Diversité au sein des conseils d'administration et des membres de la haute direction

Depuis le 7 février 2022, les lignes directrices ont été bonifiées pour vous aider à divulguer des renseignements de façon plus claire et cohérente.

Sur cette page

Qui doit divulguer les renseignements sur la diversité

Les sociétés fédérales ayant fait appel au public, incluant les émetteurs émergents, régies par la Loi canadienne sur les sociétés par actions (LCSA), doivent divulguer à leurs actionnaires et à Corporations Canada les renseignements relatifs à la diversité au sein de leur conseil d'administration (CA) et de leurs équipes de haute direction.

Les membres de la haute direction comprennent les postes suivants :

  • le président et le vice-président du CA;
  • le président de la société;
  • le chef de la direction et le chef des finances;
  • un vice-président responsable de l'une des principales unités d'exploitation, divisions ou fonctions, notamment les ventes, les finances ou la production;
  • une personne exerçant un pouvoir de décision à l'égard des grandes orientations de la société.

Les sociétés doivent rendre compte de la représentation de 4 groupes désignés, définis dans la Loi sur l'équité en matière d'emploi, au sein de leur CA et de leur équipe de haute direction :

  • femmes;
  • Autochtones (Premières Nations, Inuits et Métis);
  • personnes handicapées;
  • membres de minorités visibles.

Rendre compte de la représentation de ces 4 groupes désignés est une exigence minimale. Les sociétés peuvent choisir de divulguer des renseignements sur tout autre groupe qui contribue, selon elles, à la diversité au sein de leur CA et de leur équipe de haute direction.

Quels renseignements doivent être divulgués

Votre société ayant fait appel au public doit divulguer des renseignements sur les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les minorités visibles. Elle doit également soit divulguer des renseignements sur ses politiques et objectifs relativement à la représentation des groupes désignés, soit expliquer les raisons pour lesquelles elle n'a pas adopté de tels politiques et objectifs.

Les renseignements suivants doivent être divulgués :

  • si la société a fixé des limites de mandat ou d'autres mécanismes de renouvellement du CA;
  • si la société a une politique écrite relative à la recherche et à la sélection d'administrateurs issus des groupes désignés et, le cas échéant, une description de la politique;
  • si le CA ou le comité de nomination tient compte de la diversité au sein du CA pour rechercher et sélectionner des candidats à l'élection ou à la réélection au CA et, si oui, comment il s'y prend;
  • si la société tient compte de la diversité lors des nominations à des postes de la haute direction et, si oui, comment elle s'y prend;
  • s'il existe des cibles pour la représentation des groupes désignés au sein du CA et de la haute direction et, si oui, une description des progrès en vue de la réalisation des objectifs;
  • le nombre et le pourcentage d'administrateurs provenant des groupes désignés au sein du CA et de la haute direction.

Pour voir le détail des renseignements qui doivent être divulgués, consulter le Règlement sur les sociétés par actions de régime fédéral (2001).

Avantages de se doter d'une politique en matière de diversité

L'une des étapes les plus importantes pour promouvoir un dialogue avec les actionnaires sur les avantages de la diversité consiste à adopter une politique écrite relative à la représentation des femmes, des Autochtones (Premières Nations, Inuits et Métis), des personnes handicapées et de membres de minorités visibles au sein du CA et de la haute direction. Une politique écrite permet d'évaluer la situation actuelle de la société en matière de diversité, et constitue une base de discussion sur les moyens d'accroître cette diversité.

Consultez la page Défi 50-30 pour en savoir plus sur les avantages de la diversité au sein d'une organisation et sur les moyens de promouvoir la diversité au sein des CA et des équipes de direction incluant une boîte d'outilsNote de bas de page 1 disponible pour toutes les organisations. Vous trouverez également des informations sur la manière de participer sur une base volontaire au Défi 50-30.

Lignes directrices

Contexte

Corporations Canada recueille l'information qui lui est divulguée sur la diversité.

Les 2 premières années de collecte d'information ont permis de dégager les observations suivantes :

  • Les sociétés fédérales ayant fait appel au public doivent être continuellement sensibilisées aux avantages de compter sur des décideurs issus d'horizons divers.
  • Les renseignements sur la diversité peuvent être communiqués plus efficacement s'ils sont divulgués de manière cohérente dans un format commun. La cohérence dans la divulgation des renseignements permettra de :
    • stimuler le dialogue entre les actionnaires et la direction sur les avantages de la diversité;
    • améliorer la comparabilité des renseignements divulgués par les différentes sociétés, et aider les investisseurs, actionnaires et autres parties prenantes à identifier et à évaluer les renseignements pertinents concernant les sociétés de manière efficace;
    • garantir une cueillette et une analyse cohérentes des renseignements sur la diversité;
    • rendre possible une analyse approfondie, d'une année à l'autre, en vue de favoriser des progrès constants vers un leadership organisationnel plus diversifié.

Objectifs

Ces lignes directrices sont émises afin d'encourager les sociétés fédérales ayant fait appel au public à divulguer leurs renseignements sur la diversité de façon plus cohérente chaque année. Corporations Canada continuera de recueillir les renseignements divulgués sur la diversité et pourrait émettre des directives complémentaires à l'avenir.

Ces lignes directrices n'ont pas pour objet d'ajouter de nouvelles exigences relatives à la divulgation de renseignements.

Date de divulgation des renseignements sur la diversité

Les sociétés sont encouragées à indiquer clairement la date de la divulgation. Ceci aide à déterminer la situation de la société, car on peut comparer les renseignements sur la diversité divulgués à une date donnée par rapport à une date ultérieure ou antérieure. Par exemple, une société peut choisir de divulguer cette information à la fin de son exercice financier, à l'émission de la circulaire de la direction sollicitant des procurations, ou à toute autre date qu'elle juge appropriée.

Exemple : Les renseignements sur la diversité divulgués dans ce document reflètent la situation de la société en date du 20 janvier 2022.

Détails des lignes directrices

Limites de mandat des administrateurs ou autres mécanismes de renouvellement du CA

Les sociétés doivent divulguer si elles ont adopté des limites de mandat des administrateurs (soit une limite d'âge ou une durée de mandat) ou prévu d'autres mécanismes de renouvellement du CA. Les sociétés sont encouragées à présenter ces renseignements sous forme de tableau.

Voir tableau ci-dessous à titre d'exemple :

Limite de mandat des administrateurs ou autres mécanismes de renouvellement du conseil d'administration
Limite d'âge Durée de mandat Autres mécanismes de renouvellement du conseil d'administration
[Indiquez la limite d'âge fixée ou « aucune ».] [Indiquez la durée de mandat fixée ou « aucune ».] [Décrivez les autres mécanismes de renouvellement du CA prévu par la société, ou indiquez « aucun » si la société n'a pas prévu de tels mécanismes.]

Si la société n'a pas fixé de limites de mandat des administrateurs ni prévu d'autres mécanismes de renouvellement du CA, elle doit l'indiquer et expliquer pourquoi elle ne l'a pas fait.

Exemple : La société n'a pas fixé de limites de mandat des administrateurs ni prévu d'autres mécanismes de renouvellement du CA pour les motifs suivants : [indiquez les motifs].

Politique écrite sur la recherche et la sélection de candidats qui sont des membres de groupes désignés pour les postes d'administrateurs

Les sociétés doivent divulguer si elles ont adopté une politique écrite sur la recherche et la sélection de candidats qui sont membres de groupes désignés pour les postes d'administrateurs.

Si la société a adopté une politique écrite sur la recherche et la sélection de candidats qui sont des membres de groupes désignés pour les postes d'administrateurs, elle doit divulguer les renseignements suivants :

  • un sommaire des objectifs et des principales dispositions de la politique;
  • les mesures prises pour en garantir une mise en œuvre efficace;
  • une description des progrès accomplis vers l'atteinte de ses objectifs au cours de l'année et depuis sa mise en œuvre;
  • une indication que le CA ou son comité des candidatures mesure ou non l'efficacité de la politique et, s'il le fait, une description de la manière dont l'efficacité est mesurée.

Si la société n'a pas adopté ce type de  politique écrite, elle doit l'indiquer et expliquer pourquoi elle ne l'a pas fait.

Exemple : La société n'a pas adopté de politique écrite sur la recherche et la sélection de candidats qui sont des membres de groupes désignés pour les postes d'administrateurs pour les motifs suivants : [indiquez les motifs].

Prise en considération du niveau de représentation des groupes désignés

Conseil d'administration

Les sociétés doivent divulguer si le CA ou le comité des candidatures tient compte ou non de la représentation des groupes désignés au sein du CA dans la recherche et la sélection de candidats pour les postes d'administrateurs.

Si le CA ou le comité des candidatures tient compte du niveau de représentation des groupes désignés au sein du CA, la société doit l'indiquer et expliquer comment il en tient compte.

Exemple : Le CA ou le comité des candidatures tient compte du niveau de représentation des [indiquez les groupes désignés dont le CA ou le comité des candidatures tient compte] au sein du CA de la manière suivante : [indiquez de quelle manière le CA ou le comité des candidatures tient compte du niveau de représentation].

Si le CA ou le comité des candidatures ne tient pas compte du niveau de représentation des groupes désignés au sein du CA, la société doit l'indiquer et expliquer pourquoi il ne le fait pas.

Exemple : Le CA ou le comité des candidatures ne tient pas compte du niveau de représentation des [indiquez les groupes désignés] au sein du CA pour les motifs suivants : [indiquez les motifs].

Membres de la haute direction

Les sociétés doivent divulguer si elles tiennent compte ou non de la représentation des groupes désignés à la haute direction dans les nominations aux postes de membres de la haute direction.

Si la société en tient compte, elle doit l'indiquer et expliquer comment elle le fait.

Exemple : La société tient compte du niveau de représentation des [indiquez les groupes désignés dont la société tient compte] à la haute direction dans les nominations aux postes de membres de la haute direction de la manière suivante : [indiquez de quelle manière la société tient compte du niveau de représentation].

Si la société n'en tient pas compte, elle doit l'indiquer et expliquer pourquoi elle ne le fait pas.

Exemple : La société ne tient pas compte du niveau de représentation des [indiquez les groupes désignés] à la haute direction dans les nominations aux postes de membres de la haute direction pour les motifs suivants : [indiquez les motifs].

Cibles de représentation au sein du conseil d'administration et de la haute direction

Pour chacun des groupes désignés, les sociétés doivent divulguer si elles ont adopté ou non des cibles de représentation au sein du CA et de la haute direction, l'échéance visée pour l'atteinte de la cible ainsi que les progrès réalisés vers l'atteinte de la cible au cours de l'année et depuis son adoption.

Les sociétés sont encouragées à :

  • présenter les renseignements sous forme de tableau (voir exemple ci-dessous);
  • divulguer les cibles de représentation au sein du CA séparément de celles au sein de la haute direction. Les cibles peuvent prendre l'une des formes suivantes :
    • un nombre (p. ex., au moins 3 administrateurs sur 10);
    • un pourcentage (p. ex., 50 %);
    • une plage de nombres (p. ex., au moins 3 à 5 administrateurs sur 10);
    • une plage de pourcentages (p. ex., au moins 30 % à 50 %);
  • indiquer l'échéance visée pour l'atteinte de chaque cible (p. ex., « d'ici 5 ans » ou « d'ici 2025 »);
  • décrire les progrès réalisés vers l'atteinte de chaque cible (p. ex., le CA compte maintenant 20 % de femmes, soit une hausse de 10 % au cours de l'année 2021 et de 10 % depuis l'adoption de la cible. La cible visée est la parité de genre d'ici 2025.);
  • indiquer si aucune cible n'a été adoptée pour un groupe désigné et à expliquer pourquoi la société n'a pas adopté de cible;
  • préciser, même s'il ne s'agit pas d'une exigence, si la société a adopté des cibles :
    • pour d'autres groupes car elle croit qu'ils contribuent à la diversité au sein de son CA et de son équipe de direction et, si elle choisit de divulguer ces renseignements, à présenter ces cibles séparément;
    • au-delà de la haute direction (p. ex., pour l'ensemble des postes de cadres ou pour l'effectif global) et, si elle choisit de divulguer ces renseignements, à présenter ces cibles séparément des cibles concernant la haute direction.

Voir tableau ci-dessous à titre d'exemple :

Cibles de représentation des groupes désignés au sein du conseil d'administration
Groupes désignés Cible Échéance visée pour l'atteinte de la cible Progrès vers l'atteinte de la cible
Femmes [indiquez la cible visée] [indiquez l'échéance visée] [indiquez le progrès réalisé]
Autochtones [indiquez la cible visée] [indiquez l'échéance visée] [indiquez le progrès réalisé]
Membres de minorités visibles [indiquez la cible visée] [indiquez l'échéance visée] [indiquez le progrès réalisé]
Personnes handicapées [indiquez la cible visée] [indiquez l'échéance visée] [indiquez le progrès réalisé]
Cibles de représentation des groupes désignés au sein de la haute direction
Groupes désignés Cible Échéance visée pour l'atteinte de la cible Progrès vers l'atteinte de la cible
Femmes [indiquez la cible visée] [indiquez l'échéance visée] [indiquez le progrès réalisé]
Autochtones [indiquez la cible visée] [indiquez l'échéance visée] [indiquez le progrès réalisé]
Membres de minorités visibles [indiquez la cible visée] [indiquez l'échéance visée] [indiquez le progrès réalisé]
Personnes handicapées [indiquez la cible visée] [indiquez l'échéance visée] [indiquez le progrès réalisé]

Si la société n'a pas adopté de cible de représentation pour un groupe désigné, veuillez l'indiquer et expliquer pourquoi elle ne l'a pas fait.

Exemple : La société n'a pas adopté de cible de représentation pour [indiquer le ou les groupes désignés pour lesquels la société n'a pas adopté de cible de représentation] pour les motifs suivants : [indiquez les motifs].

Représentation des groupes désignés au sein des conseils d'administration et des équipes de la haute direction

Les sociétés doivent divulguer le nombre et le pourcentage de membres de chacun des groupes désignés au sein du CA et de la haute direction.

Les sociétés sont encouragées à :

  • présenter les données sous forme de tableau (voir l'exemple ci-dessous);
  • divulguer le nombre et le pourcentage de membres de chacun des groupes désignés au sein du CA séparément de ceux au sein de la haute direction;
  • indiquer le nombre total d'administrateurs que compte le CA ainsi que le nombre total de membres de l'équipe de direction en date de la divulgation;
  • indiquer le nombre et le pourcentage de membres de chacun des groupes désignés :
    • qui occupent un poste au sein du CA en date de la divulgation;
    • qui occupent un poste dans la haute direction de la société, ainsi que de ses principales filiales, en date de la divulgation;
  • procéder comme suit si une personne appartient à plus d'un groupe désigné :
    • compter cette personne dans le nombre et le pourcentage de chacun des groupes désignés dont elle est membre;
    • indiquer le nombre total de personnes qui appartiennent à plus d'un groupe désigné, afin d'éclaircir les situations où la somme des membres de chaque groupe désigné est supérieure au nombre total de membres de groupes désignés présents au sein du CA ou de la haute direction;
  • indiquer clairement si aucun membre d'un certain groupe désigné n'occupe de poste au sein du CA ou de la haute direction en date de la divulgation;
  • préciser, même s'il ne s'agit pas d'une exigence si la société :
    • considère que d'autres groupes contribuent à la diversité au sein de son CA et de sa haute direction et, si elle choisit de divulguer cette information, à présenter ces données séparément;
    • choisit de divulguer des renseignements relatifs à la diversité au-delà de la haute direction (p. ex., pour l'ensemble des postes de cadres ou pour l'effectif global) et, si elle choisit de divulguer ces renseignements, à présenter ces données séparément des renseignements portant sur l'équipe de direction;
    • choisit de faire état de ses progrès en matière de diversité organisationnelle en divulguant des renseignements sur la composition future de son CA (p. ex., les candidats à titre d'administrateurs) ou de sa haute direction (p. ex., les candidats pour une promotion au sein de l'équipe de direction), à présenter ces renseignements de façon claire et séparément des renseignements concernant la composition du CA et de la haute direction en date de la divulgation.

Voir tableau ci-dessous à titre d'exemple :

Nombre total d'administrateurs au sein du CA et de l'équipe de la haute direction
Conseil d'administration [Indiquez le nombre total d'administrateurs]
Haute direction [Indiquez le nombre total de membres de l'équipe de la haute direction]
Représentation des groupes désignés au sein du conseil d'administration
Groupes désignés Nombre Pourcentage
Femmes [indiquez le nombre] [indiquez le pourcentage]
Autochtones [indiquez le nombre] [indiquez le pourcentage]
Membres de minorités visibles [indiquez le nombre] [indiquez le pourcentage]
Personnes handicapées [indiquez le nombre] [indiquez le pourcentage]
Nombre de personnes appartenant à plus d'un groupe désigné [indiquez le nombre] [indiquez le pourcentage]
Représentation des groupes désignés au sein de l'équipe de la haute direction
Groupes désignés Nombre Pourcentage
Femmes [indiquez le nombre] [indiquez le pourcentage]
Autochtones [indiquez le nombre] [indiquez le pourcentage]
Membres de minorités visibles [indiquez le nombre] [indiquez le pourcentage]
Personnes handicapées [indiquez le nombre] [indiquez le pourcentage]
Nombre de personnes appartenant à plus d'un groupe désigné [indiquez le nombre] [indiquez le pourcentage]

Comment divulguer les renseignements sur la diversité à Corporations Canada

Les sociétés ayant fait appel au public doivent envoyer les renseignements sur la diversité simultanément  :

  • à leurs actionnaires, avec l'avis d'assemblée;
  • à Corporations Canada.

Par la suite, les sociétés doivent présenter ces renseignements lors de l'assemblée annuelle.

Comment faire parvenir les renseignements sur la diversité à Corporations Canada

Votre société peut choisir d'inclure les renseignements sur la diversité dans sa circulaire de procuration (gratuit). Dans ce cas, la façon la plus simple de faire parvenir ces renseignements à Corporations Canada est de déposer la circulaire par l'entremise du Centre de dépôt en ligne ou par courriel à ic.corporationscanada.ic@ised-isde.gc.ca.

Note : Même si vous déposez votre circulaire de procuration dans SEDAR, vous devez quand même la déposer auprès de Corporations Canada. La dispense de déposer certains documents ne s'applique pas aux documents émanant de la direction qui sont assujettis aux exigences de divulgation de la diversité. Les exigences de divulgation de la diversité en vertu de la LCSA ont une portée plus large que ce qui doit être divulgué en vertu de lois provinciales portant sur les valeurs mobilières.

Les renseignements qui sont déposés auprès de Corporations Canada sont disponibles au public.

Lois et règlements

Liens connexes