Le jeudi 12 décembre 2013
Présidente : Christine Genge, Smart & Biggar/Fetherstonhaugh SENCRL
Participants
OPIC
- Mesmin Pierre, co-président CCM – DI, (Directeur)
- Carla Giannetti (Gestionnaire intérimaire, Operations)
- Micheline Vincent (Gestionnaire des projets informatiques)
- Brittany Stief (analyste des politiques)
- Tracey Fitzpatrick (agente de programme)
Observateurs de l'OPIC
- Stéphanie Houle (chef d'équipe intérimaire, Examens)
- Kathleen Bracci (agente de programme)
- Connie Beauregard (analyste de la planification)
- Bruce Richardson (analyste des politiques)
Professionnels de la PI
- Christine Genge, co-présidente CCM-DI (Smart & Biggar/Fetherstonhaugh SENCRL)
- Clark Holden (Osler, Hoskin & Harcourt SENCRL) par téléconférence
- Jean Lee (Ledgley Law) par téléconférence
- Cameron Funnell (Oyen, Wiggs, Green & Mutala) par téléconférence
- Jean-Charles Gregoire (Marks & Clerk Canada)
- Stephen J. Perry, vice-président et membre d'office (Perry + Currier Inc./Currier + Kao SENCRL) par téléconférence
- Dan Raymond (G. Ronald Bell & Associates)
- Taiji Yoshino (Nelligan, O'Brien, Payne)
- Grant W. Lynds (Gowlings) par téléconférence
- Alain Provost (ROBIC, SENCRL) par téléconférence
- Sean Xiao-He Zhang (Dale & Lessmann SENCRL) par téléconférence
- Jennifer Jannuska (Deeth, Williams, Wall SENCRL) par téléconférence
Absents
- Courtney Daogoo
- Kent Fincham
- James E. Gastle (Gastles)
- Curtis B. Behmann (Borden, Ladner, Gervais SENCRL)
- Peter R. Everitt (Ridout & Maybee SENCRL)
- Kimberley Ann Lachaine (Kirby, Eades, Gale, Baker)
- James E. Longwell (Gowlings)
- Lawrence Loumes (Norton Rose Fulbright Canada SENCRL., s.r.l.)
- Michel Sofia (Bereskin & Parr SENCRL)
1. Mot de bienvenue et introduction
(C. Genge)
Bienvenue à tous.
2. Introduction
(M. Pierre)
Progrès accompli depuis avril 2013
- L'inventaire général est à 6300 dossiers.
- 3900 demandes sont en attente d'une première action.
- 4600 demandes ont été enregistrées cette année, nombre équivalent à nos prévisions.
Normes de service
- Du dépôt à « conforme » – 2,9 semaines
- Du dépôt à la première action – 8,3 mois. Ce nombre a augmenté en raison des changements dans notre processus, mais diminuera bientôt.
- Du dépôt à l'enregistrement – 12,5 mois
Notre plan d'amélioration du rendement est de réduire le délai entre le dépôt et l'enregistrement à 7,7 mois d'ici la fin de l'année financière 2016–2017. Nous avons eu de nombreux dossiers complexes en attente pour plus de 30 mois. Nous les avons traités.
Il sera peut-être nécessaire d'examiner le processus et les procédures pour mettre en place de meilleurs systèmes pour le traitement d'anciens dossiers.
Un modèle a été crée pour arriver à cet objectif.
Les normes de services pourraient être révisées et ajustées au besoin.
L'Office aimerait savoir quelles informations sont pertinentes en termes de normes de service. La contribution de la communauté des agents pourrait être requise.
Nouvelles des ressources humaines
- Francine Bouthillier a accepté une affectation à la Direction des solutions d'entreprise. Son remplaçant sera nommé sous peu.
- Lynne Pelletier doit reprendre ses fonctions de gestionnaire des opérations en janvier.
- Un nouveau commis au traitement CR-04 est entré en fonction cette semaine.
- L'Office travaille sur le pilier du Cadre de la PI moderne et cherche à accroître sa capacité à soutenir ce secteur.
3. Mises à jour de TI et démonstration
(M. Vincent)
Mises à jour
Afin de donner suite à une demande de programmes suggérés pour convertir les fichiers PDF en TIFF, l'Office sait maintenant qu'il existe trois options sur le Web. Les noms seront envoyés aux membres, par courriel, la semaine prochaine (l'information a été envoyée aux membres le 12 décembre 2013).
L'Office espère être bientôt en mesure d'accepter les PDF, éliminant ainsi le besoin de convertir les dessins.
L'Office travaillera sur une fonctionnalité qui permettra prochainement aux clients de déposer en utilisant le système de téléversement XML.
Il est maintenant possible de voir les images comme une partie de l'examen des demandes.
Un rapport est maintenant effectué sur une base hebdomadaire, le vendredi, afin de s'assurer que toutes les maintenances sont visibles sur le Web.
Les modifications aux processus d'examen accéléré et de délais d'enregistrement devraient être prêtes au courant de la nouvelle année financière.
En ce qui concerne tous les délais d'enregistrement annulés auparavant, il s'agit d'une erreur humaine. Un nouveau processus est mis en place afin que cette action ne soit effectuée que par un administrateur de système.
En ce qui concerne le commentaire sur les quelque 30 secondes nécessaires au téléchargement d'une image, il est demandé aux membres d'envoyer des exemples à Micheline Vincent (micheline.vincent@canada.ca) lorsque cela se produit.
Quant à la qualité des dessins, l'Office n'avait pas eu connaissance des problèmes.
C. Genge a mentionné que le problème semble se produire lorsque l'ordinateur génère des dessins et des photos numérisés par l'Office.
M. Vincent a affirmé que l'Office examinera le problème des photographies.
M. Pierre a demandé à quelle fréquence se produit le problème.
C. Genge a répondu que cela est un problème de longue date et qu'il occasionne des dépenses supplémentaires aux clients en les obligeant à convertir les images avec nuances de gris en dessins au trait.
M. Pierre a répondu que l'Office examinera le problème de numérisation afin de trouver une solution.
Mises à jour du formulaire de demande électronique
L'OPIC a passé une grande partie de la dernière année à se concentrer sur les initiatives de l'entreprise. Des améliorations ont été apportées au formulaire de demande en ligne le 31 juillet et le 4 décembre. L'objectif est d'avoir un formulaire qui satisfait les besoins du client. L'Office a tenté de répondre à toutes les exigences sur le nouveau formulaire en ligne. Toutes questions relatives aux demandes en ligne devraient être acheminées à Micheline Vincent (micheline.vincent@canada.ca).
JC Gregoire a demandé quand les formulaires arrivent-ils au bout de leur délai.
M. Vincent a répondu qu'ils arrivent au bout de leur délai après une période d'inactivité de 30 minutes.
D. Raymond a demandé s'il y a un nombre maximum de modèles.
M. Vincent a répondu qu'il n'y a pas de maximum au nombre de modèles.
C. Genge a demandé si la lettre de confirmation a été modifiée.
M. Vincent a répondu qu'elle ressemble au certificat de dépôt existant.
JC Gregoire a demandé s'il était envisagé de permettre les modifications en ligne.
M. Vincent a répondu que cela fait définitivement partie du plan général.
T. Yoshino a demandé s'il était possible de sauvegarder un modèle de nouveau sous un nom différent.
M. Vincent a répondu qu'il peut être possible de créer un double. La demande sera ajoutée à la liste de souhaits. Les prochaines mises à jour seront publiées au début de la prochaine année financière. Tout commentaire ou toute demande devra être soumis le plus tôt possible.
JC Gregoire a demandé si la phase d'examen comprenait la conversion de document.
M. Vincent a répondu que les images seraient affichées à des fins d'approbation avant que l'étape trois du processus de demande soit complétée.
4. Mises à jour des politiques
(B. Stief)
Le système de La Haye pour l'enregistrement international des dessins et modèles industriels
- L'Office a l'intention de continuer à communiquer avec les États-Unis et les autres offices de propriété intellectuelle à propos de leur expérience avec l'implantation de l'arrangement de La Haye.
- Si l'intention est d'adhérer système de La Haye, l'Office pourrait saisir cette occasion pour modifier la législation et la règlementation en vigueur. Cela permettrait à l'Office de se conformer aux exigences de La Haye, mais aussi d'améliorer les éléments du système national afin de s'assurer que les processus correspondent à ceux de l'enregistrement international.
- L'Office essaie de garder les modifications aussi souples que possible afin d'assurer l'adaptation aux changements à venir.
- L'Office a eu quelques discussions préliminaires avec l'Oorganisation Mondiale de la Propriété Intellectuelle (OMPI) afin de mieux comprendre le système de La Haye.
- Il y a également eu des discussions préliminaires avec des membres du personnel de l'USPTO (office des États-Unis) concernant leur propre expérience.
- L'Office n'a pas encore le mandat d'adhérer au système de La Haye. À ce stade, il mène principalement des recherches et des discussions à l'échelle interne afin d'être mieux informé.
- Tout au long de l'avancement du processus, l'Office a l'intention de continuer à informer les membres du CCM. Leur contribution pourrait être requise selon le type de changement examiné par l'Office (par exemple, les diverses déclarations que nous pourrions faire à l'OMPI en tant que membre de La Haye).
M. Pierre a expliqué qu'il est nécessaire pour l'OPIC de se renseigner sur les leçons apprises et les meilleures pratiques utilisées par les offices de propriété intellectuelle faisant déjà partie du système.
C. Genge a demandé s'il existe des plans sur la façon dont la Loi sera modernisée pendant la mise en œuvre de l'accord de La Haye.
M. Pierre a répondu qu'il serait nécessaire d'harmoniser la législation nationale avec le nouveau système et de la moderniser dans la mesure du possible.
G. Genge aimerait profiter de cette occasion pour revoir la Loi dans son ensemble. Nous ne voulons pas perdre cette occasion en nous concentrant seulement sur le système de La Haye.
M. Pierre accepte le principe, mais rappelle aux membres qu'il faut travailler selon le mandat qui sera donné par le gouvernement.
Les icônes électroniques / les interfaces utilisateur graphiques (IUG)
L'Office a indiqué qu'il effectuera une recherche à ce sujet afin de déterminer comment les autres offices de propriété intellectuelle traitent les IUG. L'Office a également noté que le CCM a demandé que ce sujet soit inscrit à l'ordre du jour de la présente réunion.
En raison de ressources limitées à l'heure actuelle, l'Office n'a pas été en mesure d'effectuer une recherche sur le sujet, cependant, il a l'intention de travailler davantage sur cette question dans un avenir proche. L'Office est conscient de l'évolution des dessins industriels (DI) et espère se conformer avec les pratiques des autres offices de propriété intellectuelle dans ce domaine.
M. Pierre invite les membres à envoyer à l'Office toute l'information en leur possession concernant ce domaine. Il a souligné que l'objectif est d'avoir un système moderne. L'Office pourrait débuter avec les domaines qui auront un impact important et pourra par la suite se concentrer sur les petits problèmes.
K. Bracci a demandé quel était le problème actuel.
C. Genge a répondu que le problème concerne les icônes électroniques animés. Les États-Unis protègent ceux-ci avec des clichés destinés à montrer les transitions. Les autres pays protègent l'animation en tant que telle. Elle vérifiera quels pays protègent les animations et fera le suivi.
Délais d'enregistrement
L'Office a précédemment cherché à obtenir de la rétroaction de la part des membres sur un projet de modification de ses pratiques en matière de délai dans le processus d'enregistrement. La proposition initiale était de réduire la période de délai à deux mois (à compter de la date d'acceptation) et de supprimer la période de grâce de deux mois au cours de laquelle les demandeurs peuvent déposer des demandes complémentaires faisant suite à une modification de la demande initiale.
En tenant compte de la position de l'Office, et de celle des membres du CCM, la décision a été prise de modifier les pratiques de l'Office (et les systèmes informatiques) liées au délai dans le processus d'enregistrement afin de refléter ce qui suit :
- Les délais d'enregistrement débutent à la date de l'acceptation.
- Toute demande de prolongation du délai débuterait à l'expiration du délai initial.
- Une confirmation de la demande de délai d'enregistrement sera envoyée par l'Office lors de la réception de la demande.
- À l'acceptation, un avis indiquant que le délai a commencé sera envoyé (mais cela n'inclurait pas une liste des demandes associées, tel que proposé initialement.)
- Le délai serait une pour période maximale de quatre mois et les clients auraient la possibilité de choisir une période réduite (par exemple, deux mois ).
- La pratique de deux mois de « demande parente A.R. » continuera, donnant ainsi aux demandeurs le temps de déposer des demandes complémentaires.
C. Giannetti a expliqué que les modifications au délai de l'enregistrement seront mises en vigueur dès que possible au cours de la nouvelle année financière débutant en avril 2014. Toute demande ultérieure pour les délais reçue d'ici là sera préétablie de façon à ce que les délais commencent dès que le premier expire.
C. Genge a demandé si les délais ultérieurs seront automatiques.
C. Giannetti a répondu que ce serait le cas, mais que la pratique serait contrôlée.
C. Genge a demandé s'il y aurait une consultation.
M. Pierre a répondu que les commentaires des membres du CCM étaient pris en compte. Le public serait informé par la messagerie électronique du service d'abonnement.
5. Mises à jour des Opérations
(C. Giannetti)
Mises à jour concernant la méthode Lean
Le projet pilote a débuté en mai et s'est déroulé pendant quatre mois. L'Office continue d'améliorer ses procédés. L'objectif est de mettre en œuvre un second projet Lean pour rationaliser les procédés pendant l'hiver et le printemps 2014.
Statistiques
L'Office aimerait savoir quelles statistiques sont significatives pour la communauté des agents. Est-ce que certaines statistiques présentement non disponibles seraient utiles? Les membres sont invités à envoyer leurs commentaires à carla.giannetti@canada.ca.
JC Gregoire a signalé que le taux d'approbation serait une statistique intéressante à connaître.
D. Raymond voudrait connaître le pourcentage de demandes qui sont déposées en ligne afin d'évaluer le taux d'amélioration.
On rappelle aux membres que dans les cas où il y a une cession déposée sur une demande, la demande modifiée doit tenir compte du nouveau titulaire.
Il n'est pas rare que de nombreuses demandes soient enregistrées simultanément dans un groupe. Quand un dossier avec un statut abandonné fait partie d'un tel groupe, il empêchera le groupe d'être enregistré jusqu'à ce que le dossier devienne inactif (lorsqu'un dossier est abandonné, il le demeure pendant six mois, ensuite il devient inactif s'il n'a pas été rétabli). Il est possible de retirer un dossier abandonné, ce qui permettrait au lot d'être enregistré à une date antérieure, à condition que les autres dossiers du groupe satisfassent les exigences.
C. Genge a mentionné qu'il serait utile de le savoir lorsque les dossiers sont associés.
C. Giannetti a répondu que les agents et les demandeurs peuvent contacter l'examinateur pour confirmer cette information.
6. Questions relatives à l'IPIC
(C. Genge)
Toutes les questions ont été abordées plus tôt dans la réunion.
7. Table ronde
(tout le monde)
C. Genge a demandé à ce que les informations sur l'équipe de gestion soient incluses lors de l'envoi du procès verbal.
JC Gregoire a transmis ses remerciements pour l'avancement des anciens fichiers dans le processus.
8. Conclusion
(C. Genge)
Nous remercions tout le monde pour leur contribution. Il pourrait être utile de tenir la prochaine réunion plus tôt au printemps si de nombreux changements ont lieu au début de l'année financière.