Système d'accès aux documents canadien (SADC)

Août 2015

Conformément aux exigences d'Industrie Canada (IC) en matière de gestion de projets, l'Office de Propriété Intellectuelle du Canada (OPIC) a entrepris de mener une Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) à l'égard du Projet de SADC, laquelle a été amorcée en janvier 2015. En juillet 2015, à la suite de consultations et d'analyses internes, l'EFVP du SADC a été présentée au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et au Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP).

Le , l'OPIC a procédé à la mise en œuvre du SADC. Le SADC avait pour objet de rendre accessible en ligne davantage de renseignements relatifs aux demandes de brevet et aux brevets délivrés via la Base de données sur les brevets canadiens (BDBC) et le Système d'accès centralisé aux résultats de la recherche et de l'examen (CASE) de l'Organisation mondiale de la propriété intellectuelle (OMPI). L'Office des brevets a opéré ces changements afin de garantir au public un accès équitable aux ressources documentaires de l'OPIC et de faciliter le partage du travail entre les offices de propriété intellectuelle à l'échelle internationale.

La mise en œuvre du SADC en juin s'est traduite par l'entrée en vigueur des changements suivants :

  • Outre, les renseignements relatifs aux demandes de brevet et aux brevets délivrés qui étaient déjà accessibles en ligne, les renseignements concernant le traitement des demandes de brevet (à quelques exceptions) peuvent maintenant être consultés dans la BDBC.
  • Les demandes de brevet, les documents liés à l'examen des brevets et les renseignements sur les brevets sont maintenant exportés vers le système CASE de l'OMPI, en plus des renseignements bibliographiques qui l'étaient déjà.

Identification et catégorisation des secteurs de risque

  1. Type de programme ou d'activité
  2. Type de renseignements personnels recueillis et contexte
  3. Participation des partenaires et du secteur privé au programme ou à l'activité
  4. Durée du programme ou de l'activité
  5. Personnes concernées par le programme
  6. Technologie et vie privée
  7. Transmission des renseignements personnels
  8. Le risque possible à l'individu ou à l'employé lors d'atteinte à la vie privée
A. Type de programme ou d'activité
Domaine du risqueÉchelle de risque
A. Type de programme ou d'activité
– Programme ou activité qui ne nécessitent pas la prise d'une décision concernant un individu identifiable.1
– Administration des programmes, des activités et des services. 2
– Conformité/Enquêtes réglementaires et exécution de la réglementation.3
– Enquête criminelle et application de la loi ou sécurité nationale.4
Réponse de l'OPIC

Le Projet de SADC appuie l'administration du Programme des brevets de l'OPIC en rendant accessibles au public les dossiers des demandes de brevet, les dossiers relatifs au traitement des demandes de brevet et les dossiers des brevets conformément à l'article 10 de la Loi sur les brevets, qui prévoit que :

10. (1) Sous réserve des paragraphes (2) à (6) et de l'article 20, les brevets, demandes de brevet et documents relatifs à ceux-ci, déposés au Bureau des brevets, peuvent y être consultés aux conditions réglementaires.

Depuis sa mise en place, le Programme des brevets a rendu accessible, aux participants du programme et au public, la totalité des dossiers des demandes de brevet, des dossiers relatifs au traitement des demandes de brevet et des dossiers des brevets en permettant la consultation de ces dossiers dans ses locaux de la région de la capitale nationale. La création et le lancement, en 1996, de la BDBC ont permis au Programme des brevets de publier en ligne les documents contenus dans les dossiers des demandes de brevet (c.-à-d. page couverture, abrégé, revendications, description, dessins, dessins représentatifs) et de les rendre ainsi accessibles aux participants au programme et aux membres du public indépendamment de leur emplacement géographique. Suite à la mise en œuvre du Projet de SADC, le Programme des brevets accroîtra la quantité de documents contenus dans les dossiers des demandes de brevet, les dossiers relatifs au traitement des demandes de brevet et les dossiers des brevets qu'il partage avec les participants au programme et avec le public et exportera vers le système CASE de l'OMPI un plus grand nombre de documents contenus dans les demandes de brevet, les dossiers liés à l'examen des brevets et les dossiers des brevets.

2
B. Type de renseignements personnels recueillis et contexte
Domaine du risqueÉchelle de risque
B. Type de renseignements personnels recueillis et contexte
– Seules les données fournies directement par l'individu — au moment de la collecte — relatives à un programme autorisé et recueillies directement auprès de l'individu ou avec son consentement pour la communication pour autant que les données ne soient pas de nature délicate dans le contexte.1
– Données personnelles fournies par l'individu avec le consentement d'utiliser des données détenues par une autre source pour autant que les données ne soient pas de nature délicate après la collecte. 2
– Le numéro d'assurance sociale, les renseignements médicaux et financiers ou d'autres renseignements personnels de nature délicate, ou encore le contexte de ceux-ci est de nature délicate. Renseignements personnels sur les mineurs, les personnes incapables ou un représentant agissant au nom de l'individu concerné.3
– Renseignements personnels de nature délicate, dont les profils détaillés, les allégations ou les soupçons, les échantillons de substances corporelles, ou le contexte des renseignements personnels de nature particulièrement délicate. 4
Réponse de l'OPIC

Les documents contenus dans les dossiers des demandes de brevet, les dossiers relatifs au traitement des demandes de brevet et les dossiers des brevets sont créés par le Programme des brevets dans le cadre de l'administration des demandes de brevet et des brevets délivrés. À l'appui de ces processus administratifs, le Programme des brevets recueille des renseignements personnels directement auprès des participants au programme qui ont été définis comme des :

  • Inventeurs
  • Demandeurs de brevet
  • Cessionnaires
  • Titulaires de brevet
  • Agents de brevets

Le pouvoir du Programme des brevets de recueillir et d'utiliser ces renseignements est établi par les articles 49 et 50 de la Loi sur les brevets et également prévu par les articles 27.1, 37 et 42 des Règles sur les brevets et, dans le cas des demandes de brevet qui sont soumises en vertu du Traité de coopération en matière de brevets (PCT), l'article 4 du PCT et la règle 4 du Règlement d'exécution du PCT.

Il convient de souligner que le Programme des brevets ne recueille activement qu'une quantité limitée de renseignements personnels aux fins de l'administration des demandes de brevet et des brevets délivrés. Outre ces renseignements, le Programme des brevets reçoit également divers documents que les participants au programme soumettent de leur propre initiative. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels ou sensibles qui ne sont pas expressément demandés par le Programme des brevets, mais qui sont ajoutés aux dossiers des demandes de brevets, aux dossiers relatifs au traitement des demandes de brevet et aux dossiers des brevets, conformément aux dispositions législatives et réglementaires précitées. Afin de réduire le risque d'une atteinte à la vie privée et l'impact qu'elle pourrait avoir sur les participants au programme, les dossiers dactylographiés relatifs aux cessions, pouvant renfermer des documents contenant des renseignements personnels sensibles, ont été exclus de la portée du projet de SADC; ils ne seront donc pas publiés en ligne.

1
C. Participation des partenaires et du secteur privé au programme ou à l'activité
Domaine du risqueÉchelle de risque
C. Participation des partenaires et du secteur privé au programme ou à l'activité
– Au sein de l'institution (que ce soit pour un seul ou pour plusieurs programmes ou activités au sein d'une même institution)1
– Avec d'autres institutions fédérales2
– Avec d'autres institutions ou avec une combinaison des gouvernements fédéral, provinciaux et/ou municipaux3
– Avec des gouvernements étrangers, des organisations internationales et/ou des organisations du secteur privé4
Réponse de l'OPIC

La conception et la mise en œuvre du projet de SADC sont assurées par l'OPIC, qui est secondé dans ses fonctions par le Bureau principal de l'information (BPI) du secteur des technologies de l'information d'Industrie Canada.

1
D. Durée du programme ou de l'activité
Domaine du risqueÉchelle de risque
D. Durée du programme ou de l'activité
– Programme ou activité ponctuel.1
– Programme à court terme.2
– Programme à long terme.3
Réponse de l'OPIC

L'un des mandats à long terme du Programme des brevets est de rendre accessibles au public les dossiers des demandes de brevet, les dossiers relatifs au traitement des demandes de brevet et les dossiers des brevets, conformément à l'article 10 de la Loi sur les brevets. Par conséquent, même si le Projet de SADC prendra fin à une date donnée, le résultat du projet perdurera, c'est-à-dire la publication sur Internet via la BDBC d'un plus grand nombre de documents contenus dans les dossiers relatifs au traitement des demandes de brevet et les dossiers des brevets, et l'exportation vers le système de l'OMPI d'un plus grand nombre de documents contenus dans les demandes de brevet, les dossiers liés à l'examen des brevets et les dossiers des brevets.

3
E. Personnes concernées par le programme
Domaine du risqueÉchelle de risque
E. Personnes concernées par le programme
– Le programme touche certains employés à des fins administratives internes.1
– Le programme touche tous les employés à des fins administratives internes.2
– Le programme touche certains individus à des fins administratives externes.3
– Le programme touche tous les individus à des fins administratives externes.4
Réponse de l'OPIC

Le Programme des brevets recueille des renseignements à des fins d'administration externe, c.-à-d. l'examen des demandes de brevet, et la délivrance et le maintien des brevets, qui touchent les participants au programme, à savoir les :

  • Inventeurs
  • Demandeurs de brevet
  • Cessionnaires
  • Titulaires de brevet
  • Agents de brevets
3
F. Technologie et vie privée
Domaine du risqueÉchelle de risque
F. Technologie et vie privéeS/O
Réponse de l'OPIC

Question :
Le programme ou l'activité nouveau ou nouvelle ou substantiellement modifié(e) implique-t-il(elle) de mettre en œuvre un nouveau système électronique ou d'utiliser une nouvelle application ou un nouveau logiciel, y compris un collecticiel (ou logiciel de groupe), pour soutenir le programme ou l'activité en ce qui a trait à la création, à la collecte ou à la manipulation des renseignements personnels?

Réponse :
Non

Explication :
Le Projet de SADC n'implique pas la mise en œuvre d'un nouveau système électronique ou l'utilisation d'une nouvelle application ou d'un nouveau logiciel. Le Projet de SADC met à profit les systèmes existants de l'OPIC, c.-à-d. la BDBC et le système interne du Programme des brevets qui est utilisé pour administrer les demandes de brevet et les brevets, à savoir le système TechSource. Par conséquent, le téléchargement, vers la BDBC, de documents supplémentaires contenus dans les dossiers relatifs au traitement des demandes de brevet et les dossiers des brevets, et l'exportation vers le système de l'OMPI de documents contenus dans demandes de brevet, dans les dossiers liés à l'examen des brevets et dans les dossiers des brevets n'entraîneront pas la mise en œuvre de nouvelles applications, ou de nouveaux logiciels ou collecticiels.


Question :
Le programme ou l'activité nouveau ou nouvelle ou substantiellement modifié(e) nécessite-t-il d'apporter des modifications aux systèmes de technologie de l'information (TI) existants?

Réponse :
Oui

Explication :
Les modifications à la BDBC, la base de données sur les brevets de l'OPIC interrogeable en ligne, impliquent le téléchargement de documents supplémentaires, c.-à-d. les documents contenus dans les dossiers relatifs au traitement des demandes de brevet et les dossiers des brevets, à partir du système TechSource. Aucune autre modification au système de la BDBC, tel l'ajout de champs de recherche, n'est prévue.

L'ajout, dans la BDBC, des documents contenus dans les dossiers relatifs au traitement des demandes de brevet et les dossiers des brevets est possible parce que des modifications ont été apportées au système TechSource, le système du Programme des brevets qui est utilisé aux fins de l'administration des demandes de brevet et des brevets. Des écrans ont été ajoutés dans TechSource afin que des métadonnées supplémentaires puissent être assignées aux documents contenus dans les dossiers des demandes de brevet et les dossiers des brevets de manière à assurer une identification adéquate de ces documents dans TechSource.

Le risque possible à l'institution lors d'atteinte à la vie privée

Question :
Indiquer si le programme ou l'activité, nouveau ou ayant subi des modifications importantes, comprend la mise en œuvre d'une ou de plusieurs des technologies suivantes :

  • Méthodes d'identification améliorées
  • Recours à la surveillance
  • Recours à des techniques d'analyse automatisée des renseignements personnels, de comparaison des renseignements personnels et de découverte de connaissances?

Réponse :
Non

G. Transmission des renseignements personnels
Domaine du risqueÉchelle de risque
G. Transmission des renseignements personnels
– Les renseignements personnels sont utilisés au sein d'un système fermé (aucune connexion à Internet, à l'intranet ou à tout autre système. La distribution des documents papier est surveillée).1
– Les renseignements personnels sont utilisés au sein d'un système qui est branché à au moins un autre système.2
– Les renseignements personnels sont transférés à des dispositifs portatifs ou sont imprimés (clé USB, disquette, ordinateur portatif, ou tout transfert de renseignements personnels à un support de données différent.)3
– Les renseignements personnels sont transmis à l'aide de technologies sans fil.4
Réponse de l'OPIC

The CPD is an online database and is therefore connected to the internet.

La BDBC est une base de données en ligne; elle est donc connectée à Internet. TechSource, le système à partir duquel les documents contenus dans les dossiers des demandes de brevet, les dossiers relatifs au traitement des demandes de brevet et les dossiers des brevets sont téléchargés vers la BDBC, repose sur un ordinateur central sécurisé et n'est pas directement connecté à la BDBC. Il en va de même pour les documents contenus dans les dossiers des demandes de brevet, les dossiers liés à l'examen des brevets et les dossiers des brevets qui sont exportés vers le système CASE de l'OMPI; aucune connexion directe entre TechSource et le système CASE de l'OMPI n'est établie.

2
H. Le risque possible à l'individu ou à l'employé lors d'atteinte à la vie privée
Domaine du risqueÉchelle de risque
H. Le risque possible à l'individu ou à l'employé lors d'atteinte à la vie privéeS/O
Réponse de l'OPIC

Question :
Dans l'éventualité d'une atteinte à la vie privée, y a-t-il un risque que les personnes ou les employés soient touchés?

Réponse : Ce risque est très faible.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) définit une atteinte à la vie privée comme :

la collecte, l'usage, la communication, la conservation ou le retrait inapproprié ou non autorisé de renseignements personnels… Une atteinte à la vie privée peut survenir au sein d'une institution ou à l'extérieur, et être le résultat d'erreurs de bonne foi ou d'actes malveillants commis par des employés, des tiers, des partenaires ou des intrus.

Le Programme des brevets a pris plusieurs mesures de précaution afin de réduire le risque que survienne une atteinte à la vie privée des suites de la mise en œuvre du Projet du SADC, et l'impact qu'une telle atteinte à la vie privée pourrait avoir sur les participants au programme. Ces mesures de précaution comprennent les suivantes :

  1. Exclure les dossiers relatifs aux cessions de la BDBC et des exportations vers le système CASE de l'OMPI.
  2. Séparer les formulaires de paiement et les renseignements qu'ils contiennent des documents contenus dans les dossiers
  3. Authentification de l'utilisateur pour les opérations de paiement
  4. Caviardage des numéros de cartes de crédit contenus dans la correspondance entrante

Les dossiers relatifs aux cessions concernent la propriété des demandes de brevet ou des brevets. Pour qu'une cession soit enregistrée, les participants au programme doivent soumettre au Programme des brevets des documents attestant qu'une transaction concernant la propriété d'une demande de brevet ou d'un brevet a eu lieu. Ainsi que le prévoit le paragraphe 50(3) de la Loi sur les brevets : « [l]'acte de cession, de concession ou de transport ne peut être enregistré au Bureau des brevets à moins d'être accompagné de l'affidavit d'un témoin attestant, ou à moins qu'il ne soit établi par une autre preuve à la satisfaction du commissaire… ». Le Programme des brevets ne spécifie pas quels documents les participants au programme doivent soumettre à titre de preuve; le choix des documents est laissé à la discrétion des participants au programme. Bien qu'en règle générale, les documents soumis par les participants au programme ne contiennent pas de renseignements personnels autres que les noms, adresses et signatures, il arrive que des participants au programme soumettent des documents tels que des testaments, des certificats de décès, des contrats de garantie, etc.Note de bas de page 1. Ainsi, compte tenu du fait que les dossiers relatifs aux cessions peuvent contenir des renseignements personnels sensibles, le Programme des brevets a décidé, pour le moment, d'exclure ces dossiers de la portée du Projet de SADC, c'est-à-dire de ne pas les ajouter à la BDBC et de ne pas non plus les exporter vers le système CASE de l'OMPI. Le Programme des brevets continuera cependant de mettre à la disponibilité du public les dossiers relatifs aux cessions dans ses locaux de la région de la capitale nationale ainsi que le prévoit son mandat législatif. En outre, dans le cadre du Projet du SADC, le Programme des brevets élaborera une politique et des lignes directrices officielles afin d'informer les participants au programme de soumettre uniquement les documents nécessaires et de caviarder ou supprimer tous les renseignements personnels sensibles non reliés avec la cession. Par exemple, dans le cas d'un testament, il serait acceptable de caviarder les sections concernant les legs qui n'ont pas trait à des éléments de propriété intellectuelle. Ces lignes directrices seront publiées sur les pages Web pertinentes et seront également communiquées aux participants au programme par les autres voies existantes. L'OPIC a également conscience que des renseignements personnels sensibles sont parfois contenus dans d'autres documents soumis par les participants au programme. Par exemple, il arrive, à l'occasion, que des inventeurs fournissent leur CV dans le cadre du Programme des brevets. Le Programme des brevets élaborera une politique et des lignes directrices officielles afin d'informer les participants au programme de soumettre uniquement les documents nécessaires et de caviarder ou supprimer tous les renseignements personnels sensibles.

L'OPIC établira également une politique et un processus afin de retirer de la BDBC les renseignements personnels sensibles qui auraient pu être publiés par inadvertance et de communiquer ces renseignements aux participants au programme.

L'OPIC recueille des renseignements financiers, tels que des numéros de compte de dépôt et des numéros de cartes de crédit, qui sont soumis par les participants au programme aux fins de l'administration des demandes de brevet et des brevets. Plus de 85 % des participants au programme soumettent ces renseignements par l'intermédiaire d'un formulaire de paiement. Ces formulaires de paiement ne sont pas téléchargés dans les systèmes du Programme des brevets; ils sont plutôt entrés dans les systèmes financiers de l'OPIC (Système de suivi intégré des transactions financières (FITT) / Système intégré des finances et du matériel (IFMS)) et entreposés en format papier dans une chambre forte à l'OPIC. Lorsque ces formulaires ne sont pas utilisés par les participants au programme, les numéros de cartes de crédit qui figurent dans les pièces de correspondance entrante sont caviardés et ne peuvent pas, par conséquent, être lus; les numéros de comptes de dépôt sont des numéros internes uniques à l'OPIC et ne sont pas caviardés manuellement. Ces numéros peuvent uniquement être utilisés à l'interne par des payeurs autorisés et enregistrés qui ont reçu des noms d'utilisateurs et des mots de passe leur permettant d'utiliser ces numéros pour effectuer des paiements de taxes. Sans les justificatifs d'identité requis, il est impossible d'utiliser un numéro de compte de dépôt.