Réunion du Comité de pratique en brevets DB/IPIC - Mardi 8 juin 2021

Mardi 8 juin 2021, de 13 h à 15 h

Par vidéoconférence

Présents

Coprésidentes : Virginie Ethier et Jenna Wilson

Membres : Scott Vasudev, Christine Piché, Serge Meunier, Jeff Leuschner, Jean-Charles Grégoire, Shauna Paul et Patricia Folkins

Invités : Patrick Cyr, Doug Milne, Jeffrey Orser et Jeremy McLean

Secrétaire : Marie-Claude Gagnon

 

Points

1. Présentation

V. Ethier souhaite la bienvenue aux participants à la réunion du Comité de pratique en brevets (Le Comité).

2. Approbation du procès-verbal

Le procès-verbal de la réunion du Comité du 23 février 2021 est accessible en ligne et est considéré comme approuvé. L'Institut de la propriété intellectuelle du Canada (IPIC) communiquera avec l'Office de la propriété intellectuelle du Canada (OPIC) si des modifications sont nécessaires.

3. Mises à jour de l'OPIC

3.1 Modernisation de la TI (MTI)

V. Ethier indique que la modernisation de la technologie de l'information (MTI) est sur la bonne voie. Le Bureau collabore avec deux experts-conseils et un sous-expert-conseil en utilisant le modèle de développement agile. Plusieurs trousses de travail sont parallèlement en cours d'élaboration, tant pour les systèmes internes (« dorsal ») que pour les systèmes clients (« frontal »). La Direction des brevets (DB) est le responsable opérationnel et le client informé de cette initiative. Vingt-deux (22) personnes de la DB travaillent à temps plein sur la MTI (directeurs, chefs de section, analystes opérationnels, examinateurs, etc.). L'élaboration se fait en tenant compte des éléments que les agents ont indiqués être des irritants et des éléments manquants des systèmes existants, et en tenant compte des mesures prises dans d'autres administrations et dans le cadre des initiatives de transformation des activités. Certains agents de brevets sont également directement impliqués.

J. Wilson demande des exemples de produits livrables, afin d'avoir une idée de la portée de la MTI. V. Ethier répond que les communications seront envoyées dans les mois à venir avec plus de renseignements sur les trousses de travail et leur séquence, et que cette séquence pourra être examinée plus en détail au cours de la prochaine réunion du Comité.

J. Wilson souligne qu'il est important que les systèmes actuels soient fiables, de sorte que même si l'amélioration des systèmes actuels n'est pas une priorité, compte tenu de ceux qui sont remplacés pendant la MTI, il reste encore du travail à faire pour assurer la fiabilité entre-temps.

3.2 Diligence requise

S. Vasudev indique que le Bureau est toujours en train d'ajuster le processus pour les cas de rétablissement avec la diligence requise et que le volume de ces demandes est plus élevé que prévu. On observe de près les dates pertinentes. Les premières décisions devraient être prises cette semaine.

J. Wilson demande si les décisions seront facilement accessibles. S. Vasudev répond qu'une liste devrait être disponible en ligne. Le Bureau examine également la possibilité d'ajouter à son site Web des renseignements sur les conséquences d'un défaut de paiement lorsque la diligence est requise ainsi que des moyens supplémentaires de fournir ces renseignements, par exemple, sous forme de webinaire. Les demandes qui sont en cours de traitement donnent l'impression qu'il peut y avoir une certaine confusion, particulièrement pour les demandeurs non représentés. Il indique que la norme de diligence requise s'applique à l'intégralité de l'éventail des communications, par exemple, entre le Bureau et l'agent, entre l'agent et l'agent étranger, et entre l'agent étranger et le demandeur.

J. Wilson demande si l'on pouvait observer des tendances en ce qui a trait aux motifs invoqués dans les demandes. S. Vasudev répond que la participation des services de taxes de maintien et les jours désignés sont des thèmes récurrents.

J. Leuschner demande ce qui arrive aux dates d'échéance intermédiaires pendant l'attente du traitement d'une demande à date d'échéance. Il cite un exemple où il n'a pas été en mesure de payer les taxes de maintien pour 2021 parce que le rétablissement de la diligence requise concernant les taxes de maintien pour 2020 était toujours en cours. S. Vasudev répond que le demandeur devrait être en mesure de présenter des observations sur d'autres questions pendant qu'il attend pour la décision. S. Vasudev répond également qu'il étudiera cette question.

J. Leuschner se demande où le Bureau se positionnera dans le large éventail d'exigences possibles pour établir une diligence requise. S. Vasudev répond que les refus initiaux à envoyer sous peu ne devraient pas être uniquement interprétés comme une indication de la position du Bureau dans cet éventail, mais comme une indication du niveau de preuve requis. Les observations actuelles semblent indiquer qu'il est nécessaire de sensibiliser les clients aux exigences, car les refus sont principalement liés à des arguments ou à des renseignements insuffisants. Les décisions sont rédigées de façon à préciser les renseignements qui pourraient manquer dans la présentation et qui pourraient convaincre le commissaire que le seuil de diligence requise a été atteint.

3.3 Loi sur les frais de service (LFS)

C. Piché rappelle aux participants que, conformément à Loi sur les frais de service (LFS), les clients sont maintenant admissibles à recevoir un pourcentage des frais payés si le Bureau ne respecte pas la norme de service liée au service qui a été payé. Le Bureau a affiché sur son site Web des renseignements sur la LFS. Elle indique que si une norme de service n'est pas respectée en raison d'une faute du Bureau, une correspondance à cet effet sera envoyée au client dans un délai d'un mois pour refuser la remise des frais. Si aucune réponse n'est reçue après 1 mois, la remise sera émise. Elle ajoute également que toutes les normes de service ont été respectées en avril.

J. Wilson demande si cette correspondance sera ajoutée à la Base de données sur les brevets canadiens (BDBC). S. Vasudev répond que oui, la lettre de remise en vertu de la LFS est stockée dans le dossier et peut être consultée dans la BDBC.

3.4 Salles de courrier régionales

D. Milne annonce que le Bureau cessera ses services dans les salles du courrier régionales (Ottawa, Vancouver, Montréal, Edmonton, Toronto) en juillet. Ces salles sont fermées au public depuis mars 2020 en raison de la pandémie. La correspondance en ligne est toujours préférée, mais si les clients souhaitent continuer la correspondance papier, ils peuvent envoyer du courrier recommandé à la salle de Gatineau. Le Bureau travaille actuellement à permettre la correspondance en lots en ligne.

J. Wilson indique qu'il est possible que certains agents aient adopté le dépôt électronique comme nécessité pendant la pandémie, mais qu'ils souhaitent retourner aux dépôts sur papier dans les bureaux régionaux lorsque cela sera possible à nouveau. J. Leuschner ajoute que les dépôts sur papier dans les bureaux régionaux peuvent être utiles au moins dans des circonstances particulières. S. Paul indique qu'elle utilise toujours des présentations sur papier et est préoccupée par le fait que la fermeture des bureaux régionaux arrive très bientôt.

D. Milne invite l'IPIC à fournir les commentaires des agents qui prévoient retourner aux présentations sur papier après la levée des restrictions liées à la pandémie, y compris les commentaires sur la façon dont ils souhaitent que cette question soit traitée et sur les circonstances particulières, le cas échéant, où les présentations sur papier sont souhaitées. D. Milne tentera également de rejoindre S. Paul (et d'autres membres, au besoin) pour discuter de la façon de faciliter la transition.

3.5 Chèques postdatés

D. Milne indique que le Bureau a cessé d'accepter les chèques postdatés en février 2021. Tous les chèques postdatés sont retournés avec une note expliquant ce changement. Toutefois, la réception d'un chèque postdaté n'est pas fréquente.

4. Services à la clientèle – Mécanisme de rétroaction en ligne (MRL)

4.1 Erreurs et malentendus

L'IPIC fait remarquer que, de façon générale, les agents semblent connaître un taux plus élevé d'erreurs et de malentendus ainsi qu'une frustration accrue à l'égard des réponses du Mécanisme de rétroaction en ligne (MRL). Les agents qui « connaissent » les noms et les numéros des analystes ont recours à la communication directe pour résoudre leurs problèmes. L'IPIC demande des éclaircissements sur la façon dont le MRL est traité ainsi que sur les tendances des erreurs signalées et leurs causes. Par exemple, l'IPIC est préoccupé par les taux d'irrégularités dans la correspondance entrante et sortante. Certains agents ont été informés que le traitement des réponses reçues est plus rapide, et ont constaté que leurs demandes sont parfois négligées et ne font pas l'objet d'un traitement approprié de la part du Bureau.

C. Piché répond que l'équipe de la qualité a rédigé un rapport sur le MRL pour l'exercice de mars 2020 à mars 2021. Selon ce rapport, l'augmentation du taux d'erreurs est une combinaison de circonstances :

• Passage de la correspondance entrante et sortante vers la correspondance numérique.
• Le délai de 6 mois suivant la mise en œuvre du Traité sur le droit des brevets a été atteint en mai.
• Les jours désignés ont provoqué la publication simultanée de nombreux avis (environ 10 000 avis en une seule journée).

Elle ajoute que le taux d'erreurs peut refléter les changements de processus nécessaires pour répondre à la pandémie de COVID-19. Pendant une période en 2020, en vue de poursuivre le traitement des demandes ayant un effectif touché par la pandémie, le Bureau a suspendu l'utilisation d'un processus de contrôle de la qualité (CQ) pour certains documents, ce qui a probablement contribué à l'augmentation du taux d'erreurs. Le processus de contrôle de la qualité est maintenant utilisé à nouveau.

En ce qui a trait au système du MRL, C. Piché répond que le Bureau met en œuvre une mise à jour du système d'acheminement interne, y compris une approche échelonnée des demandes de renseignements. Lorsqu'un client sélectionne une option avec le système du MRL, la question est acheminée à une personne responsable du triage au sein des Brevets. Pour les questions opérationnelles, c'est le gestionnaire des opérations. La personne responsable du triage examine la question et, le cas échéant, affecte la question à l'équipe appropriée pour qu'elle y réponde. Le membre approprié de l'équipe examine la question et répond au client. Des rapports périodiques sur la qualité sont également fournis.

Elle ajoute que le système d'acheminement interne du MRL est en cours de mise à jour afin de fournir une plus grande précision quant aux questions. Le système de surveillance a été mis à jour afin de permettre à tous les chefs d'équipe de consulter les interactions liées au MRL, afin qu'ils puissent surveiller les interactions entrantes et sortantes et s'assurer que des mises à jour sont fournies aux clients.

J. Wilson suggère la mise en place d'un système de classement des réponses reçues, qui pourrait ensuite être utilisé dans le cadre de l'évaluation des membres du Bureau responsables des réponses.

4.2 Suivis

L'IPIC demande si les suivis des réponses initiales du MRL sont suivis, car, lorsque les agents tentent de suivre, on leur demande plutôt de réinitialiser le contact.

C. Piché répond que oui, les réponses du MRL sont maintenant suivies. Toutefois, le système du MRL permet d'envoyer des courriels, mais ne permet pas de recevoir les réponses subséquentes de la part des clients. Il s'agit d'un problème lié au système que le Bureau n'est pas en mesure de mettre à jour pour le moment. Dans les cas où une enquête plus approfondie est nécessaire, les employés sont priés d'envoyer des mises à jour aux clients, soit par courriel à partir du système du MRL (malheureusement, les clients ne pourront pas participer à un dialogue), soit par courriel d'un membre du Bureau lorsqu'on demande au client de fournir de plus amples renseignements. À l'avenir, on demande aux employés de clore les tickets du MRL seulement après la fin de l'enquête.

J. Wilson demande ce que les agents peuvent faire s'ils veulent donner suite à une question particulière. C. Piché répond que l'objectif est d'éviter de créer un nouveau MRL pour une même question. Le format du courriel d'un membre du Bureau n'est pas encore finalisé, mais elle vérifiera si les coordonnées de quelqu'un seront incluses. J. Wilson suggère la création d'une adresse électronique générique pour les demandes de renseignements sur l'état. S. Vasudev indique que cette idée sera prise en considération.

4.3 Options plus précises

L'IPIC indique qu'il serait utile que le formulaire du MRL fournisse des options plus précises pour préciser le type de service. Par exemple, les utilisateurs qui veulent soumettre un MRL concernant une réponse au rapport d'un examinateur qui n'apparaît pas dans la BDBC risquent de ne pas savoir s'ils doivent choisir « Processus d'examen », « Perdu/mauvais acheminement du courrier » ou « Publications », ou s'ils obtiendront une réponse différente s'ils choisissent une option par rapport à l'autre.

C. Piché répond que l'interface externe pour les clients est intégrée à l'ensemble de l'OPIC (Direction des brevets, Commission d'appel des brevets, Direction des marques de commerce et des dessins industriels, Commission des oppositions des marques de commerce, Direction des services aux entreprises). Par conséquent, l'interface externe restera la même pour le moment. Elle indique toutefois que, tel que discuté précédemment, l'acheminement interne propre aux brevets des questions relatives au MRL est en cours de mise à jour. L'objectif est d'affecter la question à l'interne à l'équipe appropriée plus rapidement et de mieux caractériser les problèmes des clients. La mise à jour du système d'acheminement interne signifie que, quelle que soit l'option sélectionnée par le client dans l'interface du MRL, le Bureau devrait acheminer la question vers l'employé approprié.

J. Wilson demande si cela signifie que le Bureau ne se fie pas vraiment à la catégorie de présentation sélectionnée dans le formulaire du MRL. C. Piché répond que les questions liées à la mise à jour de l'état des dossiers sont transmises au Centre de services à la clientèle (CSC), mais que d'autres options en matière de brevets sont réacheminées à l'interne.

5. Services numériques

5.1 Historique complet des dossiers (y compris les réimpressions)

L'IPIC réitère qu'il est important qu'un historique complet des dossiers, y compris la correspondance de l'hôte, soit mis à la disposition du public pour téléchargement sur le site Web de l'OPIC.

C. Piché répond que le Bureau est au courant de ce problème particulier en ce qui concerne la BDBC, puisqu'il a été mentionné au cours de la vaste recherche sur l'utilisation effectuée auprès d'agents de brevets dans le cadre de la MTI. L'organisation est actuellement en phase de planification pour les investissements en TI souhaités pour l'exercice en cours, et des mises à niveau de la BDBC sont proposées (y compris la mise en ligne de toute la correspondance de l'hôte). Bien que la grande partie de la capacité de TI soit affectée à la MTI, la mise à niveau de la BDBC est une priorité. La capacité de répondre à cette question dépendra des priorités de l'OPIC dans le prochain budget.

5.2 État de la nouvelle interface de dépôt électronique de demande et des ID de transmission

L'IPIC demande un rapport sur l'état de diverses questions techniques liées à l'interface de dépôt électronique. L'IPIC ajoute qu'il est important que l'interface de dépôt électronique soit perçue comme fiable et indique qu'il ne s'agit pas d'une question que la modernisation de la TI peut traiter, car elle devrait être abordée plus tôt. L'IPIC suggère de fournir des documents d'attestation à des fins de téléchargement, à l'instar du système de dépôt électronique des dessins industriels et/ou le calcul des algorithmes de hachage des documents téléversés pour affichage sur une page Web de confirmation, que l'utilisateur peut imprimer et enregistrer.

C. Piché répond que les problèmes suivants ont été réglés le 13 mai 2021 :

• ID de transmission reçu par le client qui ne correspond pas à l'ID de transmission reçu par l'OPIC.
• Indication que la déclaration confirmant le droit a été abandonnée lors de la récupération du « travail en cours ».
• L'agent confirme la perte de courriels lors du rechargement (travail en cours et téléversement du fichier HTML).

Toutefois, elle indique que le problème de l'extraction incorrecte des pièces jointes lorsqu'une ébauche de demande est récupérée du « travail en cours » est toujours en cours. Il a été constaté que lorsqu'une ébauche de demande contenant des pièces jointes stockées a été récupérée du travail en cours, les pièces jointes risquent de ne pas être restaurées correctement. Une pièce jointe peut être omise, tandis qu'une autre est jointe deux fois. Si l'utilisateur ne corrige pas cette erreur avant de présenter la demande, la demande manquera une partie. Ce problème semble apparaître soit par intermittence, soit dans certaines conditions. Elle demande que les clients communiquent directement avec l'équipe de TI de la DB s'ils constatent ce problème (ic.cipopbit.ic@canada.ca).

En ce qui concerne la suggestion de documents d'attestation à des fins de téléchargement, elle indique que cette question est à l'étude.

J. Wilson demande si le problème réglé en ce qui concerne l'ID de transmission a également réglé le problème connexe de l'horodatage. Avant, l'ID de transmission temporaire et l'horodatage générés dans l'aperçu d'un fichier étaient conservés. En ce qui concerne l'horodatage, l'utilisateur voyait l'horodatage de l'aperçu, de sorte que, en théorie, le dossier pourrait avoir un horodatage indiquant une date différente de la date de dépôt. Elle demande si l'horodatage reflète maintenant correctement le moment du dépôt. C. Piché répond qu'elle effectuerait une vérification et qu'elle lui communiquerait les résultats.

5.3 Paiement des frais de maintien suivants au moyen du dépôt d'une demande divisionnaire

L'IPIC indique que la nouvelle interface de demande énumère uniquement les frais de maintien de rattrapage pour le dépôt d'une demande divisionnaire et non les frais de maintien à venir, et que cela pose toujours un problème lorsque les frais de maintien suivants seront exigibles peu après la date de présentation. L'IPIC ajoute que certains présentent des instructions pour payer les frais de maintien suivants en utilisant un compte de dépôt dans une lettre d'accompagnement, mais que cette tentative de paiement échoue parfois : parfois, l'instruction est ignorée et, parfois, les frais sont marqués comme étant payés, mais ne sont pas débités du compte de dépôt. L'IPIC demande que les frais de maintien suivants soient ajoutés à la liste déroulante des frais à payer.

C. Piché répond que ce problème a déjà été capturé au cours de la recherche sur les utilisateurs par les agents de brevets et qu'il sera mis en œuvre dans le cadre de la MTI. À ce stade, le Bureau recommande à l'utilisateur de payer tous les frais indiqués pour la demande divisionnaire et d'utiliser par la suite la correspondance générale pour payer les autres frais. Elle ajoute que la page sur les frais de la demande de dépôt électronique sera mise à jour avec ces instructions afin d'améliorer la clarté.

5.4 Ajout de la date d'échéance des frais de maintien dans le panier du portail de paiement des frais de maintien

L'IPIC demande s'il serait possible d'ajouter la date d'échéance des frais de maintien lorsque le panier est affiché juste avant le paiement, car cela serait utile comme moyen de vérification.

C. Piché répond que le Bureau n'a pas fait état de cette amélioration des services de TI dans l'arriéré prioritaire de la MTI et qu'il ne l'a pas saisi comme fonctionnalité souhaitée au cours de la recherche sur les utilisateurs par les agents de brevets. Elle indique qu'il serait utile de comprendre l'importance de cette fonctionnalité – essentielle, très importante, bien d'avoir – et que cette amélioration souhaitée sera ajoutée à l'arriéré d'améliorations des services du portail de paiement des frais de maintien et hiérarchisée en conséquence. J.-C. Grégoire désigne cette fonctionnalité comme « bien d'avoir ».

5.5 Mise à jour de la BDBC pour indiquer qu'un brevet est réputé périmé

L'IPIC demande des précisions sur la date de mise à jour de l'onglet « États admin » de la BDBC pour indiquer que le brevet est échu après que les frais de maintien ne soient pas payés. L'IPIC indique que certains brevetés souhaitent que l'état périmé soit mis à jour le plus tôt possible, c'est-à-dire après l'expiration du délai de surtaxe. L'IPIC suppose que la mise à jour est faite après la période de demande d'annulation de la péremption réputée et demande que, si tel est le cas, le breveté puisse accélérer le changement de l'état en présentant une lettre confirmant que la péremption était intentionnelle.

C. Piché répond que le Bureau est au courant de ce problème particulier en ce qui concerne la BDBC, puisqu'il a été mentionné au cours de la vaste recherche sur l'utilisation effectuée auprès d'agents de brevets dans le cadre de la MTI. L'organisation est actuellement en phase de planification pour les investissements en TI souhaités pour l'exercice en cours, et des mises à niveau de la BDBC sont proposées (y compris l'affichage de l'état actuel ou réel). Bien que la grande partie de la capacité de TI soit affectée à la MTI, la mise à niveau de la BDBC est une priorité.

En ce qui concerne la politique sur le moment où l'état est changé à périmé, S. Vasudev demande à l'IPIC ce qui est le plus important pour eux.

J. Leuschner répond qu'il serait logique que la BDBC soit mise à jour 6 mois après le délai manqué, c'est-à-dire après que le cas puisse être rétabli sans faire preuve de diligence requise. L'utilisation d'un état comme « réputé périmé » serait un reflet approprié de l'état. J. Wilson ajoute qu'un avertissement peut être inclus pour indiquer que l'état peut être annulé, avec une explication de ce que signifie « réputé périmé ».

S. Paul ajoute que le terme « périmé » devrait être réservé pour la période après la fin de la période et qu'un terme différent devrait être utilisé lorsque la période est écourtée, par exemple, pour défaut de paiement de frais de maintien. Elle suggère que l'état soit « échu » après que des frais de maintiens n'aient pas été payés.

J. Leuschner ajoute qu'il est important de comprendre ce que signifient les étiquettes utilisées et la façon dont elles sont appliquées. J. Wilson indique que le site Web de l'OPIC comprend une page fournissant une telle explication.

S. Vasudev indique que le Bureau examinera cette question d'état.

5.6 Caractères illisibles

L'IPIC indique qu'il semble qu'une personne qui traite la correspondance entrante n'ait pas de jeux de polices de caractères communs installés sur son ordinateur. Par conséquent, la correspondance parfaitement lisible est illisible dans la BDBC. Un exemple peut être consulté à l'adresse suivante : https://brevets-patents.ic.gc.ca/opic-cipo/cpd/fra/brevet/2874061/images.html?page=25&frenchDocType=Poursuite-Amendment&englishDocType=Prosecution-Amendment&modificationDate=20201211&scale=25&rotation=0&type=number_search&objectName=A1001001A21A29A93943G15159&numPages=27

L'IPIC a déjà rencontré ce problème et a constaté que la cause semblait être le texte décoré (gras, souligné) ou quelque chose du même ordre. L'IPIC indique que le texte manquant de l'exemple ci-dessus est décoré, et non une police spéciale, par exemple, pas des lettres grecques, car celles-ci apparaissent correctement ailleurs dans le même document. L'IPIC ajoute également que ce problème ne semble pas se produire lors de la présentation d'un PDF ayant un jeu de polices de caractères complet intégré.

C. Piché répond que le Bureau examinera cette question.

5.7 Disponibilité incohérente des protestations dans la BDBC

L'IPIC croit comprendre que les lettres de protestation devraient être rendues accessibles en ligne, mais pas l'art antérieur présenté avec les lettres. L'IPIC fait remarquer que les lettres types envoyées aux demandeurs avant le 30 octobre 2019 étaient claires à l'égard de cette politique, mais que le texte des nouveaux avis ne l'est pas. Certains agents ont découvert que des lettres de protestation étaient accessibles en ligne, et d'autres ont trouvé que ce n'était pas le cas, et les agents d'information leur ont dit qu'ils doivent être commandés pour 10 $.

C. Piché demande si l'IPIC peut proposer un libellé qui clarifie les lettres types.

En ce qui a trait à l'accessibilité en ligne des lettres de protestation, C. Piché répond que le Bureau examinera le processus de traitement de ces documents avec les employés. Elle demande également à l'IPIC de fournir des numéros de demande par l'entremise du MRL dans le cadre du processus de recherche et d'examen de brevets, afin que le Bureau puisse enquêter sur ce qui s'est produit pour toute demande qui semble avoir été traitée incorrectement.

S. Vasudev confirme que les lettres de protestation devraient être accessibles en ligne, mais pas l'art antérieur présenté avec les lettres.

6. Opérations

6.1 Mise à jour sur les lettres erronées de péremption présumée de brevets

L'IPIC demande si le Bureau a commencé à envoyer de la correspondance pour corriger les avis de péremption réputée qui ont été envoyés plus tôt cette année sans préavis de surtaxe, et indique qu'à la mi-mai les agents ne semblaient pas avoir reçu de correspondance à cet effet.

C. Piché répond que l'omission d'avis de surtaxe semble être liée à des problèmes liés à la correspondance électronique sortante. Le Bureau continue d'enquêter sur cette situation afin de cerner la correspondance qui n'a pas été envoyée aux clients et de corriger les brevets touchés. De plus, les serveurs de courriel seront changés dans les prochaines semaines. En ce qui a trait aux avis visant à corriger les avis de péremption réputée, elle indique que le contenu de ces avis a été examiné, mais qu'elle croit qu'ils n'ont pas encore été envoyés. Elle assurera un suivi.

6.2 Réponses insatisfaisantes au MRL

L'IPIC signale que plusieurs agents ont tenté de discuter avec le MRL, mais qu'ils ont été informés qu'il est impossible d'entamer un dialogue pour résoudre un problème. Par exemple, un agent dépose une plainte ou une demande de renseignement. La première réponse du MRL démontre que le répondant n'a pas répondu à la question. L'agent tente de répondre par courriel pour clarifier la question et une deuxième réponse du MRL indique à l'agent qu'il n'est pas autorisé à répondre à une réponse du MRL avec une autre question et qu'il doit soumettre sa question par la poste, par télécopieur, par correspondance générale ou par une nouvelle demande au MRL.

L'IPIC fait remarquer que, dans un processus de soutien « normal », lorsqu'un billet est créé, il reste ouvert jusqu'à ce que le problème du client soit résolu et qu'il y a un dialogue entre le client et le personnel de soutien, et demande donc la raison pour laquelle les clients de l'OPIC sont tenus de présenter un nouveau billet lorsqu'ils tentent de poursuivre le dialogue sur un billet existant. L'IPIC demande :

• Qui répond aux demandes de renseignements au MRL?
• Est-il possible d'avoir le nom et le numéro de téléphone de la personne qui fournit la réponse du MRL afin que l'agent puisse communiquer directement avec elle pour apporter les précisions nécessaires?

Les réponses à ces questions sont abordées au point 4 ci-dessus.

6.3 Temps de réponse pour résoudre les questions opérationnelles ou stratégiques

L'IPIC signale une autre question liée aux problèmes de l'interface de dépôt électronique et du MRL : les agents sont particulièrement frustrés lorsqu'ils ne reçoivent pas de réponse opportune à leurs demandes (par lettre ou par MRL) concernant les erreurs de dépôt. Lorsqu'il est question d'une date de dépôt ou de l'état d'une demande divisionnaire, un manque de réactivité peut même entraîner une demande de contrôle judiciaire parce que l'agent estime qu'on doit prendre des mesures pour conserver les droits du demandeur.

L'IPIC propose une norme de service plus stricte pour répondre aux demandes de règlement d'un problème de dépôt, d'entrée dans la phase nationale ou de présentation d'une demande divisionnaire. Si un problème est renvoyé à la Section de la politique aux fins d'enquête ou si l'on prévoit que l'enquête de la demande prendra plus de deux semaines, le demandeur devrait recevoir un avis indiquant que sa demande fait l'objet d'une enquête dans un délai prévu ainsi qu'un nom et un numéro de téléphone que le demandeur peut appeler pour obtenir une mise à jour.

C. Piché répond que le Bureau améliore le suivi des réponses aux clients en fournissant davantage d'outils aux employés. Cela permet aux chefs d'équipe de constater les progrès sur les questions en surveillant les délais de résolution. Une surveillance améliorée permet de déceler certaines incohérences dans les réponses et de mettre en œuvre une formation ou des outils supplémentaires, au besoin. Le suivi supplémentaire permet également de s'assurer que des mises à jour périodiques sont fournies.

En ce qui a trait au délai de résolution des questions, elle indique que les questions de TI et de politiques peuvent prendre des semaines ou des mois à résoudre. Le Bureau traite ces questions le plus rapidement possible. L'option d'envoyer un courriel intermédiaire au client pendant le traitement du problème a été mise en place pour pouvoir se concentrer sur la qualité des réponses.

6.4 Flux de travail pour les codes du DAS de l'OMPI incorrects

L'IPIC indique que le flux de travail du Bureau pour les codes du Service d'accès numérique (DAS) incorrects, qui ne comprend pas l'envoi d'une lettre de courtoisie confirmant que le code du DAS a été vérifié, constitue un problème, malgré la possibilité pour les agents de vérifier eux-mêmes le DAS de l'Organisation mondiale de la propriété intellectuelle (OMPI) afin de s'assurer que le Bureau a accédé au document de priorité.

L'IPIC fait remarquer que l'existence d'une lettre de courtoisie indiquant qu'il y a un problème de récupération du document de priorité est essentiellement une déclaration selon laquelle le demandeur n'a pas respecté le paragraphe 74(1) des Règles sur les brevets. Même si un avis en vertu du paragraphe 74(4) des Règles sur les brevets n'est pas envoyé, une personne qui examine des années plus tard l'historique des dossiers peut conclure que le paragraphe 74(1) des Règles sur les brevets n'a jamais été respecté, malgré l'absence d'avis. On a également constaté que les codes du DAS sont traités de manière incohérente par le Bureau. Par exemple, un analyste confirme à un demandeur que le code du DAS présenté est « acceptable », même si le DAS de l'OMPI montre que le Bureau n'a pas accédé au document de priorité. En outre, on ne sait pas si des renseignements d'accès dans le DAS de l'OMPI seront accessibles à l'avenir pour confirmer que le Bureau a accédé au document de priorité.

L'IPIC réitère que les demandeurs ont besoin de preuves positives dans l'historique des dossiers canadiens, qui soient manifestes pour le public, que le commissaire a convenu que toute erreur alléguée dans le code du DAS a été rectifiée et indique qu'une lettre de confirmation dans l'historique des dossiers serait idéale.

C. Piché demande des éclaircissements : l'IPIC demande-t-il de recevoir une lettre de courtoisie confirmant que le DAS est correct, même dans les cas où il n'y a pas de correspondance préalable indiquant que le code du DAS est incorrect? J. Wilson répond non, mais on devrait confirmer que l'erreur dans le code du DAS a été corrigée lorsqu'une lettre de courtoisie a été envoyée pour indiquer qu'il y avait un problème de récupération du document de priorité et pas seulement dans les cas où un avis en vertu du paragraphe 74(4) des Règles sur les brevets a été envoyé. C. Piché répond que le Bureau étudiera la possibilité d'ajouter une lettre de courtoisie confirmant l'accès au document de priorité après avoir reçu une correspondance indiquant qu'il y a un problème de récupération du document de priorité. Elle ajoute également que la demande visant à déterminer si le code du DAS est acceptable a été intégrée à la MTI.

6.5 Récupération des demandes de priorité chinoises par l'entremise du DAS de l'OMPI

L'IPIC fait remarquer qu'il semble y avoir un problème d'accès aux documents des demandes de priorité chinoises. Lorsque le Bureau tente d'accéder aux demandes chinoises, le temps d'attente pour obtenir une demande du bureau déposant est tellement long que le Bureau y renonce et envoie un avis en vertu du paragraphe 74(4) des Règles sur les brevets. Le DAS indique que l'OPIC attend une réponse du bureau demandeur, et on ne sait pas si la faute revient à l'associé chinois qui n'a pas correctement rendu la demande accessible, à l'Administration nationale de la propriété intellectuelle de la République populaire de Chine (CNIPA) ou au Bureau. L'IPIC demande si le Bureau peut apporter des éclaircissements à cet égard.

C. Piché répond qu'en janvier, l'appui du DAS a informé le Bureau de certaines questions relatives à la récupération des demandes chinoises. À notre connaissance, le problème est un lien rompu avec la CNIPA. La question aurait été résolue en quelques semaines.

6.6 Traitement des « articles non numérisables »

L'IPIC demande si le nouveau processus de dépôt électronique du Bureau signifie que les demandeurs constateront une amélioration de la qualité des dessins publiés par le Bureau et s'il est prévu de mettre à jour la pratique des « articles non numérisables ». L'IPIC indique qu'il semble possible d'inclure des PDF avec couleur dans la BDBC et demande si cela s'applique aussi à Techsource. L'IPIC demande :

• L'OPIC peut-il maintenant conserver exactement le même PDF qui a été présenté et l'utiliser comme dessins publiés, ou, à tout le moins, convertir les PDF pour conserver le plus de résolution possible?
• L'OPIC peut-il maintenant conserver une copie des documents PDF originaux qui sont déposés et les rendre accessibles à titre de renseignements supplémentaires?

C. Piché répond que, pour l'instant, le Bureau maintient le traitement actuel des documents. Toutefois, la demande de maintien de la qualité des dessins présentés a été intégrée dans la MTI.

6.7 Lettres transitoires de « nouvelle acceptation »

L'IPIC demande, pour les demandes admises avant le 30 octobre 2019, une confirmation que le Bureau enverra toujours des lettres indiquant que la demande a été acceptée de nouveau après le rétablissement et l'examen, de sorte que le demandeur dispose d'un délai d'avertissement suffisant pour déposer des demandes divisionnaires. L'IPIC indique qu'il préférerait un préavis d'un mois.

S. Vasudev répond que pour les demandes qui ont été abandonnées pour défaut de répondre à un avis d'acceptation envoyé le 29 octobre 2019 ou avant, le Bureau continuera d'envoyer une lettre d'avis de nouvelle acceptation après le rétablissement de ces demandes. Cette pratique a été établie en vertu des anciennes Règles sur les brevets et est prévue à l'article 78.52 transitoire de la Loi sur les brevets. La pratique prendra fin lorsque le dernier cas admissible possible qui peut être rétabli le 31 août 2021 sera par la suite accepté à nouveau.

En ce qui a trait au délai défini en vue de fournir un délai d'avertissement suffisant pour déposer une demande divisionnaire, il ajoute que la norme de service à la clientèle indique que l'OPIC enverra un accusé de rétablissement de la demande de brevet dans le mois suivant la réception d'une demande conforme et le paiement des frais prescrits. Après le rétablissement, la demande est renvoyée à l'examen, puis acceptée à nouveau. Les délais opérationnels et les délais d'examen peuvent varier, et les délais maximaux prévus par les normes de service et de rendement publiées ne devraient pas être considérés comme des lignes directrices. Enfin, à la date de nouvelle acceptation, la lettre d'avis de nouvelle acceptation sera envoyée et une date de délivrance sera établie dans les systèmes du Bureau. La date de délivrance est donnée selon un calendrier automatisé de préparation technique du brevet et est actuellement fixée à 6 semaines à compter du mardi suivant la date de nouvelle acceptation.

6.8 Déclaration relative au droit

L'IPIC demande si le Bureau peut confirmer si la déclaration d'un représentant légal (comme elle est formulée dans les anciennes Règles sur les brevets) est acceptable comme déclaration relative au droit en vertu de l'article 54 des Règles sur les brevets actuelles. Si tel est le cas, il serait utile que le Recueil des pratiques du Bureau des brevets (RPBB) soit mis à jour pour indiquer que cela est acceptable.

S. Vasudev répond que le Bureau ne s'oppose pas à la présentation d'une déclaration selon laquelle le demandeur est le représentant légal de l'inventeur en vertu de l'alinéa 54(2)a) des Règles sur les brevets. Le Bureau n'a pas l'intention de modifier le RPBB à cet égard, car le RPBB indique clairement ce qui est énoncé dans les Règles sur les brevets. Si un avis de conformité est envoyé par le Bureau après la réception d'une déclaration de représentant, le Bureau, s'il en est informé, retire l'avis.

6.9 Registre téléphonique

L'IPIC demande : Le Bureau tient-il un registre des appels téléphoniques (entrants ou sortants)? Quels renseignements sont enregistrés? Comment peut-on accéder à ces renseignements pour une demande ou un brevet donné?

C. Piché répond que le CSC tient une base de données des coordonnées des clients pour les appels téléphoniques.

Elle ajoute que le Bureau tient un registre dans le format Excel des appels téléphoniques reçus pour plusieurs équipes opérationnelles. Les renseignements enregistrés comprennent le nom, le numéro de téléphone, le numéro de dossier et quelques mots sur l'objet de l'appel. Les renseignements sont utilisés pour saisir la réception d'un appel à la ligne téléphonique générale et pour s'assurer que les appels sont retournés. Ces renseignements ne sont pas facilement accessibles, c'est pour cette raison que le Bureau tente de passer des appels téléphoniques au MRL, en préparation de la transition vers de nouveaux systèmes lorsqu'ils seront disponibles.

6.10 Courrier ordinaire du PCT envoyé au mauvais agent

L'IPIC indique qu'il y a eu des cas où PCT International a envoyé les mauvais colis aux mauvais agents.

C. Piché répond qu'il s'agissait d'une erreur de traitement manuel et que l'on a rappelé aux employés l'importance d'accorder une attention particulière aux détails. Elle ajoute que le Bureau espère que l'utilisation du service de poste électronique de Postes Canada empêchera ce problème à l'avenir.

7. Examen

7.1 Citation des pages Web dans les rapports

L'IPIC indique que, à l'occasion, les examinateurs citent des pages Web comme art antérieur. Laissant de côté leur fiabilité comme références d'art antérieur, il est parfois difficile de trouver la référence parce que l'examinateur n'a pas fourni un lien hypertexte approprié. L'IPIC estime que si l'on permet aux examinateurs de citer des références de cette nature, ils ont besoin d'une formation pour s'assurer qu'ils fournissent suffisamment de renseignements au demandeur pour trouver le même document. Les exemples suivants sont fournis : 2943197, rapport daté du 29 avril 2021 et 2897832, rapport daté du 3 mai 2020.

S. Meunier répond que les examinateurs ont reçu une formation leur permettant de fournir suffisamment de renseignements pour permettre aux clients de déterminer et de trouver les documents cités, y compris lorsque des pages Web sont citées. Il ajoute que la citation de sites Web est parfois nécessaire pour des renseignements qui peuvent ne pas avoir une publication plus officielle, en particulier dans les arts qui ne sont pas bien représentés par de telles publications. Cela n'empêche pas les difficultés résultant, par exemple, d'erreurs d'écriture ou de liens rompus. Dans de tels cas, il indique que le client devrait communiquer avec l'examinateur pour obtenir des éclaircissements. En ce qui concerne le premier exemple (« 197 »), le site Web fourni dans le rapport a été déplacé ou supprimé depuis la rédaction du rapport. Toutefois, grâce à l'utilisation du site Web Wayback Machine, il devrait être possible de consulter le contenu du site Web avant sa suppression. En ce qui concerne le deuxième exemple (« 832 »), la citation du site Web contient une espace accidentelle dans l'adresse. L'adresse fonctionne une fois que l'espace est supprimé. Ces deux problèmes auraient pu être résolus en communiquant avec l'examinateur.

S. Meunier ajoute que plus tôt aujourd'hui, on a demandé aux chefs de section de rappeler à leurs examinateurs de s'assurer que tout site Web cité est bien défini, par exemple, en faisant de l'adresse un lien réel dans le rapport et en la mettant à l'essai pour confirmer son fonctionnement.

7.2 Citation des pages Web dans les demandes et ordre des dessins

L'IPIC demande une mise à jour sur les questions en suspens suivantes : la citation des pages Web dans les descriptions de demandes et les dessins présentés en dehors de l'ordre établi.

S. Meunier répond qu'il n'y a toujours pas de décision concernant ces deux questions. Le Bureau a été surchargé de travail pour préparer la consultation publique sur l'énoncé de pratique et, par conséquent, il n'a pas eu suffisamment de temps pour faire avancer ces questions. Il faut préparer des exposés de position et les présenter au comité de pratique interne. Cela devrait se produire avant la prochaine réunion du Comité.

7.3 Entrevues d'examinateurs par l'entremise de Teams ou de vidéoconférence

L'IPIC indique que les agents ont eu des expériences positives liées aux vidéoconférences avec les examinateurs d'autres bureaux de brevets et qu'il est également très utile d'être en mesure de partager des écrans et d'envoyer des documents par courriel pour s'assurer que tous les participants à une entrevue étudient la même chose. L'IPIC demande si le Bureau pouvait mettre en place une politique pour les vidéoconférences et les communications par courriel.

S. Meunier répond que les examinateurs ont le pouvoir discrétionnaire d'effectuer des vidéoconférences à l'aide de l'outil approuvé par le ministère : MS Teams. L'utilisation de cet outil dépendra de l'examinateur et de sa situation particulière. Les vidéoconférences pourraient remplacer les entrevues en personne et, dans certains cas, être beaucoup plus utiles qu'un appel téléphonique, car les écrans peuvent être partagés pour que tous les participants à la vidéoconférence étudient le même document.

Il ajoute que, comme nous l'avons vu lors des réunions précédentes du Comité, l'envoi de documents par courriel aux examinateurs ne peut pas être supporté pour le moment parce que l'OPIC est tenu de conserver toutes ces communications dans le dossier de poursuite. Toutefois, le Bureau ne peut pas empêcher les clients de présenter un document à l'examinateur par voie de correspondance ordinaire.

7.4 Double brevet

L'IPIC demande des éclaircissements sur l'approche adoptée par les examinateurs en ce qui concerne le chevauchement éventuel (double brevet provisoire) au cours de l'examen, dans le cas où il y a deux (ou plusieurs) demandes en co-instance. L'IPIC demande :

• Est-il exact que les examinateurs doivent attendre qu'une demande de brevet soit déposée avant de soulever un chevauchement?
• Quelles demandes un examinateur examine-t-il lorsqu'il entreprend un examen?
  • Par exemple, la recherche d'inventeur ou la recherche du premier demandeur devraient-elles permettre de saisir toute demande déposée antérieurement et en co-instance, et, dans l'affirmative, l'examinateur les examinera-t-il même si l'examen n'a pas été demandé dans ces autres cas?
  • Est-ce que des recherches ultérieures ont été effectuées pour rechercher les dépôts ultérieurs des mêmes inventeurs ou demandeurs?
  • L'examinateur examine-t-il de façon proactive les demandes PCT qui n'ont pas encore été introduites au Canada avec les mêmes inventeurs ou demandeurs?
• À quels moments l'examinateur est-il susceptible de déceler un chevauchement, en plus de la recherche initiale?
  • Les examinateurs effectuent-ils une recherche ou un examen plus poussés à l'étape de l'approbation pour déterminer s'il y a chevauchement possible ou sont-ils en mesure de le faire?

S. Meunier répond que le double brevet (qu'il s'agisse d'une même invention ou d'un double brevet relatif à une évidence) n'est qu'une irrégularité dans une demande une fois qu'il y a un brevet. Tout double brevet possible entre deux demandes en co-instance n'est pas une irrégularité. Par conséquent, une irrégularité de double brevet ne sera soulevée dans le rapport d'un examinateur qu'une fois qu'un brevet sera délivré.

Il ajoute que, conformément à l'article 18.06.03 du RPBB intitulé « Demandes en co-instance » : « Lorsque deux demandes appartenant au même demandeur définissent des inventions qui ne sont pas brevetables de façon distincte l'une de l'autre, l'examinateur informera le demandeur de l'existence d'une possibilité d'un problème de double brevet. Préférablement, cela se fait dans un rapport pour chacune des deux demandes (lorsqu'un rapport est justifié […]), aux fins de s'assurer que le demandeur est bien au courant du problème possible. » Peu importe que l'examen ait été demandé au sujet de la demande en co-instance trouvée, le risque de double brevet sera soulevé pendant l'examen de la demande. En l'absence d'irrégularités dans une demande, la demande sera admise même s'il y a risque de double brevet : le Bureau n'a pas le pouvoir d'émettre un rapport d'examinateur sur la seule base de quelque chose qui n'est pas une irrégularité.

En ce qui concerne les recherches, S. Meunier répond que les conditions des recherches et le type de recherche diffèrent selon de nombreuses variables : les recherches peuvent être reportées pour un certain nombre de raisons pour le premier rapport, et il y a des recherches complémentaires qui peuvent se produire plus tard dans le cadre de l'examen. Quant aux généralités :

• Pour chaque demande qui passe à l'acceptation, une recherche du premier demandeur sera effectuée au moins une fois.
• Une recherche du premier demandeur doit être effectuée, sauf dans les cas où les recherches du premier demandeur antérieures ont été effectuées assez tard pour tenir compte des demandes PCT à la phase nationale introduites tardivement (c.-à-d. si la recherche du premier demandeur a été effectuée après 45,5 mois à compter de la date de dépôt).
• Il n'est pas nécessaire que les examinateurs recherchent des demandes ultérieures, bien que les paramètres de recherche du premier demandeur couvrent les demandes en co-instance déposées jusqu'à un an après la date de dépôt de la demande faisant l'objet d'un examen.
• Les examinateurs n'examinent pas de façon proactive les demandes PCT qui n'ont pas été introduites pendant la phase nationale pour toute question de double brevet possible.

Il ajoute que le double brevet possible ou réel peut être soulevé à tout moment pendant l'examen et que cela peut dépendre du moment où une recherche est effectuée, de la présence de renseignements pertinents dans des poursuites à l'étranger ou du travail d'un autre examinateur travaillant sur une demande en co-instance. L'enregistrement des recherches à la fin de chaque rapport devrait indiquer toutes les recherches effectuées.

8. Nouvelle pratique – Objets

Les membres de l'IPIC font part de leur première impression sur la pratique récente en matière d'objets brevetables en vertu de la Loi sur les brevets (https://www.ic.gc.ca/eic/site/cipointernet-internetopic.nsf/fra/wr04860.html). Les sujets abordés comprennent l'incidence de la pratique, les décisions récentes du commissaire, la façon dont les examinateurs appliquent la pratique, les inventions mises en œuvre par ordinateur, le rôle de l'interprétation téléologique et le caractère physique des éléments contenus dans les revendications.

J. McLean informe l'IPIC que le Bureau est en train de réviser plusieurs chapitres du RPBB afin d'intégrer la nouvelle pratique. On prévoit que les consultations sur les chapitres révisés commenceront avant la fin de l'année, et l'IPIC pourra présenter des commentaires sur les modifications proposées.

9. Tour de table, prochaine réunion et mot de la fin

Aucun point n'est soulevé pendant le tour de table.

La prochaine réunion du Comité de la pratique en brevets aura lieu le 16 novembre 2021, à 13 h, probablement par vidéoconférence – à confirmer.

La séance est levée à 15 h 40.