Instruction n^o 5R8

Les fonds de l'actif et procédures bancaires

Date : Le 22 mai 2025

À : Syndiques et syndics autorisés en insolvabilité

Objet : Instruction n^o 5R8, Les fonds de l’actif et procédures bancaires

Le Bureau du surintendant des faillites (BSF) a effectué des modifications à l’instruction n^o 5R7, Les fonds de l’actif et procédures bancaires. 

L’instruction n^o 5R8 remplace l’instruction n^o 5R7. Des changements ont été faits pour réduire le fardeau administratif des parties prenantes et pour poursuivre les efforts de modernisation et de transformation numérique pour garantir l’efficacité du système d’insolvabilité. Les principaux changements vont comme suit :

• Le délai pour transmettre les renseignements sur l’envoi de fonds et le paiement a été modifié, passant du même jour à 72 heures pour donner un délai plus réaliste et assurer le traitement des renseignements. 
• Les exigences relatives à la signature de l’annexe 3 — Transfert électronique de fonds — Convention d’autorisation ont été mises à jour pour permettre le recours aux signatures électroniques lorsque celles-ci répondent aux exigences minimales relatives aux signatures électroniques énoncées au paragraphe 5(4.2) de l’instruction n^o 5R8, Les fonds de l’actif et procédures bancaires.
• Afin de réduire le fardeau administratif des syndiques et syndics autorisés en insolvabilité (SAI) quant à l’obligation d’obtenir le consentement des personnes créancières ou bénéficiaires à recevoir des paiements électroniques, un seul formulaire prévu à l’annexe 3 peut être utilisé pour tous les actifs administrés par les SAI dans lesquels les personnes créancières ou bénéficiaires sont ou pourraient être impliquées.
• Des formulations ont aussi été changées pour favoriser l’inclusion.

Veuillez noter qu’une révision et consultation plus complète de l’instruction seront entreprises dans un avenir rapproché. Celles-ci pourraient également prendre en considération des changements liés aux systèmes de technologies de l’information. 

Entrée en vigueur

L’instruction n^o 5R8 entre en vigueur à la date de sa signature.

Demandes de renseignements

Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec le bureau du BSF le plus près de chez vous.

p.j.

Elisabeth Lang
Surintendante des faillites

Date d’émission : Le 22 mai 2025

(La présente instruction remplace et annule l’instruction no 5R7 sur le même sujet émise le 3 mai 2021.)

La présente instruction s’applique aux syndiques et syndics autorisés en insolvabilité (SAI) (particuliers et personnes morales agissant en qualité de SAI) titulaires de licence en vertu de l’article 13 de la Loi sur la faillite et l’insolvabilité (la « Loi ») et aux administratrices et administrateurs de propositions de consommateur tels que définis à l’article 66.11 de la Loi. 

Interprétation

1. (1) Les définitions qui suivent s’appliquent à la présente instruction :

« actif » désigne une faillite, une proposition déposée aux termes de la section I ou de la section II de la partie III de la Loi, un avis d’intention ou la nomination d’un séquestre intérimaire en vertu de l’article 46 ou de l’article 47.1 de la Loi;

« banque » renvoie à une banque définie à l’article 2 de la Loi;

« BSF » désigne le Bureau du surintendant des faillites;

« compte consolidé en fiducie » renvoie au compte bancaire administré conformément à l’alinéa 155g) ou au paragraphe 66.26(2) de la Loi;

« compte en fiducie » signifie le compte bancaire dans lequel les fonds de l’actif sont déposés et détenus en fiducie par un ou une SAI;

« compte en fiducie de transit » signifie le compte bancaire dans lequel les fonds de l’actif sont déposés de façon temporaire et détenus en fiducie par un ou une SAI dans le but d’être transférés sans délai dans le compte en fiducie de l’actif ou dans le compte consolidé en fiducie;

« en fiducie » signifie à la fois « en fiducie » et « en fidéicommis »;

« fonds en fiducie de l’actif » signifie les fonds reçus par un ou une SAI qui font partie de l’actif, y compris les avances d’honoraires pour services non encore rendus ou les avances relatives aux débours qui devront être faits et qui ne sont pas l’objet d’une entente avec une tierce personne;

« Loi » désigne la Loi sur la faillite et l’insolvabilité (LFI);

« paiement électronique » signifie le paiement d’un compte en fiducie à une autre partie, à l’exclusion des prélèvements, des dividendes non réclamés, des fonds non distribués et des frais de dépôt payables au BSF, ou la réception d’un paiement au moyen d’un système qui satisfait aux exigences du paragraphe 17 de la présente instruction;

« rapport d’enregistrement des transactions » renvoie au document comptable tenu par le ou la SAI, dans lequel celui-ci indique toutes les transactions bancaires (crédits et débits) enregistrées à un actif pendant une période spécifique ainsi que le solde du compte;

« registre de contrôle » renvoie au registre que le ou la SAI tient sur le solde des fonds détenus dans le compte en fiducie de l’actif. Dans le cas d’un compte consolidé, le solde figurant au registre de contrôle correspond au total des soldes de tous les livres auxiliaires;

« Règles » désigne les Règles générales sur la faillite et l’insolvabilité établies en vertu du paragraphe 209(1) de la Loi;

« signature électronique » signifie une signature constituée d’une ou de plusieurs lettres ou d’un ou de plusieurs caractères, chiffres ou autres symboles sous forme numérique incorporée, jointe ou associée à un document électronique;

« solde des livres auxiliaires » renvoie au solde des fonds pour chaque actif faisant partie d’un compte bancaire consolidé;

« surintendant » renvoie au surintendant des faillites ou à toute personne qu'il peut mandater ou désigner.

« syndique ou syndic autorisé en insolvabilité (SAI) » renvoie à une syndique ou un syndic autorisé au sens de l’article 2 de la Loi et à une administratrice ou un administrateur de proposition de consommateur tel que défini à l’article 66.11 de la Loi.

(2) La date d’entrée en vigueur de la définition du terme « actif » au paragraphe 1(1) faisant référence à la « proposition déposée aux termes de la section I » et à « l’avis d’intention » est reportée jusqu’à nouvel ordre.

Objet

2. La présente instruction est émise en vertu des alinéas 5(4)b) et c) de la Loi et elle impose au ou à la SAI des normes minimales pour la comptabilité et la protection adéquate des fonds en fiducie de l’actif. Les principales dispositions de la Loi qui s’appliquent sont les paragraphes 6(2), (3) et (4), les articles 25, 26, 27 et 66.26, les alinéas 155g) et 14.01(1)f) et les articles 65, 67, 101, 103, 128 et 129 des Règles.

Envoi de documents

3. Conformément à l’article 2.2 de la Loi, les notifications et envois de documents ou de renseignements à effectuer au titre de la présente instruction auprès du surintendant (ou du BSF) le sont au bureau de division du BSF le plus proche.

Principes

4. En vertu de l’article 25 de la Loi, un ou une SAI est tenu de déposer sans délai dans un compte en fiducie tous les fonds reçus pour un actif. Le compte en fiducie est ouvert dans une banque, pourvu qu’une loi fédérale ou provinciale garantisse les dépôts effectués dans cette institution et protège les personnes déposantes contre la perte de leurs dépôts dans cette institution^{Note de bas de page 1}.

   Le paragraphe 25(1.3) de la Loi prescrit également qu’un ou une SAI ne peut effectuer aucun retrait sur le compte en fiducie de l’actif sans la permission écrite des inspectrices ou inspecteurs ou, sur demande, du tribunal, sauf en cas de paiement de dividendes ou de frais se rapportant à l’administration de l’actif.

   En effectuant un retrait sur le compte en fiducie de l’actif, le ou la SAI doit se conformer aux règles régissant les honoraires et débours perçus dans les faillites d’administration sommaire ou les propositions de consommateur.

   Les fonds de compte en fiducie doivent être conservés de façon distincte et ne doivent pas être confondus avec des fonds qui ne sont pas des fonds de l’actif. Dans le cas d’un compte consolidé en fiducie, ils ne doivent pas être confondus avec des fonds de l’actif faisant l’objet d’un autre genre d’administration que celui pour lequel le compte a été approuvé.

Registres bancaires et comptables

5. (1) Une relation de fiduciaire existe entre un ou une SAI et un actif sous son administration. Ainsi, un ou une SAI a le devoir de contrôler les fonds sous son administration et d’en rendre compte conformément à la Loi.
   
   (2) Pour chaque compte en fiducie de l’actif administré par un ou une SAI, le ou la SAI conserve, au minimum, des livres et des registres à jour, y compris un registre de contrôle des fonds de l’actif indiquant ou comprenant :

a) toutes les recettes et tous les débours de fonds en fiducie de l’actif, y compris le nom de la personne payeuse ou bénéficiaire, la date, la nature du paiement et le montant;

b) des copies des bordereaux de dépôt, des copies des reçus des dépôts en espèces, les chèques encaissés, les relevés bancaires, les livres bancaires et tout autre document relatif aux dépôts;

c) pour les comptes consolidés en fiducie, le calcul du solde du compte bancaire consolidé, aussi appelé registre de contrôle, en date du même jour que le relevé bancaire.

(3) Chaque mois, dans les quarante-cinq (45) jours de la date du relevé bancaire, le ou la SAI doit concilier tous les comptes en fiducie.

(4) Le ou la SAI qui approuve la conciliation bancaire doit signer et dater :

a) la conciliation bancaire de chaque compte consolidé en fiducie;

b) soit,

(i) la conciliation bancaire de chaque compte en fiducie de l’actif; ou

(ii) une attestation unique, qui figure à l’annexe 4 de la présente instruction, indiquant, au minimum, le nom de l’actif, le numéro de dossier de l’actif et le numéro de tous les comptes en fiducie de l’actif qui ont été conciliés, et attestant que le ou la SAI a examiné et vérifié toutes les conciliations des comptes énumérés et qu’il ou elle en accepte l’entière responsabilité.

(4.1) Pour les fins du paragraphe 5(4), le ou la SAI peut utiliser une signature électronique pour signer la conciliation bancaire.

(4.2) L’utilisation de la signature électronique doit satisfaire aux exigences minimales qui suivent :

a) la raison ou le contexte de la signature électronique est clair (p. ex. la signature est pour approbation, consentement, accord, autorisation, confirmation, accusé de réception, témoin, notarisation, certification ou d’autres raisons);

b) il est clair que la personne est consciente qu’elle est en train de signer le document électronique (indication de l’intention de signer);

c) la personne a le pouvoir de signer le document électronique;

d) on peut prouver que la signature électronique résultant de l’utilisation de la technologie ou du procédé est propre à la personne qui l’utilise;

e) on peut prouver que l’utilisation de la technologie ou du procédé s’est faite, au moment de la signature, sous la seule responsabilité de la personne ayant signé le document;

f) la technologie ou le procédé permet d’identifier la personne qui l’utilise;

g) la date et l’heure de la signature électronique peuvent être saisies;

h) la signature électronique est liée au document électronique de façon à permettre de vérifier si le document a été modifié depuis que la signature électronique a été incorporée, jointe ou associée au document.

(5) Le ou la SAI doit aviser le BSF, par écrit, de toute erreur qui n’a pas été corrigée dans les soixante-quinze (75) jours de la date du relevé bancaire.

(6) Chaque conciliation mensuelle d’un compte en fiducie doit être appuyée par :

a) l’original d’un relevé bancaire mensuel détaillé pour chaque compte en fiducie accompagné des chèques encaissés et des reçus de dépôts;

b) le rapport d’enregistrement des transactions du ou de la SAI pour le mois;

c) une liste de tous les chèques en circulation, y compris le numéro du chèque, le ou la bénéficiaire, le montant et la date d’émission, une explication si des chèques sont en circulation depuis plus de six (6) mois et une liste complète des dépôts en transit;

d) une liste détaillée de toutes les autres questions dont il est fait état dans la conciliation;

e) le nom et la signature de la personne qui a préparé la conciliation bancaire.

(7) En plus des pièces justificatives visées aux paragraphes 5(6)a) à e) de la présente instruction, la conciliation des comptes consolidés en fiducie doit comprendre un registre de contrôle renfermant la liste des soldes de chaque livre auxiliaire du compte consolidé. Les chèques en circulation et les dépôts en transit dont il est fait état dans la conciliation d’un compte consolidé doivent être identifiés dans le livre auxiliaire afin d’assurer l’exactitude du solde de chaque livre auxiliaire.

(8) La conciliation mensuelle du compte en fiducie doit être accompagnée d’un rapport sur les fonds en fiducie de l’actif investis conformément au paragraphe 7(2) de la présente instruction. Le rapport devra indiquer à quel compte en fiducie appartient l’investissement ainsi que la valeur monétaire de l’investissement.

Registres bancaires et comptables électroniques

6. (1) Sous réserve du paragraphe 6(2) de la présente instruction, un ou une SAI peut tenir des registres bancaires et comptables électroniques.

Livres de données initiales sous forme de registres informatisés

(2) Un ou une SAI qui tient des registres bancaires sous forme électronique pour des comptes en fiducie doit s’assurer que le système utilisé :

a) est capable de produire, sur demande, un imprimé des enregistrements d’écritures initiales à une date donnée;

b) indique, au minimum, les détails requis par le paragraphe 5(6) de la présente instruction;

c) offre une piste de vérification complète des transactions.

(3) La période de conservation des registres bancaires et comptables électroniques est la même que celle prescrite pour les registres sur support papier.

Conciliation bancaire informatisée

(4) Un ou une SAI qui tient des registres de comptes en fiducie sous forme électronique doit imprimer les conciliations bancaires visées aux paragraphes 5(2), (4), (4.2), (6) et (7) de la présente instruction et conserver les documents.

Copie de sauvegarde

(5) Un ou une SAI qui tient des registres de comptes en fiducie sous forme électronique doit faire une copie de sauvegarde des registres électroniques, laquelle doit être mise à jour chaque jour ouvrable et rangée en lieu sûr, ailleurs qu’au bureau du ou de la SAI, chaque semaine.

Traitement des fonds en fiducie

7. (1) Un ou une SAI :

a) doit protéger les fonds en fiducie de l’actif contre la perte et les détournements en instaurant des mesures de sécurité et des contrôles internes adéquats;

b) doit immédiatement aviser le BSF, par écrit, de toute perte ou de tout détournement de fonds en fiducie de l’actif;

c) doit déposer les fonds de l’actif sans délai indu dans une banque, dans un compte en fiducie au nom de l’actif ou au nom du ou de la SAI en sa qualité de SAI de l’actif (par exemple, l’actif de Jean Dupont ou de Jeanne Tremblay, SAI de l’actif de Jean Dupont);

d) doit périodiquement examiner et évaluer ce système de contrôle interne pour s’assurer qu’il fonctionne adéquatement et qu’il comporte les mesures de protection appropriées;

e) doit s’assurer que les chèques émis d’un compte en fiducie sont numérotés consécutivement ou, dans le cas des paiements électroniques, en utilisant des numéros repères consécutifs;

f) doit s’assurer qu’aucun chèque tiré sur un compte en fiducie n’est payable à la « caisse », au « porteur », ou à un ou une autre bénéficiaire non identifiée;

g) doit s’assurer que tous les chèques tirés sur un compte en fiducie sont signés par au moins un ou une SAI;

h) ne doit pas se servir d’un compte en fiducie pour payer ses dépenses personnelles ou les dépenses générales de bureau;

i) doit déployer des efforts raisonnables pour obtenir un taux d’intérêt concurrentiel sur tous les comptes en fiducie;

j) doit s’assurer que tous les intérêts générés sur les fonds de l’actif d’une administration sommaire – que les fonds soient déposés dans un compte en fiducie ou dans un certificat d’investissement visé au paragraphe 7(2) de la présente instruction – qui n’ont pas été annulés par des frais de service bancaire raisonnables, font partie des biens de l’actif et sont accordés mensuellement;

k) doit s’assurer que le compte en fiducie de l’actif n’est pas à découvert, et corriger immédiatement toute transaction qui met par inadvertance un compte à découvert;

l) doit indiquer sur l’état des recettes et des débours le montant total d’intérêts générés pour chaque actif;

m) peut, si des frais de transaction bancaire pour un chèque sans provision sont débités du compte général du ou de la SAI, recouvrer les frais de transaction de l’auteur ou auteure du chèque et les déposer dans le compte en fiducie de l’actif. Dans un tel cas, le ou la SAI peut rembourser le montant des frais de transaction du compte consolidé au compte général;

n) doit informer sans délai le BSF de toute modification du type de système bancaire ou comptable utilisé pour les comptes en fiducie;

o) doit informer le BSF de toute modification du nom et de l’adresse de la banque où les fonds en fiducie de l’actif sont déposés, dans les cinq (5) jours ouvrables de la modification;

p) est autorisée à déduire des frais de services bancaires raisonnables (autres que les frais de chèques sans provision) des intérêts générés sur le compte en fiducie d’une administration sommaire ou d’une proposition déposée aux termes de la section II, pourvu que les montants soient clairement indiqués dans la conciliation bancaire mensuelle, et peut déduire les frais de services bancaires liés aux certificats d’investissement des intérêts générés par ces certificats, pourvu que cette information soit elle aussi clairement indiquée;

q) ne doit pas déduire les frais de services bancaires décrits au paragraphe 7(1)p) de la présente instruction au-delà des intérêts générés.

(2) Un ou une SAI peut investir les fonds de l’actif dans des certificats d’investissement appropriés lorsque les fonds ne sont pas requis immédiatement pour une distribution de dividendes ou l’administration courante de l’actif. De tels certificats doivent être garantis contre les pertes et ne doivent pas être utilisés dans les cas où les frais de service et les coûts afférents excèdent les intérêts qui auraient été générés si les fonds étaient restés dans le compte en fiducie de l’actif. Les certificats d’investissement doivent être émis par l’établissement financier où les comptes en fiducie de l’actif sont administrés et doivent porter le nom du compte en fiducie auquel ils appartiennent.

(3) Les fonds déposés par la personne débitrice avant l’institution de procédures ne sont pas considérés comme des fonds en fiducie de l’actif jusqu’à ce qu’une faillite soit acceptée ou qu’une proposition ou un avis d’intention soit déposé. Le ou la SAI dépose ces fonds dans un compte en fiducie distinct clairement identifié à ces fins seulement ou dans un compte en fiducie distinct comprenant l’ensemble de ces fonds, pourvu que le système comptable pour ce compte documente tous les dépôts et retraits. Les fonds déposés ne doivent pas être détenus dans un compte consolidé en fiducie ou dans un compte en fiducie de l’actif individuel avant qu’une procédure en vertu de la Loi ne soit inscrite.

(4) La date d’entrée en vigueur du passage du paragraphe 7(3) de la présente instruction faisant référence à la « proposition déposée aux termes de la section I » et à « l’avis d’intention » est reportée jusqu’à nouvel ordre.

(5) a) Les frais de dépôt peuvent être payés soit à partir d’un compte en fiducie de l’actif ou du compte de société du ou de la SAI, à condition que tous les registres comptables documentent en entier les dépôts et retraits (c’est-à-dire que tous les frais de dépôt, qu’ils soient payés à partir d’un compte en fiducie de l’actif ou du compte de société du ou de la SAI, doivent être inscrits dans l’état des recettes et des débours).

b) Lorsque les frais de dépôt sont payés à partir du compte de société du ou de la SAI et dès que des fonds sont disponibles dans le compte en fiducie de l’actif, le ou la SAI doit rembourser le compte de société à partir du compte en fiducie de l’actif pour les frais de dépôt qu’il a versés.

Transactions bancaires par voie électronique

(6) a) Un ou une SAI peut transférer des fonds (tels des honoraires) par voie électronique d’un compte en fiducie de l’actif à un autre de ses comptes (tel un compte général)^{Note de bas de page 2}.

b) Aucun transfert de fonds, tel que décrit au paragraphe 6a), ne sera autorisé à moins que le système de virements électroniques utilisé par le ou la SAI ne produise une confirmation de l’établissement financier qui doit contenir :

(i) le numéro du compte en fiducie duquel les fonds ont été tirés;

(ii) le nom, la succursale et l’adresse de l’établissement financier duquel les fonds ont été tirés ou le numéro d’institution financière à trois chiffres et le numéro de transit à cinq chiffres attribués par Paiements Canada à l’institution financière de laquelle l’argent est prélevé;

(iii) le numéro du compte dans lequel les fonds ont été virés;

(iv) le nom, la succursale et l’adresse de l’établissement financier dans lequel les fonds ont été virés ou le numéro d’institution financière à trois chiffres et le numéro de transit à cinq chiffres attribués par Paiements Canada à l’institution financière à laquelle l’argent est transféré;

(v) l’heure, la date et les détails du virement.

Compte consolidé en fiducie

8. (1) Un SAI particulier ou une SAI particulière peut, sur autorisation du surintendant, gérer un seul compte consolidé en fiducie pour les administrations sommaires, conformément à l’alinéa 155g) de la Loi, et un seul compte consolidé en fiducie pour les propositions de consommateur, conformément au paragraphe 66.26(2) de la Loi, pourvu que le ou la SAI :

a) soumette une demande écrite contenant les renseignements requis au paragraphe 9 de la présente instruction et obtienne au préalable l’approbation écrite du surintendant;

b) tienne en bon ordre un compte bancaire et un système comptable prévoyant une répartition mensuelle équitable, pour chacun des comptes de l’actif, de tous les intérêts générés sur le compte consolidé en fiducie.

(2) Les comptes consolidés en fiducie doivent être utilisés exclusivement aux fins pour lesquelles ils ont été créés. Les comptes auxiliaires et les comptes individuels, tels les comptes de compensation, les comptes de dividendes et les comptes de dépenses, ne sont pas permis.

(3) Lorsque le ou la SAI ne se conforme pas aux exigences de la présente instruction, le surintendant peut révoquer l’autorisation de gérer un compte consolidé en fiducie.

(4) Un ou une SAI dont l’autorisation de gérer un compte consolidé en fiducie a été révoquée en vertu du paragraphe 8(3) de la présente instruction peut présenter une autre demande d’autorisation au surintendant.

Gestion d’un compte consolidé en fiducie

9. (1) À la demande écrite d’autorisation de gérer un compte consolidé en fiducie qu’il ou elle adresse au surintendant, le SAI particulier ou la SAI particulière doit joindre :

a) une description détaillée des systèmes et des procédures comptables et bancaires, qu’ils soient manuels ou électroniques;

b) une description détaillée des procédures de sauvegarde pour le système électronique et du système alternatif de soutien pour le système manuel qui permettent de récupérer les registres comptables en cas de destruction;

c) le nom et l’adresse de la succursale bancaire où le compte consolidé en fiducie sera ouvert;

d) la description du genre de compte bancaire qui sera utilisé;

e) une copie de la convention bancaire en vigueur;

f) une description de la méthode selon laquelle la banque détermine les intérêts payables sur le compte consolidé en fiducie;

g) une description de la méthode selon laquelle les intérêts sont calculés et attribués mensuellement à chaque compte de l’actif;

h) les détails des frais applicables au compte consolidé en fiducie et la méthode selon laquelle ces frais seront acquittés.

(2) Le ou la SAI doit conserver une copie de l’autorisation originale de gérer un compte consolidé ainsi que des copies de toutes les révisions et autorisations subséquentes.

Personne morale agissant en qualité de SAI

10. (1) Dans le cas d’une personne morale agissant en qualité de SAI, les paragraphes 8 et 9 de la présente instruction doivent s’appliquer à chaque SAI individuellement, sauf dans les cas où une personne morale agissant en qualité de SAI gère un compte consolidé de la façon décrite au paragraphe 10(2) de la présente instruction.

(2) Une personne morale agissant en qualité de SAI peut, sur demande écrite suivie de l’autorisation écrite du surintendant, gérer un compte consolidé pour les administrations sommaires ou un compte consolidé pour les propositions de consommateur, pour tous ses SAI ou certains d’entre eux. Lorsque de telles dispositions sont prises, les SAI particuliers sont liés aux comptes comme étant les SAI responsables des actifs dont les fonds sont déposés dans les comptes bancaires consolidés. La personne morale agissant en qualité de SAI désignera le ou la SAI qui sera la personne-ressource responsable des questions bancaires. Ceci ne libère en aucune façon la personne morale agissant en qualité de SAI de ses obligations.

(3) Les paragraphes 8, 9 et 11 de la présente instruction s’appliquent à la personne morale agissant en qualité de SAI qui gère un compte consolidé ayant été autorisé de la façon visée au paragraphe 10(2) de la présente instruction.

(4) Il est entendu qu’un SAI particulier ou une SAI particulière qui est liée à un compte bancaire à utilisateurs multiples tel que décrit au paragraphe 10(2) de la présente instruction n’est pas autorisée à gérer simultanément un compte consolidé conformément au paragraphe 8(1) de la présente instruction.

Rapport bancaire annuel

11. (1) Chaque année, au plus tard le 31 mai, le ou la SAI doit préparer et remettre au BSF un rapport qui doit contenir :

a) au bénéfice de chaque institution bancaire détenant des comptes en fiducie au 30 avril précédent, un formulaire signé de demande de confirmation bancaire, qui figure à l’annexe 1 de la présente instruction;

b) une liste de contrôle maîtresse de tous les comptes en fiducie ouverts au 30 avril précédent; cette liste doit renfermer le numéro de compte, le nom et l’adresse de l’institution bancaire, le nom de chacun des actifs, le numéro que le surintendant lui a donné et les soldes des montants déposés en date du 30 avril;

c) les renseignements requis en vertu du paragraphe 11(1)b) de la présente instruction, lesquels doivent être présentés conformément au formulaire qui se trouve à l’annexe 2 de la présente instruction.

(2) Avec le premier rapport bancaire annuel qui doit être soumis en vertu de la présente instruction, le ou la SAI doit inclure une description des logiciels (de marque déposée ou personnelle) utilisés pour administrer les fonds en fiducie de l’actif. Par la suite, il ou elle doit informer dans les plus brefs délais le BSF de toute modification au type de logiciel utilisé à cette fin, et ce, comme prévu au paragraphe 7(1)n) de la présente instruction.

Gestion d’un compte en fiducie de transit

12. (1) Nonobstant le paragraphe 7(1)c) de la présente instruction, il peut exister des circonstances faisant qu’un ou une SAI doit utiliser un compte en fiducie de transit afin de détenir temporairement les fonds en fiducie. Par exemple :

a) lorsqu’un ou une SAI a un bureau dans une ville qui ne compte aucune succursale de sa banque;

b) lorsqu’un ou une SAI utilise un terminal de débit pour percevoir les paiements des débiteurs ou des débitrices;

c) lorsqu’un ou une SAI perçoit des paiements électroniques des débiteurs ou du BSF.

(2) Un ou une SAI peut gérer un compte en fiducie de transit, sous réserve des conditions suivantes :

a) les frais d’exploitation des terminaux de débit et les frais bancaires associés au compte en fiducie de transit ne sont pas payés par la personne débitrice, ni prélevés sur le compte en fiducie de transit, les comptes en fiducie de l’actif ou les comptes consolidés en fiducie;

b) le compte en fiducie de transit ne génère aucun intérêt;

c) tous les fonds sont transférés sans délai du compte en fiducie de transit au compte en fiducie de l’actif applicable ou au compte consolidé en fiducie;

d) aucun paiement n’est tiré sur le compte en fiducie de transit;

e) les fonds du compte en fiducie de transit ne sont pas confondus avec des fonds autres que des fonds de l’actif et ne sont pas utilisés à d’autres fins;

f) le ou la SAI conserve une piste de vérification complète de tous les dépôts reçus dans le compte en fiducie de transit;

g) le BSF a l’accès nécessaire à tous les renseignements relatifs au compte en fiducie de transit, y compris la piste de vérification.

(3) À la demande du BSF, un SAI particulier ou une SAI particulière ou une personne morale agissant en qualité de SAI ne doit désigner qu’un seul compte de destination aux fins des paiements à recevoir du BSF. Si les paiements consistent en une somme en fiducie, ce compte de destination unique doit être un compte en fiducie de transit ou, si le ou la SAI ne gère qu’un compte en fiducie consolidé et aucun autre compte en fiducie de l’actif, un compte en fiducie consolidé.

(4) Les comptes en fiducie de transit sont assujettis au même processus de conservation et de conciliation des dossiers que les comptes consolidés en fiducie, comme prévu aux paragraphes 5(2) à (6) de la présente instruction.

Intérêts non distribués

13. (1) Si le montant des intérêts générés sur un compte consolidé en fiducie durant une période d’un mois est infime et ne peut être distribué au prorata dans les actifs individuels, le montant en question peut être reporté au mois suivant, où il fera partie de l’allocation d’intérêts du mois en question. Le montant des intérêts non alloués doit être clairement indiqué dans les conciliations mensuelles. 

(2) Le montant des intérêts générés sur un compte non consolidé en fiducie et qui ne peut être attribué à ce compte doit être remis au surintendant à titre de fonds non distribués, comme prévu dans l’instruction nº 18, Dividendes non réclamés et fonds non distribués.

 Assurance-dépôts

14. Un ou une SAI doit prendre les mesures nécessaires pour que les fonds de l’actif soient assurés en vertu de la Loi sur la Société d’assurance-dépôts du Canada ou d’une loi provinciale équivalente sur l’assurance-dépôts.

Modification du statut d’administration sommaire à ordinaire

15. Lorsqu’un actif passe d’une administration sommaire à une administration ordinaire et que les fonds de l’actif sont détenus dans un compte consolidé en fiducie, le ou la SAI doit immédiatement ouvrir un compte en fiducie distinct et y effectuer le virement et le dépôt de tous les fonds de l’actif.

Fonds à l’étranger

16. Sous réserve du paragraphe 25(1.2) de la Loi, les dispositions de la présente instruction s’appliquent aussi aux fonds détenus à l’étranger, avec les adaptations nécessaires.

Paiements électroniques et registres afférents

17. (1) Lorsqu’il utilise les paiements électroniques comme moyen de paiement, le ou la SAI doit s’assurer que le système de paiements électroniques et les contrôles internes satisfont aux exigences précisées dans la présente instruction, ou les excèdent.

(2) Aux fins des paiements électroniques, le ou la SAI doit utiliser les services d’une banque telle que définie à l’article 2 de la Loi.

(3) En utilisant le paiement électronique, le ou la SAI comprend et accepte le droit du surintendant de recevoir, sur demande, des confirmations bancaires ou d’autres renseignements bancaires pertinents relatifs aux opérations électroniques effectuées sur un compte en fiducie.

(4) Un système de paiements électroniques acceptable doit, au minimum :

a) fournir des renseignements suffisants sur l’envoi de fonds pour permettre à la personne créancière ou bénéficiaire de concilier ces renseignements avec le paiement. Les renseignements sur l’envoi de fonds doivent inclure le nom de l’actif, le numéro de l’actif auquel se rapporte le paiement, le numéro du compte duquel le paiement a été tiré et une description de la nature du paiement;

b) transmettre dans les 72 heures :

(i) les renseignements sur le paiement à la banque aux fins de traitement;

(ii) les renseignements sur l’envoi de fonds du ou de la SAI à la personne créancière.

La confirmation des détails du paiement peut être envoyée directement à la personne créancière ou bénéficiaire. Le ou la SAI peut envoyer les détails de l’envoi de fonds par courriel, par télécopieur ou sous une autre forme électronique.

c) utiliser les numéros repères de paiement consécutifs produits par le système comptable du ou de la SAI pour identifier clairement chaque paiement ainsi que son montant et son ou sa bénéficiaire, le nom et le numéro de l’actif, la date et la nature du paiement (c’est-à-dire dividende ou autre genre de débours);

d) assurer la transmission sécurisée et traçable des renseignements sur le paiement et des renseignements sur l’envoi de fonds;

e) satisfaire aux exigences du paragraphe 5(2) de la présente instruction en ce qui concerne les livres et les registres appropriés, des registres électroniques pouvant, dans la mesure du raisonnable, remplacer les registres sur support papier;

f) faire en sorte de satisfaire aux exigences relatives à la conciliation des comptes énoncées aux paragraphes 5(4), (5) et (6) de la présente instruction;

g) faire en sorte de satisfaire aux exigences relatives à la gestion des fonds en fiducie énoncées au paragraphe 7(1) de la présente instruction. En particulier, les SAI doivent indiquer comment ils ou elles ont l’intention de s’assurer que les paiements effectués par l’intermédiaire du système de paiements électroniques peuvent être approuvés exclusivement par un ou une SAI, conformément aux exigences du paragraphe 7d) de l’instruction nº 4R, Délégation des tâches;

h) ne pas compromettre la capacité du ou de la SAI à respecter les autres exigences de la Loi, des Règles ou des instructions;

i) ne pas permettre la modification des renseignements relatifs aux relevés ou aux rapports de transactions (c’est-à-dire ne pas permettre que les registres bancaires soient réécrits);

j) permettre l’impression de relevés électroniques ou de rapports concernant les transactions de paiement;

k) aviser promptement le ou la SAI dans les cas où les paiements électroniques ne sont pas complétés;

l) utiliser un identificateur unique pour chaque personne ayant accès au système de paiements électroniques;

m) tenir des registres indiquant quel ou quelle SAI a effectué quel paiement électronique.

(5) Dans les cinq (5) jours ouvrables suivant celui où il ou elle est avisée qu’un paiement électronique n’a pas été complété, le ou la SAI doit prendre les mesures adéquates pour corriger le problème.

(6) Le ou la SAI doit obtenir le consentement d’une personne créancière ou bénéficiaire à recevoir des paiements électroniques;

a) ce consentement doit être fourni au ou à la SAI à l’aide du formulaire prévu à l’annexe 3 de la présente instruction. Un seul formulaire peut être utilisé pour tous les actifs administrés par le ou la SAI dans lesquels la personne créancière ou bénéficiaire est ou pourra être impliquée; 

b) le ou la SAI doit conserver tous les formulaires de consentement dans un dossier distinct prévu à cette fin durant la période prescrite par les Règles pour la conservation des documents de l’actif ou pour la durée du consentement, la période la plus longue étant retenue;

c) le ou la SAI doit prendre des mesures pour s’assurer que les formulaires de consentement sont conservés dans un endroit sûr et sécuritaire;

d) une personne créancière peut révoquer son consentement à recevoir des paiements électroniques en envoyant un avis écrit au ou à la SAI.

(6.1) Aux fins du paragraphe 17(6), le ou la SAI peut utiliser une signature électronique pour signer l’annexe 3.

(6.2) La signature électronique utilisée pour signer l’annexe 3 doit répondre aux exigences minimales relatives aux signatures électroniques énoncées au paragraphe 5(4.2).

Entrée en vigueur

18. La présente instruction entre en vigueur dès sa signature.

Demandes de renseignements

19. Pour toute question se rapportant à la présente instruction, veuillez communiquer avec le bureau du BSF le plus proche.

Elisabeth Lang
Surintendante des faillites

Annexe 1 – Rapport bancaire annuel – Demande de confirmation bancaire

Partie 1 – Attestation :

Cette partie doit être remplie par la syndique ou le SAI autorisé en insolvabilité (SAI). 

Je, soussigné(e), soumets la présente demande en conformité avec l’instruction no 5R8, Les fonds de l’actif et procédures bancaires du surintendant des faillites. Aux termes du paragraphe 11(1)a) de ladite instruction, chaque année, les SAI doivent remplir et remettre une telle demande au Bureau du surintendant des faillites (BSF) pour chaque succursale bancaire détenant des comptes en fiducie qu’il administrait au 30 avril précédent.

Il est entendu qu’un représentant ou représentante du surintendant des faillites peut présenter cette demande à la banque à tout moment au cours de l’année s’il se trouve qu’une confirmation de la banque est requise. Le coût du traitement d’une telle demande est à la charge de la personne soussignée.

SAI (dénomination sociale)

Signature du ou de la SAI (signataire autorisé ou autorisée)

Date : jj/mm/aaaa

Partie 2 – Institution financière visée :

Cette partie doit être remplie par le ou la SAI.

La présente demande de confirmation bancaire vise l'institution financière suivante:

(Dénomination sociale, succursale et adresse postale complète)

Partie 3 – Notification de l'institution financière :

Cette partie doit être remplie par un représentant ou une représentante du surintendant des faillites.

Selon le ou la SAI susmentionné, votre institution détenait des comptes en fiducie en date du 30 avril.

En vertu de l’alinéa 5(3)e) de la Loi sur la faillite et l’insolvabilité, le surintendant des faillites « effectue ou fait effectuer, au sujet de tout actif ou toute affaire régie par la présente loi, et notamment la conduite des SAIs agissant comme séquestres au sens du paragraphe 243(2) ou séquestres intérimaires, les investigations ou les enquêtes qu’il peut juger opportunes […] ».

En outre, le paragraphe 6(2) de ladite loi stipule que le « surintendant, ou toute personne qu’il a dûment autorisée par écrit à agir en son nom, a droit d’accès aux comptes de banque d’un ou une SAI où les fonds de l’actif ont été déposés, de les examiner et d’en prendre copie, et, lorsque la chose est requise, tous les bordereaux de dépôt, chèques annulés ou autres documents s’y rattachant, placés sous la garde de la banque ou du ou de la SAI, doivent être produits pour examen ».

En qualité de représentant ou représentante dûment autorisée du surintendant, je vous demande par la présente de confirmer l’existence des comptes de banque du ou de la SAI susmentionnée qui sont ouverts en date du :

Date : jj/mm/aaaa

Le détail des renseignements demandés figure à la partie 4 de la présente.

Veuillez faire parvenir les renseignements demandés à la personne soussignée à l'adresse suivante :

Adresse :

Innovation, Sciences et Développement économique Canada
Bureau du surintendant des faillites

Partie 4 – Renseignements demandés à l'institution financière :

Cette partie doit être remplie par l'institution financière.

1. Comptes bancaires particuliers

A. Les comptes susmentionnés sont-ils désignés comme étant « en fiducie »?

Oui

Non

 

B. Les comptes susmentionnés ont-ils été donnés en garantie comme dépôts collatéraux pour des prêts ou autres instruments de crédit?

Oui

Non

 

C. Pour les comptes susmentionnés, estil possible d'effectuer des retraits ou des transferts de fonds par chèque seulement?

Oui

Non

 

D. Existe-t-il des arrangements permettant au le ou à la SAI de mettre à découvert les comptes en fiducie? Si oui, veuillez en fournir les détails.

Oui

Non

 

E. Savez-vous si le ou la SAI possède d'autres comptes en fiducie à son nom? Si oui, veuillez en fournir les détails.

Oui

Non

 

2. Commentaires
Veuillez nous fournir sur une page distincte vos commentaires ou toute information additionnelle, s'il y a lieu.

3. Convention bancaire
Veuillez nous fournir une copie de la plus récente convention de compte en fiducie signée entre le ou la SAI et l'institution financière.

4. Signataires autorisés
Veuillez nous fournir la liste des signataires autorisés sur les comptes en fiducie.

Signataire autorisé ou autorisée de l'institution financière

Personne à contacter à la succursale (nom et numéro de téléphone)

Annexe 2 – Rapport bancaire annuel

Partie 1 - Déclaration de la syndique ou le syndic autorisé en insolvabilité (SAI)

Je, soussigné(e), soumets le présent rapport en conformité avec l'instruction n^o 5R8, Les fonds de l'actif et procédures bancaires. Aux termes du paragraphe 11(1)b) de ladite instruction, chaque année, les SAI doivent remplir et remettre ce rapport au Bureau du surintendant des faillites (BSF) pour tous les comptes en fiducie ouverts au 30 avril précédent. Je déclare avoir administré,en date du 30 avril, les comptes en fiducie suivants dans les banques et succursales indiquées ci-après et j'affirme que les renseignements suivants sont exacts et complets à tous égards importants.

SAI (dénomination sociale sous laquelle les dossiers ont été déposés)

Numéro de licence de SAI

Signature du, de la ou des SAI (signataire(s) autorisé(s) ou autorisée(s) pour le compte en fiducie

Nom du, de la ou des SAI (en caractères d’imprimerie)

Date (jj/mm/aaaa)

Numéros de licence des SAI ayant un ou plusieurs dossiers dans le Rapport bancaire annuel.

Partie 2 - Détails sur le logiciel en matière d'insolvabilité

Le ou la SAI doit inclure, dans son premier rapport bancaire annuel présenté au BSF, une description des logiciels (de marque déposée ou personnelle) utilisés pour administrer les fonds en fiducie de l'actif. Par la suite, le ou la SAI doit informer dans les plus brefs délais le BSF de toute modification quant au type de logiciel utilisé à cette fin, comme prévu au paragraphe 7(1)n) de l'instruction n^o 5R8, Les fonds de l'actif et procédures bancaires.

Description des logiciel utilisés :

Partie 3 - Renseignements sur l'institution financière

Liste jointe

Partie 4 - Compte bancaire consolidé – Renseignements détaillés sur la liste de contrôle maîtresse des dossiers

Liste jointe

Partie 5 - Compte bancaire consolidé – Renseignements détaillés sur la liste de contrôle maîtresse des dossiers

Liste jointe

Partie 6 - Compte bancaire consolidé – Renseignements détaillés sur la liste de contrôle maîtresse des dossiers

Liste jointe

Partie 7 - Renseignements détaillés sur les comptes bancaires des dossiers d’actifs individuels

Liste jointe

Partie 8 - Renseignements détaillés sur les comptes en fiducie de transit

Annexe 3 – Transfert électronique de fonds — Convention d'autorisation

Partie 1 : Cette partie devant être remplie par le syndic ou la syndique autorisée en insolvabilité (SAI)

Partie 1 : Cette partie devant être remplie par le syndic

Nom et adresse du ou de la SAI:

Partie 2 : Renseignements sur le ou la bénéficiaire des paiements électroniques (écrire en caractères d’imprimerie ou à la machine)

Partie 2 : Renseignements sur le bénéficiaire des paiements électroniques

Nom de famille : ou Raison sociale	Prénom :
Adresse postale
Numéro de téléphone ( ) -
Personne-ressource désignée	Numéro de téléphone ( ) -

Partie 3 : Renseignements sur le compte de dépôt des paiements électroniques

Partie 3 : Renseignements sur le compte de dépôt des paiements électroniques

Nom de l'institution financière
Adresse de l'institution financière
Numéro de transit	Numéro de l'institution	Numéro de compte
Type de compte Chèques Épargne Autre (préciser) :   Annexer un chèque portant la mention « annulé » ou un bordereau de dépôt aux fins de la vérification des renseignements

Partie 4 : Déclaration de consentement et autorisation

Partie 4 : Déclaration de consentement et autorisation

(Signature du ou de la signataire autorisée) Numéro de téléphone direct  ( ) -

(Nom du ou de la signataire en caractères d'imprimerie) (Titre)

Date (jj/mm/aaaa)

Annexe 4 – Attestation unique pour la conciliation mensuelle des comptes en fiducie des actifs

[Signature de la syndique ou le syndic autorisé en insolvabilité (SAI)]

[Date d’approbation de la conciliation bancaire]

[Nom du ou de la SAI en caractères d’imprimerie]

[Numéro de licence du ou de la SAI]