Réunion du Comité de pratique DB/IPIC - Mardi 17 novembre 2020

Le mardi 17 novembre, de 13 h à 15 h

 

Par vidéoconférence

 

Présents

Coprésidentes : Virginie Ethier et Jenna Wilson

 

Membres : Scott Vasudev, Christine Piché, Serge Meunier, John Pivnicki, Jeff Leuschner, Jean-Charles Grégoire et Louis-Pierre Gravelle

Invités : Patrick Cyr, Jeremy Mclean, Krista Rooney, Claire Plumb

Secrétaire : Marie-Claude Gagnon

 

Points

 

1. Présentation

J. Wilison souhaite la bienvenue aux participants à la réunion du Comité de pratique en brevets (CPB).

 

2. Approbation du procès-verbal

Le procès-verbal de la réunion du 9 juin 2020 (disponible en ligne) est approuvé.

3. Nouvelle pratique subséquemment à une instance judiciaire

S. Vasudev présente la nouvelle pratique sur l'Objet brevetable en vertu de la Loi sur les brevets, disponible au http://www.ic.gc.ca/eic/site/cipointernet-internetopic.nsf/fra/wr04860.html (« nouvelle pratique »), qui inclut deux documents : la pratique et une liste d'exemples. Il félicite l'équipe des pratiques pour avoir réussi à publier la nouvelle pratique si rapidement. Il indique que le Recueil des pratiques du Bureau des brevets (RPBB) sera mis à jour à la lumière de la nouvelle pratique; une version révisée proposée des chapitres 12, 17, 18, 22 et 23 devrait être disponible aux fins de consultation au printemps. À la lumière de la grande portée des changements prévus, la période de consultation proposée sera probablement de huit semaines.

 

J. Wilson indique qu'elle a été impressionnée par la rapidité avec laquelle la nouvelle pratique a été fournie, mais exprime sa déception quant au fait que l'Institut de la propriété intellectuelle du Canada (IPIC) n'a pas été consulté au sujet de son contenu. Elle demande si l'on valoriserait que l'IPIC fasse une présentation avant les consultations formelles sur les mises à jour du RPBB qui ferait l'objet de considérations avant que la majorité des travaux de rédaction soit entreprise. S. Vasudev répond que les commentaires sont toujours les bienvenus et ne sont pas limités à des consultations formelles. J. Wilson indique qu'elle consultera l'IPIC pour voir s'il y a une volonté de faire une présentation avant la tenue des consultations formelles.

 

J. Leuschner déclare qu'il a trouvé que l'interprétation de chaque élément comme étant un élément essentiel dans la nouvelle pratique était conforme à ce qui a été vu en pratique, mais qu'il a été surpris par la discussion sur l'invention réelle et comment elle diffère des éléments essentiels. Également, il demande si d'importants changements peuvent être apportés subséquemment à la consultation formelle sur les mises à jour du RPBB. S. Vasudev répond que le Bureau est toujours ouvert aux changements. Les commentaires pertinents concernent non seulement le raisonnement derrière la nouvelle pratique, mais également à savoir si elle est cohérente, claire et prévisible. Bien que les idées fondamentales derrière la nouvelle pratique ne changeront peut-être pas, la consultation et les commentaires sont tout de même importants pour tous ces autres aspects.

L.-P. Gravelle souligne que l'interprétation des décisions jurisprudentielles sur l'objet brevetable et l'interprétation des revendications par le Bureau ont été analysées deux fois par les cours au cours des dernières années et chaque fois les cours ont dit au Bureau qu'il ne respectait pas la jurisprudence. Il encourage le Bureau à faire tous les efforts nécessaires pour s'assurer que cette situation ne se produise pas de nouveau avec la nouvelle pratique. Il reconnaît qu'il y a niveau élevé de difficulté dans cette entreprise, mais souligne que ce que l'IPIC veut lorsqu'il est question d'objet brevetable est la clarté, la transparence et la compréhension que tout énoncé de pratique et révisions éventuelles du RPBB seront conformes avec l'état du droit.

J. Leuschner et J.-C. Grégoire indiquent que les exemples de la nouvelle pratique sont très utiles et que les chapitres mis à jour du RPBB devraient inclure d'autres exemples afin d'améliorer la prévisibilité, avec des exemples positifs de préférence. S. Vasudev indique que le besoin d'exemples positifs a été considéré lors de la préparation de la nouvelle pratique et le sera également lors de la mise à jour du RPBB.

 

4. Questions en matière d'examen

 

4.1 Demandes en rapport aux dessins

 

L'IPIC souligne un récent changement dans l'application des règles concernant les dessins, lesquelles demeurent essentiellement inchangées comparativement aux Règles sur les brevets précédentes. Depuis le 30 octobre, les examinateurs utilisent le paragraphe 59(10) des Règles sur les brevets pour exiger que les dessins apparaissent dans la demande dans un ordre consécutif, ce qui n'était pas le cas avant le 30 octobre, même si la règle était la même. Cela ne semble pas être une objection singulière d'un seul examinateur.

 

De plus, l'IPIC souligne l'utilisation du paragraphe 59(13) des Règles sur les brevets pour s'opposer à un dessin d'organigramme, lequel comporte naturellement du texte définissant les étapes de chaque bloc. Cependant, elle souligne que cette irrégularité a été soulevée par un examinateur en mécanique et suggère qu'un rappel à tous les examinateurs que les organigrammes avec du texte sont admissibles pourrait être utile.

S. Meunier répond qu'il n'y a eu aucun changement dans la pratique ou dans la formation concernant cette question en rapport aux dessins; il y a toutefois la possibilité que la formation sur le Traité sur le droit des brevets (PLT) ait rappelé à certains examinateurs que les dessins doivent être numérotés en ordre et, par conséquent, un plus grand nombre de ces irrégularités pourraient maintenant être détectées. Par exemple, il indique que plusieurs dessins sur la même page qui ne semblent pas être numérotés en ordre puisqu'ils ne le sont pas  de gauche à droite ou de haut en bas ne constitueraient probablement pas une irrégularité. Cependant, si les dessins sont numérotés dans le mauvais ordre d'une page à l'autre, cela constituerait probablement une irrégularité en vertu du paragraphe 59(10) des Règles sur les brevets.

J. Wilson demande si une demande avec la figure 1 sur la première page, les figures 2 et 4 sur la deuxième page et la figure 3 sur la troisième page constituerait une irrégularité. S. Meunier répond que, conformément à la formulation du paragraphe 59(10) des Règles sur les brevets, il semble que cela serait une irrégularité; le mot « consécutivement » est également utilisé au paragraphe 50(1) des Règles sur les brevets concernant les pages de la description et il est clair que cela signifie « en ordre numérique ».

 

J. Wilson indique que ce type de configuration des figures est fréquent; par exemple, pour regrouper de plus petites figures sur la même afin de réduire les taxes dans un certain nombre de juridictions. Également, les agents n'ont souvent pas accès aux figures originales et, par conséquent, changer l'ordre des figures peut être dispendieux pour les demandeurs. L.-P. Gravelle souligne que ce type d'irrégularité n'a jamais été vu avant la mise en œuvre du PLT. S. Meunier demande à l'IPIC de fournir des exemples de ce type de configuration de figures, afin qu'il puisse y avoir une discussion approfondie à ce sujet.

 

En ce qui a trait à l'utilisation du paragraphe 59(13) des Règles sur les brevets, S. Meunier répond que les organigrammes qui contiennent un peu de texte sont acceptables comme dessins; les Règles sur les brevets permettent la présence de texte dans la mesure nécessaire à leur compréhension, bien que des paragraphes complets ne seraient probablement pas acceptables. Il convient qu'un rappel aux examinateurs à cet effet pourrait être nécessaire. En ce qui a trait à la détermination de la quantité de texte acceptable dans un organigramme, J. Wilson remarque que préparer des organigrammes révisés avec moins de texte que dans les figures originales est également dispendieux et complexe pour les demandeurs.

 

4.2 Exigence relative à la numérotation des paragraphes

 

L'IPIC souligne que la numérotation des paragraphes dans le texte des demandes n'est pas requise. Cependant, lorsqu'une modification est apportée pour ajouter ou supprimer des paragraphes sans ajouter ou ajuster la numérotation, cela entraîne parfois une objection. L'IPIC réitère qu'il est difficile pour les demandeurs canadiens de faire des modifications aux mémoires descriptifs, puisqu'ils peuvent avoir seulement des copies en format PDF et pas les documents sources et, par conséquent, une certaine indulgence serait appréciée dans ces cas.

S. Meunier convient qu'il n'y a aucune exigence relative à la numérotation des paragraphes, consécutive ou autre, dans le droit canadien, et donc il n'est pas nécessaire de soulever une irrégularité dans ces cas. Il indique également qu'il y a eu des cas où les examinateurs ont incorrectement signalé des irrégularités lorsqu'il y a un paragraphe « nul »; c'est-à-dire, lorsque le demandeur supprime un paragraphe, mais conserve le numéro de paragraphe pour maintenir l'uniformité. Le Bureau fera un rappel aux examinateurs que les divergences dans la numérotation des paragraphes ne constituent pas une irrégularité dans un futur bulletin à l'intention des examinateurs (BE).

 

4.3 Résumés d'entrevues

 

L'IPIC demande de rouvrir la discussion quant à savoir si les résumés d'entrevues doivent être envoyés aux demandeurs; cela a fait l'objet de discussions en 2019 et la décision du Bureau était qu'ils ne seraient pas envoyés, puisqu'il a été déterminé au cours de la période pilote que les agents étaient divisés quant à savoir si cela était désirable et il y avait d'importants coûts internes pour le Bureau. L'IPIC demande que la question soit rouverte à la lumière de la façon dont le paragraphe 53.1 de la Loi sur les brevets est soulevé par les défendants de litiges.

 

S. Vasudev répond qu'il ne semble y avoir aucune justification pour changer la pratique actuelle; les contraintes opérationnelles n'ont pas changé et le Bureau est d'avis que les dossiers d'entrevue ne semblent pas relever du paragraphe 53.1 de la Loi sur les brevets, puisqu'ils ne constituent pas des communications écrites entre le demandeur d'un brevet et un employé du Bureau. Cependant, il indique que si le Bureau envoyait les dossiers d'entrevue aux demandeurs, le paragraphe 53.1 de la Loi sur les brevets s'appliquerait.

J. Wilson indique que l'interprétation du Bureau du paragraphe 53.1 de la Loi sur les brevets semble trop stricte : le document est une communication entre le demandeur et le Bureau et est sous forme écrite; elle croit donc que le paragraphe 53.1 de la Loi sur les brevets s'applique, que le dossier soit envoyé ou non. S. Vasudev indique que le Bureau attendra une décision jurisprudentielle concernant le paragraphe 53.1 de la Loi sur les brevets, puis révisera cette question, au besoin.

 

4.4 Vérification du titre pour les acceptations

 

L'IPIC demande si la pratique où le bon titre d'une demande (à la page 1) est vérifié avec TechSource a changé, car les agents ont remarqué plus d'incohérences entre TechSource et les titres à la page 1 au cours des derniers mois.

 

S. Meunier répond qu'il n'y a eu aucun changement dans la pratique concernant le titre, mais qu'un suivi a été effectué afin de s'assurer que les employés vérifient les titres et s'assurent qu'ils sont vérifiés et exacts. Il clarifie qu'au dépôt et à l'acceptation, il y a une vérification effectuée par le Soutien à l'examen que le titre dans TechSource et le titre à la première page de la description correspondent, autrement le titre est changé dans TechSource. Les examinateurs doivent examiner le titre à la première page de la description; si le titre sur cette première page doit être changé, l'examinateur soulèvera une irrégularité. Chaque fois qu'il y a un changement de titre à la première page de la description, le Soutien à l'examen effectue le changement du titre dans TechSource.

 

4.5 Commission d'appel des brevets (CAP)

L'IPIC demande si, maintenant que la CAP semble avoir traité une partie de ses arriérés de la Division électrique au cours de l'été, il peut y avoir un retour à une audience devant trois membres.

S. Meunier répond que bien qu'il soit vrai que le Bureau a publié plusieurs décisions du commissaire (DC) au printemps, particulièrement en mai, la même chose ne peut pas être affirmée pour la période de l'été. Puisqu'il y a toujours un important arriéré et inventaire de cas, le Bureau ne prévoit pas pour l'instant reprendre les audiences devant trois membres.

 

J. Wilson demande quelles sont les possibilités pour les cas qui ont eu une audience ou des présentations avant la nouvelle pratique sur l'Objet brevetable et qui sont toujours en suspens. S. Meunier répond qu'il vérifiera et transmettra le résultat, mais que dans ces cas, le demandeur aura probablement une autre possibilité d'être entendu si la demande n'est pas acceptée.

 

4.6 Annulation de brevets

L'IPIC indique que l'OPIC a eu une vague d'octrois accidentels de brevets à la fin de 2019 et au début de 2020 : un certain nombre de cas transitoires qui avaient été abandonnés pour le non-paiement de la taxe finale subséquemment à un avis envoyé avant le 30 octobre et qui ont été rétablis après le 30 octobre, mais plutôt que de retourner à l'examen, ils ont été retournés à l'examen et envoyés à l'octroi en même temps. Lorsque cela a été découvert,l'OPIC a communiqué avec les brevetés présumés pour demander de ravoir les« brevets » et, peu importe le résultat, a remis les demandes à l'examen. L'IPIC demande de plus amples détails sur la question et si cela été réglé avec tous les demandeurs touchés.

S. Vasudev répond que cette malheureuse situation était le résultat d'un problème de répartition des tâches qui a depuis été résolu et, par conséquent, ne se produit plus. La grande majorité des dossiers touchés ont été réglés. Il y a quelques dossiers qui font encore l'objet de discussions et, puisqu'il s'agit d'une question de nature sensible et qui a un potentiel de litiges, elle ne peut pas faire l'objet de discussions détaillées pour l'instant. Cependant, une fois tous les dossiers résolus de manière satisfaisante, une discussion plus détaillée sera possible.

4.7 Cessions au domaine public

L'IPIC demande quelle est la raison pour laquelle l'OPIC publie des avis de cessions au domaine public si de telles cessions ne sont pas reconnues comme une cession de droits prévue par la loi.

S. Vasudev répond que bien que les cessions au domaine public ne soient pas explicitement prévues dans la Loi sur les brevets ou les Règles sur les brevets, il y a une jurisprudence qui suggère que les cessions ont une valeur juridique dans certaines situations. Dans Parke-Davis Division c. Canada (Ministre de la Santé), 2002 CAF 454, au paragraphe 84, la Cour d'appel fédéral affirme :

 

Il n'y a pas de disposition dans la Loi sur les brevets qui régit l'expiration des droits de brevet par l'effet de la cession au domaine public, mais nous ne sommes pas persuadés que cela soit impossible en droit. Dans l'hypothèse où il s'agit d'une possibilité, la publication d'un avis de cession dans la Gazette canadienne du Bureau des brevets est certainement une méthode par laquelle peut s'opérer la cession de brevet au domaine public.

 

Compte tenu de la possibilité que la publication de cessions au domaine public par l'OPIC peut avoir un certain poids juridique, la pratique de l'OPIC a été de publier les avis reçus de brevetés affirmant qu'ils ont fait une cession au domaine public.L'OPIC n'adopte aucune position quant à savoir si une cession en particulier a un effet juridique et les avis publiés par l'OPIC sont formulés de manière à indiquer clairement qu'il ne s'agit que d'avis de ce qui a été déclaré par le breveté.

5. Récentes révisions du RPBB

5.1 Section 2.03.03e (prorogation de délais)

Le RPBB a été élargi pour éliminer l'énoncé que le commissaire accordera en général une prorogation de délai (PD) « jusqu'à six mois par dossier et par action » et pour indiquer plutôt qu'il l'accordera « à sa discrétion ». L'IPIC demande si cela signifie qu'il y a un changement dans la façon dont la discrétion sera exercée et s'il y a des précisions sur les lignes directrices qui seront suivies si c'est le cas.

S. Vasudev répond qu'en général, l'exercice de la discrétion n'a pas changé. Le seuil d'acceptabilité a toujours été modeste; les demandeurs doivent faire une justification raisonnable, toutefois le commissaire n'imposera pas nécessairement un interrogatoire rigoureux à toute déclaration raisonnable. Également,l'indication précédente de « jusqu'à six mois » concernant les limites d'une prorogation appliquée aux rapports de l'examinateur; le changement à une période « à sa discrétion » plus généralisée tient compte de la réalité que ce ne sont pas toutes les prorogations qui concernent les rapports de l'examinateur et, au-delà d'une mention particulière au paragraphe 131(2) des Règles sur les brevets, une telle précision du délai (c'est-à-dire, 6 mois) imposait une restriction non naturelle sur le pouvoir de discrétion du commissaire.

J. Wilson exprime une préoccupation générale que le changement entraînera plus de restrictions sur l'obtention d'une PD et demande si un processus de contrôle de la qualité (CQ) est appliqué au processus d'octroi de PD. Elle indique qu'il y a eu certaines incohérences : par exemple, deux demandes de PD pour des rapports de l'examinateur avaient le même libellé mentionnant plus de temps requis pour trouver la réponse, mais l'un des cas a ajouté « à la lumière de la COVID »; la demande mentionnant la COVID a été refusée alors que l'autre a été acceptée. Cela semble être une erreur puisque la demande mentionnant la COVID comportait également tout le libellé de la demande acceptée.

K. Rooney répond que le Bureau a une pratique indiquant que la simple mention de la COVID en soi n'est pas une raison suffisante pour la PD, mais que dans ce cas en particulier la pratique n'a probablement pas été appliquée correctement puisque si le libellé requis pour une demande acceptable était également présent, la demande aurait dû être acceptée. Elle demande à J. Wilson de fournir des exemples particuliers. C. Piché ajoute qu'il n'y a présentement aucun CQ sur l'examen des demandes de PD, mais que l'OPIC considérera d'ajouter un processus de CQ, et que la pratique relative à la COVID sera clarifiée.

J. Leuschner fait remarquer que, à l'égard du type d'explication requise, le libellé du RPBB qui mentionne l'exigence d'une simple explication a été changé pour « des explications raisonnables et détaillées ». Il demande si le seuil pour le niveau acceptable d'explications est toujours le même. S. Vasudev répond qu'il n'y a aucune intention de changement important pour ce seuil. K. Rooney confirme que les instructions de travail pour évaluer les extensions de 6 mois n'ont pas changé.

5.2 Sections 5.05.03b et 5.06.02b (confirmation de la nomination d'un agent)

L'énoncé que le Bureau enverra une confirmation de la nomination d'un agent ou d'un coagent à l'agent et à la personne nommant l'agent a été supprimé. L'IPIC demande s'il y a un changement de pratique sur ce point. Elle indique que les agents dépendent de ces avis pour confirmer que la représentation a été mise à jour et qu'ils sont également importants pour s'assurer que l'agent précédent (le cas échéant) reçoit un avis qu'il a été retiré.

S. Vasudev répond que, après le traitement de la nomination d'un nouvel agent de brevets ou d'un nouveau coagent de brevets, le Bureau enverra une lettre de courtoisie confirmant la nouvelle nomination à la personne qui a soumis la nomination. Dans la plupart des cas, il s'agit de l'agent qui vient d'être nommé. Il indique qu'il s'agit d'une continuation de la pratique du Bureau avant la mise en œuvre des nouvelles Règles sur les brevets et que l'envoi de lettres de confirmation à plusieurs personnes ou entreprises serait un fardeau inutile sur les Opérations et entraînerait de plus longs délais d'attente. Il confirme également que chaque fois qu'il y a une révocation d'un agent de brevets ou d'un coagent de brevets, l'agent révoqué recevra une lettre de courtoisie l'avisant de la révocation.

J. Wilson indique que le résultat apparent de cette procédure est que, pour une demande où une autre partie fait une demande d'une entrée en phase nationale avec la nomination d'un agent, l'autre partie recevra la confirmation de la nomination de l'agent et l'agent recevra l'avis d'entrée en phase nationale. K. Rooney confirme que cela serait le cas, mais convient que ce résultat final n'est pas désirable. J. Wilson réitère l'importance qu'un agent nommé reçoive une confirmation qu'il est nommé.

K. Rooney propose de changer la procédure afin que la confirmation soit envoyée à l'agent nommé plutôt qu'à la personne qui a soumis la nomination; un tel changement n'augmenterait pas le fardeau pour le Bureau. J. Wilson répond que cela serait préférable à la situation actuelle. K. Rooney indique que le Bureau mettra en œuvre ce changement de procédure.

5.3 Section 6.07.01 (changements de nom)

Cette section interprète l'article 125 des Règles sur les brevets comme s'appliquant seulement à un « changement de nom d'une personne ». L'IPIC indique que cela a créé une certaine confusion avec certains agents quant à savoir si cela s'applique aux partenariats et que la deuxième phrase de la section crée également de la confusion. L'IPIC propose les changements suivants :

Le Bureau est d'avis que l'article 125 des Règles sur les brevets ne s'applique qu' à un changement de nom d'une personne d'un demandeur ou breveté qui est actuellement enregistré comme demandeur ou breveté dans les dossiers du Bureau. Le Bureau n'inscrira pas de changement de nom d'un demandeur ou d'un breveté enregistré précédemment antérieur qui figure dans l'historique de propriété.

S. Vasudev convient qu'un changement de nom peut se faire pour une personne, un partenariat ou une entité commerciale. Il indique que les changements suggérés feront l'objet de considérations lors de la prochaine révision du RPBB, bien que le terme « historique de propriété » ne sera probablement pas conservé, puisqu'il semble trop technique.

6. Questions d'ordre opérationnel

Certaines questions d'ordre opérationnel associées à de la correspondance manquante ont été abordées lors d'une réunion spéciale du 11 novembre 2020 et par conséquent n'ont pas fait l'objet de discussions au cours de cette réunion.

6.1 Ordre de traitement des nominations d'agents et des révocations

L'IPIC remarque que, au cours des derniers mois, la nomination des agents n'est pas traitée aussi rapidement qu'auparavant et ne semble également pas être traitée dans l'ordre de réception; elle demande si cela est le résultat des nouvelles Règles sur les brevets ou de la COVID. L'IPIC remarque également que les nominations d'agents en masse prennent beaucoup plus de temps que les nominations d'agent individuelles et indique que ces nominations devraient être traitées avec la même priorité que les nominations individuelles.

C. Piché répond que le Bureau tente de traiter les nominations d'agents le plus rapidement possible et dans l'ordre de réception, mais que cet ordre ne correspond pas nécessairement à l'ordre de soumissions s'il y a eu des retards à l'unité de la correspondance entrante (UCE). Elle clarifie qu'il n'y a eu aucun changement dans la pratique, mais que l'équipe qui traite les nominations d'agents est également responsable du traitement d'autres types de correspondances (par exemple, les taxes de renouvellement des agents), ce qui a créé une charge de travail supplémentaire pour cette équipe et entraîné des arriérés. Elle indique que l'arriéré devrait être complètement traité dans quelques semaines.

En ce qui a trait aux nominations d'agents en masse, C. Piché indique que celles-ci ont la même priorité que les nominations d'agents individuelles, mais prennent plus de temps à traiter; en raison de la nature du système de TI actuel, chaque dossier dans une demande en masse doit être traité individuellement. Une macro a été créée pour accélérer le traitement, mais des vérifications qui prennent beaucoup de temps sont tout de même requises; de plus, certaines demandes en masse comportent un grand nombre de demandes, ce qui peut exiger plusieurs jours de traitement. Elle indique que la modernisation de la TI ciblera éventuellement cet aspect aux fins d'amélioration.

6.2 Étiquetage approprié de la correspondance d'entrée en phase nationale (EPN)

L'IPIC indique que les documents soumis avec une EPN portent parfois un étiquetage qui crée de la confusion lorsqu'ils figurent dans la Base de données sur les brevets canadiens (BDBC). Elle demande à l'OPIC de faire part de ses instructions aux analystes concernant l'appellation de ces documents. Un exemple fourni est l'étiquetage de documents associés à une demande de l'Autoroute du traitement des demandes de brevet (PPH).

C. Piché indique que lorsque plusieurs documents sont fournis avec une demande d'entrée en phase nationale, l'étiquetage approprié des documents peut créer de la confusion pour les analystes. Elle indique que placer les documents dans l'ordre approprié peut aider à réduire les cas d'erreur. Par exemple, dans le cas d'une demande PPH, l'ordre suivant devrait être utilisé :

• la demande PPH avec les pages modifiées dans le cadre de la PPH dans un seul fichier joint;
• la demande PPH dans un fichier joint suivie par les pages modifiées dans le cadre de la PPH dans un autre fichier joint.

6.3 Confirmations nécessaires pour certaines mesures liées aux demandes

L'IPIC indique que bien qu'il n'y ait pas d'obligations en vertu des Règles sur les brevets, il y a des cas où les demandeurs ont besoin de rétroaction sous la forme d'une lettre de confirmation ou de renseignements mis jour sur l'état administratif. Par exemple :

6.3.1 Confirmation que le document de priorité a été reçu lorsqu'il est soumis au moment du dépôt

L'IPIC indique que présentement la solution est de suivre la demande de priorité dans le service d'accès numérique (DAS) de l'OMPI pour voir à quel moment l'OPIC la consulte, mais même cette vérification n'est pas toujours exacte. Elle indique également qu'une confirmation du Bureau n'a pas à être nécessairement une lettre envoyée au demandeur; des renseignements mis à jour à l'onglet « États admin » de la BDBC confirmant que la copie numérique ou certifiée a été reçue ou un volet dans la BDBC indiquant la réception serait suffisant.

S. Vasudev répond que ce point a fait l'objet de discussions avec la mise en œuvre du PLT et il a été déterminé qu'envoyer une lettre pour chaque document de priorité récupéré ou reçu au dépôt serait un fardeau pour le Bureau. La récupération du document du DAS peut parfois prendre une semaine ou plus, donc cette lettre ne serait pas envoyée en même temps que toutes les autres lettres et tous les autres avis envoyés au dépôt. Plutôt, les demandeurs peuvent s'attendre à une lettre de message d'erreur du DAS ou un avis en vertu du paragraphe 74(4)des Règles sur les brevets lorsque le document n'est pas récupéré ou reçu.

S. Vasudev ajoute que bien qu'inclure un indicateur dans la BDBC pour l'état des documents de priorité pourrait faire l'objet de considérations, un tel changement nécessiterait un travail de programmation qui pourrait être complexe et prendre beaucoup de temps, ce qui, compte tenu des ressources limitées actuelles et d'autres priorités, ne serait probablement pas achevé au cours de cette année. Il indique cependant qu'un indicateur pour l'état des documents de priorité sera une exigence pour le système futur.

6.3.2 Confirmation détaillée lorsqu'une correction est apportée à une revendication de priorité

L'IPIC souligne que présentement, une lettre générique est envoyée confirmant le type de correction qui a été apporté à une revendication de priorité (par exemple,la date de priorité), mais n'indiquant pas les données corrigées (la date corrigée). L'IPIC indique qu'il est important que la correction soit expliquée de manière détaillée dans une lettre au demandeur, particulièrement lorsque la demande n'est pas publiée (et lorsque la correction est faite à la date de priorité).

S. Vasudev répond qu'il n'y a présentement qu'une seule lettre où les analystes doivent saisir des renseignements, soit la lettre de message d'erreur du DAS. Inclure une description de la correction dans chaque lettre de confirmation exigerait que les analystes saisissent un volume important de renseignement compte tenu de tous les types de corrections. De plus, inclure les renseignements corrigés dans une lettre n'est pas la meilleure référence, puisqu'il pourrait y avoir une erreur de transcription. Il indique que consulter la BDBC serait une meilleure référence, puisque la base de données représente les dossiers officiels.

J. Wilson convient que dans la plupart des cas, consulter la BDBC est suffisant, excepté lorsque la correction est apportée à la date de priorité, puisqu'au moment où il est possible de consulter la BDBC, il est trop tard pour apporter d'autres corrections. Elle réitère que pour les corrections apportées à la date de priorité, la lettre confirmant que la date a été corrigée doit également inclure la date de priorité corrigée. S. Vasudev convient que cette situation est particulière et critique et il indique qu'il vérifiera s'il serait possible de faire une exception pour les lettres confirmant une correction à une date de priorité.

6.4 Traitement uniforme des erreurs de codes du DAS

6.4.1 Lettres différentes

L'IPIC indique que la correspondance du Bureau lorsqu'un demandeur soumet un code du DAS non fonctionnel ne semble pas être uniforme. Parfois la correspondance est une lettre générique qui indique simplement que la demande n'est pas disponible dans le DAS. Parfois la correspondance est une lettre plus longue qui explique le message d'erreur reçu du DAS et que le demandeur ne semble pas s'être conformé à l'alinéa 74(1)b) des Règles sur les brevets. L'IPIC demande s'il y a une justification pour les lettres avec des formulations différentes et indique que la variation dans les lettres qui confirment ce qui est essentiellement le même problème (défaut de se conformer) peu importe la cause(code de DAS erroné ou document qui n'a pas encore été fourni au DAS par le bureau d'origine) augmente le coût du côté du demandeur.

S. Vasudev répond qu'une nouvelle lettre type a été finalisée au cours des dernières semaines; cette lettre devrait être la seule lettre envoyée aux demandeurs lorsque le code d'accès ne fonctionne pas et le message d'erreur particulier devrait être inclus dans la lettre. Il s'agit d'une lettre de courtoisie envoyée aux demandeurs. Si le demandeur n'est pas conforme (fournir un code d'accès fonctionnel ou une copie) en date de l'échéance, un avis en vertu du paragraphe 74(4) des Règles sur les brevets sera envoyé exigeant la conformité.

6.4.2 Confirmation que le code du DAS n'a pas fonctionné

L'IPIC demande une confirmation si le Bureau envoie des lettres indiquant qu'un code du DAS ne fonctionne pas, peu importe le moment auquel le code du DAS est soumis (que cela soit fait au dépôt ou après le dépôt). S. Vasudev confirme.

6.5 Plus grandes restrictions sur le retrait de l'acceptation initié par le Bureau

6.5.1 Utilisation de la lettre de retrait en vertu du paragraphe 86(17) des Règles sur les brevets

L'IPIC indique que dans un certain nombre de cas au cours des derniers mois, lorsque le Bureau a initié un retrait de l'acceptation, une lettre pour le retrait en vertu du paragraphe 86(17) des Règles sur les brevets a été envoyée au demandeur plutôt qu'une lettre expliquant que le retrait a été initié par l'examinateur, ce qui a créé de la confusion. Elle indique qu'il semble que ce problème a depuis été corrigé, mais si ce n'est pas le cas,elle demande qu'une différente lettre soit fournie lorsque le retrait n'est pas en raison de l'action du demandeur.

C. Piché indique que les analystes ont accès à deux lettres distinctes pour le retrait de l'acceptation : une pour le retrait initié par le demandeur en vertu du paragraphe 86(17) des Règles sur les brevets et une autre pour le retrait initié par le commissaire. La mauvaise utilisation antérieure des lettres était un problème de formation; les employés ont depuis reçu un rappel des étapes appropriées lors du traitement des retraits de l'acceptation intiés par le Bureau.

6.5.2 Mauvais calcul des taxes liées aux pages supplémentaires

L'IPIC souligne que les critères pour un retrait initié par le Bureau de l'acceptation comportent maintenant un retrait en raison d'un mauvais calcul des taxes liées aux pages supplémentaires, ce qu'elle ne croit pas être un motif de retrait en vertu du paragraphe 86(14) des Règles sur les brevets. Elle indique qu'un retrait de l'acceptation afin de corriger l'avis d'acceptation concernant les taxes liées aux pages supplémentaires ne semble pas être le mécanisme approprié et elle remarque également qu'il y a une différence entre le commissaire jugeant qu'une correspondance n'a pas été envoyée et le retrait actuel d'une demande de l'acceptation. Elle souligne également que, en général, le traitement d'un retrait de l'acceptation ou d'un retrait de correspondance impose des coûts supplémentaires pour le demandeur et cause de la confusion supplémentaire lorsque la taxe finale a déjà été payée.

L'IPIC fournit la suggestion suivante :

• lorsque l'erreur entraîne ou a entraîné une somme versée en trop,envoyer une lettre de correction indiquant la bonne taxe (ne pas retirer la correspondance);si une somme a été versée en trop, poursuivre avec l'octroi et offrir un remboursement de l'excédent;
• lorsque l'erreur entraînerait ou a entraîné un paiement insuffisant, mais que le demandeur a inclus une déclaration générale d'autorisation (DGA), alors envoyer une lettre de correction indiquant la bonne taxe (ne pas retirer la correspondance); si le mauvais montant de taxe est payé, poursuivre avec l'octroi et facturer la DGA si le mauvais montant de taxe est payé;
• si l'erreur entraînerait ou a entraîné un paiement insuffisant et il n'y a aucune DGA, retirer l'avis d'acceptation, mais pas l'acceptation, et envoyer un nouvel avis d'acceptation.

S. Vasudev répond que le processus actuel a été mis en place afin d'assurer que le dossier de poursuite était clair et pour atténuer la possibilité d'une perte de droits pour les demandeurs. Cependant, le Bureau examine ce processus pour voir si des améliorations peuvent être apportées pour atténuer tout de même les risques tout en améliorant également la rapidité et en réduisant la correspondance.

6.6 Octrois restreints

6.6.1 Ordre du nom des inventeurs

L'IPIC remarque que l'ordre des inventeurs sur le nouveau certificat de brevet, lequel est alphabétique, ne correspond pas à l'ordre des inventeurs sur la page couverture et demande que cela soit corrigé afin que le certificat corresponde à l'ordre sur la page couverture. J. Wilson clarifie que l'ordre voulu est l'ordre dans lequel les noms des inventeurs ont été fournis au dépôt (c'est-à-dire, l'ordre de la page couverture).

C. Piché répond que le Bureau étudie la faisabilité technique et les options pour obtenir la correspondance demandée.

 

6.6.2 Taxes liées aux pages supplémentaires

L'IPIC demande des clarifications sur le but de la taxe liée aux pages supplémentaires utilisée dans le calcul de la taxe finale : est-ce que cela s'applique seulement aux pages imprimées?

 

C. Piché répond que la taxe liée aux pages supplémentaires ne concerne pas l'impression de l'octroi, mais est plutôt un coût associé à l'administration des demandes plus larges. En moyenne, les très grandes demandes prennent plus de temps à traiter, à vérifier et à examiner que les plus petites demandes, puisqu'elles ont beaucoup plus de pages qui doivent être vérifiées et manipulées (même si c'est en format numérique). La taxe liée aux pages supplémentaires correspond à cet effort supplémentaire requis pour les très grandes demandes.

6.6.3 Nouveau processus d'octroi électronique

C. Piché présente le nouveau processus d'octroi électronique, lequel remplacera les octrois sur papier et produira un fichier PDF d'un certificat d'octroi (« le brevet »), avec signature numérique et portant un poids officiel; un deuxième fichier sera également créé, comportant le contenu du brevet octroyé rassemblé dans un seul fichier PDF. Deux options de livraison font l'objet de considérations :

• lorsque la méthode correspondance est par courriel et les fichiers PDF joints ne dépassent pas une taille prédéterminée, les deux fichiers seront envoyés par courriel; si la méthode de correspondance est par la poste ou si les dossiers sont trop larges pour être envoyés par courriel, un CD contenant les fichiers sera envoyé par la poste;
• les fichiers seront placés dans un répertoire où les clients pourront les récupérer et les instructions pour récupérer les fichiers seront envoyées par le mode de communication choisi (par la poste ou par courriel).

J. Leuschner demande si le fichier PDF contenant le document de brevet comprendra la page couverture. C. Piché répond qu'elle n'est pas certaine. J. Leuschner indique que l'inclusion de la page couverture dans le fichier était importante et ne pas l'inclure créerait un fardeau pour les agents et les demandeurs.

C. Piché indique qu'un sondage sera envoyé concernant ce nouveau processus d'octroi électronique et demande que les commentaires soient fournis au moyen de ce sondage.

7. Questions en matière de politique

 

7.1 Remboursements pour les prorogations de délais inutilisables

 

L'IPIC souligne que certaines PD accordées au cours des jours désignés (particulièrement pour les réponses aux rapports de l'examinateur) sont devenues inutiles puisque les jours désignés ont été prolongés. La position de l'OPIC a apparemment été que celles-ci ne sont pas remboursables. L'IPIC veut en discuter afin de déterminer s'il s'agit de l'interprétation appropriée.

S. Vasudev répond que si la demande de service était impossible à combler, alors c'est ce qui pourrait possiblement être défini comme une demande « inutile ». Par exemple, si une demande de prorogation relative à un rapport de l'examinateur est faite pour une période à l'intérieur de la période de jours désignés et dans une période qui dépasserait le délai de six mois à compter de la date d'envoi par la poste d'un rapport de l'examinateur, alors une telle demande sera refusée en raison de la restriction particulière prévue au paragraphe -131(2) des Règles sur les brevets. Sous cette condition, lorsque le paiement est « inutile » ou n'est autrement pas prescrit ou indéfini, il pourra alors être remboursé sous la rubrique qu'il s'agit d'une somme versée en trop. Autrement, si la demande a été faite de bonne foi et qu'il est possible d'appliquer une quelconque prorogation, alors la prorogation ne sera pas considérée comme « inutile » et un remboursement ne sera pas accordé.

 

7.2 Calcul de la date de report avec une PD

L'IPIC présente le cas suivant aux fins de considérations : un demandeur demande une PD de « 2 mois », laquelle, selon la date d'échéance et le calcul existant, entraînerait une date d'échéance du 8 octobre; la lettre d'accusé de réception accordant la PD indique que l'échéance reportée est le 7 octobre. Elle demande quelle correspondance détermine la date de rapport actuelle lorsqu'une PD est accordée : la demande du demandeur ou la réponse du Bureau. Puisque l'accord d'une prorogation est discrétionnaire, l'IPIC croit que la date indiquée dans la réponse du Bureau doit être la bonne date. Dans le scénario en particulier basé dans les faits donnant lieu à cette question, le demandeur a demandé au moyen du Mécanisme de rétroaction en ligne (MRL) si la prorogation prévue était le 7 octobre ou le 8 octobre et la réponse du MRL était que l'intention était le 8 octobre.

C. Piché répond que le cas en particulier décrit ci-dessus était une erreur unique d'un analyste des opérations et pas un problème systémique. Elle confirme que, en général, la date indiquée dans la réponse du Bureau devrait être la date de report actuelle et qu'elle représente la date inscrite dans la base de données de l'OPIC. Si pour une raison quelconque le demandeur ou l'agent a des raisons de croire qu'il y a eu une erreur, il doit utiliser le MRL pour clarifier.

 

8. Services numériques : Optimisation du site Web

C. Piché présente l'optimisation du site Web qui aura lieu en décembre, laquelle consiste en une restructuration du contenu Web afin qu'il soit plus facile à trouver, à utiliser et à comprendre. Elle indique que cette restructuration était jugée comme nécessaire, car le système actuel offre une mauvaise navigation et l'architecture de l'information et la conception du contenu rendent l'information difficile à trouver. Le contenu a été restructuré et réorganisé afin de rendre l'information plus facile à trouver. Elle souligne que l'objectif de la restructuration est de rendre l'information plus claire et plus accessible, pas de changer le contenu de l'information. Les changements comprennent :

 

• un nouveau style Canada.ca;
• un chemin de navigation fixe (le chemin qui mène à la page sur laquelle l'utilisateur se trouve);
• des pages restructurées pour une meilleure navigation;
• du contenu réécrit pour fusionner le contenu en double;
• de nouvelles pages pour correspondre à la nouvelle architecture du site ou combler les lacunes;
• du contenu transféré aux archives.

J. Wilson demande s'il y aura un réacheminement si les liens sont erronés. C. Plumb répond que, après janvier, la plateforme utilisée sera changée; le Bureau est toujours en train de recueillir des renseignements, mais la compréhension présentement est qu'il y aura des liens de réacheminement.

 

9. Tour de table, prochaine réunion et mot de la fin

J. Wilson exprime sa reconnaissance que l'OPIC maintient une attitude positive compte tenu de tous les fardeaux administratifs causés par cette année inhabituelle.

 

L.-P. Gravelle exprime que la profession dans son ensemble est impressionnée par la capacité de l'OPIC de s'adapter rapidement et de fournir un niveau élevé de service au cours de la pandémie.

 

V. Éthier souligne que les réunions régulières avec l'IPIC constituent une contribution très positive et que la communication doit demeurer ouverte alors que nous accélérons le pas dans le processus de modernisation de la TI; elle remercie l'IPIC pour sa contribution à ce projet. La prochaine réunion du Comité de pratique en brevets aura lieu le 23 février 2021 à 13 h.

La séance est levée à 15 h 10.