années.
- Comprendre comment l'OPIC peut mieux servir la communauté des agents de PI.
B. Méthodologie
- On a tenu sept groupes de discussion avec des agents entre le 19 et le 26 février 2007.
- Trois ont eu lieu avec des agents de brevets (Ottawa, Montréal et Edmonton); trois avec des agents de marques de commerce (Toronto, Calgary et Vancouver) et un avec des agents qui déposent des dessins industriels (Toronto).
- La durée de chaque séance était d'environ une heure et demie.
- Les séances étaient dirigées par la Gestion des relations avec les clients (GRC).
C. Points examinés par les groupes de discussion
- Impressions générales (15 minutes)
- Qu'est-ce qu'un « OPI de premier plan »? (20 minutes)
- Qui est un « OPI de premier plan »?
- Attentes en matière de service (25 minutes)
- Priorités
- Innovation et culture de la PI (20 minutes)
- Rôle de l'OPIC, rôle de la collectivité des agents
- Autres questions (10 min.)
Avertissement
- Les commentaires obtenus dans le cadre des groupes de discussion ne sont pas « scientifiques »; les réponses peuvent être ou ne pas être statistiquement représentatives de la collectivité des agents.
- Les groupes de discussion fournissent un moyen excellent et efficace pour cerner les questions et les préoccupations au sein d'une population donnée, aux fins d'enquêtes et de suivis plus approfondis.
D. Résultats des groupes de discussion
1) Brevets
Impressions générales « Les bonnes »
- « Améliorations »
- « Base de données utilisable »
- « Examen plus rigoureux au cours des dernières années »
- « Personnel serviable — mais pas assez nombreux »
- « Le personnel n'est pas aussi insuffisant que certains le pensent »
- « Communication »
- « Gestion professionnelle »
- « Aide précieuse relative au projet de loi C-29 fournie aux agents »
Impressions générales « Les pas si bonnes »
- En général
- « Devrait faire davantage preuve de leadership »
- « Axé sur l'interne » (p. ex. procédures)
- « Remèdes à court terme et non solutions à long terme »
- Délais d'exécution
- « longs » (p. ex. examen, traitement des documents, redélivrances, Commission d'appel des brevets (CAB))
- Service à la clientèle (personnel)
- « Débordé »
- « Incohérent » (p. ex. examen)
- « Frustrant » (p. ex. interaction avec des nouveaux examinateurs)
- « Insensible »
- Services en ligne
- « Pas fiables » (p. ex. base de données)
- « Dossiers pas à jour »
Qu'est-ce qu'un « OPI de premier plan »?
Caractéristiques d'un « chef de file en matière de PI »
- Examens de qualité
- « Minutieux », « cohérents », « rigoureux », « opportuns »
- « Formule une objection définitive ou délivre le brevet »
- « Décisions claires »
- Service à la clientèle (personnel)
- « Accessible » et « réceptif »
- « Qualifié » et « bien informé »
- « Des examinateurs proactifs » — « qui collaborent avec vous »
- « Un bottin téléphonique complet »
- « On vous appelle au lieu de vous envoyer une réponse automatisée »
- « Des procédures pour résoudre des problèmes ponctuels »
- « Bon Recueil des pratiques du Bureau des brevets (RPBB) »
Caractéristiques d'un « OPI de premier plan »
- Services en ligne
- « Généralement accessibles »; « accès électronique »
- « Historique du dossier (« file-wrapper ») »; « système semblable au Système de recherche documentaire dans les demandes de brevets (SRDDB) »
- « Base de données fiable et à jour »
- « Publication de lignes directrices sur la pratique et d'articles savants »
- « Examen rapide — six jours par opposition à six semaines »
- Proactif
- « Meneur plutôt que suiveur »
- « Prend l'initiative »; « désireux de s'adapter »; « change la loi »
- « Définit ce qui est brevetable et ce qui ne l'est pas »
- « Harmonisé à l'échelle internationale »; « cohérent »
- « Mise en oeuvre simplifiée des règlements »
- « Fonctionne selon une législation bien définie »
Nommez un « OPI de premier plan »
- United States Patent and Trademarks Office (USPTO)
- « Un bon site Web et de bons services en ligne »; « innovateur »
- « Examens de grande qualité »; « bien fondé »
- « Répond aux appels téléphoniques »; « disposé à discuter des solutions »
- « Historiques du dossier électroniques (« file-wrapper ») » (SRDDB)
- « Manuel de pratiques détaillé »
- « Base de données de recherche complète »
- « Souple »
- « Respecté sur la scène internationale »
- Office européen de brevets (OEB)
- « Est en tête — sur le plan technique (p. ex. bases de données)
- « Substantiel, cohérent et avancé » (p. ex. examen)
- « Impose la discipline »; « écarte des demandes insensées »
- « Site Web proactif »; « historique des dossiers consultable »; « SRDDB »
Priorités concernant l'amélioration des services
Priorité la plus élevée
- Examens de qualité (complets, cohérents, fondés et opportuns)
- Services en ligne complets (p. ex. historique du dossier (« file-wrapper »), etc.
- Proactivité
- Réagir rapidement aux modifications législatives
- Proposer des changements à la loi « Les examinateurs pensent par euxmêmes »
- Les examinateurs font des suggestions,
- formulent des objections.
Autres attentes en matière de service
- Délais d'exécution raisonnables
- Frais raisonnables
- Historique du dossier (« file-wrapper ») en ligne
- Dépôt en ligne fiable et facile à utiliser
- Base de données fiable, précise et à jour
- Site Web — publie tous les renseignements
- État des dossiers disponible en ligne
- Personnel facile à joindre par téléphone
- Recherches de grande qualité
- RPBB à jour et amélioré
- Normes de service claires
Innovation et culture de la PI
Rôle de l'OPIC …
- « Être un Bureau des brevets de qualité »
- Bien faire son travail
- Éducation du public
- Banque de conférenciers — Faire davantage preuve de dynamisme
- Une plus grande présence régionale
- Faire participer des organismes professionnels (p. ex. ingénieurs)
- Interaction avec des praticiens
- p. ex. des groupes de discussion, des réunions, des séminaires
- Forums de discussion en ligne
- Appui à l'innovation dans les lois sur la PI
Rôle de la collectivité des agents…
- Éducation du public
- Présentation d'exposés, Banque de conférenciers
- Éducation auprès des professionnels
- Appui à l'OPIC
- Assister aux réunions du Comité de consultation mixte (CCM)
- Participer aux consultations de l'OPIC
- Prestation de bons services à la clientèle
Autres
L'assurance de la qualité devrait porter sur :
- la qualité des recherches
- Application des recherches
- Recherche d'antériorité efficace
- des rapports clairs
- Premier rapport détaillé
- Revendications étayées
- Arguments fondés et détaillés
- la formation
- Connaissances propres aux domaines
- Savoir interpréter les antériorités
- Rejets étayés (avec suggestions)
2) Marques de commerce
Impressions générales « Les bonnes »
- Service à la clientèle (personnel)
- « serviable », « respectueux », « accessible », « réceptif »
- Frais
- « Relativement bon marché »; « droits raisonnables »; « encourageant pour les petites et moyennes entreprises (PME) »
- Services en ligne
- « Site Web convivial »; « possibilité de dépôt en ligne »; « bonne capacité en ligne, mais limitée »
- Examen
- « Premier quartile » (p. ex. délais d'exécution); « examen compétent »; « prévisible»
Impressions générales « Les pas si bonnes »
- Délais d'exécution
- « Longs » (premier rapport, examen secondaire, décisions dans les procédures d'opposition, établissement du calendrier de la Commission des oppositions des marques de commerce)
- Service à la clientèle
- « Il est difficile de joindre les examinateurs »
- « Insensibles » (les examinateurs)
- « Heures d'ouverture » (trois heures de retard — Vancouver)
- Examen
- « Incohérent » (résultats des recherches et interprétation du manuel)
- « Rigide »
- Service en ligne
- « Bancal »; « peu évidente » (base de données)
- « Irrégulière » (vitesse)
Qu'est-ce qu'un « OPI de premier plan »?
Caractéristiques d'un « OPI de premier plan »
- Examens de qualité
- « Approfondi »; « cohérent »; « opportun »; « prévisible »
- « Toutes les questions soulevées dans le premier rapport »
- « Examen rapide »
- Service à la clientèle (personnel)
- « Accessible »; « réceptif »
- « Bien formé »; « bien informé »; « expérimenté »
- « Surveillance des examinateurs subalternes »
- « Bilingue »
- « Communication par courriel, en ligne »
- « Propose des solutions aux problèmes »
- « Présence régionale »
- Services en ligne
- « Service informatisé »; « tout est accessible en ligne »; « tous les services sont offerts en ligne »
- « Services fiables »; « Confiance en les opérations électroniques »
- Base de données
- « Utile »; « à jour »; « fiable »
- « Totalement consultable » (tous les champs)
- Proactif
- « Recueille des commentaires et les met en pratique »
- « Ouvert aux changements »; « apporte des changements aux lois sur la PI »
- « Global » (dans son approche de la PI)
- Intégrité
- « Reconnaissance à l'échelle mondiale »; « cohérence »; « applicable »
Nommez un « OPI de premier plan »
Nommer un « OPI de premier plan »…
- USPTO
- « Délais d'exécution »
- « Services en ligne »; « tout est en ligne »
- « Accessibilité en ligne des documents »
- « Dossier électronique (« file-wrapper”) »; « historique des dossiers en ligne »
- « Accès direct à des personnes »; « communication par courriel »
- « Base de données à jour »
- Office de l'harmonisation dans marché intérieur (OHMI) et OEB
- « Tout est en ligne »
- « Les dépôts touchent plusieurs États »
- IP Australia
- « Rapide »
Priorités concernant l'amélioration des services
Priorité la plus élevée
- Services en ligne complets
- Examens de qualité (approfondis, cohérents, prévisibles et opportuns)
- Service à la clientèle (personnel)
- Personnel réceptif et bien informé
- Accès direct à des personnes
- Accès par courriel aux examinateurs
- Interaction accrue
Autres attentes en matière de service
- Toutes les interactions et les soumissions offertes en ligne
- « Historique du dossier (« file-wrapper ») » en ligne
- Dépôt des pièces jointes en ligne
- État des demandes en ligne
- Communications plus claires / plus simples (réponses aux examens)
- Application uniforme du manuel d'examen
- Mises à jour en temps réel du manuel d'examen
- Rendre le processus d'opposition moins cher et plus efficace
- Limiter le nombre de prorogations (oppositions)
- Procédures d'opposition disponibles à l'échelle régionale
Innovation et culture de la PI
Rôle de l'OPIC …
- Assurer l'éducation du public
- Collaboration avec des partenaires (universités, Conseil de recherche en sciences naturelles et en génie du Canada (CRSNG), etc.)
- Éducation axée sur les entreprises et intégrée à d'autres activités
- Facilité d'accès en ligne (URL)
- Améliorer l'intégrité de la PI
- Interagir avec des intervenants
- p. ex. : groupes de discussion, réunions, séminaires
- Forums de discussion en ligne
- Encourager le recours à des agents de PI
- Appuyer l'innovation relative aux lois sur la PI
Rôle de la collectivité des agents…
- Assurer l'éducation du public
- p. ex. : présentation d'exposés, séminaires
- Assurer l'éducation des examinateurs
- Trouver un équilibre entre les objectifs liés à l'enregistrement et les objectifs commerciaux des clients
- Se montrer ferme (dans la défense des demandes)
- Procéder à la révision interactive de la jurisprudence
Autres
Amélioration de la formation des examinateurs …
- Spécialisation
- Études dans des domaines spécifiques
- Examinateurs propres à des entreprises ou des demandeurs
- Interprétation du manuel (et des énoncés de pratique)
- Beaucoup trop rigide actuellement
- Paliers d'intervention
- c.-à-d. l'ombudsman pour les marques de commerce que les examinateurs peuvent consulter au sujet de cas particuliers
- Mentorat assuré par des examinateurs principaux
- Énoncés de pratique examinés par une personne ayant une formation juridique
3) Dessins industriels
Impressions générales
- « Surchargé »
- « Incohérent »
- « Insensible »
- « Délais d'exécution longs »
- « Pas transparent » (examen)
- « Conventionnelles » (politiques et approches)
- « Moins formel que d'autres OPI »
Qu'est-ce qu'un « OPI de premier plan »?
Caractéristiques d'un « OPI de premier plan »
- Examens de qualité
- « Examens conformes à la loi et à la jurisprudence »
- « S'engage à octroyer la PI selon le manuel »
- « Expéditifs » (délais de traitement)
- Services en ligne
- « Disponibilité généralisée de l'information publique »
- « Conférence sur le Web »
- Service à la clientèle
- « Capacité de répondre aux besoins des clients »
- « Normes de service établies »
- Progressif et proactif
- « Pousse les frontières des droits de PI et des lois sur la PI »
- « Participe à l'élaboration des lois »
- « Faire preuve de dynamisme »
- « Pratiques internationales harmonisées »
Nommez un « OPI de premier plan »
Nommer un « OPI de premier plan »…
- United Kingdom Patent Office (UKPO)
- « Rapide »
- « Peu coûteux »
- « Service complet » (sur le Web)
- « Souci du service à la clientèle »
- « Modifications législatives »
- « Cour des brevets »
Attentes en matière de service
Priorité la plus élevée
- Examens de qualité (approfondis, cohérents, opportuns)
- Progressifs
- Enregistrements multiples
- Maximisation des droits des clients, ainsi que de leurs possibilités (p. ex. : durée plus longue, acceptation des variances, etc.)
- Service à la clientèle (Personnel réceptif et bien informé)
Attentes en matière de service
- Des lignes directrices rigoureuses (p. ex. examen)
- Accès facile aux renseignements (p. ex. des renseignements sur les clients, les politiques et les procédures)
- Responsabilisation (p. ex. quand les normes de service ne sont pas respectées)
- Élimination des obstacles à l'enregistrement
- Des services abordables
Innovation et culture de la PI
Rôle de l'OPIC …
- « Ce n'est pas son rôle principal »
- Accent sur des examens de qualité exécutés en temps utile
- « Être un facilitateur et non un obstacle à l'obtention des droits de PI »
- Éducation du public
- p. ex. un site Web réellement performant
- Vendre, promouvoir la PI au sein du gouvernement
- « Défendre la PI »
Rôle de la collectivité des agents …
- Tenir des rencontres avec l'OPIC
- Offrir des commentaires
- Éduquer les clients (ainsi que les clients potentiels)
- p. ex. allocutions et exposés présentés à des établissements postsecondaires
- Vendre la propriété intellectuelle à l'échelle internationale
- Faire du lobbying auprès du gouvernement en vue des modifications législatives
E. Conclusions et prochaines étapes
Conclusions
Les commentaires provenant de tous les groupes de discussion font ressortir un certain nombre de thèmes communs.
- Examen
- Améliorer l'accès aux examinateurs.
- Faire en sorte que les examinateurs soient plus réceptifs.
- Actualiser la formation des nouveaux examinateurs de façon à améliorer la cohérence dans le processus d'examen et de délivrance.
- Services en ligne
- Améliorer les données et les services actuellement offerts.
- Offrir de nouveaux services en ligne.
- Délais d'exécution
- Progrès continus réalisés dans la réduction des délais d'exécution.
- Réduction des délais d'exécution pour ce qui est des procédures d'opposition.
- Innovation / proactivité
- Faire preuve, en tant qu'organisation, de proactivité et d'innovation.
- Prendre l'initiative relativement aux modifications législatives et réglementaires.
- Innover dans la prestation de services.
Prochaines étapes
- La haute direction de l'OPIC examinera les commentaires de ces groupes de discussion pour déterminer d'autres possibilités d'amélioration des services.
- Les améliorations de service proposées seront intégrées dans le plan d'amélioration continue des services de l'OPIC.
Discussion des groupes de consultation de l'OPIC
Introduction par l'animateur (10 minutes)
Objectifs
- Comprendre votre vision de ce en quoi consiste un « office de la propriété intellectuelle de premier plan »
- Déterminer si l'OPIC obtient de bons résultats par rapport à cette vision
- Comprendre vos priorités par rapport à l'OPIC pour les années à venir
- Déterminer comment l'OPIC peut mieux vous servir
Règles de base
- Participez
- Une personne à la fois
- Il n'y a pas de bonnes ou de mauvaises réponses
- Soyez francs
- Confidentialité
- Profitez du processus
Ordre du jour provisoire
A. Introduction (10 minutes)
- Objectifs, règles de base
- Participants
- Questions
B. Définition d'un « office de la PI de premier plan » (20 minutes)
- Qu'est-ce qu'un « OPI de premier plan »?
- Évaluation
C. Croissance des entreprises et innovation (20 minutes)
- Comment un « OPI de premier plan » doit-il soutenir la croissance des entreprises et l'innovation?
- Évaluation
D. Approche axée sur le client (20 minutes)
- Comment un « OPI de premier plan » doit-il servir ses clients?
- Évaluation
E. Culture de la PI (15 minutes)
- Comment un « OPI de premier plan » doit-il promouvoir une culture de la PI?
- Évaluation
F. Récapitulation (5 minutes)
- Observations finales
Questions provisoires pour les groupes de consultation
B. Définition d'un « office de la PI de premier plan » (20 minutes)
1. L'Office de la propriété intellectuelle du Canada (OPIC) est bien déterminé à devenir un « office de la propriété intellectuelle (OPI) de premier plan ». À votre avis, quelles sont les caractéristiques d'un « OPI de premier plan »?
- L'animateur écrit les réponses
2. Quelle importance aura pour vous chacune de ces caractéristiques au cours descinq prochaines années?
- L'animateur invite les participants à évaluer l'importance de chaque caractéristique(élevée (E), moyenne (M) ou faible (F)).
3. À votre avis, quel est le rendement de l'OPIC par rapport à chacune de cescaractéristiques?
- L'animateur invite les participants à évaluer le rendement de l'OPIC par rapport à chaquecaractéristique (E-M-F).
4. Comment évalueriez-vous le rendement d'autres OPI par rapport à chacune de cescaractéristiques?
- L'animateur invite les participants à évaluer le rendement d'autres OPI par rapport aux mêmes caractéristiques (E-M-F).
C. Croissance des entreprises et innovation
5. Comment un « OPI de premier plan » devrait-il appuyer la croissance des entreprises etl'innovation?
- L'animateur écrit les réponses.
6. À votre avis, quelle importance revêt chacun de ces rôles?
- L'animateur invite les participants à évaluer l'importance de chaque rôle (E-M-F).
7. À votre avis, quel est le rendement de l'OPIC par rapport à chacun des rôles que vousvenez d'énumérer?
- L'animateur invite les participants à évaluer le rendement de l'OPIC par rapport à chaque rôle (E-M-F).
8. À votre avis, quel rôle doivent jouer les agents en vue d'appuyer la croissance desentreprises et l'innovation?
- L'animateur écrit les réponses.
9. À votre avis, lequel parmi ces rôles est le plus important?
- L'animateur invite les participants à évaluer les rôles (E-M-F).
D. Approche axée sur le client
10. Comment un « OPI de premier plan » peut-il le mieux servir ses clients?
- L'animateur écrit les réponses.
11. Quelle importance aura pour vous chacun de ces rôles au cours des cinq prochainesannées?
- L'animateur invite les participants à évaluer l'importance de chacune de cescaractéristiques (élevée (E), moyenne (M) ou faible (F)).
12. À votre avis, quel est le rendement de l'OPIC par rapport à chacun de ces rôles?
- L'animateur invite les participants à évaluer le rendement de l'OPIC par rapport à chacunde ces rôles (E-M-F).
13. À votre avis, quelles devraient être les cinq grandes priorités de l'OPIC en matièred'amélioration des services pour les cinq prochaines années?
- L'animateur écrit les réponses.
E. Culture de la PI
14. Un des volets de la mission de l'OPIC consiste à favoriser l'utilisation du régime de lapropriété intellectuelle et à encourager l'invention, l'innovation et la créativité au Canada. Comment un « OPI de premier plan » peut-il le mieux s'y prendre pour atteindre ces objectifs?
- L'animateur écrit les réponses.
15. Quelle importance aura pour vous chacune de ces approches au cours des cinq prochaines années?
- L'animateur invite les participants à évaluer l'importance de chaque approche (élevée (E), moyenne (M) ou faible (F)).
16. À votre avis, quel est le rendement de l'OPIC par rapport à chacune de ces approches?
- L'animateur invite les participants à évaluer le rendement de l'OPIC par rapport à chaqueapproche (E-M-F).