Réunion du Comité de pratique DB/IPIC - Mardi 23 février 2021

, de 13 h à 15 h

Par vidéoconférence

Participants

Coprésidentes : Virginie Éthier et Jenna Wilson

Membres : Scott Vasudev, Christine Piché, Serge Meunier, Jeff Leuschner, Jean-Charles Grégoire, Louis-Pierre Gravelle, Patricia Folkins

Invités : Patrick Cyr, Nathalie Tremblay, Doug Milne, Carla DiNardo

Secrétaire : Marie-Claude Gagnon

Points

1. Introduction

V. Ethier souhaite la bienvenue aux participants à la réunion du Comité de pratique en brevets (le Comité) et propose de modifier l'ordre du jour pour tenir compte de la disponibilité des orateurs invités. J. Wilson propose un ajout (point 9.2) à l'ordre du jour. Les modifications sont approuvées.

2. Approbation du procès-verbal

Le procès-verbal de la réunion du Comité du est disponible en ligne et est considéré comme approuvé; l'IPIC communiquera avec l'OPIC si des modifications sont nécessaires.

3. Démonstration de l'application de demandes d'entrée à la phase nationale

C. DiNardo fait une démonstration de la nouvelle application Web de demandes d'entrée à la phase nationale (DEPN) de l'OPIC, actuellement en cours de conception : elle montre les différents écrans qui seront utilisés par les agents et les demandeurs lorsque l'application sera opérationnelle. Les écrans présentés comprennent la page de résumé montrant la liste des demandes de brevet de l'utilisateur, y compris leur état (brouillon, soumise, payée), le numéro de la demande de brevet internationale, son titre, son numéro de référence, sa date de modification et le numéro de la demande de brevet canadienne, avec des possibilités de filtrage et de tri. Les numéros des demandes de brevet internationales sont fournis sous forme d'hyperliens dans la liste, chacun donnant un accès direct à l'écran de la demande de brevet en question. Cet écran comprend des onglets où figurent les détails, les parties, les options, les documents et la confirmation de la demande.

C. DiNardo indique que lors de la création d'un nouveau dossier de demande de brevet, le système de l'OPIC accède à une version en direct du système API de l'OMPI afin d'importer les données et les documents de l'OMPI directement dans l'application de l'OPIC. Les données obtenues auprès de l'OMPI sont importées dans les différents onglets et ne sont pas modifiables, mais des données supplémentaires peuvent être saisies et modifiées si nécessaire. L'onglet Documents comprendra les documents obtenus auprès de l'OMPI et d'autres documents téléversés par l'utilisateur. L'onglet Options permettra, par exemple, de demander le statut de petite entité, de demander l'examen et de demander un examen accéléré en raison d'une technologie verte, d'une ordonnance spéciale, de l'Autoroute du traitement des demandes de brevet ou de la COVID-19. L'onglet Application confirmation (Confirmation de la demande) comprendra le reçu du paiement, l'accusé de réception de la DEPN et un aperçu des documents soumis. Le dépôt de la DEPN à l'aide de ce nouveau système permettra à l'utilisateur d'obtenir instantanément sa date d'entrée à la phase nationale et son numéro de demande canadien.

C. DiNardo indique que certains onglets sont encore en cours d'élaboration et que l'application devrait être en ligne en mai.

J. Leuschner demande si l'utilisateur pourra téléverser d'autres documents que les documents de la DEPN, par exemple une modification volontaire ou un énoncé général autorisant le prélèvement d'un montant en souffrance. C. DiNardo répond que oui. Cela sera possible tant que le document est dans un format compatible (c'est-à-dire texte ou PDF).

J. Wilson indique qu'actuellement, lorsque plusieurs documents sont déposés dans le cadre d'une DEPN, il peut y avoir une confusion lors de l'ajout de documents au dossier : par exemple, il peut y avoir une confusion quant à savoir quel ensemble de revendications est le dernier ensemble de revendications à examiner. Elle demande si la nouvelle application permettra d'organiser et/ou de renommer les documents téléversés afin de rendre plus clair le contenu de chaque document et de limiter au maximum le risque de confusion. C. DiNardo répond que le nom des documents téléversés sera conservé. Ainsi, si le client utilise un nom de document représentatif de son contenu, cela permettra d'éviter toute confusion. Le téléversement se fera document par document, de sorte que chaque document pourra se trouver dans un dossier distinct.

J. Wilson cite en exemple l'interface de soumission de l'Office des brevets et des marques des États-Unis (USPTO), où l'utilisateur doit sélectionner le type de chaque document dans une longue liste déroulante lors du téléversement, et demande si quelque chose de similaire pourrait être intégré dans l'application de l'OPIC. Mise à jour après la réunion : C. DiNardo confirme que l'utilisateur pourra sélectionner un « type de document » dans une liste déroulante exhaustive de documents lors du téléversement d'un document.

J. Wilson fait également remarquer qu'il serait très pratique que le système produise automatiquement la déclaration de droit du demandeur.

JC Grégoire demande si l'accusé de réception de la DEPN sera toujours envoyé par courriel ou s'il sera seulement communiqué dans l'onglet de confirmation de la demande. C. DiNardo répond que l'accusé de réception sera toujours envoyé par courriel (ou par courrier si l'utilisateur choisit l'option de correspondance papier), mais que l'aperçu de la demande telle qu'elle est déposée ne sera pas envoyé et ne sera disponible que dans l'onglet de confirmation de la demande.

J. Wilson demande si l'espace de travail sera individuel pour chaque utilisateur. C. DiNardo répond que pour l'instant, ce sera le cas, mais que le Bureau étudie la possibilité d'un accès plus large dans le cadre de la deuxième version de l'application.

J. Wilson demande s'il sera possible de téléverser un dossier d'ébauche de demande créé par un utilisateur pour le présenter à un autre utilisateur aux fins d'approbation avant soumission. C. DiNardo répond que cela ne sera pas possible dans le cadre de la version actuelle.

C. Piché conclut en disant que le repérage des erreurs est un principe général important dans le cadre du Programme de modernisation des TI et que les menus déroulants lors du téléversement des documents sont conformes à ce principe; de plus, l'un des objectifs est de ne modifier les données qu'une seule fois, de sorte que les données saisies dans l'application sont directement transmises au système interne de l'OPIC sans avoir besoin d'être saisies de nouveau, ce qui réduit davantage le risque d'erreurs.

4. Services numériques

4.1 Téléversement à l'aide d'un bouton unique

L'IPIC indique que le nouveau bouton unique de téléversement de l'onglet Documents de la Base de données sur les brevets canadiens pour le dossier de brevet (« Les documents du brevet au moment de la délivrance ») est apprécié par la communauté des agents et demande s'il sera possible d'avoir des boutons similaires pour obtenir la demande de brevet « telle qu'elle est acceptée », « telle qu'elle est publiée » et « telle qu'elle est déposée ». Il indique qu'un bouton permettant de consulter la demande « telle qu'elle est autorisée » permettrait aux demandeurs de vérifier plus facilement les pages qui constitueront le dossier de brevets une fois octroyé. Il fait également remarquer que le fait de devoir d'abord filtrer les documents à l'aide de l'option « À la délivrance » pour accéder au téléversement en un clic semblait être une étape inutile. Il indique aussi qu'il serait utile, si possible, de rendre le bouton « Les documents du brevet au moment de la délivrance» immédiatement disponible dans l'onglet Documents sans filtrage préalable.

C. Piché répond que le Bureau est conscient de ces problèmes de filtres de documents de la Base de données, puisqu'ils ont été soulevés au cours d'une vaste enquête auprès des agents de brevets. Cependant, le Bureau est actuellement à l'étape de la planification des investissements dans les TI pour l'année financière 2021-2022, et diverses mises à niveau de la Base de données sont proposées (par exemple, convivialité de l'onglet Documents, ajout de l'état des demandes, ajout de la correspondance créée par l'hôte au dossier des documents, modifications supplémentaires des filtres/boutons). Il reste à déterminer si ces propositions de modifications de la Base de données seront prioritaires, car la plupart des capacités en matière de TI seront allouées au Programme de modernisation des TI dans le cadre des nouveaux services en ligne et du remplacement des systèmes internes. Elle indique que le Bureau aura plus de certitudes en mars en ce qui concerne cette question.

4.2 Notification par courriel

L'IPIC fait remarquer qu'apparemment, des notifications supplémentaires par courriel sont envoyées pour informer les titulaires de brevet que le dossier est disponible aux fins de téléchargement, et demande si cette pratique sera abandonnée, car elle engendre un travail inutile.

C. Piché demande si ce commentaire fait référence aux courriels automatisés de courtoisie sur les octrois mis en place dans le cadre de la COVID à la suite d'une demande spéciale formulée aux premiers jours de la pandémie, qui visait à informer des envois de dossiers dont les agents n'étaient pas au courant, car ils travaillaient à distance. Elle indique que si les agents estiment que ce service n'est plus nécessaire, le Bureau pourra le supprimer. J. Wilson fait remarquer que si le Bureau va de l'avant avec le service d'octroi électronique, ce point ne se poserait plus puisque des brevets papier ne seraient plus octroyés. Par conséquent, des notifications supplémentaires par courriel ne seraient plus envoyées. C. Piché confirme que le service d'octroi électronique sera mis en place. Il est donc conclu qu'aucune modification n'est nécessaire en ce qui concerne ce point.

4.3 Matériel de formation destiné aux examinateurs

L'IPIC demande que le matériel de formation des examinateurs soit mis en ligne afin que le public puisse l'examiner.

C. Piché répond que les manuels seront disponibles sous peu moyennant une demande de documents sur le site Web de l'OPIC. Par l'intermédiaire du Centre de services à la clientèle (CSC), les membres du public pourront demander une copie de la version actuelle du manuel de formation de base, ainsi que du manuel de formation avancée dans les deux langues. Une copie électronique sera envoyée aux demandeurs par courriel sur demande.

J. Wilson demande si une telle demande sera soumise au tarif énoncé dans l'annexe 2 des Règles sur les brevets applicable à la demande d'une copie sous forme électronique d'un document (point 25.1). C. Piché répond que ce tarif ne s'appliquerait probablement pas, mais qu'elle vérifiera et reviendra vers le Comité.

J. Wilson demande si du matériel de formation supplémentaire sera également disponible, par exemple les diapositives utilisées pendant les sessions de formation, les enregistrements de ces sessions et la formation sur d'autres sujets comme l'énoncé de pratique en matière de brevets sur les objets brevetables, à la suite à la décision de la Cour fédérale dans l'affaire Choueifaty. C. Piché répond qu'elle vérifiera et reviendra vers le Comité.

4.4 Commande de documents de la Base de données

L'IPIC fait remarquer que dans l'onglet Documents de la Base de données, l'ordre des documents semble varier : dans le cas des brevets délivrés, les documents sont répertoriés en indiquant en premier les parties du dossier de brevets ("tels qu'ils sont délivrés »), tout le reste venant ensuite, tandis que dans le cas des demandes, les documents qui s'affichent en premier semblent être ceux « tels qu'ils sont déposés ». Cette différence est déroutante, car elle nécessite des déductions pour comprendre pourquoi les documents sont présentés de cette façon. L'IPIC estime que l'utilisation la plus courante de l'onglet Documents est le fait d'agents qui vérifient si leur correspondance la plus récente a été ajoutée au dossier ou s'ils n'ont pas vu le rapport émis par un examinateur. Il indique qu'il serait plus simple que tous les documents soient toujours classés par ordre chronologique inverse et assortis d'instructions plus claires (en gras, distinctes des autres textes explicatifs) indiquant à l'utilisateur de se servir d'un filtre pour visualiser la demande telle qu'elle a été déposée, publiée, etc.

L'IPIC fait également remarquer que si l'utilisateur sélectionne un ordre différent de consultation des documents, cet ordre n'est pas conservé si l'utilisateur quitte la page (par exemple, s'il clique sur un document pour le visualiser). La solution de contournement consiste à ouvrir chaque document dans un nouvel onglet, ce qui n'est pas optimal. Il indique qu'il serait préférable que l'ordre choisi soit maintenu tout au long de la session.

C. Piché répond que l'ordre de tri par défaut de l'onglet Documents de la Base de données est actuellement l'ordre chronologique pour tous les brevets et demandes, et que l'utilisateur peut trier les documents dans n'importe quelle colonne par ordre croissant ou décroissant. Si un utilisateur sélectionne un ordre de tri précis, cette sélection n'est conservée que sur cet écran : si l'utilisateur passe à un autre écran, l'ordre de tri revient à l'ordre par défaut. Elle indique toutefois qu'au fur et à mesure de l'évolution du Programme de modernisation des TI de l'OPIC, des améliorations seront apportées à la Base de données. Par conséquent, ces propositions seront prises en compte lors de la concrétisation de ces améliorations.

J. Leuschner fait remarquer qu'il serait avantageux pour les agents de disposer d'un filtre ou d'un bouton leur permettant d'obtenir tous les documents émis par l'OPIC ensemble. C. Piché répond que cette option est également envisagée dans le cadre des améliorations de la Base de données du Programme de modernisation des TI.

5. Opérations

5.1 Confusion persistante concernant les avis de surtaxe après l'abandon/la péremption présumé(e)

L'IPIC fait remarquer que même lorsqu'une demande est réputée abandonnée pour non-paiement d'une taxe pour le maintien en état ou qu'un brevet est réputé périmé, un avis de surtaxe est tout de même envoyé à la date anniversaire suivante. Cette question a été abordée lors de la réunion du Comité du (voir point 4.3), au cours de laquelle l'OPIC a confirmé qu'un avis de surtaxe serait toujours envoyé pendant une période de rétablissement (ou période d'annulation de l'expiration, pour les brevets). Néanmoins, l'IPIC estime que l'utilisation du même formulaire pour l'avis de surtaxe, quel que soit l'état du brevet/de la demande, crée une confusion, en particulier pour les inventeurs non représentés. De plus, il indique qu'un demandeur/titulaire de brevet pourrait finalement essayer de faire valoir que si le commissaire a envoyé l'avis de surtaxe sous la forme actuelle, c'est qu'il pensait que le dossier était en règle.

L'IPIC indique qu'il serait utile que l'OPIC indique l'état actuel de la demande/du brevet sur le document (par exemple, cette demande est déjà réputée abandonnée depuis le [date]) ou utilise une lettre type différente lorsque la demande/le brevet n'est pas en règle.

C. Piché répond qu'après la fin des jours désignés, le Bureau a envoyé de nombreux avis pendant la période de rétablissement, mais que cela devrait être rare à l'avenir. En raison de l'effort requis pour mettre en œuvre les modifications des avis et comme cela semble être un cas rare, le Bureau ne mettra pas à jour les formulaires pour le moment. Toutefois, des renseignements seront ajoutés sur le site Web de l'OPIC si la communauté estime que cela peut être utile au public, par exemple :

  • Raisons pour lesquelles un client peut recevoir un avis relatif à une demande réputée abandonnée ou un brevet réputé périmé.
  • Des renseignements expliquant que ces avis ne seront pas supprimés (puisque les systèmes actuels ne permettent pas de telles suppressions).
  • Des renseignements sur la manière de vérifier l'état en ligne en utilisant la Base de données.

J. Wilson fait remarquer que cette situation n'est pas si rare, car elle peut se produire même en dehors des jours désignés; il y a un chevauchement entre le moment où la demande/le brevet n'a pas encore l'état de « morte »/« expiré » dans la base de données de l'OPIC et la date à laquelle la taxe pour le maintien en état est due. C. Piché répond que les instructions données aux demandeurs seront de se référer à la Base de données pour consulter l'état de la demande/du brevet. J. Wilson fait remarquer que la Base de données n'est pas mise à jour à la date réelle où la demande/le brevet est morte/expiré. C. Piché confirme qu'il y a un battement d'environ trois semaines avant que l'état soit mis à jour dans la Base de données.

P. Folkins rappelle que le deuxième avis de surtaxe devrait se distinguer du premier afin que l'agent puisse facilement savoir s'il doit être signalé au client ou non. C. Piché explique qu'il y a actuellement un retard d'environ six mois concernant les changements de programmation nécessaires pour modifier un avis; si le changement est absolument essentiel, il pourrait être fait, mais il s'agit d'une question qui sera traitée dans le cadre du nouveau système du Programme de modernisation des TI. J. Wilson indique que la distinction entre les dossiers en cours et ceux qui sont morts ou expirés pourrait probablement être réglée par l'agent, plutôt que par le contenu de l'avis de surtaxe. Elle indique toutefois qu'il serait avantageux pour l'OPIC que le modèle de l'avis soit modifié et contienne une note indiquant que l'envoi de l'avis ne signifie pas que la demande/le brevet est en règle.

P. Folkins demande si tous les avis envoyés avec des dates incorrectes pendant les jours désignés ont été réémis. S. Vasudev répond qu'ils l'ont probablement été, mais qu'il vérifiera et reviendra vers le Comité.

Mise à jour après la réunion : S. Vasudev confirme que tous les avis envoyés avec des dates incorrectes pendant les jours désignés ont été réémis.

5.2 Indication qu'un brevet est disponible aux fins de licence ou d'achat

L'IPIC souligne qu'il semble y avoir une confusion permanente quant à la manière dont sont traitées les demandes visant à indiquer qu'un brevet est disponible aux fins de licence ou d'achat. Les agents qui soumettent des demandes (notamment après le paiement de la taxe de délivrance ou la délivrance du brevet) éprouvent des difficultés à faire traiter leur demande sans déployer des efforts considérables pour communiquer avec les personnes responsables au sein du Bureau. Ils demandent donc si l'OPIC peut expliquer comment ces demandes sont traitées et quelles lacunes dans le traitement pourraient entraîner les problèmes que les agents rencontrent.

P. Cyr indique que des renseignements seront fournis par écrit après la réunion.

Mise à jour après la réunion : les demandes visant à indiquer qu'un brevet est disponible aux fins de licence ou d'achat sont traitées de la manière suivante : l'Unité de la correspondance entrante reçoit la lettre de l'agent qui indique sa demande de « marquer ce brevet d'un astérisque (*) dans la Gazette du Bureau des brevets pour indiquer qu'il est disponible aux fins de licence/de vente », numérise la lettre et crée une tâche de soutien à l'examen. L'analyste du soutien à l'examen vérifie que les renseignements figurant sur la demande sont exacts, modifie l'indicateur de licence/vente dans Techsource sur « Y » (O) et termine la tâche. Avant la délivrance, la publication dans la Gazette du Bureau des brevets et dans la Base de données sur les brevets canadiens est un procédé automatisé qui est intégré au procédé de délivrance. Après la délivrance, et c'est de là que vient le problème, une fois la tâche terminée, l'équipe chargée des opérations communique avec l'équipe de la Gazette du Bureau des brevets aux fins de publication. Le procédé de délivrance est terminé à ce stade et le manque d'automatisation peut être à l'origine de lacunes dans le procédé. Le Bureau s'attaquera à ce problème par le biais d'une formation au sein des équipes des opérations et d'une mise à jour des diagrammes des processus.

Exemple fourni par l'IPIC : 2516817, délivré le , demande reçue le indiquant que la demande initiale du n'a pas été reçue, publication dans la Gazette du Bureau des brevets le .

5.3 Taille des champs sur les lettres types

L'IPIC demande un point sur l'état d'avancement de la révision des modèles de formulaires visant à inclure des renseignements bibliographiques complets. Il est surtout préoccupé par les certificats de dépôt, car il s'agit du seul document qu'un demandeur peut utiliser pour vérifier que les renseignements relatifs à l'inventeur, au titre, etc. sont exacts lorsque la demande est encore confidentielle.

S. Vasudev répond que le Bureau a demandé à l'équipe des TI de réviser le certificat de dépôt afin de permettre l'ajout de plus de caractères au titre de l'invention et aux noms des inventeurs. Il y aura toujours une limite au nombre de caractères dans ces champs, mais en augmentant la limite maximale de caractères, le Bureau espère réduire le nombre de certificats créés avec des renseignements incomplets. Les modifications n'ont pas encore été apportées en raison d'autres priorités informatiques. Les travaux relatifs à ces modifications devraient commencer au printemps et s'achever fin mars 2022.

5.4 Ordre des inventeurs sur le certificat de dépôt

L'IPIC demande la confirmation que l'ordre des inventeurs figurant sur le certificat de dépôt correspond à la pétition ou à la demande dans le cadre du Traité de coopération en matière de brevets (PCT) et n'est pas alphabétique; il est important que les inventeurs soient énumérés dans l'ordre indiqué par le demandeur.

C. Piché répond que dans le système actuel, pour les dépôts nationaux ordinaires (sur papier et par voie électronique), les noms des inventeurs sont saisis manuellement dans Techsource dans l'ordre dans lequel ils apparaissent sur la pétition, et les inventeurs sont énumérés sur le certificat de dépôt dans cet ordre; pour les dépôts des DEPN, les noms des inventeurs sont saisis manuellement dans Techsource dans l'ordre dans lequel ils apparaissent sur la soumission à l'OMPI et les inventeurs sont énumérés sur la lettre d'accusé de réception de la date d'entrée à la phase nationale dans cet ordre. Le système de l'OPIC ne conserve pas de liste ordonnée, ce qui signifie qu'il n'est pas possible de modifier l'ordre de la liste des inventeurs; l'ordre figurant sur le certificat/la lettre généré est strictement déterminé par l'ordre dans lequel les noms ont été initialement saisis dans le système.

C. Piché indique également que dans le futur système dont C. DiNardo a fait la démonstration aujourd'hui et qui devrait être en vigueur au printemps, pour les dépôts des DEPN, l'utilisateur se verra présenter les listes des inventeurs et des demandeurs dans l'ordre importé depuis la base de données de l'OMPI, et aura la possibilité de modifier l'ordre de la liste avant de soumettre le dépôt. L'ordre résultant que l'utilisateur saisira lors du dépôt sera utilisé pour la génération de la lettre d'accusé de réception de la date d'entrée à la phase nationale.

J. Wilson demande comment les transmissions de papiers seront traitées une fois que le nouveau système de dépôt en ligne des DEPN sera mis en place. C. Piché répond que la liste des inventeurs sera toujours saisie manuellement dans ces cas de figure et qu'il sera rappelé aux analystes de les saisir dans l'ordre fourni par le demandeur (dépôts ordinaires) ou l'OMPI (DEPN).

5.5 Traitement en temps utile des modifications volontaires (y compris les modifications après entrevue)

L'IPIC déclare comprendre que certains examinateurs sont préoccupés par le traitement en temps voulu des modifications volontaires après une entrevue et indique qu'il s'en préoccupe également afin de s'assurer que les bonnes soumissions sont examinées. Il demande si les modifications indiquées comme des « modifications volontaires » sont traitées plus rapidement que les modifications en réponse à une demande et, si ce n'est pas le cas, s'il serait possible de leur accorder une priorité plus élevée.

C. Piché répond qu'à l'heure actuelle, toutes les modifications sont traitées dans un délai d'environ 15 jours ouvrables après l'attribution des tâches par l'Unité de la correspondance entrante. Ce délai d'exécution est légèrement supérieur à ce que le Bureau souhaiterait, mais il est pris en compte dans les procédés d'examen et les instructions de travail. Elle précise que les modifications englobent plusieurs types de demandes de service fournies par le demandeur ou son représentant, notamment la modification volontaire, la soumission volontaire de références d'antériorités, la réponse à la demande de l'examinateur, la réponse à un avis de dessins, la réponse à un avis de traduction ou à une déclaration, la réponse à un avis de copie certifiée, avec certaines des demandes de service se trouvant dans la même correspondance. Des commis et des analystes spécialisés lisent chaque demande et agissent en fonction des différents types de demandes dans chaque correspondance. Par conséquent, afin de garantir un traitement équitable de chaque correspondance, le Bureau fonctionne selon le principe du « premier entré, premier sorti ». À l'heure actuelle, le Bureau ne peut pas donner une priorité efficace à l'une ou l'autre des diverses demandes de service liées aux modifications.

J. Wilson demande si les dossiers de l'Autoroute du traitement des demandes de brevets sont traités plus rapidement. S. Meunier précise que les dossiers ne sont pas traités hors de l'ordre d'entrée lors de la saisie initiale, car ce traitement a une durée mesurée en jours et n'a pas d'incidence significative sur le temps d'attente; ces dossiers sont avancés hors de l'ordre d'entrée après la saisie, lorsqu'ils arrivent chez l'examinateur, en se voyant attribuer un niveau de priorité plus élevé dans sa file d'attente.

6. Examen

6.1 Dessins présentés légèrement dans le désordre

Pour conclure sur cette question qui a été soulevée lors de la dernière réunion du Comité (voir point 4.1) et comme demandé, l'IPIC fourni quelques exemples de demandes avec des dessins présentés en désordre dans lesquelles un défaut selon le paragraphe 59(10) des Règles sur les brevets a été soulevé qui, selon l'IPIC, n'était pas justifié :

  • 3002105 (rapport datant du )
  • 2807288 (rapports multiples)
  • 3024392 (rapport datant du )

S. Meunier répond que le point de vue particulier de l'IPIC sur l'évaluation de cette exigence de dessin n'était pas compris auparavant. L'ordre des dessins des exemples fournis ne semble pas être conforme aux Règles, mais il indique comprendre que de tels défauts sont un point sensible pour les agents et n'entraîneraient probablement pas l'invalidation d'un brevet par les tribunaux. Il a indiqué que cette question sera soumise au comité des pratiques internes, point de vue de l'IPIC compris, afin d'en permettre un examen approprié.

6.2 Utilisation de l'article 85 des Règles sur les brevets

L'IPIC fait remarquer que certaines demandes au titre de l'article 85 des Règles sur les brevets (et de l'ancien article 29) ont été formulées pour demander des détails sur des demandes étrangères correspondantes inexistantes longtemps après que ces demandes auraient été publiées. En d'autres termes, certains examinateurs semblent utiliser ces demandes à titre de double vérification pour s'assurer qu'il n'existe pas de demande étrangère correspondante. Dans ce cas, l'examinateur n'a pas de « motifs raisonnables » de faire la demande, comme le prévoit l'article 85. La demande dans ce cas semble être une méthode indirecte de recherche. Les réquisitions multiples créent un risque accru d'abandon, de sorte que ce risque ne devrait être imposé que lorsqu'il existe effectivement des motifs raisonnables.

L'IPIC demande donc à l'OPIC de communiquer les critères donnés aux examinateurs pour déterminer s'ils doivent faire une demande en vertu de l'article 85 des Règles sur les brevets, y compris, mais sans s'y limiter, les situations où l'examen a lieu moins de 18 mois après la date de la demande (par exemple, les cas d'ordonnance spéciale) : bien qu'il ne soit pas déraisonnable dans la pratique pour un examinateur canadien de demander des détails sur les demandes étrangères dans de tels cas, l'IPIC estime que de telles demandes ne semblent pas non plus répondre à la condition préalable légale des « motifs raisonnables » de l'article 85.

S. Vasudev répond que les examinateurs ont été informés du problème des demandes multiples inutiles et que dans le cas des demandes précisément liées à l'article 85 des Règles sur les brevets, les directives générales suivantes ont été données :

  • Les demandes générales au titre de la règle 29/de la règle 85 pour tous les bureaux de brevets ou pour un bureau particulier ne sont pas acceptables.
  • Les documents demandés et le membre de la famille du brevet auquel ils se rapportent doivent être précisément définis dans la demande.
  • L'existence des documents ou des poursuites demandés doit être raisonnablement attendue. En d'autres termes, l'examinateur doit avoir la preuve que le document ou la demande de brevet existe. Il convient de souligner que l'absence de demande de brevet publiée dans une juridiction ne constitue pas une preuve suffisante pour justifier une demande.
  • La demande doit être adressée de la manière la plus précise possible.
  • La demande ne doit pas porter sur des documents ou des poursuites auxquels l'examinateur a accès en utilisant le Centre de ressources de l'OPIC, les sites Web pertinents des bureaux nationaux des brevets, le dossier mondial ou la base de données CASE.
  • Une demande ne doit pas être envoyée systématiquement dans les cas où une demande non rendue publique est autrement acceptable.

Il indique également que les paragraphes des examinateurs (PERM) ont été modifiés pour se concentrer sur les documents particuliers cités contre un membre de la famille, les traductions du document et les détails du conflit, de l'opposition, du réexamen et d'autres procédures de ce type.
Il conclut qu'en cas de réception d'une demande qui ne semble pas être fondée sur des motifs raisonnables, une soumission au mécanisme de rétroaction en ligne (MRL) serait appropriée.

J. Wilson fait remarquer que si le MRL est utilisé pour signaler une demande déraisonnable et que la demande reste sans réponse, il y a un risque d'abandon de la demande pour absence de réponse à la demande.

JC Grégoire demande si, en cas de demande déraisonnable de la part de l'examinateur, une demande pourrait être faite pour annuler le rapport d'examen et le réémettre sans demande en vertu de l'article 85 des Règles sur les brevets; cela éviterait de se retrouver avec une demande non traitée qui pourrait potentiellement mener à l'invalidation du brevet par la Cour. S. Meunier répond que les critères de retrait d'un signalement sont désormais plus stricts et qu'il devra donc vérifier si cette raison de retrait est acceptable. Il reviendra vers le Comité.

6.3 Références aux pages Web et au paragraphe 57(3) des Règles sur les brevets

L'IPIC soulève de nouveau la question des défauts liés aux citations de sites Web dans la description du brevet, notamment en ce qui concerne la référence à Wikipédia et à d'autres sites Web de même réputation ou stables. Le RPBB 14.07.04 énonce ce qui suit : « Les examinateurs doivent faire objection aux documents identifiés par le biais d'une adresse URL, lorsqu'il n'est pas clair si cette adresse URL renvoie à une source publiquement accessible fiable, c'est-à-dire une source divulguant de l'information plus ou moins permanente et accessible en tout temps ». L'IPIC souligne que Wikipédia est une source fiable dont on peut s'attendre qu'elle garantisse que l'information en question est plus ou moins permanente et accessible en tout temps. Les modifications apportées par les réviseurs font l'objet d'un suivi; l'historique des modifications est disponible pour n'importe quelle page. De plus, Wikipédia est archivé par Internet Archive. L'IPIC fait également remarquer que le commissaire s'appuie sur Wikipédia comme source d'antériorité et de connaissances générales communes pour prendre ses décisions, sans nécessairement citer la page telle qu'elle existait à la date pertinente.

L'IPIC demande donc quelles sont les directives internes données aux examinateurs au sujet de Wikipédia, s'il existe des sites Web « autorisés » et, pour les sites Web qui ne sont pas considérés comme suffisamment fiables, si le demandeur peut répondre à l'objection en soumettant une copie d'écran de la page Web dans le cadre d'une soumission volontaire de références d'antériorité.

S. Meunier répond que les préoccupations soulevées par le RPBB sont toujours d'actualité. Bien que l'on puisse reconnaître que Wikipédia sera toujours accessible dans un avenir prévisible, les renseignements contenus dans chaque article ne sont pas fixes et, en tant que tels, ne sont pas utiles aux examinateurs et au public pour évaluer la divulgation de l'invention. Il précise également qu'il n'y a pas de sites autorisés : il incombe à l'examinateur de déterminer, pour son domaine technologique particulier, quels sites Web pourraient satisfaire aux conditions énoncées dans le RPBB. En ce qui concerne l'acceptation de soumissions volontaires de références d'antériorité, il indique que l'OPIC n'a pas pour rôle d'agir comme une bibliothèque pour toutes les références citées dans une demande.

Il souligne également que, même si l'OPIC autorisait d'autres références à des sites Internet, le Bureau respecterait probablement les normes énoncées dans la norme ST.14 de l'OMPI (Version PDF) qui exige que la date de recherche d'un document électronique soit incluse dans toute citation d'un document électronique.

Il a ajouté que le Bureau sait que les documents sont publiés de plus en plus électroniquement et parfois même uniquement en format électronique, et l'OPIC comprend les préoccupations de l'IPIC face à cette situation, et il a donc été proposé de soumettre également cette question au comité des pratiques internes. La position de l'OPIC sera communiquée lors de la prochaine réunion du Comité.

7. Point sur le Collège des agents

D. Milne fait le point sur le Collège des agents de brevets et des agents de marques de commerce, en particulier sur le procédé de transfert des responsabilités de l'OPIC au Collège. L'administration des examens d'agents de brevets fait partie de ces responsabilités étant en processus de transfert. ISDE travaille actuellement à soutenir la période de transition, et le moment où les responsabilités seront transférées se rapproche.

N. Tremblay ajoute qu'ISDE travaille avec le Collège pour faciliter la transition, pour assurer la sécurité des données pendant le transfert et aussi pour transférer les connaissances et les procédures d'administration des examens d'agents de brevets et d'agents de marques. Elle confirme que, bien que la COVID ait une incidence sur le calendrier des examens, il y aura des examens d'agent de brevets et d'agent de marques en 2021.

J. Wilson a demandé si la Commission d'examen participait à la transition. N. Tremblay répond que le personnel de l'OPIC siégeant dans la Commission participe.

LP Gravelle demande quel est le calendrier de transfert des responsabilités au Collège. D. Milne répond qu'il n'y a pas encore de date précise, mais que l'objectif général est le printemps. LP Gravelle demande si l'IPIC pourrait faire quelque chose pour aider à faciliter le procédé. D. Milne répond que l'IPIC a déjà apporté beaucoup d'aide et un grand soutien, et que rien de plus n'est requis de sa part.

8. Politique administrative

8.1 Rapport de diligence requise de rétablissement

L'IPIC demande une mise à jour sur toute décision prise par l'OPIC concernant les demandes de rétablissement soumises à la norme de diligence requise, et une indication du nombre de demandes reçues.

S. Vasudev répond qu'en date du , aucune détermination finale de la diligence requise n'a été faite. Le Bureau avait entre les mains environ 18 demandes en suspens pour lesquelles il était nécessaire de déterminer si la diligence requise avait été exercée. Les demandes de rétablissement dans lesquelles les raisons de l'échec n'ont pas été incluses ne sont pas considérées comme étant en attente de détermination. Il indique que le Bureau traite les demandes avec soin et reconnaît que les normes de service ne sont pas respectées pour l'instant. Le Bureau prévoit de créer un comité chargé d'examiner les demandes régulièrement et selon les besoins.

Il propose également de faire le point sur les décisions relatives à la diligence requise en tant que point récurrent de l'ordre du jour des prochaines réunions du Comité. J. Wilson répond qu'une telle mise à jour serait appréciée.

J. Wilson demande si les décisions seront publiées d'une manière facilement accessible. S. Vasudev répond que cet aspect est actuellement à l'étude; la lettre de réponse fera bien sûr partie des documents publiés du cas individuel auquel elle se rapporte, mais le Bureau examine également s'il existe un moyen approprié de mettre les décisions à la disposition du public en masse pour un examen plus facile.

J. Wilson demande s'il y a/aura un code d'état particulier associé aux cas de diligence requise. S. Vasudev répond qu'il ne pense pas qu'il y en aura, mais que cela sera pris en considération dans le cadre de la facilitation de l'accès aux décisions.

J. Leuschner demande s'il y aura une possibilité de réponse dans les cas où la décision n'est pas favorable, par exemple sous la forme d'une audition. S. Vasudev répond qu'il y aura une possibilité de révision, mais que le format précis de cette révision n'est pas encore déterminé.

8.2 Raisons valables pour justifier une prorogation de délai

L'IPIC indique qu'il pense que l'OPIC comprend sa position sur la quantité de renseignements requis pour obtenir une prorogation de délai en vertu du paragraphe 3(1) des Règles sur les brevets, mais que malgré les clarifications publiées par l'OPIC, le sentiment général est que les décisions récentes ne sont pas nécessairement cohérentes. L'IPIC demande ce qui suit :

  • L'OPIC pourrait-il fournir davantage d'exemples de raisons valables et non valables?
  • L'OPIC pourrait-il fournir les directives communiquées aux analystes qui évaluent les demandes de prorogation de délai?
  • Pourquoi une communication supplémentaire doit-elle être soumise avant l'expiration du délai initial (voir l'avis du sur les prorogations de délai)? Nous proposons qu'une période informelle d'une certaine durée soit fixée pour des raisons supplémentaires, tant que la demande initiale et les taxes sont reçues par le commissaire avant l'expiration de la date d'échéance initiale.

S. Vasudev formule les commentaires généraux suivants :

  • Le paragraphe 3(1) des Règles sur les brevets exige que le commissaire détermine que les circonstances justifient une prorogation de délai. Les Règles ne prévoient pas que les prorogations de délais soient autorisées uniquement si les exigences administratives sont respectées.
  • L'objectif de l'OPIC est de réduire la durée d'instance. À cette fin, la disposition relative aux prorogations de délais devrait se limiter aux situations où il existe une raison réelle et valable d'accorder une prorogation de délai.
  • Les incohérences présumées dans les décisions du Bureau seraient réduites en fournissant des justifications de prorogation de délai précises, avec un minimum de détails nécessaires à l'analyste pour prendre une décision en connaissance de cause. Une demande particulière comportant un minimum de détails a des chances d'être acceptée.

En ce qui concerne les exemples demandés, S. Vasudev répond que l'OPIC s'attend à ce que la justification de la demande de prorogation de délai soit propre à la demande en question et contienne le minimum de détails nécessaires pour que l'analyste traitant la demande puisse prendre une décision éclairée. Il n'y a pas de limite aux raisons potentielles qui seraient acceptables. Toute raison précise selon laquelle le demandeur a besoin de plus de temps pour fournir des instructions ou pour répondre à l'action en suspens du Bureau est susceptible d'être acceptée comme une justification valable. Cependant, une déclaration générique sans raison précise ou sans renseignements précis concernant la demande en question sera probablement refusée. Le Bureau s'attend à ce que le demandeur ait une raison réelle et précise de demander une prorogation de délai, et qu'une prorogation de délai ne soit pas demandée par simple commodité. Par conséquent, l'analyste qui traite la demande doit être en mesure de conclure raisonnablement, d'après les renseignements fournis, que le demandeur a une raison précise de demander une prorogation de délai. L'analyste ne doit pas avoir l'impression de lire une déclaration générique qui pourrait être utilisée de manière interchangeable chaque fois qu'une demande de prorogation de délai est demandée.

S. Vasudev ajoute que les analystes de la Direction des brevets ont reçu pour instruction d'accéder à la demande à condition qu'une raison précise soit fournie, et qu'une simple déclaration générique indiquant qu'un délai supplémentaire est nécessaire est insuffisante. Dans les cas où la pandémie de COVID-19 est indiquée comme la raison pour laquelle une prorogation de délai est nécessaire, les analystes ont reçu pour instruction d'accorder la prorogation de délai si la demande explique comment la pandémie a eu une incidence précise sur la demande en question. Une référence générique à la pandémie ne constituerait pas une demande acceptable si aucune autre information n'était fournie. Il indique que les instructions fournies sont les suivantes :

  • L'analyste examine la justification pour s'assurer qu'elle explique pourquoi l'action requise n'a pas pu être réalisée dans les délais et pourquoi une prorogation de délai est nécessaire.
  • La demande doit expliquer pourquoi la prorogation de délai est nécessaire. Une raison précise doit être donnée. Tant qu'une raison précise est fournie, les exigences sont remplies.
  • Si la demande indique simplement qu'une prorogation de délai est nécessaire, mais ne fournit pas de raison précise, elle ne répond pas aux exigences.
  • Si la demande indique qu'un délai supplémentaire est nécessaire pour répondre au Bureau ou qu'un délai supplémentaire est nécessaire pour obtenir des instructions d'un demandeur, mais ne précise pas pourquoi un délai supplémentaire est nécessaire, elle ne répond pas aux exigences.
  • Aucune preuve par affidavit n'est requise.

Il indique également que les instructions suivantes ont été fournies aux analystes dans un bulletin concernant les demandes précisément liées à la pandémie de COVID-19 :

  • Si la demande indique simplement que la prorogation de délai est requise en raison de la pandémie, alors l'exigence n'est pas satisfaite. La demande doit être refusée.
  • Si la demande est vague et générale (p. ex. une prorogation de délai est nécessaire en raison de « complications liées à la pandémie » ou « un délai supplémentaire est nécessaire en raison de difficultés causées par la pandémie », etc.) et qu'elle ne mentionne pas de complications précises résultant de la pandémie, alors l'exigence n'est pas satisfaite. La demande doit être refusée.
  • Tant que la demande indique une difficulté précise liée à la pandémie à laquelle le demandeur ou son agent de brevets a été confronté, les exigences sont respectées. La demande peut être acceptée.
  • Les difficultés précises associées à la pandémie peuvent comprendre, sans s'y limiter :
    • maladie ou décès du fait de la pandémie;
    • difficultés financières associées à la pandémie;
    • impossibilité de voyager ou d'accéder aux ressources en raison de la pandémie;
    • nécessité de changer d'agent de brevets en raison de la pandémie.

En ce qui concerne la proposition de l'IPIC de fixer un délai non officiel pour des raisons supplémentaires, S. Vasudev répond que le paragraphe 3(1) des Règles sur les brevets énonce que la prorogation de délai doit être demandée avant la fin du délai en question. L'OPIC interprète cela comme signifiant que l'intégralité de la demande de prorogation de délai doit être présentée avant l'expiration du délai. Cela comprendrait tous les renseignements nécessaires au commissaire pour prendre sa décision. Par conséquent, l'OPIC n'est malheureusement pas en mesure d'accéder à cette demande.

J. Wilson demande plus de détails sur ce qui est déterminé comme « propre » à une demande. Par exemple, si l'agent n'a pas encore reçu de renseignements sur les éléments d'antériorité de la part de l'inventeur ou si le correspondant étranger informe que les commentaires de l'inventeur n'ont pas encore été reçus : de telles raisons sont applicables à un cas particulier, mais pourraient aussi vraisemblablement s'appliquer à la majorité des cas, alors seraient-elles considérées comme « précises »? S. Vasudev répond que le fait qu'une raison particulière puisse s'appliquer à de nombreux cas n'enlève rien au fait qu'elle puisse être propre à un cas particulier. Le demandeur doit être aussi précis que possible, de sorte que la raison fournie se rapporte à la demande en particulier, même si elle pourrait également s'appliquer à d'autres demandes.

S. Vasudev indique également qu'un petit groupe d'analystes traite les demandes plus difficiles à évaluer et que le Bureau garde également une trace des raisons qui ont été considérées comme suffisantes, afin d'assurer la cohérence des réponses.

J. Wilson fait part de ses préoccupations quant au lien apparent entre l'objectif du Bureau de réduire la durée d'instance et la prise en compte des demandes de prorogation de délai. S. Vasudev précise que cet objectif n'est pas lié à la manière dont le pouvoir discrétionnaire du commissaire est appliqué, mais simplement au fait qu'il est appliqué. En d'autres termes, le délai de réponse au rapport de l'examinateur, qui a été ramené à quatre mois dans le but de réduire la durée des procédures, ne devrait pas être automatiquement prolongé à six mois.

J. Wilson indique qu'avant la mise en œuvre du Traité sur le droit des brevets (PLT), le type de modèle standard de demande de prorogation de délai était accepté. Maintenant cependant, ce n'est plus le cas, même si le langage des Règles sur les brevets en ce qui concerne les prorogations de délais est le même; elle demande ce qui a changé. S. Vasudev répond que les actions du Bureau dans cette affaire ne correspondaient pas à ce qui était prévu dans les Règles sur les brevets auparavant, et que cela a été corrigé depuis.

J. Wilson demande si, une fois que la prorogation de la durée des brevets sera en vigueur, il sera possible d'envisager la modification des Règles sur les brevets afin que l'octroi d'une prorogation de délai ne soit plus discrétionnaire, puisque la prorogation de délai sera compensée par une réduction de la prorogation de la durée des brevets : en d'autres termes, par l'application d'un modèle de prorogation de délai similaire à celui de l'USPTO. LP Gravelle propose également que si le Bureau est préoccupé par l'utilisation des prorogations de délais si la discrétion est supprimée, la taxe d'obtention d'une prorogation de délai pourrait être augmentée comme moyen de dissuasion. S. Vasudev répond que des modifications sont toujours possibles et que cela pourrait être envisagé à l'avenir; ces commentaires devraient être soumis la prochaine fois que l'OPIC lancera un appel à commentaires sur les modifications futures des Règles sur les brevets.

J. Wilson et LP Gravelle font tous deux remarquer qu'il existe également une préoccupation concernant le fait de fournir trop de renseignements dans une demande de prorogation de délai, puisque de telles déclarations, indiquant par exemple que plus de temps est nécessaire pour examiner des éléments particulièrement pertinents, peuvent être utilisées plus tard devant le tribunal pour peser sur la validité du brevet, en application du paragraphe 53.1 de la Loi sur les brevets.

LP Gravelle demande la confirmation que la qualité de la raison fournie pour demander une prorogation de délai n'est pas évaluée. S. Vasudev confirme que le Bureau n'évalue pas si la raison est bonne ou non, mais simplement si elle est propre à la demande pour laquelle la prorogation de délai est sollicitée.

8.3 Remboursements relatifs aux prorogations de délai inutilisables ou rejetées

L'IPIC fait remarquer que la lettre type rejetant une demande de remboursement dans le cadre d'une prorogation de délai refusée (à juste titre) prête à confusion. Il semble que les analystes, lorsqu'ils remplissent la liste de contrôle type, indiquent que la taxe n'est pas remboursable en vertu de l'article 139 des Règles sur les brevets (ce qui est exact), mais aussi que la taxe constitue un « trop-perçu ». Bien entendu, un trop-perçu est remboursable en vertu du paragraphe 139(h) des Règles sur les brevets, ce qui est donc contradictoire en soi. L'IPIC propose que l'utilisation correcte de la liste de contrôle soit revue ou que la liste type soit révisée.

S. Vasudev convient qu'il semble y avoir un point de confusion possible dans la structure des options de la lettre, dans laquelle la troisième option de trop-perçu semble être redondante avec la deuxième option, qui fait part de la disposition de remboursement générale dans laquelle le trop-perçu réside déjà. La troisième option de trop-perçu a été conçue pour couvrir les situations de taxes non réglementaires ou inutilisables. Cependant, dans les cas où l'analyste a sélectionné « oui » pour l'une et « non » pour l'autre, une contradiction apparente a été démontrée. Il indique que la lettre a été simplifiée cette semaine afin de supprimer la troisième option redondante, et que les lettres envoyées doivent désormais être formatées selon cette version simplifiée. Avant la mise en œuvre de la nouvelle lettre type, des instructions de travail clarifiant l'utilisation de l'option « S. O. » sur la troisième ligne avaient également été envoyées aux Opérations et à Soutien à l'examen afin de supprimer toute contradiction possible si la deuxième option a déjà été proposée.

8.4 Preuve requise lorsqu'un cessionnaire enregistre un transfert

L'IPIC a précédemment demandé de réexaminer les preuves requises des cessionnaires pour enregistrer un transfert lors de la réunion du Comité du 9 juin 2020 (voir point 4.2). Il demande une mise à jour sur une consultation sur cette question et qu'elle soit incluse dans la prochaine consultation sur le RPBB.

S. Vasudev répond que l'examen des preuves requises en vertu des paragraphes 49(2) et (3) de la Loi sur les brevets n'a pas encore commencé et que, comme il a été mentionné lors de la réunion du Comité du , le Bureau accueille favorablement toute soumission écrite de l'IPIC présentant des options relatives aux exigences en matière de preuve.

J. Wilson demande la date de la consultation connexe sur le RPBB. S. Vasudev répond qu'il n'y a pas de date fixée pour le moment; l'énoncé de pratique en matière de brevets sur les objets brevetables à la suite à la décision de la Cour fédérale dans l'affaire Choueifaty a retardé d'autres révisions du RPBB. Il propose que les commentaires de l'IPIC décrivant des options relatives aux exigences en matière de preuve accélèrent le procédé.

9. Services à la clientèle

9.1 Taxes « sous réserve de modification » pour 2022

L'IPIC demande s'il était vraiment nécessaire que l'OPIC indique les taxes de 2022, en particulier si tôt en 2021, dans le barème des taxes et si l'OPIC est tenu par la loi de publier les futures taxes. Étant donné que les taxes de 2022 sont « sujettes à modification » et qu'un demandeur/titulaire de brevet pourrait choisir de payer ces taxes à l'avance aux taux d'aujourd'hui, il semble inutile de publier ces taxes jusqu'à ce que les montants puissent être confirmés. L'IPIC ajoute également que l'inclusion des taxes de 2022 rend la liste des taxes difficile à lire.

C. Piché répond que les taxes ont été déterminées pour 2022 et que, par conséquent, l'OPIC ne publie que les taxes qui ont été confirmées. Le Bureau estime que cela apporterait une certaine clarté aux demandeurs.

J. Wilson demande pourquoi une remarque indique que « tous les montants des frais pour 2022 sont sujets à changement » si ces montants ont déjà été déterminés. S. Vasudev répond que les taxes de 2022 fournies sont fondées sur l'augmentation annuelle et devraient être celles indiquées, mais que toutes les taxes sont sujettes à modification en principe, par exemple en raison de changements législatifs. J. Wilson propose que la remarque indique plus clairement que les taxes de 2022 sont calculées et quelles pourraient être les raisons des modifications potentielles. S. Vasudev répond qu'il enquêtera sur la question et qu'il reviendra vers le Comité.

9.2 Réponse du MRL aux documents manquants

J. Wilson indique qu'il semble qu'une charge supplémentaire pèse sur le personnel du MRL pour répondre aux commentaires sur les documents manquants. Elle fait remarquer que les délais pour recevoir des réponses semblent être plus longs qu'auparavant et que les demandes semblent être moins bien comprises. C. Piché répond que dans la majorité des cas, une réponse est envoyée dans un délai d'un ou deux jours, mais souligne que dans certains cas, il a fallu sept jours calendaires avant qu'une réponse soit envoyée. Ces statistiques incluent les demandes de correction d'erreurs, qui semblent prendre plus de temps. Elle enquêtera sur la question.

J. Wilson indique qu'il y a eu un cas où une réponse a été obtenue rapidement, mais la demande a été mal comprise, alors elle a répondu pour clarifier les choses et fournir plus de renseignements. On lui a alors dit qu'une nouvelle demande dans le cadre du MRL devrait être soumise. Elle demande s'il s'agissait de la procédure adéquate. C. Piché répond que non.

J. Leuschner a fait face à plusieurs situations où un document que son cabinet était censé avoir reçu par courriel de la part du Bureau n'avait pas été reçu, par exemple un avis de surtaxe, et qu'il a utilisé le MRL pour s'enquérir du statut du document. La réponse du MRL était que le document avait été envoyé, puisque Techsource indiquait que le document avait été envoyé. L'équipe n'a pas vérifié la boîte d'envoi électronique pour confirmer que le document avait bien été envoyé. Il est au courant de cas où un employé des Opérations joint par téléphone avait vérifié la boîte d'envoi, ce qui avait permis de conclure qu'un document n'avait pas été envoyé, même si le statut dans Techsource indiquait qu'il l'avait été. En tant que tel, le fait que le MRL se fie uniquement au statut de Techsource n'est pas suffisant pour établir qu'un document a été envoyé. Il propose que le commis du MRL vérifie également la boîte d'envoi et fournisse la preuve de l'envoi du document ainsi qu'une copie du document lorsqu'il répond qu'un document a été envoyé.

C. Piché répond que le Bureau avait remarqué qu'il y avait eu des problèmes avec la boîte d'envoi par le passé, ce qui devrait être corrigé maintenant. Les procédés ont été mis à jour pour garantir que les documents qui doivent être envoyés l'ont bien été, que les courriels retournés à l'expéditeur sont renvoyés, etc. Un rapport quotidien est produit pour détecter les erreurs d'envoi. Elle étudiera la possibilité pour le MRL d'effectuer une vérification en sus du statut de Techsource pour déterminer si une correspondance électronique a été envoyée, et la possibilité pour le MRL de fournir une preuve de l'envoi du document ainsi qu'une copie du document lorsqu'il répond qu'un document a été envoyé.

J. Leuschner demande entre-temps comment traiter le problème lorsque la seule information disponible est la réponse du MLR déclarant que Techsource indique que le document a été envoyé et considérant qu'il est hautement improbable que le document ait été en quelque sorte égaré électroniquement. J. Wilson propose d'envoyer une déclaration sous serment indiquant que la boîte de réception du cabinet a été vérifiée et que le document ne s'y trouve pas.

10. Table ronde, prochaine réunion et mot de la fin

Aucun point n'a été soulevé pendant la table ronde.

La prochaine réunion du Comité des pratiques en brevets aura lieu le à 13 h 00, probablement par vidéoconférence (à confirmer).

La séance est levée à 15 h 20.

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